> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.trellistech.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Задачи
> Создавайте, назначайте, планируйте и отслеживайте работу по уборке, техобслуживанию, инспекциям и запросам гостей
## Чем это помогает
Задачи поддерживают движение операционной работы от запроса до завершения. Используйте их для уборки, техобслуживания, инспекций, работы с расходными материалами, запросов владельцев, проблем гостей и всего, что нужно отслеживать вашей команде.
Добавьте объект, срок, приоритет, инструкции, чек-лист и фотографии, которые нужны вашей команде.
Назначайте работу членам команды, подрядчикам, отделам или запланированному визиту.
Используйте представления списка, календаря, мобильных визитов и статусов, чтобы видеть, что сделано, а что застопорилось.
Отслеживайте время, расходные материалы, работу без оплаты и историю задач для чистого учёта.
## Перед началом
* Добавьте свои объекты и членов команды.
* Настройте отделы или подрядчиков, если ваша команда распределяет работу по группам. Распространённые отделы - это Уборка, Техобслуживание, Инспекция и Приём.
* Создайте шаблоны задач для повторяющейся работы, например для ротаций, инспекций и ремонтов.
* Подключите инвентарь, если хотите, чтобы задачи обновляли расход материалов.
Добавьте краткое описание к каждому отделу, чтобы Trellis и ваша команда понимали, что к нему относится. Например, «Уход за бассейном» может включать чистку бассейна, химию и ремонт оборудования бассейна.
## Создание задачи
Выберите **Задачи** в главном меню.
Добавьте название, объект, срок, приоритет и детали.
Выберите члена команды, подрядчика, отдел или оставьте задачу без назначения, пока не решите, кто её возьмёт.
Добавьте пункты чек-листа, фотографии, потребности в материалах, заметки или шаблон задачи.
Задача появляется в списке и в календаре, когда у неё есть запланированная дата.
## Этапы задачи
Большинство задач проходит один и тот же простой путь:
Задача создана, но, возможно, ещё не назначена и не запланирована.
У задачи есть дата и исполнитель, поэтому она может появиться в календаре.
Исполнитель приступил к работе, обновил пункты чек-листа, добавил заметки или загрузил фотографии.
Работа выполнена. Если в вашем рабочем пространстве требуется утверждение, руководитель проверяет её перед финализацией.
## Шаблоны задач
Шаблон задачи - это сохранённая заготовка для работы, которую вы повторяете на разных объектах, например ротационная уборка, проверка перед заездом или сезонная замена фильтра. Когда вы создаёте задачу из шаблона, Trellis заранее заполняет название, описание, отдел, приоритет, оценочную продолжительность, необходимое число людей, чек-лист, расходные материалы по умолчанию и затраты по умолчанию - так новая задача создаётся за несколько кликов вместо нескольких минут.
Шаблоны можно использовать везде, где создаются задачи: ручное создание задачи, мобильное приложение, автоматизации и рабочие процессы могут начинаться с одного и того же шаблона.
**Как всё устроено.** Полезно представить модель, прежде чем создавать шаблон:
1. **Шаблон** хранит значения задачи по умолчанию и **чек-лист**.
2. Чек-лист разбит на **разделы**. Раздел бывает либо **разделом по типу комнаты** (спальня, ванная, кухня и так далее), либо **пользовательским разделом** (удобства, территория, финальный осмотр).
3. Каждый раздел содержит **пункты чек-листа** - отдельные шаги. Пункт можно привязать к **элементу** объекта (бассейн, гриль, джакузи), чтобы он появлялся только там, где этот элемент есть.
4. У каждого **объекта** есть свои **комнаты** и **элементы**. При создании задачи Trellis считывает комнаты и элементы объекта и адаптирует чек-лист шаблона под них (см. [Как шаблоны адаптируются под каждый объект](#как-шаблоны-адаптируются-под-каждый-объект)).
