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# Automations
> Property management के दोहराव वाले हिस्सों को automate करें - messages, task creation, escalations, और अन्य
## एक ही चीज़ें बार-बार करना बंद करें
हर property manager के पास ऐसे tasks हैं जो वे हफ्ते में दर्जनों बार दोहराते हैं: check-in instructions भेजना, checkout के बाद cleaning tasks बनाना, किसी issue के बारे में टीम को notify करना। Automations ये सब आपके लिए handle करते हैं - विश्वसनीय रूप से, हर बार।
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## आप क्या automate कर सकते हैं?
Check-in instructions, checkout reminders, review requests, और follow-ups - प्रत्येक reservation के अनुसार स्वचालित रूप से timed।
विशिष्ट events होने पर department-specific [tasks](/hi/platform/tasks) बनाएं - जैसे guest checkout या नई reservation।
जब कुछ मानवीय ध्यान की आवश्यकता हो तो managers को तुरंत notify करें - शिकायत, refund request, या AI द्वारा handle न की जा सकने वाली बातचीत।
आरक्षण, escalations, और team attention वाली tasks की scheduled summaries भेजें।
जब tasks assign होते हैं, बातचीत escalate होती हैं, या urgent issues आते हैं तो अपनी टीम को alert करें।
आपके द्वारा परिभाषित conditions के आधार पर स्वचालित रूप से records अपडेट करें, statuses बदलें, या बातचीत tag करें।
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## Automations कैसे काम करते हैं
हर automation के तीन भाग हैं: एक **trigger** (क्या शुरू करता है), वैकल्पिक **conditions** (कब चलना चाहिए), और **actions** (क्या करता है)।
### ट्रिगर - automation क्या शुरू करता है
Trellis में कुछ होने पर automation चलता है:
* एक नई reservation बनती है
* अतिथि check in या check out करता है
* बातचीत escalate होती है
* Task पूरा होता है
* नया संदेश आता है
यह सबसे सामान्य प्रकार है। उदाहरण: "जब अतिथि checkout करे, cleaning task बनाएं।"
Automation एक recurring schedule पर चलता है:
* हर सुबह 8 बजे
* हर Monday सुबह 9 बजे
* हर महीने की पहली तारीख
Daily task summaries, team rosters, access-code reminders, या periodic follow-ups जैसी चीज़ों के लिए बढ़िया।
Scheduled automations को trigger configuration में **timezone** की आवश्यकता होती है। यदि आपका automation date या time values (जैसे आज की तारीख, वर्तमान समय, या कल जैसी relative dates) का उपयोग करता है, तो Trellis save करते समय error दिखाएगा जब तक timezone सेट न हो। यह सुनिश्चित करता है कि dates और times आपके location के लिए सही ढंग से calculate हों।
आप Trellis interface से स्वयं automation शुरू करते हैं। उन workflows के लिए उपयोगी जो आपको कभी-कभी चाहिए लेकिन स्वचालित रूप से नहीं - जैसे सभी आगामी अतिथियों को bulk seasonal message भेजना।
### शर्तें - कब चलना चाहिए
अपने automations को smarter बनाने के लिए conditions जोड़ें। उदाहरण:
* केवल विशिष्ट property पर checkout हो तो cleaning task बनाएं
* केवल confirmed (cancelled नहीं) reservation हो तो check-in message भेजें
* अतिथि ने विशिष्ट keyword mention किया हो तभी escalate करें
Conditions आपको एक automation बनाने देती हैं जो कई scenarios को intelligently handle करता है।
### कार्रवाइयां - क्या करता है
Actions वे steps हैं जो आपका automation लेता है। आप कई actions एक साथ chain कर सकते हैं:
| Action | क्या करता है |
| ---------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **संदेश भेजें (Send a message)** | किसी भी channel के माध्यम से अतिथि, मालिक, या vendor को templated message भेजें |
| **कार्य बनाएं (Create a task)** | सभी details pre-filled के साथ department-specific task बनाएं |
