> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.trellistech.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Tarefas > Crie, atribua, agende e acompanhe o trabalho de limpeza, manutenção, inspeções e solicitações de hóspedes ## O que isto ajuda você a fazer As tarefas mantêm o trabalho operacional avançando da solicitação até a conclusão. Use-as para limpeza, manutenção, inspeções, trabalho com suprimentos, solicitações de proprietários, problemas de hóspedes e qualquer coisa que a sua equipe precise acompanhar. Adicione a propriedade, data de vencimento, prioridade, instruções, checklist e fotos de que sua equipe precisa. Atribua o trabalho a colegas de equipe, fornecedores, departamentos ou a uma visita agendada. Use as visualizações de lista, calendário, visita no celular e status para ver o que está concluído e o que está bloqueado. Acompanhe tempo, suprimentos, trabalho sem cobrança e o histórico da tarefa para manter registros limpos. ## Antes de começar * Adicione suas propriedades e membros da equipe. * Configure departamentos ou fornecedores se sua equipe encaminha o trabalho por grupo. Departamentos comuns incluem Limpeza, Manutenção, Inspeção e Recepção. * Crie modelos de tarefas para trabalhos recorrentes, como rotações, inspeções e reparos. * Conecte o inventário se quiser que as tarefas atualizem o uso de suprimentos. Adicione uma breve descrição a cada departamento para que o Trellis e sua equipe saibam o que pertence a ele. Por exemplo, "Cuidado com piscinas" pode abranger limpeza de piscina, produtos químicos e reparos de equipamentos de piscina. ## Criar uma tarefa Escolha **Tarefas** na navegação principal. Adicione o título, a propriedade, a data de vencimento, a prioridade e os detalhes. Escolha um colega de equipe, fornecedor ou departamento, ou deixe sem atribuição até saber quem deve assumi-la. Adicione itens de checklist, fotos, necessidades de suprimentos, notas ou um modelo de tarefa. A tarefa aparece na lista e no calendário quando tem uma data agendada. ## Etapas da tarefa A maioria das tarefas segue o mesmo caminho simples: A tarefa existe, mas pode ainda não estar atribuída ou agendada. A tarefa tem uma data e um responsável, então pode aparecer no calendário. O responsável começou o trabalho, atualizou itens do checklist, adicionou notas ou enviou fotos. O trabalho está feito. Se o seu espaço de trabalho exigir aprovação, um gerente o revisa antes de ser finalizado. ## Modelos de tarefas Um modelo de tarefa é um esquema salvo para o trabalho que você repete em várias propriedades, como uma limpeza de rotação, uma verificação pré-chegada ou uma troca sazonal de filtro. Quando você cria uma tarefa a partir de um modelo, o Trellis preenche previamente o título, a descrição, o departamento, a prioridade, a duração estimada, o número de pessoas necessárias, o checklist, os suprimentos padrão e os custos padrão, de modo que uma nova tarefa leva alguns cliques em vez de alguns minutos. Os modelos são reutilizáveis em todos os lugares onde tarefas são criadas: criação manual de tarefas, o aplicativo móvel, automações e workflows podem todos começar a partir do mesmo modelo. **Como as peças se encaixam.** Ajuda visualizar o modelo antes de criar um: 1. Um **modelo** contém os padrões da tarefa mais um **checklist**. 2. Um checklist é dividido em **seções**. Uma seção é uma **seção por tipo de cômodo** (Quarto, Banheiro, Cozinha e assim por diante) ou uma **seção personalizada** (Comodidades, Área externa, Vistoria final). 3. Cada seção contém **itens de checklist**, as etapas individuais. Um item pode estar vinculado a um **elemento** da propriedade (piscina, churrasqueira, jacuzzi) para que apareça apenas onde esse elemento existe. 4. Cada **propriedade** tem seus próprios **cômodos** e **elementos**. Quando uma tarefa é criada, o Trellis lê os cômodos e elementos da propriedade e adapta o checklist do modelo para corresponder (consulte [Como os modelos se adaptam a cada propriedade](#como-os-modelos-se-adaptam-a-cada-propriedade)). 