5. Также можно задать **переопределения для отдельного объекта** для продолжительности, числа людей, расходных материалов и затрат шаблона.
Результат: один шаблон может покрывать весь ваш портфель, и каждый объект автоматически получает нужные комнаты, нужные шаги и нужные значения по умолчанию.
Распространённые шаблоны, которые настраивают команды:
| Шаблон | Отдел | Типичное использование |
| -------------------------- | --------------- | --------------------------------------------------- |
| Стандартная ротация | Уборка | Уборка после выезда гостя со стандартным чек-листом |
| Генеральная уборка | Уборка | Квартальная или сезонная генеральная уборка |
| Проверка перед заездом | Инспекция | Быстрый осмотр перед приездом гостя |
| Замена фильтра HVAC | Техобслуживание | Плановое сезонное обслуживание |
| Инспекция после пребывания | Инспекция | Детальный осмотр после выезда гостя |
### Где найти шаблоны
В левом меню откройте **Задачи**, затем выберите **Шаблоны** в группе **Операции**. Откроется экран шаблонов задач, где можно искать шаблоны, фильтровать по отделу, а также создавать, редактировать, дублировать и удалять их.
На этот экран также можно попасть из **Настроек**. Ссылка в настройках перенаправляет в **Задачи > Шаблоны**, поэтому оба пути ведут в одно место.
### Создание шаблона
Перейдите в **Задачи > Шаблоны** и нажмите **Новый шаблон**.
Добавьте **Название шаблона** (обязательно) и необязательное **Описание**, которое подскажет команде, когда его использовать.
Выберите **Отдел**, который отвечает за эту работу (Уборка, Техобслуживание, Инспекция и так далее), и **Приоритет** по умолчанию (Низкий, Обычный, Высокий или Срочный).
Укажите, сколько обычно занимает задача. Оставьте **Фиксировано для всех объектов**, чтобы использовать одно и то же время везде, или переключитесь на **Зависит от объекта**, чтобы каждый объект мог задать своё время (см. [Настройки шаблона для отдельного объекта](#настройки-шаблона-для-отдельного-объекта)).
Выберите, сколько человек должно быть назначено (от 1 до 5). Здесь также есть переключатель **Фиксировано для всех объектов** / **Зависит от объекта**.
Добавьте разделы и пункты чек-листа. У каждого пункта могут быть название, описание, тип шага, эталонная фотография и требования к фотографиям. Полную разбивку см. в разделе [Чек-листы](#чек-листы).
При желании заранее заполните расходные материалы (с количеством и складом) и строки затрат (сумма, валюта и кому выставлять счёт), которые должны появляться в каждой задаче из этого шаблона.
Теперь шаблон доступен при создании задач, в мобильном приложении, в автоматизациях и рабочих процессах, а также в панели «Шаблоны» каждого объекта.
**Доверьте создание ИИ.** Вместо того чтобы собирать шаблон вручную, опишите ИИ-агенту, что вам нужно, например «создай чек-лист генеральной уборки ванной с требованиями к фотографиям». Агент знает ваши отделы, типы комнат и элементы объектов и собирает шаблон с разделами, шагами, привязками к элементам и настройками фотографий. Проверьте и поправьте его перед широким использованием.
**Работаете на нескольких языках?** Откройте шаблон и используйте **Перевести шаблон**, чтобы ИИ перевёл название, описание и пункты чек-листа на другой язык - так полевые команды видят шаги на удобном им языке.
### Применение, смена или удаление шаблона у существующей задачи
Необязательно выбирать шаблон при создании задачи. Откройте любую задачу, найдите выбор **Шаблона** в панели «Детали» и примените, смените или удалите его в любой момент.
Смена или удаление шаблона задачи **пересобирает чек-лист с нуля**. Сначала удаляются все существующие пункты чек-листа, включая отметки о выполнении, заметки к пунктам, загруженные фотографии и результаты проверки фотографий ИИ. Делайте это только тогда, когда хотите получить новый чек-лист. Комментарии задачи и история активности не затрагиваются.
