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Documentation Index

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आपकी सभी बातचीत के लिए एक inbox

संदेशों के साथ बने रहने के लिए Airbnb, Booking.com, WhatsApp, और email के बीच स्विच करना बंद करें। Trellis हर बातचीत को एक single, organized inbox में खींचता है ताकि आप कोई भी संदेश न चूकें - चाहे वह कहीं से भी आया हो।

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Inbox कैसे organized है

Inbox स्वचालित रूप से आपकी बातचीत को sort करता है ताकि आप इस पर ध्यान केंद्रित कर सकें कि अभी किस पर ध्यान देने की आवश्यकता है।
बातचीत जिन पर आपका ध्यान चाहिए - unread messages, आपको assigned items, और urgent flagged कुछ भी। हर दिन यहां से शुरू करें।

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समर्थित channels

Trellis उन सभी जगहों से संदेशों को एक साथ लाता है जहां आपके अतिथि, मालिक, और vendors आपसे संपर्क करते हैं:

Airbnb

आपके PMS के माध्यम से sync किए गए Airbnb से अतिथि संदेश।

Booking.com

स्वचालित रूप से imported Booking.com अतिथि संदेश।

VRBO / Expedia

VRBO और Expedia अतिथियों से बातचीत।

WhatsApp

अतिथियों, मालिकों, और vendors के साथ सीधी WhatsApp बातचीत।

Email

आपकी अन्य बातचीत के साथ organized email threads।

SMS

अतिथियों और team members के साथ text message बातचीत।
हर संदेश दिखाता है कि वह किस channel से आया, ताकि आप हमेशा जानें कि अतिथि ने कैसे संपर्क किया। उत्तर स्वचालित रूप से उसी channel के माध्यम से वापस भेजे जाते हैं।

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Email accounts कनेक्ट करना

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Gmail

अपने Gmail accounts कनेक्ट करें ताकि email बातचीत अन्य channels के संदेशों के साथ inbox में दिखाई दें। Trellis प्रति workspace कई Gmail accounts का समर्थन करता है - जब विभिन्न team members या departments अलग-अलग email addresses का उपयोग करते हैं तो यह उपयोगी है।
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Email settings पर जाएं

Settings → Email पर नेविगेट करें और Gmail अनुभाग ढूंढें।
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एक account कनेक्ट करें

Connect Gmail पर क्लिक करें और उस Google account से sign in करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। Trellis आपकी ओर से emails पढ़ने और भेजने की permission मांगता है।
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और accounts जोड़ें (वैकल्पिक)

आपकी टीम द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक Gmail address के लिए दोहराएं। प्रत्येक कनेक्टेड account अपने email address और connection status के साथ सूची में दिखाई देता है।
एक बार कनेक्ट होने के बाद, incoming emails स्वचालित रूप से आपके inbox में आती हैं। आप उसी settings page से किसी भी समय किसी भी account को disconnect कर सकते हैं।
प्रत्येक Gmail account अलग से सूचीबद्ध है ताकि आप एक नज़र में देख सकें कि कौन से addresses active हैं। एक account disconnect करने से दूसरों पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता।

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प्रत्येक ईमेल पते के लिए डिफ़ॉल्ट इनबॉक्स सेट करना

यदि आप विभिन्न उद्देश्यों के लिए विभिन्न ईमेल पतों का उपयोग करते हैं - उदाहरण के लिए, एक अतिथि पूछताछ के लिए और दूसरा मालिक संचार के लिए - तो आप प्रत्येक पते पर एक डिफ़ॉल्ट संपर्क प्रकार निर्धारित कर सकते हैं। जब एक इनबाउंड ईमेल आती है, Trellis स्वचालित रूप से प्रेषक को आपके चुने हुए संपर्क प्रकार से टैग करता है, ताकि बातचीत सही इनबॉक्स फिल्टर में दिखाई दे।
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ईमेल सेटिंग्स खोलें