5. Você também pode definir **substituições por propriedade** para a duração, as pessoas, os suprimentos e os custos de um modelo. O resultado: um único modelo pode cobrir todo o seu portfólio, e cada propriedade recebe os cômodos certos, as etapas certas e os padrões certos automaticamente. Modelos comuns que as equipes configuram: | Modelo | Departamento | Uso típico | | ----------------------- | ------------ | --------------------------------------------------- | | Rotação padrão | Limpeza | Limpeza de checkout do hóspede com checklist padrão | | Limpeza profunda | Limpeza | Limpeza profunda trimestral ou sazonal | | Verificação pré-chegada | Inspeção | Vistoria rápida antes da chegada do hóspede | | Troca de filtro HVAC | Manutenção | Manutenção sazonal programada | | Inspeção pós-estadia | Inspeção | Revisão detalhada após o checkout do hóspede | ### Onde encontrar os modelos Na navegação à esquerda, abra **Tarefas** e escolha **Modelos** no grupo **Operações**. Isso abre a tela de Modelos de tarefas, onde você pode pesquisar modelos, filtrar por departamento e criar, editar, duplicar ou excluir modelos. Você também pode acessar esta tela em **Configurações**. O atalho de Configurações redireciona para **Tarefas > Modelos**, então os dois caminhos levam ao mesmo lugar. ### Criar um modelo Vá para **Tarefas > Modelos** e clique em **Novo modelo**. Adicione um **Nome do modelo** (obrigatório) e uma **Descrição** opcional que diga à equipe quando usá-lo. Escolha o **Departamento** responsável por este trabalho (Limpeza, Manutenção, Inspeção e assim por diante) e uma **Prioridade** padrão (Baixa, Normal, Alta ou Urgente). Informe quanto tempo a tarefa costuma levar. Mantenha como **Fixo para todas as propriedades** para usar o mesmo tempo em todos os lugares, ou mude para **Varia por propriedade** para que cada propriedade defina seu próprio tempo (consulte [Configurações de modelo por propriedade](#configurações-de-modelo-por-propriedade)). Escolha quantas pessoas devem ser atribuídas (1 a 5). Isso também tem um botão **Fixo para todas as propriedades** / **Varia por propriedade**. Adicione seções e itens de checklist. Cada item pode ter um título, descrição, tipo de etapa, foto de referência e requisitos de foto. Consulte [Checklists](#checklists) para o detalhamento completo. Opcionalmente, preencha previamente os suprimentos (com quantidades e um armazém) e as linhas de custo (valor, moeda e quem cobrar) que devem aparecer em todas as tarefas deste modelo. O modelo agora está disponível ao criar tarefas, no celular, em automações e workflows, e no painel de Modelos de cada propriedade. **Deixe a IA criar para você.** Em vez de montar um modelo manualmente, descreva o que você precisa ao agente de IA, como "crie um checklist de limpeza profunda de banheiro com requisitos de foto". O agente conhece seus departamentos, tipos de cômodo e elementos da propriedade, e cria o modelo com seções, etapas, vínculos de elementos e configurações de foto. Revise e ajuste antes de usá-lo amplamente. **Trabalha em mais de um idioma?** Abra um modelo e use **Traduzir modelo** para que a IA traduza o nome, a descrição e os itens do checklist para outro idioma, de modo que as equipes de campo vejam as etapas no idioma que preferem. ### Aplicar, trocar ou remover um modelo em uma tarefa existente Você não precisa escolher um modelo quando a tarefa é criada. Abra qualquer tarefa, encontre o seletor de **Modelo** no painel de Detalhes e aplique, troque ou remova-o a qualquer momento. Trocar ou remover o modelo de uma tarefa **reconstrói o checklist do zero**. Cada item de checklist existente é removido primeiro, incluindo marcações concluídas, notas de itens, fotos enviadas e resultados da verificação de fotos com IA. Faça isso apenas quando quiser um checklist novo. Os comentários e o histórico de atividade da tarefa não são afetados. * **Aplique