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# 任务
> 为清洁、维护、检查和客人请求创建、分配、安排并追踪工作
## 任务能帮您做什么
任务让运营工作从请求一路推进到完成。可用于清洁、维护、检查、物资工作、业主请求、客人问题，以及团队需要追踪的任何事项。
添加团队所需的物业、截止日期、优先级、说明、检查清单和照片。
将工作分配给团队成员、供应商、部门或某次已安排的访问。
使用列表、日历、移动端访问和状态视图，查看哪些已完成、哪些被卡住。
追踪时间、物资、免计费工作和任务历史，保持记录清晰。
## 开始之前
* 添加您的物业和团队成员。
* 如果团队按组别分派工作，请设置部门或供应商。常见部门包括清洁、维护、检查和前台。
* 为重复性工作创建任务模板，例如周转、检查和维修。
* 如果您希望任务能更新物资用量，请连接库存。
为每个部门添加简短的描述，让 Trellis 和团队知道哪些工作属于该部门。例如，"泳池养护"可以涵盖泳池清洁、化学药剂和泳池设备维修。
## 创建任务
从主导航中选择**任务**。
添加标题、物业、截止日期、优先级和详情。
选择团队成员、供应商或部门，或先不分配，直到您确定由谁来承担。
添加检查清单项目、照片、物资需求、备注或任务模板。
任务会出现在列表中；当它有安排好的日期时，也会出现在日历上。
## 任务阶段
大多数任务都沿着同一条简单的路径推进：
任务已存在，但可能尚未分配或安排。
任务已有日期和负责人，因此可以显示在日历上。
负责人已开始工作、更新检查清单项目、添加备注或上传照片。
工作已完成。如果您的工作区需要审批，经理会在最终确认前进行审核。
## 任务模板
任务模板是您在各物业之间重复执行的工作的已保存蓝图，例如周转清洁、到达前检查或季节性滤网更换。当您从模板创建任务时，Trellis 会预填标题、描述、部门、优先级、预估时长、所需人数、检查清单、默认物资和默认成本，这样新建一个任务只需几次点击，而不是几分钟。
模板在所有创建任务的地方都可重复使用：手动创建任务、移动应用、自动化和工作流都可以从同一个模板开始。
**各部分如何组合在一起。** 在构建之前，先理解这个模型会很有帮助：
1. 一个**模板**包含任务默认值以及一份**检查清单**。
2. 检查清单划分为若干**分区**。分区要么是**房间类型分区**（卧室、浴室、厨房等），要么是**自定义分区**（设施、室外、最终巡检）。
3. 每个分区包含**检查清单项目**，即各个具体步骤。一个项目可以关联到物业的某个**元素**（泳池、烧烤架、按摩浴缸），这样它只会在存在该元素的地方出现。
4. 每个**物业**都有自己的**房间**和**元素**。创建任务时，Trellis 会读取该物业的房间和元素，并将模板的检查清单调整为与之匹配（参见[模板如何适配每个物业](#模板如何适配每个物业)）。
5. 您还可以为模板的时长、人数、物资和成本设置**按物业的覆盖项**。
最终效果：一个模板可以覆盖您的整个投资组合，每个物业都会自动获得正确的房间、正确的步骤和正确的默认值。
团队常设置的常见模板：
| 模板 | 部门 | 典型用途 |
| --------- | -- | -------------- |
| 标准周转 | 清洁 | 带标准检查清单的客人退房清洁 |
| 深度清洁 | 清洁 | 季度或季节性深度清洁 |
| 到达前检查 | 检查 | 客人到达前的快速巡检 |
| HVAC 滤网更换 | 维护 | 定期季节性维护 |
| 住后检查 | 检查 | 客人退房后的详细审查 |
### 在哪里找到模板
在左侧导航中打开**任务**，然后在**运营**分组下选择**模板**。这会打开任务模板界面，您可以在其中搜索模板、按部门筛选，以及创建、编辑、复制或删除模板。
您也可以从**设置**进入此界面。设置中的快捷入口会跳转到**任务 > 模板**，因此两条路径都会到达同一个地方。
### 创建模板
前往**任务 > 模板**并点击**新建模板**。
添加**模板名称**（必填）和可选的**描述**，告诉团队何时使用它。
选择负责此项工作的**部门**（清洁、维护、检查等）以及默认的**优先级**（低、普通、高或紧急）。
输入任务通常需要的时间。保持**所有物业统一**可在所有地方使用相同的时间，或切换为**各物业单独设置**，让每个物业自行设定时间（参见[按物业的模板设置](#按物业的模板设置)）。
