> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.trellistech.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Casella di posta unificata > Conversazioni di ospiti, proprietari e fornitori dai canali supportati in un unico posto ## Una casella di posta per tutte le Sue conversazioni Smetta di passare tra thread PMS supportati, WhatsApp, SMS ed email per seguire i messaggi. Trellis riunisce i canali supportati in un'unica casella di posta organizzata, cosi il team lavora da un'unica timeline. *** ## Come è organizzata la casella di posta La casella di posta ordina automaticamente le Sue conversazioni affinché possa concentrarsi su ciò che richiede attenzione in questo momento. Conversazioni che richiedono la Sua attenzione - messaggi non letti, elementi assegnati a Lei e qualsiasi cosa segnalata come urgente. **Inizi da qui ogni giorno.** Conversazioni che ha segnalato per tornarci più tardi. Le utilizzi per messaggi non urgenti ma che non dovrebbero essere dimenticati. Ogni conversazione nel Suo workspace. Utilizzi la ricerca e i filtri per trovare rapidamente qualsiasi conversazione passata. Conversazioni che l'AI non ha potuto gestire, o che un membro del team ha segnalato per la revisione del manager. Richiedono giudizio umano - cose come reclami, richieste di rimborso o problemi di sicurezza. *** ## Canali supportati Trellis riunisce i messaggi da tutti i posti in cui ospiti, proprietari e fornitori La contattano: Messaggi degli ospiti da Airbnb, sincronizzati attraverso il Suo PMS. Messaggi degli ospiti da Booking.com, importati automaticamente. Conversazioni degli ospiti da VRBO ed Expedia. Conversazioni WhatsApp dirette con ospiti, proprietari e fornitori. Thread email organizzati insieme alle altre conversazioni. Conversazioni via messaggio di testo con ospiti e membri del team. Ogni messaggio mostra da quale canale proviene, così sa sempre come un ospite L'ha contattato. Le risposte vengono inviate automaticamente attraverso lo stesso canale. *** ## Collegamento degli account email ### Gmail Colleghi i Suoi account Gmail affinché le conversazioni email appaiano nella casella di posta insieme ai messaggi degli altri canali. Trellis supporta più account Gmail per workspace - utile quando diversi membri del team o dipartimenti utilizzano indirizzi email separati. Navighi verso **Impostazioni → Email** e trovi la sezione Gmail. Clicchi su **Collega Gmail** e acceda con l'account Google che desidera utilizzare. Trellis richiede il permesso di leggere e inviare email per Suo conto. Ripeta per ogni indirizzo Gmail utilizzato dal Suo team. Ogni account connesso appare nell'elenco con il suo indirizzo email e lo stato della connessione. Una volta connesso, le email in arrivo arrivano automaticamente nella Sua casella di posta. Può disconnettere qualsiasi account in qualsiasi momento dalla stessa pagina delle impostazioni. Ogni account Gmail è elencato separatamente affinché possa vedere a colpo d'occhio quali indirizzi sono attivi. La disconnessione di un account non influisce sugli altri. ### Impostare una casella di posta predefinita per indirizzo email Se utilizza indirizzi email diversi per scopi diversi - ad esempio, uno per le richieste degli ospiti e un altro per le comunicazioni con i proprietari - può assegnare un tipo di contatto predefinito a ciascun indirizzo. Quando arriva un'email in entrata, Trellis contrassegna automaticamente il mittente con il tipo di contatto scelto, in modo che la conversazione appaia nel filtro della casella di posta corretto. Navighi su **Impostazioni → Email** e trovi l'indirizzo email che desidera configurare. Selezioni un tipo di contatto dal menu a tendina - **Ospite**, **Proprietario**, **Fornitore** o **Prospect**. Questo indica a Trellis come categorizzare i nuovi contatti che inviano email a questo indirizzo. Clicchi su **Salva**. D'ora in poi, ogni nuova email in entrata a questo indirizzo assegna automaticamente il tipo di contatto selezionato al mittente. Questo è particolarmente utile quando si dispone di un indirizzo dedicato per le comunicazioni con i proprietari (ad esempio, `owners@yourcompany.com`). Imposti il tipo di contatto predefinito su **Proprietario** e ogni nuovo mittente viene categorizzato automaticamente - senza necessità di etichettatura manuale. Il tipo di contatto predefinito si applica solo ai nuovi contatti. Se il mittente esiste già nella lista dei contatti, il tipo di contatto esistente viene preservato. *** ## Inbox routing per i nuovi contatti Gli amministratori possono aprire **Impostazioni > Inbox routing** per assegnare un solo tipo di contatto al primo arrivo da un canale collegato. 