um modelo** a uma tarefa que não tinha nenhum. O Trellis gera o checklist do modelo e preenche seus suprimentos e custos padrão. * **Troque para um modelo diferente** se escolheu o errado ou se o trabalho mudou. O checklist atual é removido e reconstruído a partir do novo modelo. * **Remova o modelo** (o **X** no seletor) para retirá-lo. O checklist é removido e a tarefa fica sem o checklist de modelo. * **Selecionar novamente o mesmo modelo** não faz nada, então você pode abrir o seletor sem risco de apagar o trabalho. Trocar um modelo não substitui o título, a prioridade ou o departamento da tarefa. Se o novo modelo tiver uma descrição diferente, o Trellis pergunta antes de substituir a descrição da tarefa. ### Modelos de integrações conectadas Se você conectar uma integração como o Breezeway, o seletor de modelos agrupa os modelos por origem para que você possa diferenciá-los: * **Do Breezeway** (ou outro provedor conectado) - modelos importados dessa conta. Escolher um mantém o checklist e os requisitos alinhados para que sejam transferidos quando a tarefa for sincronizada de volta para esse sistema. * **Do Trellis** - modelos que você criou no Trellis. Eles funcionam para tarefas gerenciadas inteiramente no Trellis, mas seus checklists não aparecem no lado do provedor conectado. * Cabeçalhos de **Modelos do PMS** e **Modelos personalizados** também podem aparecer, dependendo das suas conexões. Apenas modelos ativos aparecem no seletor. ## Checklists Um checklist divide uma tarefa em etapas claras para que a pessoa que faz o trabalho saiba exatamente o que fazer e como é o "concluído". Você pode adicionar um checklist a uma única tarefa ou incorporá-lo a um modelo para que toda tarefa desse tipo comece com as mesmas etapas. Cada item de checklist pode incluir: * Um **título** e uma **descrição** opcional com instruções * Um **tipo de etapa** que controla como o trabalhador responde. Tipos comuns são uma simples marcação de concluído, sim/não, um número ou contagem, uma avaliação, uma resposta de texto curta e uma etapa de foto. * Uma **foto de referência** que mostra como uma etapa concluída deve ficar * **Fotos obrigatórias** (por exemplo, antes, depois, uma foto de problema ou uma foto geral) que o trabalhador deve capturar * **Verificação de fotos com IA**, que sinaliza fotos que parecem erradas, ausentes, muito escuras ou difíceis de verificar para que um gerente possa revisar antes de a tarefa ser encerrada ### Seções do checklist Os itens de checklist são agrupados em seções para que a equipe possa percorrê-los em uma ordem lógica. Há dois tipos de seção: * **Seções por tipo de cômodo** estão vinculadas a um tipo de cômodo, como Quarto, Banheiro, Cozinha ou Sala de estar. Estas se adaptam a cada propriedade (consulte [Expansão por cômodo](#expansão-por-cômodo) abaixo). * **Seções personalizadas** são agrupamentos livres, como Comodidades, Área externa ou Vistoria final. Estas sempre aparecem como foram escritas. Dentro de uma seção, um item também pode ser **vinculado a um elemento** (como uma churrasqueira ou jacuzzi) para que apareça apenas em propriedades que têm esse elemento. Quando um trabalhador abre a tarefa, o checklist é agrupado por seção para que ele possa percorrê-lo cômodo por cômodo. ### Como os modelos se adaptam a cada propriedade É isso que faz um único modelo funcionar para todo um portfólio. Em vez de criar um modelo separado por propriedade, você cria um modelo e o Trellis adapta seu checklist a cada propriedade usando os **cômodos** e **elementos** dessa propriedade (configurados na [página de detalhes da propriedade](/pt/platform/properties#cômodos-e-elementos)). #### Expansão por cômodo Quando um item de checklist está em uma seção por tipo de cômodo (como Quarto ou Banheiro), o Trellis cria uma cópia dessa etapa para cada cômodo correspondente na propriedade. Uma única etapa "Limpar quarto" torna-se "Quarto 1", "Quarto 2" e "Quarto 3" em uma propriedade de 3 