选择应分配多少人（1 到 5）。此项同样有**所有物业统一** / **各物业单独设置**的切换开关。
添加分区和检查清单项目。每个项目可以有标题、描述、步骤类型、参考照片和照片要求。完整说明请参见[检查清单](#检查清单)。
可选地预填应出现在此模板每个任务上的物资（含数量和仓库）和成本项（金额、币种和计费对象）。
现在，在创建任务时、在移动端、在自动化和工作流中，以及在每个物业的模板面板中，都可以使用该模板。
**让 AI 为您构建。** 与其手动构建模板，不如向 AI 助手描述您的需求，例如"创建一份带照片要求的浴室深度清洁检查清单"。助手了解您的部门、房间类型和物业元素，会构建出包含分区、步骤、元素关联和照片设置的模板。在大范围使用前请先审核并调整。
**使用多种语言？** 打开一个模板并使用**翻译模板**，让 AI 将名称、描述和检查清单项目翻译成另一种语言，这样现场团队就能以他们偏好的语言查看步骤。
### 在已有任务上应用、切换或清除模板
创建任务时不一定要选择模板。打开任何任务，在详情面板中找到**模板**选择器，随时应用、切换或清除模板。
切换或清除任务的模板会**从头重建检查清单**。所有现有的检查清单项目都会先被移除，包括已完成的勾选、项目备注、已上传的照片和 AI 照片检查结果。仅在您需要一份全新的检查清单时才执行此操作。任务的评论和活动历史不受影响。
* 对原本没有模板的任务**应用模板**。Trellis 会生成该模板的检查清单并填入其默认物资和成本。
* 如果选错了模板或工作内容发生变化，可**切换到其他模板**。当前检查清单会被清除，并根据新模板重建。
* **清除模板**（选择器中的 **X**）以将其移除。检查清单会被清除，任务将不再带有模板检查清单。
* **重新选择同一个模板**不会有任何变化，因此您可以放心打开选择器，不会有清除已有工作的风险。
切换模板不会覆盖任务的标题、优先级或部门。如果新模板有不同的描述，Trellis 会在替换任务描述前先询问您。
### 来自已连接集成的模板
如果您连接了 Breezeway 这样的集成，模板选择器会按来源对模板进行分组，方便您区分：
* **来自 Breezeway**（或其他已连接的提供商）- 从该账户导入的模板。选择此类模板可使检查清单和要求保持一致，以便任务同步回该系统时能够带过去。
* **来自 Trellis** - 您在 Trellis 中创建的模板。它们适用于完全在 Trellis 中管理的任务，但其检查清单不会显示在已连接提供商一侧。
* 根据您的连接情况，还可能出现 **PMS 模板**和**自定义模板**的标题。
只有启用的模板才会出现在选择器中。
## 检查清单
检查清单将任务拆分为清晰的步骤，让执行工作的人确切知道该做什么以及"完成"是什么样子。您可以为单个任务添加检查清单，也可以将其内置到模板中，让该类型的每个任务都以相同的步骤开始。
每个检查清单项目可以包含：
* 一个**标题**和一个可选的带说明的**描述**
* 一个控制工作人员如何响应的**步骤类型**。常见类型有简单的完成勾选、是/否、数字或计数、评分、简短文本回答和照片步骤。
* 一张展示完成后步骤应是什么样子的**参考照片**
* 工作人员必须拍摄的**必拍照片**（例如之前、之后、问题照片或通用照片）
* **AI 照片验证**，它会标记看起来不对、缺失、太暗或难以核实的照片，以便经理在任务关闭前进行审核
### 检查清单分区
检查清单项目按分区分组，以便团队按合理的顺序逐项完成。分区有两种：
* **房间类型分区**与某一类房间相关联，例如卧室、浴室、厨房或客厅。这些分区会适配每个物业（参见下文的[房间展开](#房间展开)）。
* **自定义分区**是自由形式的分组，例如设施、室外或最终巡检。这些分区始终按所写内容显示。
在一个分区内，项目还可以**关联到某个元素**（如烧烤架或按摩浴缸），这样它只会出现在拥有该元素的物业上。
当工作人员打开任务时，检查清单会按分区分组，以便他们逐个房间地完成。
### 模板如何适配每个物业
这正是让一个模板适用于整个投资组合的关键。您无需为每个物业构建单独的模板，只需构建一个模板，Trellis 就会使用该物业的**房间**和**元素**（在[物业详情页](/zh/platform/properties#房间和元素)上设置）将其检查清单适配到每个物业。