* **Примените шаблон** к задаче, у которой его не было. Trellis сгенерирует чек-лист шаблона и заполнит его расходные материалы и затраты по умолчанию.
* **Смените шаблон**, если выбрали неверный или работа изменилась. Текущий чек-лист очищается и пересобирается из нового шаблона.
* **Удалите шаблон** (значок **X** в выборе), чтобы убрать его. Чек-лист очищается, и у задачи не остаётся чек-листа из шаблона.
* **Повторный выбор того же шаблона** ничего не меняет, поэтому можно открыть выбор без риска стереть работу.
Смена шаблона не перезаписывает название, приоритет или отдел задачи. Если у нового шаблона другое описание, Trellis спрашивает перед заменой описания задачи.
### Шаблоны из подключённых интеграций
Если вы подключаете интеграцию, например Breezeway, выбор шаблонов группирует шаблоны по источнику, чтобы их можно было различать:
* **Из Breezeway** (или другого подключённого провайдера) - шаблоны, импортированные из этого аккаунта. Выбор такого шаблона сохраняет согласованность чек-листа и требований, чтобы они переносились, когда задача синхронизируется обратно в эту систему.
* **Из Trellis** - шаблоны, которые вы создали в Trellis. Они подходят для задач, которыми вы управляете полностью в Trellis, но их чек-листы не отображаются на стороне подключённого провайдера.
* В зависимости от ваших подключений также могут появляться заголовки **Шаблоны PMS** и **Пользовательские шаблоны**.
В выборе отображаются только активные шаблоны.
## Чек-листы
Чек-лист разбивает задачу на понятные шаги, чтобы исполнитель точно знал, что делать и как выглядит «готово». Чек-лист можно добавить к отдельной задаче или встроить в шаблон, чтобы каждая задача этого типа начиналась с одних и тех же шагов.
Каждый пункт чек-листа может включать:
* **Название** и необязательное **описание** с инструкциями
* **Тип шага**, который определяет, как отвечает сотрудник. Распространённые типы: простая отметка о выполнении, да/нет, число или подсчёт, оценка, короткий текстовый ответ и фотошаг.
* **Эталонную фотографию**, которая показывает, как должен выглядеть завершённый шаг
* **Обязательные фотографии** (например, «до», «после», фото проблемы или общее фото), которые сотрудник должен сделать
* **Верификацию фотографий ИИ**, которая отмечает фотографии, выглядящие неправильно, отсутствующие, слишком тёмные или трудные для проверки, чтобы руководитель мог их просмотреть до закрытия задачи
### Разделы чек-листа
Пункты чек-листа сгруппированы в разделы, чтобы команда проходила их в логичном порядке. Есть два вида разделов:
* **Разделы по типу комнаты** привязаны к виду комнаты, например спальня, ванная, кухня или гостиная. Они адаптируются под каждый объект (см. [Размножение по комнатам](#размножение-по-комнатам) ниже).
* **Пользовательские разделы** - это произвольные группировки, например «Удобства», «Территория» или «Финальный осмотр». Они всегда отображаются как написаны.
Внутри раздела пункт также может быть **привязан к элементу** (например, к грилю или джакузи), чтобы он появлялся только на объектах, где этот элемент есть.
Когда сотрудник открывает задачу, чек-лист сгруппирован по разделам, чтобы он мог проходить его комната за комнатой.
### Как шаблоны адаптируются под каждый объект
Именно это позволяет одному шаблону работать для всего портфеля. Вместо создания отдельного шаблона для каждого объекта вы создаёте один шаблон, а Trellis адаптирует его чек-лист под каждый объект, используя **комнаты** и **элементы** этого объекта (настраиваются на [странице деталей объекта](/ru/platform/properties#комнаты-и-элементы)).