| **रिकॉर्ड अपडेट करें (Update a record)** | Property, reservation, task, या conversation पर status, assignee, या कोई field बदलें |
| **टीम को सूचित करें (Notify your team)** | विशिष्ट team members या roles को notification भेजें |
| **प्रतीक्षा करें (Wait)** | Set time के लिए, विशिष्ट date तक, या कुछ होने तक automation pause करें |
| **मंजूरी मांगें (Ask for approval)** | Continue करने से पहले manager से review के लिए pause और पूछें - high-stakes actions के लिए perfect |
| **Run the AI agent** | [AI agent](/hi/platform/ai-agent) से situation analyze कराएं, response draft कराएं, या decision लें |
जब आप structured output के साथ **AI agent** step जोड़ते हैं, तो Trellis save करने से पहले आपकी configuration validate करता है। यह check करता है कि timeout values पर्याप्त लंबी हैं, referenced context उपलब्ध है, और loop variables केवल loops के अंदर उपयोग हो रहे हैं। Runtime पर unexpected failures से बचने के लिए किसी भी warning को ठीक करें।
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## मानवीय मंजूरी
कुछ automations को पूरी तरह autopilot पर नहीं चलना चाहिए। **Approval** step workflow को pause करता है और continue करने से पहले team member से review के लिए कहता है।
Workflow pause होता है और आपके [inbox](/hi/platform/inbox) में visible approval request बनाता है।
Assigned reviewer को decision लेने के लिए आवश्यक सभी context के साथ notification मिलता है।
Reviewer action approve करता है (और automation continue होता है) या reject करता है (और automation रुक जाता है या वैकल्पिक path लेता है)।
**Approvals कब उपयोग करें:**
* Sensitive topics (refunds, policy changes) के बारे में messages भेजने से पहले
* महंगे maintenance tasks बनाने से पहले
* Sensitive financial data वाले messages भेजने से पहले
* जब भी आप अन्यथा automatic flow में human checkpoint चाहते हैं
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## टेम्पलेट से शुरू करें
आपको scratch से automations बनाने की आवश्यकता नहीं है। Trellis सबसे सामान्य property management workflows के लिए pre-built templates के साथ आता है:
**Trigger:** Check-in से 24 घंटे पहले
**Action:** अतिथि को उनकी check-in instructions भेजें, जिसमें property address, door code, Wi-Fi password, parking info, और house rules शामिल हैं। Property details स्वचालित रूप से pull होते हैं।
**Trigger:** अतिथि checkout करता है
**Action:** Property के लिए cleaning task बनाएं, default cleaning team member को assign करें, standard turnover checklist attach करें, और due date उसी दिन सेट करें।
**Trigger:** बातचीत escalate होती है (AI या manually द्वारा)
**Action:** On-duty manager को बातचीत summary, guest details, और बातचीत के link के साथ तुरंत notification भेजें।
**Trigger:** हर सुबह
**Action:** अपनी team को reservations, open escalations, और उस दिन attention वाली tasks की summary भेजें।
**Trigger:** Checkout के 1 दिन बाद
**Action:** अतिथि को उनके ठहरने के लिए धन्यवाद देने और review छोड़ने के लिए कहने वाला friendly message भेजें। केवल तभी भेजता है जब उनके ठहरने के दौरान कोई issue escalate नहीं हुआ।
**Trigger:** AI अतिथि संदेश में maintenance issue detect करता है
**Action:** Maintenance task बनाएं, on-call maintenance person को assign करें, और property manager को notify करें।
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## अपना automation बनाना
Automation builder एक visual canvas का उपयोग करता है जहां आप एक नज़र में अपना पूरा workflow देख सकते हैं। बाईं ओर एक collapsible sidebar आपको अपनी workflow list और canvas के बीच toggle करने देता है, जब आवश्यकता हो तो काम करने के लिए अधिक जगह देता है।