quartos, e apenas "Quarto" em uma de 1 quarto. Se a propriedade não tiver cômodos desse tipo, a etapa é totalmente ignorada. Então um único modelo de "Limpeza profunda" com uma seção de Quarto funciona em todos os lugares: * Um estúdio não recebe etapas de quarto * Um apartamento de 2 quartos recebe "Quarto 1" e "Quarto 2" * Uma villa de 5 quartos recebe de "Quarto 1" a "Quarto 5" De onde vem a contagem de cômodos: * Se a propriedade tiver **cômodos detalhados** configurados na aba Cômodos (geralmente importados de um sistema conectado), o Trellis usa esses cômodos, incluindo seus nomes e fotos. * Se não tiver cômodos detalhados, o Trellis recorre às **contagens de cômodos** da propriedade (quartos, banheiros e similares) do registro da propriedade. #### Etapas que reconhecem elementos Um item de checklist pode ser vinculado a um elemento específico da propriedade, como uma churrasqueira, jacuzzi, piscina ou lavadora. Quando uma tarefa é criada, o Trellis verifica a propriedade: * **O elemento está presente e ativo** - a etapa aparece na tarefa. * **O elemento está ausente ou marcado como inativo** - a etapa é ignorada. Uma etapa "Limpar a churrasqueira" só aparece em propriedades que realmente têm uma churrasqueira. Propriedades sem uma nunca a veem, e você nunca precisa editar o modelo por propriedade. Você mantém um único modelo, e cada propriedade recebe automaticamente apenas as etapas que se aplicam a ela. #### Configure cômodos e elementos primeiro A expansão por cômodo e as etapas que reconhecem elementos só funcionam se os cômodos e elementos de cada propriedade estiverem configurados. Você faz isso na propriedade, não no modelo: Vá para **Propriedades**, abra uma propriedade e selecione a seção **Detalhes**. Abra a aba **Cômodos** e adicione um cômodo para cada espaço físico (um registro por cômodo). Se você importou de um sistema conectado, os cômodos podem já estar lá. Abra a aba **Elementos** e adicione ou confirme comodidades como piscina, jacuzzi, churrasqueira, lavadora e secadora. Use o botão **Ativo** de cada elemento para indicar se a propriedade o possui. Elementos inativos são ignorados quando os checklists são gerados. Consulte [Cômodos e elementos](/pt/platform/properties#cômodos-e-elementos) para as etapas completas de configuração. ### Configurações de modelo por propriedade Mesmo com a adaptação automática de cômodos e elementos, algumas propriedades precisam de padrões diferentes de outras. A seção **Modelos** em cada propriedade permite que você substitua um modelo compartilhado apenas para aquela propriedade, sem criar um modelo separado. Para substituir um modelo em uma propriedade: Vá para **Propriedades**, abra a propriedade e selecione a seção **Modelos**. Você verá os modelos ativos do espaço de trabalho. Clique em um modelo para abrir suas configurações por propriedade. Altere os valores que você quer que sejam diferentes nesta propriedade. Para suprimentos e custos, clique em **Editar** para começar a partir dos padrões do modelo e, em seguida, ajuste. Use **Redefinir** para voltar aos padrões do modelo. O que você pode substituir por propriedade: | Configuração | O que faz | | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Duração estimada** | Quanto tempo a tarefa deve levar nesta propriedade. Uma casa maior pode precisar de 4 horas para uma rotação em vez das 2 do modelo. | | **Responsáveis necessários** | Quantas pessoas atribuir. Uma propriedade grande pode precisar de 2 faxineiros em vez de 1. | | **Suprimentos padrão** | Itens de suprimento, quantidades ou armazém diferentes para esta propriedade, como cloro extra para uma propriedade com piscina. | | **Custos padrão** | Linhas de custo ou valores diferentes, como uma taxa de limpeza mais alta, e quem cobrar (a propriedade ou a sua empresa). | Se o criador do modelo definiu a duração ou as pessoas necessárias como **Fixo para todas as propriedades**, esse campo fica bloqueado na propriedade e exibe um