#### Размножение по комнатам
Когда пункт чек-листа находится в разделе по типу комнаты (например, «Спальня» или «Ванная»), Trellis создаёт по одной копии этого шага для каждой подходящей комнаты на объекте.
Один шаг «Убрать спальню» превращается в «Спальня 1», «Спальня 2» и «Спальня 3» на объекте с 3 спальнями и просто в «Спальня» на объекте с 1 спальней. Если на объекте нет комнат такого типа, шаг полностью пропускается.
Так один шаблон «Генеральная уборка» с разделом «Спальня» работает везде:
* Студия не получает шагов для спален
* Квартира с 2 спальнями получает «Спальня 1» и «Спальня 2»
* Вилла с 5 спальнями получает от «Спальня 1» до «Спальня 5»
Откуда берётся количество комнат:
* Если на объекте настроены **детализированные комнаты** на его вкладке «Комнаты» (часто импортированные из подключённой системы), Trellis использует эти комнаты, включая их названия и фотографии.
* Если детализированных комнат нет, Trellis опирается на **количество комнат** объекта (спальни, ванные и подобные) из записи объекта.
#### Шаги с учётом элементов
Пункт чек-листа можно привязать к конкретному элементу объекта, например к грилю, джакузи, бассейну или стиральной машине. При создании задачи Trellis проверяет объект:
* **Элемент есть и активен** - шаг появляется в задаче.
* **Элемент отсутствует или отмечен неактивным** - шаг пропускается.
Шаг «Почистить гриль» появляется только для объектов, где гриль действительно есть. Объекты без гриля его никогда не видят, и вам не нужно править шаблон для каждого объекта.
Вы поддерживаете один шаблон, и каждый объект автоматически получает только те шаги, которые к нему применимы.
#### Сначала настройте комнаты и элементы
Размножение по комнатам и шаги с учётом элементов работают только если у каждого объекта настроены комнаты и элементы. Это делается на объекте, а не в шаблоне:
Перейдите в **Объекты**, откройте объект и выберите раздел **Детали**.
Откройте вкладку **Комнаты** и добавьте комнату для каждого физического пространства (по одной записи на комнату). Если вы импортировали из подключённой системы, комнаты могут уже быть там.
Откройте вкладку **Элементы** и добавьте или подтвердите удобства, такие как бассейн, джакузи, гриль, стиральная и сушильная машины.
Используйте переключатель **Активно** у каждого элемента, чтобы показать, есть ли он на объекте. Неактивные элементы пропускаются при генерации чек-листов.
Полные шаги настройки см. в разделе [Комнаты и элементы](/ru/platform/properties#комнаты-и-элементы).
### Настройки шаблона для отдельного объекта
Даже при автоматической адаптации комнат и элементов некоторым объектам нужны другие значения по умолчанию. Раздел **Шаблоны** на каждом объекте позволяет переопределить общий шаблон только для этого объекта, не создавая отдельный шаблон.
Чтобы переопределить шаблон на объекте:
Перейдите в **Объекты**, откройте объект и выберите раздел **Шаблоны**. Вы увидите активные шаблоны рабочего пространства.
Нажмите на шаблон, чтобы открыть его настройки для отдельного объекта.
Измените значения, которые должны отличаться на этом объекте. Для расходных материалов и затрат нажмите **Редактировать**, чтобы начать с значений шаблона по умолчанию, а затем скорректируйте. Используйте **Сбросить**, чтобы вернуться к значениям шаблона по умолчанию.