बाएं sidebar में **Automations** पर नेविगेट करें और **New Automation** पर क्लिक करें।
चुनें कि आपका automation क्या शुरू करता है - एक event (जैसे checkout), एक schedule (जैसे हर Monday), या manual activation। Configure करने के लिए canvas पर trigger node पर क्लिक करें।
Narrow करें कि automation कब चलना चाहिए। उदाहरण, केवल विशिष्ट properties, reservation sources, या guest types के लिए।
परिभाषित करें कि automation क्या करेगा। जितने steps चाहें उतने जोड़ें - message भेजें, task बनाएं, wait करें, notify करें, और अधिक। किसी भी step पर क्लिक करके detail panel खोलें और configure करें। Steps क्रम में चलते हैं।
जब तैयार हों, automation को तुरंत execute करने के लिए **Run now** पर क्लिक करें, या automatic execution के लिए इसे on toggle करें। अपने automation के past versions design, monitor, और review करने के बीच switch करने के लिए शीर्ष पर **Builder**, **Runs**, और **Versions** tabs का उपयोग करें।
Trellis save करते समय आपके workflow को validate करता है। यदि कोई condition या transform step ऐसे input को reference करता है जो declare नहीं किया गया है, या scheduled automation timezone configure किए बिना date और time values का उपयोग करता है, तो आपको तुरंत error दिखाई देगा - ताकि workflow कभी चलने से पहले आप issue ठीक कर सकें।
अपने पूरे पोर्टफोलियो में roll out करने से पहले हमेशा एक single property या reservation के साथ नए automation का test करें। इससे अतिथियों को प्रभावित करने से पहले किसी भी issue को पकड़ने में मदद मिलती है।
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## ऑटोमेशन रन की निगरानी
Automation चलने के बाद, आप **Runs** tab से ठीक-ठीक समीक्षा कर सकते हैं कि क्या हुआ। प्रत्येक run अपना status, पूरे किए गए steps, और कोई भी errors दिखाता है।
### सूची और कैलेंडर दृश्य
Runs tab आपकी automation history देखने के दो तरीके प्रदान करता है:
* **सूची दृश्य (List view)** - default table जो प्रत्येक run को status, steps progress, trigger type, और timestamps के साथ एक row के रूप में दिखाता है। List पिछले 7 दिनों के runs दिखाने पर default करता है ताकि आप पहले recent activity देखें। Inline calendar का उपयोग करके किसी भी समय date range adjust करें। Recent activity scan करने और status के अनुसार filter करने के लिए best।
* **Calendar view** - एक month-based calendar जो runs को date के अनुसार plot करता है। Runs list के शीर्ष पर toggle का उपयोग करके इस view पर switch करें। महीनों के बीच navigate करने के लिए left और right arrows का उपयोग करें, और उस date पर execute हुए runs देखने के लिए किसी भी दिन पर क्लिक करें।
Calendar view scheduled automations के लिए विशेष रूप से उपयोगी है। एक नज़र में आप confirm कर सकते हैं कि आपके daily या weekly workflows expected days पर चल रहे हैं - और कोई भी gap spot कर सकते हैं जहां run miss हुआ।
### रन फ़िल्टर करना
विशिष्ट runs जल्दी ढूंढने के लिए runs list के शीर्ष पर filter options का उपयोग करें। Filters list और calendar दोनों views पर apply होते हैं:
* **स्थिति (Status)** - status tabs का उपयोग करके queued, running, completed, failed, या cancelled runs के अनुसार filter करें
* **तारीख सीमा (Date range)** - inline calendar का उपयोग करके start और end date चुनें। Default रूप से, पिछले 7 दिनों के runs दिखाए जाते हैं।
* **Trigger type** - केवल specific trigger (event, schedule, या manual) द्वारा शुरू किए गए runs दिखाएं
* **ड्राई रन (Dry run)** - test runs (flask icon से marked) को दिखाएं या छिपाएं ताकि आप real executions पर focus कर सकें या test results की अलग समीक्षा कर सकें