Settings → Email पर जाएं और वह ईमेल पता ढूंढें जिसे आप कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं।
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डिफ़ॉल्ट संपर्क प्रकार चुनें

ड्रॉपडाउन से एक संपर्क प्रकार चुनें - Guest, Owner, Vendor, या Prospect। यह Trellis को बताता है कि इस पते पर ईमेल भेजने वाले नए संपर्कों को कैसे वर्गीकृत करना है।
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अपने परिवर्तन सहेजें

Save पर क्लिक करें। अब से, इस पते पर प्रत्येक नई इनबाउंड ईमेल स्वचालित रूप से प्रेषक को चयनित संपर्क प्रकार निर्धारित करती है।
यह विशेष रूप से उपयोगी है जब आपके पास मालिक संचार के लिए एक समर्पित पता हो (जैसे, [email protected])। इसका डिफ़ॉल्ट संपर्क प्रकार Owner पर सेट करें और प्रत्येक नया प्रेषक स्वचालित रूप से वर्गीकृत हो जाता है - मैनुअल टैगिंग की आवश्यकता नहीं।
डिफ़ॉल्ट संपर्क प्रकार केवल नए संपर्कों पर लागू होता है। यदि प्रेषक पहले से आपकी संपर्क सूची में मौजूद है, तो उनका मौजूदा संपर्क प्रकार संरक्षित रहता है।

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AI-powered replies

यहीं Trellis वास्तव में चमकता है। जब कोई अतिथि संदेश भेजता है, तो आपका AI agent सेकंडों में reply draft कर सकता है - आपकी property details, house rules, check-in instructions, और पिछली बातचीत के context का उपयोग करके।

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यह कैसे काम करता है

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अतिथि संदेश भेजता है

किसी भी channel - Airbnb, WhatsApp, email, या SMS - से आपके inbox में एक नया संदेश आता है।
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AI context का विश्लेषण करता है

AI अतिथि की reservation, जिस property में वे ठहर रहे हैं, आपके house rules, और बातचीत history को देखता है ताकि समझ सके कि उन्हें क्या चाहिए।
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AI reply draft करता है

आपके agent instructions, knowledge base, और property details का उपयोग करके एक response generate होता है। Draft बातचीत thread में दिखाई देता है।
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आप तय करते हैं आगे क्या होगा

आपकी autopilot settings के अनुसार, reply या तो स्वचालित रूप से भेज दिया जाता है या आपकी समीक्षा के लिए रोक दिया जाता है।

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AI replies की समीक्षा

जब AI response draft करता है, तो आपका पूर्ण नियंत्रण होता है:
Actionयह क्या करता है
ApproveAI का draft ठीक जैसा लिखा है वैसा भेजें
Editभेजने से पहले draft में बदलाव करें - कोई detail ठीक करें, tone adjust करें, व्यक्तिगत स्पर्श जोड़ें
RejectDraft पूरी तरह discard करें और अपना response लिखें
Escalateबातचीत को manager या senior team member को handle करने के लिए flag करें
हम review mode से शुरू करने की सलाह देते हैं - जहां आप हर AI reply भेजने से पहले approve करते हैं। एक बार AI की प्रतिक्रियाओं पर भरोसा हो जाए, routine messages के लिए autopilot mode पर स्विच करें और संवेदनशील बातचीत के लिए review mode रखें।

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एस्केलेशन

कुछ बातचीत को मानवीय स्पर्श की आवश्यकता होती है। Trellis सुनिश्चित करता है कि सही मुद्दे सही लोगों तक पहुंचें।

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एस्केलेशन किससे ट्रिगर होता है?