ícone de cadeado. Mude o modelo para **Varia por propriedade** no editor de modelos para permitir valores por propriedade. As substituições por propriedade aplicam-se apenas a tarefas **novas** criadas a partir desse modelo naquela propriedade. As tarefas que já existem mantêm os valores com que foram criadas. ## Agende e atribua o trabalho * A **visualização em lista** é a melhor para examinar o trabalho por status, responsável, propriedade, prioridade ou data de vencimento. * A **visualização em calendário** é a melhor para programações diárias, planejamento de visitas e movimentação de trabalho entre dias. * As **visitas no celular** ajudam as equipes de campo a ver o trabalho agrupado por propriedade e data. * O **trabalho não atribuído** deve ser revisado com frequência para que nada fique sem um responsável. ### Visitas Quando a mesma pessoa tem mais de uma tarefa na mesma propriedade no mesmo dia, o Trellis pode agrupar essas tarefas em uma visita. Isso dá ao trabalhador de campo uma única ida a seguir em vez de vários cartões separados. No celular, os trabalhadores de campo podem abrir **Minhas visitas** para ver visitas futuras e passadas, o progresso das tarefas, os detalhes da propriedade e o trabalho atribuído. Se uma visita precisar ser remarcada, use **Reagendar** na visita para que todas as tarefas dessa visita sejam movidas juntas. ### Planejamento no calendário Use o calendário quando precisar planejar um dia, uma semana ou um mês: * Use o modo **Visitas** para planejar idas às propriedades. * Use o modo **Tarefas** para ver cada tarefa individualmente. * Veja o calendário por propriedade quando estiver verificando a cobertura em cada casa. * Veja o calendário por membro da equipe quando estiver equilibrando cargas de trabalho. * Arraste o trabalho para outro dia, propriedade ou membro da equipe quando os planos mudarem. A linha **Não atribuídos** permanece fácil de encontrar no calendário por membro da equipe, para que os gerentes possam identificar rapidamente o trabalho que ainda precisa de um responsável. ### Trabalho com tarefas no celular As equipes de campo podem criar e atualizar tarefas pelo celular. Ao criar uma tarefa no celular, elas podem escolher uma propriedade, data, departamento, prioridade, responsável e modelo. Se a propriedade tiver reservas exibidas no Trellis, o calendário ajuda a equipe a evitar agendar trabalho durante a estadia de um hóspede. Os administradores também podem atualizar responsáveis e datas pela página de detalhes da tarefa no celular. ## Comunique-se em uma tarefa Cada tarefa tem um feed de atividade para comentários e atualizações. Use-o para manter notas, perguntas, fotos e decisões dos gerentes em um só lugar. Digite **@** em um comentário para mencionar um colega de equipe. Os colegas mencionados recebem uma notificação direcionada, mesmo que não estejam atribuídos à tarefa. Os membros da equipe podem gerenciar como recebem notificações de comentários de tarefas em suas próprias configurações de notificação. Se a sua equipe trabalha em mais de um idioma, a tradução automática de tarefas pode mostrar títulos e descrições no idioma preferido de cada colega, mantendo o texto original. ## Acompanhe tempo, suprimentos e custo Use o rastreamento de tempo quando precisar saber quanto tempo o trabalho levou. Um trabalhador de campo pode iniciar o rastreamento de tempo enquanto trabalha em uma tarefa, e os gerentes podem comparar depois o tempo planejado com o tempo real. Use o rastreamento de suprimentos quando faxineiros ou técnicos usam itens do inventário: Adicione os suprimentos que o trabalhador provavelmente usará, como filtros, baterias, toalhas ou produtos de limpeza. Antes de encerrar a tarefa, confirme a quantidade real usada. O Trellis atualiza o estoque dos suprimentos que estão vinculados a um armazém. Se a sua equipe armazena suprimentos em mais de um lugar, use as transferências de armazém em [Suprimentos](/platform/supplies) para