### रन विवरण
किसी भी रन पर क्लिक करके कैनवास पर चरण-दर-चरण विवरण देखें। प्रत्येक चरण दिखाता है कि वह सफल हुआ, विफल हुआ, या छोड़ दिया गया, साथ में उसका आउटपुट। रन सूची में **चरण प्रगति** कॉलम आपको प्रत्येक रन की प्रगति का त्वरित दृश्य सारांश देता है कि वह पूरा होने या त्रुटि आने से पहले कितना आगे बढ़ा।
एक डिटेल साइडबार कैनवास के बगल में खुलता है ताकि आप पूरे वर्कफ़्लो की दृश्यता खोए बिना प्रत्येक चरण का निरीक्षण कर सकें।
#### चरण सारांश
कैनवास पर किसी चरण पर क्लिक करके साइडबार में उसका सारांश खोलें। प्रत्येक चरण प्रकार उसके कार्य के अनुरूप जानकारी दिखाता है:
* **ट्रिगर चरण** - ट्रिगर प्रकार (मैनुअल, इवेंट-आधारित, AI द्वारा शुरू, या शेड्यूल्ड) और रन शुरू करने वाला इवेंट दिखाते हैं
* **शर्त चरण** - दिखाते हैं कि शर्त सही या गलत मूल्यांकित हुई, एक स्पष्ट बैज के साथ
* **एक्शन चरण** - चरण द्वारा प्रभावित एंटिटी की सूची देते हैं, जैसे रिज़र्वेशन, टास्क, प्रॉपर्टी, या कॉन्टैक्ट
* **लूप चरण** - इटरेट की जा रही एंटिटी और कितने आइटम प्रोसेस हुए दिखाते हैं
#### संबंधित एंटिटी
जब किसी चरण में रिज़र्वेशन, टास्क, प्रॉपर्टी, या कॉन्टैक्ट शामिल होते हैं, तो साइडबार क्लिक करने योग्य एंटिटी पंक्तियाँ दिखाता है जिनमें मुख्य विवरण एक नज़र में होते हैं - उदाहरण के लिए, एक रिज़र्वेशन पंक्ति अतिथि का नाम और चेक-इन/चेक-आउट तिथियाँ दिखाती है। किसी भी एंटिटी पंक्ति पर क्लिक करके सीधे उस रिकॉर्ड पर Trellis में जाएँ।
#### विवरण टैब
किसी भी चरण के लिए गहन निष्पादन जानकारी देखने के लिए साइडबार में **विवरण** टैब पर स्विच करें। AI एजेंट का उपयोग करने वाले चरणों के लिए, इस टैब में प्रदर्शन मेट्रिक्स और एजेंट ने क्या किया उसकी टाइमलाइन शामिल है। नीचे एक रन-स्तरीय निष्पादन लॉग प्रत्येक चरण को कालानुक्रमिक क्रम में दिखाता है, जिससे घटनाओं के पूरे अनुक्रम का पता लगाना आसान हो जाता है।
### रन डिटेल साइडबार
जब आप कोई रन देखते हैं, तो कैनवास के बगल में एक डिटेल साइडबार खुलता है। यह आपको पेज छोड़े बिना क्या हुआ इसकी पूरी तस्वीर देता है।
**सारांश टैब**
सारांश टैब एक नज़र में दिखाता है कि ऑटोमेशन ने क्या छुआ:
* **एंटिटी पंक्तियाँ** - रन में शामिल रिज़र्वेशन, टास्क, प्रॉपर्टी, और कॉन्टैक्ट क्लिक करने योग्य पंक्तियों के रूप में सूचीबद्ध होते हैं। प्रत्येक पंक्ति मुख्य विवरण दिखाती है (जैसे रिज़र्वेशन के लिए अतिथि का नाम, चेक-इन और चेक-आउट तिथियाँ, या टास्क का शीर्षक और स्थिति) ताकि आप प्रभावित रिकॉर्ड्स को तुरंत पहचान सकें और अधिक देखने के लिए क्लिक कर सकें।
* **ट्रिगर सारांश** - देखें कि रन किसने शुरू किया: मैनुअल ट्रिगर, शेड्यूल्ड रन, इवेंट-आधारित ट्रिगर, या AI द्वारा शुरू की गई कार्रवाई।
* **चरण-दर-चरण परिणाम** - प्रत्येक चरण अपना टाइप बैज, नाम, अवधि, और परिणाम दिखाता है। शर्त चरण दिखाते हैं कि वे सही या गलत मूल्यांकित हुए। लूप चरण उन एंटिटी की सूची देते हैं जिन पर उन्होंने इटरेट किया।
**विवरण टैब**
विवरण टैब प्रत्येक चरण के लिए गहन नैदानिक जानकारी प्रदान करता है:
* **निष्पादन लॉग** - रन में प्रत्येक चरण की कालानुक्रमिक सूची, टाइमस्टैम्प और अवधि के साथ, ताकि आप निष्पादन का सटीक क्रम देख सकें।
* **प्रदर्शन मेट्रिक्स** - AI-संचालित चरणों के लिए, साइडबार टोकन उपयोग, अनुमानित लागत, मॉडल जानकारी, और प्रतिक्रिया समय दिखाता है। यह आपको समझने में मदद करता है कि आपके AI एजेंट चरण कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं, समय कहाँ खर्च हो रहा है, और प्रत्येक चरण को चलाने में कितना खर्च आता है।
प्रदर्शन मेट्रिक्स माँग पर लोड होते हैं - वे केवल तभी प्राप्त होते हैं जब आप विवरण टैब में किसी चरण को विस्तारित करते हैं, जिससे साइडबार कई चरणों वाले रन के लिए भी तेज़ रहता है।
### चरण त्रुटियों का समाधान करना
जब कोई step fail होता है, तो Trellis canvas पर सीधे error details दिखाता है। Issue को जल्दी resolve करने में मदद के लिए हर failed step पर दो actions उपलब्ध हैं:
* **Ask AI to fix** - Trellis error analyze करता है, सरल भाषा में बताता है कि क्या गलत हुआ, और fix suggest करता है। कई मामलों में यह स्वचालित रूप से correction apply कर सकता है, ताकि आप details में गए बिना automation re-run कर सकें।
* **Report issue** - यदि error bug जैसा दिखता है या आप स्वयं resolve नहीं कर सकते, तो click करके एक feedback dialog खोलें जो error details पहले से attached bug report के रूप में pre-filled है। इसे सीधे Trellis support team को submit करें - error messages copy करने या manually बताने की आवश्यकता नहीं कि क्या गलत हुआ।
पहले **Ask AI to fix** try करें - यह अधिकांश configuration issues तुरंत resolve करता है, जैसे missing field reference या incorrect condition। जब error आपके नियंत्रण से बाहर हो या fix के बाद भी बार-बार आए तो **Report issue** का उपयोग करें।
### रन विफलता नोटिफिकेशन
जब automation run fail होता है, तो Trellis स्वचालित रूप से सभी workspace members को notify करता है ताकि आपकी टीम जल्दी respond कर सके। Failure notifications top navigation bar में **notification bell** में दिखाई देते हैं।
Failed run के detail view पर सीधे jump करने के लिए failure notification पर click करें, जहां आप देख सकते हैं कि ठीक कौन सा step fail हुआ और ऊपर described troubleshooting tools का उपयोग कर सकते हैं।
Failure notifications सभी workspace members को भेजी जाती हैं। आपको कुछ configure करने की आवश्यकता नहीं - वे हर automation के लिए स्वचालित रूप से enabled हैं।
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## चल रहे automation को रद्द करना
यदि कोई automation वर्तमान में चल रहा है और आपको इसे रोकने की आवश्यकता है - उदाहरण के लिए, यदि यह गलती से trigger हुआ या conditions बदल गई हैं - तो आप run detail view से सीधे इसे cancel कर सकते हैं। Run header में **Cancel** बटन पर क्लिक करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप run रोकना चाहते थे, एक confirmation dialog दिखाई देता है। Cancel होने के बाद, run cancelled status से marked होता है और कोई आगे के steps execute नहीं होते।
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## Automations को bulk में manage करना
सूची से कई automations select करें ताकि उन्हें एक step में enable, disable, या delete कर सकें। यह तब उपयोगी है जब आपको एक season के लिए सभी automations pause करने, पुराने workflows clean up करने, या एक नए property group के लिए automations का set जल्दी activate करने की आवश्यकता हो।
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## बेहतरीन automations के लिए सुझाव
Templates battle-tested हैं और सबसे सामान्य workflows cover करते हैं। Scratch से build करने के बजाय अपने operation से match करने के लिए उन्हें customize करें।
Refunds, policy changes, या financial data के बारे में messages में हमेशा human review step होना चाहिए।
आपकी conditions जितनी specific होंगी, automations उतने smarter बनेंगे। एक checkout cleaning automation जो केवल confirmed stays के लिए trigger होता है, cancellations के लिए unnecessary tasks से बचता है।
Run history check करें ताकि सुनिश्चित हो कि automations expected रूप से काम कर रहे हैं। Skipped runs या ध्यान देने की आवश्यकता वाली errors देखें।
Activate करने से पहले test mode में अपना automation चलाएं। Dry runs flask icon से स्पष्ट रूप से marked होते हैं ताकि आप उन्हें real executions से distinguish कर सकें।
Failed या unexpected runs तक जल्दी narrow करने के लिए Runs tab पर status, date, और trigger type filters का उपयोग करें।