#### 房间展开
当某个检查清单项目位于房间类型分区（例如卧室或浴室）时，Trellis 会为该物业中每个匹配的房间各创建一份该步骤的副本。
在 3 居室物业中，单个"清洁卧室"步骤会变成"卧室 1""卧室 2"和"卧室 3"，而在 1 居室中则只是"卧室"。如果物业没有该类型的房间，该步骤会被完全跳过。
因此，一个带有卧室分区的"深度清洁"模板可以在任何地方使用：
* 单间公寓不会有卧室步骤
* 2 居室公寓会有"卧室 1"和"卧室 2"
* 5 居室别墅会有"卧室 1"到"卧室 5"
房间数量的来源：
* 如果物业在其房间标签页中设置了**详细房间**（通常从已连接的系统导入），Trellis 会使用这些房间，包括它们的名称和照片。
* 如果没有详细房间，Trellis 会回退到物业记录中的**房间数量**（卧室、浴室等）。
#### 元素感知步骤
检查清单项目可以关联到特定的物业元素，例如烧烤架、按摩浴缸、泳池或洗衣机。创建任务时，Trellis 会检查物业：
* **元素存在且处于启用状态** - 该步骤会出现在任务上。
* **元素缺失或被标记为停用** - 该步骤会被跳过。
"清洁烧烤架"步骤只会出现在确实有烧烤架的物业上。没有烧烤架的物业永远不会看到它，您也无需为每个物业单独编辑模板。
您只需维护一个模板，每个物业就会自动只获得适用于它的步骤。
#### 先设置房间和元素
只有在设置好每个物业的房间和元素后，房间展开和元素感知步骤才能生效。这些设置是在物业上完成的，而不是在模板上：
前往**物业**，打开一个物业，并选择**详情**板块。
打开**房间**标签页，为每个实际空间添加一个房间（每个房间一条记录）。如果您从已连接的系统导入，房间可能已经在那里。
打开**元素**标签页，添加或确认泳池、按摩浴缸、烧烤架、洗衣机和烘干机等设施。
使用每个元素的**启用**开关来表明物业是否拥有它。生成检查清单时会跳过停用的元素。
完整的设置步骤请参见[房间和元素](/zh/platform/properties#房间和元素)。
### 按物业的模板设置
即使有了自动的房间和元素适配，有些物业仍需要与其他物业不同的默认值。每个物业上的**模板**板块让您可以仅针对该物业覆盖一个共享模板，而无需创建单独的模板。
要在某个物业上覆盖模板：
前往**物业**，打开该物业，并选择**模板**板块。您会看到工作区中处于启用状态的模板。
点击一个模板以打开其按物业设置。
更改您希望在该物业有所不同的值。对于物资和成本，点击**编辑**以从模板的默认值开始，然后进行调整。使用**重置**可恢复为模板默认值。
您可以按物业覆盖的内容：
| 设置项 | 作用 |
| ---------- | ------------------------------------------ |
| **预估时长** | 任务在该物业应花费的时间。较大的住宅周转可能需要 4 小时，而不是模板的 2 小时。 |
| **所需负责人数** | 分配多少人。大型物业可能需要 2 名清洁人员而不是 1 名。 |
| **默认物资** | 该物业使用不同的物资项目、数量或仓库，例如为带泳池的物业准备额外的氯。 |
| **默认成本** | 不同的成本项或金额，例如更高的清洁费，以及向谁计费（物业或您的公司）。 |
如果模板创建者将时长或所需人数设置为**所有物业统一**，则该字段在物业上会被锁定并显示锁定图标。在模板编辑器中将模板切换为**各物业单独设置**，即可允许按物业设置值。
按物业的覆盖项仅适用于在该物业从该模板创建的**新**任务。已存在的任务会保留创建时的值。
## 安排和分配工作
* **列表视图**最适合按状态、负责人、物业、优先级或截止日期浏览工作。
* **日历视图**最适合每日排程、访问规划以及在日期之间移动工作。
* **移动端访问**帮助现场团队按物业和日期分组查看工作。
* 应经常查看**未分配的工作**，确保不会有工作长期无人负责。
### 访问
当同一个人在同一天、同一物业有多个任务时，Trellis 可将这些任务归组为一次访问。这样现场工作人员只需跟进一次行程，而不是多张独立的卡片。
在移动端，现场工作人员可以打开**我的访问**，查看即将到来和过去的访问、任务进度、物业详情和分配的工作。如果某次访问需要改期，请对该访问使用**重新安排**，这样访问中的每个任务都会一起移动。