Что можно переопределить для каждого объекта:
| Настройка | Что делает |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Оценочная продолжительность** | Сколько времени должна занимать задача на этом объекте. Большому дому может понадобиться 4 часа на ротацию вместо 2 часов из шаблона. |
| **Необходимые исполнители** | Сколько человек назначить. Большому объекту может понадобиться 2 уборщика вместо 1. |
| **Расходные материалы по умолчанию** | Другие позиции, количества или склад для этого объекта, например дополнительный хлор для объекта с бассейном. |
| **Затраты по умолчанию** | Другие строки затрат или суммы, например более высокая плата за уборку, и кому выставлять счёт (объекту или вашей компании). |
Если создатель шаблона установил продолжительность или число людей в **Фиксировано для всех объектов**, это поле заблокировано на объекте и отображается со значком замка. Переключите шаблон на **Зависит от объекта** в редакторе шаблона, чтобы разрешить значения для отдельных объектов.
Переопределения для отдельного объекта применяются только к **новым** задачам, созданным из этого шаблона на этом объекте. Уже существующие задачи сохраняют значения, с которыми были созданы.
## Планирование и назначение работы
* **Представление списка** лучше всего подходит для просмотра работы по статусу, исполнителю, объекту, приоритету или сроку.
* **Представление календаря** лучше всего подходит для дневных расписаний, планирования визитов и переноса работы между днями.
* **Мобильные визиты** помогают полевым командам видеть работу, сгруппированную по объекту и дате.
* **Неназначенную работу** стоит просматривать часто, чтобы ничего не оставалось без ответственного.
### Визиты
Когда у одного человека несколько задач на одном объекте в один день, Trellis может сгруппировать эти задачи в визит. Так у полевого сотрудника одна поездка вместо нескольких отдельных карточек.
В мобильном приложении полевые сотрудники могут открыть **Мои визиты**, чтобы видеть предстоящие и прошедшие визиты, прогресс задач, данные объекта и назначенную работу. Если визит нужно перенести, используйте **Перенести** на визите, чтобы все задачи этого визита переместились вместе.
### Планирование в календаре
Используйте календарь, когда нужно спланировать день, неделю или месяц:
* Используйте режим **Визиты** для планирования поездок на объекты.
* Используйте режим **Задачи**, чтобы видеть каждую задачу отдельно.
* Смотрите календарь по объектам, когда проверяете охват каждого дома.
* Смотрите календарь по членам команды, когда балансируете нагрузку.
* Перетаскивайте работу на другой день, объект или члена команды при изменении планов.
Строка **Не назначено** легко находится в календаре по членам команды, чтобы руководители могли быстро заметить работу, которой ещё нужен ответственный.
### Работа с задачами в мобильном приложении
Полевые команды могут создавать и обновлять задачи в мобильном приложении. При создании мобильной задачи можно выбрать объект, дату, отдел, приоритет, исполнителя и шаблон. Если у объекта есть бронирования, отображаемые в Trellis, календарь помогает команде не планировать работу во время пребывания гостя.
Администраторы также могут обновлять исполнителей и даты со страницы деталей задачи в мобильном приложении.
## Общение в задаче
У каждой задачи есть лента активности для комментариев и обновлений. Используйте её, чтобы хранить заметки, вопросы, фотографии и решения руководителя в одном месте.
Введите **@** в комментарии, чтобы упомянуть члена команды. Упомянутые коллеги получают целевое уведомление, даже если они не назначены на задачу.
Члены команды могут управлять тем, как они получают уведомления о комментариях к задачам, в своих настройках уведомлений.
Если ваша команда работает на нескольких языках, автоматический перевод задач может показывать названия и описания на предпочитаемом языке каждого коллеги, сохраняя оригинальный текст.
## Учёт времени, расходных материалов и затрат
Используйте учёт времени, когда нужно знать, сколько заняла работа. Полевой сотрудник может запустить учёт времени во время работы над задачей, а руководители позже могут сравнить запланированное время с фактическим.
Используйте учёт расходных материалов, когда уборщики или техники используют позиции из инвентаря:
Добавьте расходные материалы, которые, вероятно, понадобятся сотруднику, например фильтры, батарейки, полотенца или чистящие средства.
Перед закрытием задачи подтвердите фактически использованное количество.
Trellis обновляет остатки для расходных материалов, привязанных к складу.