1. Selezioni **Nuova regola** e scelga l'origine: qualsiasi origine, un numero ricevente, una casella ricevente o una connessione. 2. Imposti i filtri opzionali per canale e proprietà. In **Condizioni** può anche filtrare per email, dominio email, telefono o prefisso del mittente. 3. Scelga un **Tipo di contatto**, ad esempio Guest o Owner, e salvi. Numero e casella riceventi sono quelli del workspace. Le proprietà sono filtri: il messaggio deve riguardare una delle proprietà selezionate. Senza selezione, sono ammesse tutte le proprietà. Le altre condizioni devono corrispondere tutte. La regola non collega proprietà al contatto. Le regole vengono valutate dall'alto verso il basso: si applica la prima regola attiva che corrisponde. Il menu permette di modificare, riordinare o eliminare una regola; l'interruttore la attiva o disattiva. Le impostazioni dei canali già presenti compaiono come **Default** e si applicano quando nessuna regola personalizzata corrisponde. I contatti già esistenti non vengono riclassificati dalle regole di routing. Le regole si applicano anche quando il PMS crea un nuovo contatto durante un'importazione o la sincronizzazione di una prenotazione, usando i dati di connessione, proprietà e canale disponibili in quel momento. La regola ha precedenza sul tipo predefinito della linea ricevente, anche con conversazioni separate per linea per chiamate e SMS. Se una regola usa una proprietà, un tipo di contatto o un'origine non più disponibili, può comunque disattivarla, eliminarla e modificare le altre regole. Per riattivarla deve prima selezionare riferimenti validi. ## Risposte potenziate dall'AI È qui che Trellis fa davvero la differenza. Quando un ospite invia un messaggio, il Suo [agente AI](/it/platform/ai-agent) può preparare una bozza di risposta in pochi secondi - utilizzando i dettagli della proprietà, le regole della casa, le istruzioni di check-in e il contesto della conversazione precedente. ### Come funziona Un nuovo messaggio arriva nella Sua casella di posta da qualsiasi canale - Airbnb, WhatsApp, email o SMS. L'AI esamina la prenotazione dell'ospite, la proprietà in cui soggiorna, le Sue regole della casa e la cronologia della conversazione per capire cosa serve. Viene generata una risposta utilizzando le istruzioni dell'agente, la knowledge base e i dettagli della proprietà. La bozza appare nel thread della conversazione. A seconda delle Sue impostazioni di autopilot, la risposta viene inviata automaticamente oppure trattenuta per la Sua revisione. ### Revisione delle risposte AI Quando l'AI prepara una risposta, Lei ha il pieno controllo: | Azione | Cosa fa | | - | - | | **Approva** | Invia la bozza dell'AI esattamente così com'è | | **Modifica** | Modifichi la bozza prima dell'invio - corregga un dettaglio, regoli il tono, aggiunga un tocco personale | | **Rifiuta** | Scarti completamente la bozza e scriva la Sua risposta | | **Escala** | Segnali la conversazione per un manager o un membro senior del team | Nella versione web, per ottenere una nuova risposta dalla conversazione, selezioni l'icona a freccia circolare **Rigenera**, accanto a **Chiedi all'AI**, nella risposta suggerita in attesa di approvazione. La bozza rimane visibile durante la generazione. Se si verifica un errore, la bozza e le eventuali modifiche manuali vengono conservate per consentire un nuovo tentativo. Riveda il risultato prima di scegliere **Approva e invia**. Le consigliamo di iniziare in **modalità revisione** - dove approva ogni risposta dell'AI prima che venga inviata. Una volta che è sicuro delle risposte dell'AI, passi alla **modalità autopilot** per i messaggi di routine e mantenga la modalità revisione per le conversazioni sensibili. ### Riscrivere una bozza Nella versione web, selezioni **Chiedi all'AI** su una risposta suggerita o nel campo di composizione del messaggio per aprire direttamente le istruzioni per l'AI. Durante la modifica può anche premere **Cmd+G** su Mac o **Ctrl+G** su Windows. Selezioni prima il testo per riscrivere solo quella parte. L'apertura delle istruzioni non avvia la riscrittura. Usi il pulsante separato **Traduci** per scegliere la lingua di traduzione e riveda il risultato prima dell'invio. *** ## Escalation Alcune conversazioni necessitano di un tocco umano. Trellis si assicura che i problemi giusti arrivino alle persone giuste. ### Cosa attiva un'escalation? L'AI riconosce situazioni che non dovrebbe gestire da sola - reclami, richieste di rimborso, problemi di sicurezza, domande legali o qualsiasi cosa fuori dalle sue istruzioni. Le segnala automaticamente per la revisione umana. Qualsiasi membro del team può escalare una conversazione cliccando il pulsante **Escala**. È utile quando una conversazione prende una piega inattesa. Può configurare [automazioni](/it/platform/automations) che escalano le conversazioni in base a condizioni specifiche - ad esempio, escalare qualsiasi messaggio contenente la parola "rimborso" o qualsiasi conversazione in attesa da più di 2 ore. ### Cosa succede quando una conversazione viene escalata? Quando una conversazione viene escalata: 1. Appare nella vista **Escalation** affinché i manager possano trovarla rapidamente 2. Il manager o membro del team assegnato riceve una notifica 3. Opzionalmente, può essere creata un'attività per tracciare la risoluzione 4. L'escalation viene registrata affinché possa rivedere i pattern nel tempo *** ## Blocco dei mittenti indesiderati Mantenga la Sua casella di posta pulita bloccando specifici indirizzi email o pattern. I mittenti bloccati vengono filtrati silenziosamente - i loro messaggi non raggiungono mai la Sua casella di posta e non attivano risposte AI. ### Come bloccare un mittente Vada a **Impostazioni → Email** e scorra fino alla sezione **Mittenti bloccati**. Clicchi su **Aggiungi** e inserisca l'indirizzo email da bloccare - ad esempio, `noreply@example.com`. Per impostazione predefinita, l'indirizzo viene confrontato esattamente. Attivi **Regex** se desidera bloccare un pattern - ad esempio, `.*@spam\.com` blocca ogni indirizzo che termina con `@spam.com`. ### Cosa succede ai messaggi bloccati? Le email bloccate vengono eliminate prima di entrare nella Sua casella di posta. Non verranno: * Visualizzate in alcun thread di conversazione * Attivate risposte AI o automazioni * Create notifiche per il Suo team Utilizzi la corrispondenza per pattern per bloccare interi domini in una volta. Ad esempio, aggiungendo `.*@marketing\.example\.com` come pattern regex blocca ogni mittente da quel dominio. I pattern regex sono potenti - ricontrolli il Suo pattern prima di salvare per evitare di bloccare accidentalmente mittenti legittimi. Un semplice errore di battitura potrebbe filtrare messaggi importanti. *** ## Barra laterale della conversazione Quando apre una conversazione, la barra laterale sulla destra mostra tutto ciò che deve sapere sull'ospite e sul suo soggiorno - senza cambiare schermata. ### Dettagli della prenotazione Ogni scheda prenotazione nella barra laterale visualizza le date della prenotazione, la proprietà, il numero di ospiti e il riepilogo finanziario. Sotto, vedrà: * **Note della prenotazione** - informazioni raccolte durante la prenotazione come dettagli del volo, orari di arrivo e richieste speciali. Se il Suo PMS o strumento di check-in raccoglie dati degli ospiti (come Charge Automation), quei dettagli appaiono qui automaticamente. * **Campi personalizzati** - qualsiasi campo personalizzato a livello di prenotazione sincronizzato dal Suo PMS, come informazioni sugli animali domestici, preferenze di riscaldamento della piscina o dettagli dei veicoli. I campi booleani vengono visualizzati come "Sì" o "No" per una facile lettura. La barra laterale si aggiorna in tempo reale. Quando nuovi dati della prenotazione si sincronizzano dal Suo PMS, appaiono immediatamente nella barra laterale - non è necessario aggiornare la pagina. ### Risposta rapida Può inviare un messaggio direttamente dalla barra laterale della conversazione senza tornare al thread principale. Un campo di inserimento messaggio appare nella parte inferiore della barra laterale - digiti la Sua risposta e prema **Invio** per inviare. Usi **Shift + Invio** per aggiungere una nuova riga. La risposta rapida è comoda quando sta consultando i dettagli della prenotazione nella barra laterale e vuole rispondere immediatamente all'ospite - senza bisogno di tornare al thread della conversazione. *** ## Lavorare con le conversazioni ### Assegnazione delle conversazioni Assegni le conversazioni a specifici membri del team affinché tutti sappiano chi è responsabile. Clicchi sul campo assegnatario in qualsiasi conversazione per assegnarla o riassegnarla. ### Lettura completa delle email Quando visualizza una conversazione email, passi il mouse su qualsiasi messaggio email e clicchi il pulsante **espandi** per aprirlo in una vista a schermo intero. La vista espansa mostra le intestazioni email complete - oggetto, da, a, cc e data - insieme al corpo completo del messaggio. Può **Rispondere**, **Rispondere a tutti** o **Inoltrare** direttamente dalla vista espansa senza tornare al thread della conversazione. ### Ridimensionamento dell'anteprima email I messaggi email in un thread di conversazione mostrano un'anteprima del corpo del messaggio. Se l'altezza predefinita dell'anteprima è troppo corta o troppo alta per le Sue preferenze, può ridimensionarla: 1. Passi il mouse sul bordo superiore o inferiore di qualsiasi scheda email - vedrà apparire un cursore di trascinamento. 