mover itens de um armazém para outro e manter as contagens precisas. Marque o trabalho como **sem cobrança** quando o custo deve permanecer nos seus registros, mas não deve ser repassado na fatura. Você pode usar sem cobrança para uma tarefa ou para uma visita inteira, dependendo do que deve ser excluído. ## Exporte e gere relatórios de tarefas Use filtros para restringir a lista de tarefas e, em seguida, exporte as tarefas quando precisar de uma planilha para proprietários, contabilidade ou revisão interna. Exportações grandes mostram o progresso enquanto o arquivo é preparado e, depois, são baixadas quando ficam prontas. Filtros comuns incluem status, data, propriedade, responsável, departamento, prioridade e fornecedor. ## Use o rastreamento ao vivo com responsabilidade Se o rastreamento de localização estiver ativado para o seu espaço de trabalho e a sua equipe tiver dado permissão, os gerentes podem usar o mapa ao vivo para ver os trabalhadores ativos e organizar o trabalho com mais clareza. O compartilhamento de localização depende da permissão do trabalhador e das configurações do dispositivo. Se um trabalhador negar a permissão de localização ou encerrar o turno, o rastreamento para. Use o rastreamento ao vivo para despacho e segurança, não para monitoramento surpresa. Garanta que a sua equipe entenda quando o compartilhamento de localização está ativado. ## Mantenha os sistemas conectados alinhados Quando um sistema de propriedades conectado oferece suporte a atualizações de tarefas, o Trellis pode ajudar a manter alinhados o status do trabalho e as notas relacionadas. O que sincroniza depende da integração e das configurações do seu espaço de trabalho. ## Como verificar se funcionou * A tarefa aparece na lista com a propriedade, o responsável, a data de vencimento e o status corretos. * O calendário mostra o trabalho agendado no dia esperado. * Itens de checklist, comentários, fotos, suprimentos e registros de tempo aparecem no histórico da tarefa. * As visitas agrupam corretamente o trabalho do mesmo dia na propriedade. * As exportações incluem as tarefas que correspondem aos seus filtros atuais. * As tarefas encerradas mostram quem concluiu o trabalho e quando. ## Problemas comuns Verifique o responsável pela tarefa, o departamento, o acesso à propriedade e o papel do colega em **Configurações > Permissões**. Abra a tarefa ou a visualização em calendário e atualize a data agendada. Se ela pertencer a uma visita, verifique também a data da visita. A etapa pode fazer referência a um tipo de cômodo ou elemento que a propriedade não tem. Abra a visualização de detalhes da propriedade, verifique os painéis **Cômodos** e **Elementos** e certifique-se de que o cômodo ou elemento relevante existe e está marcado como ativo. A propriedade pode ter um elemento que deveria estar inativo. Abra a visualização de detalhes da propriedade, encontre o elemento no painel **Elementos** e desligue o botão **Ativo**. As tarefas futuras ignorarão essa etapa. Certifique-se de que a tarefa tem itens de suprimento anexados e que o uso foi confirmado antes de a tarefa ser encerrada. Abra a seção de custo da tarefa ou da visita e marque o trabalho como sem cobrança. O campo do modelo pode estar definido como **Fixo para todas as propriedades**. Abra o modelo em **Tarefas > Modelos**, mude a duração ou as pessoas necessárias para **Varia por propriedade** e, em seguida, defina o valor na seção **Modelos** da propriedade. Isso é esperado. Trocar ou remover o modelo de uma tarefa reconstrói o checklist e remove as marcações, notas e fotos anteriores. Selecionar novamente o mesmo modelo não faz alterações, então só troque quando quiser um checklist novo. ## Artigos relacionados Gerencie programações, turnos, aprovações e a disponibilidade da equipe. Acompanhe inventário, armazéns, pedidos e entregas. Crie tarefas automaticamente a partir de eventos recorrentes. Mantenha os detalhes da propriedade prontos para a equipe.