### 日历规划
当您需要规划一天、一周或一个月时，请使用日历：
* 使用**访问**模式规划前往各物业的行程。
* 使用**任务**模式单独查看每个任务。
* 在检查每个住宅的工作覆盖情况时，按物业查看日历。
* 在平衡工作量时，按团队成员查看日历。
* 当计划变更时，将工作拖到另一天、另一个物业或另一位团队成员。
在按团队成员显示的日历中，**未分配**行始终易于找到，因此经理可以快速发现仍需指派负责人的工作。
### 移动端任务操作
现场团队可以从移动端创建和更新任务。创建移动端任务时，他们可以选择物业、日期、部门、优先级、负责人和模板。如果该物业在 Trellis 中显示有预订，日历会帮助团队避免在客人入住期间安排工作。
管理员也可以从移动端任务详情页更新负责人和日期。
## 在任务上沟通
每个任务都有一个活动流，用于评论和更新。用它把备注、问题、照片和经理的决定集中在一处。
在评论中输入 **@** 即可提及某位团队成员。被提及的成员会收到一条专门的通知，即使他们没有被分配到该任务。
团队成员可以在自己的通知设置中管理如何接收任务评论通知。
如果您的团队使用多种语言，任务自动翻译可以在保留原文的同时，以每位成员偏好的语言显示标题和描述。
## 追踪时间、物资和成本
当您需要了解工作花费了多长时间时，请使用时间追踪。现场工作人员可以在处理任务时启动时间追踪，经理之后可以将计划时间与实际时间进行比较。
当清洁人员或技术人员使用库存中的物品时，请使用物资追踪：
添加工作人员可能会用到的物资，例如滤网、电池、毛巾或清洁用品。
在关闭任务前，确认实际使用的数量。
Trellis 会为关联到仓库的物资更新库存。
如果您的团队在多个地点存放物资，可使用[物资](/platform/supplies)中的仓库调拨功能，在仓库之间转移物品并保持数量准确。
当某项成本应保留在您的记录中但不应继续向外计费时，请将该工作标记为**免计费**。您可以对单个任务或整次访问使用免计费，具体取决于需要排除的内容。
## 导出和报告任务
使用筛选器缩小任务列表范围，然后在需要为业主、财务或内部审查准备电子表格时导出任务。大型导出会在文件准备期间显示进度，准备好后即可下载。
常见筛选条件包括状态、日期、物业、负责人、部门、优先级和供应商。
## 负责任地使用实时追踪
如果您的工作区启用了位置追踪且团队已授予权限，经理可以使用实时地图查看在岗的工作人员，并更清晰地调度工作。
位置共享取决于工作人员的权限和设备设置。如果工作人员拒绝位置权限或结束班次，追踪即会停止。
实时追踪应用于调度和安全，而非突击监控。请确保您的团队清楚位置共享何时开启。
## 保持已连接系统同步
当已连接的物业系统支持任务更新时，Trellis 可帮助保持工作状态和相关备注同步。具体同步哪些内容取决于该集成和您的工作区设置。
## 如何确认设置成功
* 任务出现在列表中，并显示正确的物业、负责人、截止日期和状态。
* 日历在预期的日期显示已安排的工作。
* 检查清单项目、评论、照片、物资和时间记录都出现在任务历史中。
* 访问能正确归组同一天同一物业的工作。
* 导出包含与当前筛选条件匹配的任务。
* 已关闭的任务显示由谁在何时完成工作。
## 常见问题
检查任务负责人、部门、物业访问权限，以及该成员在**设置 > 权限**中的角色。
打开任务或日历视图并更新安排的日期。如果它属于某次访问，也请检查该访问的日期。
该步骤可能引用了该物业没有的房间类型或元素。打开物业详情视图，检查**房间**和**元素**面板，确保相关的房间或元素存在并被标记为启用。
该物业可能有一个本应停用的元素。打开物业详情视图，在**元素**面板中找到该元素，并关闭**启用**开关。后续任务将跳过该步骤。
确保任务已附加物资项目，并在关闭任务前确认了用量。
打开任务或访问的成本部分，将该工作标记为免计费。
该模板字段可能被设置为**所有物业统一**。在**任务 > 模板**中打开该模板，将时长或所需人数切换为**各物业单独设置**，然后在该物业的**模板**板块中设置具体值。
这是预期行为。切换或清除任务的模板会重建检查清单，并移除之前的勾选、备注和照片。重新选择同一个模板不会有任何更改，因此请仅在需要全新检查清单时才切换。
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