2. Clicchi e trascini verso l'alto o verso il basso per regolare l'altezza dell'anteprima. 3. Rilasci per impostare la nuova altezza. Trellis ricorda l'altezza preferita, così rimane la stessa quando cambia conversazione o torna in un secondo momento. Trascini l'anteprima più in alto quando lavora su thread email lunghi per leggere più contenuto senza dover espandere ogni messaggio individualmente. ### Seguire successivamente Non è pronto a rispondere? Clicchi su **Da seguire** per spostare la conversazione nella Sua vista Da seguire. Imposti un promemoria affinché torni nel Suo Da fare al momento giusto. ### Ricerca delle conversazioni passate Utilizzi la barra di ricerca in cima alla casella di posta per trovare qualsiasi conversazione per nome dell'ospite, proprietà, riferimento della prenotazione o contenuto del messaggio. I filtri Le consentono di restringere i risultati per canale, intervallo di date, stato o assegnatario. *** ## Consigli per il successo con la casella di posta Lasci che l'AI prepari le bozze delle risposte, ma le approvi Lei per la prima settimana o due. Questo La aiuta a perfezionare le istruzioni dell'agente e a costruire fiducia nell'AI. Configuri automazioni per individuare i problemi ad alta priorità tempestivamente - le richieste di rimborso, i reclami e i problemi di sicurezza non dovrebbero mai restare senza risposta. Migliori sono le istruzioni dell'agente e i dettagli della proprietà, più accurate saranno le risposte dell'AI. Aggiorni le procedure di check-in e le regole della casa ogni volta che cambiano. Faccia diventare un'abitudine la revisione della vista Escalation almeno una volta al giorno. Queste sono le conversazioni che richiedono la Sua attenzione personale. ## Trovare gli arrivi e le partenze di oggi Apra **Filtri > Arrivi e partenze** e selezioni **Check-in oggi**, **Check-out oggi** o entrambe le opzioni. Selezionandole entrambe vede gli ospiti in arrivo o in partenza oggi; gli altri filtri selezionati restano applicati. I filtri usano le date delle prenotazioni collegate ed escludono cancellazioni, richieste, pagamenti in attesa e mancate presentazioni. Oggi segue il fuso orario dell’alloggio o, se non impostato, quello del workspace. Nelle viste salvate questi filtri restano relativi a oggi. ## Completare automaticamente le conversazioni dopo una risposta Gli amministratori del workspace possono attivare **Segna come completata dopo una risposta** in **Impostazioni > Posta in arrivo**. L’opzione è disattivata per default. Quando è attiva, la conversazione passa a Completate dopo l’invio di una risposta da parte di un membro del team, incluse le bozze IA approvate. Le note interne e gli invii automatici non attivano questa opzione. Se l’invio fallisce o arriva un nuovo messaggio durante l’invio, la conversazione rimane aperta. ## Linea telefonica e tipo di contatto Quando chiama un contatto selezionato, il dialer propone una linea voce attiva associata al tipo di contatto. Se più linee corrispondono, preferisce quella predefinita tra queste. Se nessuna corrisponde, usa la linea predefinita del workspace o la prima linea voce disponibile. Può scegliere un’altra linea prima di chiamare. Chiamate e SMS usano il tipo di contatto della linea solo per contatti nuovi o senza classificazione. Non sostituiscono un tipo di contatto già assegnato. ## Aprire i portali della prenotazione Nella conversazione, scelga **Apri sul portale** per aprire in una nuova scheda la prenotazione collegata su Hostaway o Guesty, oppure il suo Portale ospiti. Compaiono solo le destinazioni disponibili per la prenotazione selezionata; i link Airbnb e Booking.com restano nello stesso menu. Faccia clic destro su una conversazione nell’elenco per segnarla come non letta. Funziona anche quando la conversazione è aperta. Quando la prenotazione selezionata ha un link al portale SuiteOp, **Guest Portal · SuiteOp** compare nello stesso menu insieme al portale ospiti del PMS. This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.