Если ваша команда хранит расходные материалы в нескольких местах, используйте складские перемещения в разделе [Расходные материалы](/platform/supplies), чтобы перемещать позиции с одного склада на другой и поддерживать точность остатков.
Отмечайте работу как **без оплаты**, когда затраты должны оставаться в ваших записях, но не выставляться к оплате дальше. Можно применить «без оплаты» к одной задаче или ко всему визиту, в зависимости от того, что нужно исключить.
## Экспорт и отчёты по задачам
Используйте фильтры, чтобы сузить список задач, затем экспортируйте задачи, когда нужна таблица для владельцев, бухгалтерии или внутренней проверки. Большие экспорты показывают прогресс во время подготовки файла, а затем скачиваются, когда готовы.
Распространённые фильтры включают статус, дату, объект, исполнителя, отдел, приоритет и подрядчика.
## Используйте отслеживание в реальном времени ответственно
Если отслеживание местоположения включено для вашего рабочего пространства и ваша команда дала разрешение, руководители могут использовать карту в реальном времени, чтобы видеть активных сотрудников и понятнее распределять работу.
Передача местоположения зависит от разрешения сотрудника и настроек устройства. Если сотрудник отклоняет разрешение на местоположение или завершает смену, отслеживание прекращается.
Используйте отслеживание в реальном времени для диспетчеризации и безопасности, а не для скрытого контроля. Убедитесь, что ваша команда понимает, когда передача местоположения включена.
## Поддерживайте согласованность подключённых систем
Когда подключённая система объекта поддерживает обновление задач, Trellis может помогать поддерживать согласованность статуса работы и связанных заметок. Что синхронизируется, зависит от интеграции и настроек вашего рабочего пространства.
## Как проверить, что всё работает
* Задача появляется в списке с правильным объектом, исполнителем, сроком и статусом.
* Календарь показывает запланированную работу в ожидаемый день.
* Пункты чек-листа, комментарии, фотографии, расходные материалы и записи времени появляются в истории задачи.
* Визиты правильно группируют работу на объекте в один день.
* Экспорты включают задачи, соответствующие вашим текущим фильтрам.
* Закрытые задачи показывают, кто выполнил работу и когда.
## Частые проблемы
Проверьте исполнителя задачи, отдел, доступ к объекту и роль коллеги в **Настройки > Разрешения**.
Откройте задачу или представление календаря и обновите запланированную дату. Если она относится к визиту, проверьте также дату визита.
Шаг может ссылаться на тип комнаты или элемент, которых нет на объекте. Откройте представление деталей объекта, проверьте панели **Комнаты** и **Элементы** и убедитесь, что нужная комната или элемент есть и отмечены как активные.
На объекте может быть элемент, который должен быть неактивным. Откройте представление деталей объекта, найдите элемент в панели **Элементы** и выключите переключатель **Активно**. Будущие задачи пропустят этот шаг.
Убедитесь, что к задаче привязаны позиции расходных материалов и что расход был подтверждён до закрытия задачи.
Откройте раздел затрат задачи или визита и отметьте работу как без оплаты.
Поле шаблона может быть установлено в **Фиксировано для всех объектов**. Откройте шаблон в **Задачи > Шаблоны**, переключите продолжительность или число людей на **Зависит от объекта**, затем задайте значение в разделе **Шаблоны** объекта.
Это ожидаемо. Смена или удаление шаблона задачи пересобирает чек-лист и удаляет прежние отметки, заметки и фотографии. Повторный выбор того же шаблона ничего не меняет, поэтому меняйте шаблон, только когда хотите получить новый чек-лист.
## Похожие статьи
Управляйте расписаниями, сменами, утверждениями и доступностью команды.
Отслеживайте инвентарь, склады, заказы и поставки.
Создавайте задачи автоматически на основе повторяющихся событий.
Держите данные объектов готовыми для команды.