AI उन स्थितियों को पहचानता है जिन्हें उसे अकेले handle नहीं करना चाहिए - शिकायतें, refund requests, सुरक्षा चिंताएं, कानूनी प्रश्न, या उसके instructions से बाहर कुछ भी। यह स्वचालित रूप से इन्हें मानव समीक्षा के लिए flag करता है।
कोई भी team member Escalate बटन पर क्लिक करके बातचीत को escalate कर सकता है। यह तब उपयोगी है जब बातचीत अप्रत्याशित मोड़ लेती है।
आप automations सेट अप कर सकते हैं जो विशिष्ट conditions के आधार पर बातचीत escalate करें - उदाहरण के लिए, “refund” शब्द वाले किसी भी संदेश या 2 घंटे से अधिक प्रतीक्षा कर रही किसी भी बातचीत को escalate करें।

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जब बातचीत escalate होती है तो क्या होता है?

जब कोई बातचीत escalate होती है:
  1. यह Escalations view में दिखाई देती है ताकि managers इसे जल्दी ढूंढ सकें
  2. Assigned manager या team member को notification मिलता है
  3. वैकल्पिक रूप से, resolution ट्रैक करने के लिए एक task बनाया जा सकता है
  4. Escalation लॉग होता है ताकि आप समय के साथ patterns की समीक्षा कर सकें

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अवांछित senders को block करना

विशिष्ट email addresses या patterns को block करके अपना inbox साफ़ रखें। Block किए गए senders चुपचाप filter हो जाते हैं - उनके संदेश कभी आपके inbox तक नहीं पहुंचते या AI replies trigger नहीं करते।

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भेजने वाले को कैसे ब्लॉक करें

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अपनी email settings खोलें

Settings → Email पर जाएं और Blocked Senders अनुभाग तक scroll करें।
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एक blocked pattern जोड़ें

Add पर क्लिक करें और वह email address दर्ज करें जिसे आप block करना चाहते हैं - उदाहरण के लिए, [email protected]।
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सटीक या पैटर्न मैचिंग चुनें

डिफ़ॉल्ट रूप से, address exactly match होता है। यदि आप एक pattern block करना चाहते हैं तो Regex on करें - उदाहरण के लिए, .*@spam\.com @spam.com में समाप्त होने वाले हर address को block करता है।

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ब्लॉक किए गए संदेशों का क्या होता है?

Block किए गए emails आपके inbox में प्रवेश करने से पहले drop कर दिए जाते हैं। वे:
  • किसी भी conversation thread में दिखाई नहीं देंगे
  • AI replies या automations trigger नहीं करेंगे
  • आपकी टीम के लिए notifications नहीं बनाएंगे
पूरे domains को एक साथ block करने के लिए pattern matching का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, .*@marketing\.example\.com regex pattern के रूप में जोड़ने से उस domain के हर sender को block कर दिया जाता है।
Regex patterns शक्तिशाली हैं - save करने से पहले अपना pattern double-check करें ताकि गलती से legitimate senders block न हो जाएं। एक साधारण typo महत्वपूर्ण संदेश filter कर सकता है।

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बातचीत साइडबार

जब आप कोई बातचीत खोलते हैं, तो दाईं ओर का sidebar अतिथि और उनके ठहरने के बारे में वह सब कुछ दिखाता है जो आपको जानने की आवश्यकता है - स्क्रीन बदले बिना।

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आरक्षण विवरण

Sidebar में प्रत्येक reservation card booking dates, property, अतिथियों की संख्या, और financial summary प्रदर्शित करता है। उसके नीचे, आप देखेंगे:
  • Reservation notes - booking के दौरान एकत्र की गई जानकारी जैसे flight details, arrival times, और special requests। यदि आपका PMS या check-in tool अतिथि data कैप्चर करता है (जैसे Charge Automation), तो वे details यहां स्वचालित रूप से दिखाई देते हैं।
  • Custom fields - आपके PMS से sync किए गए कोई भी reservation-level custom fields, जैसे pet information, pool heating preferences, या vehicle details। Boolean fields आसान scanning के लिए “Yes” या “No” के रूप में प्रदर्शित होते हैं।
जब नया reservation data आपके PMS से sync हो जाता है, तो यह screen बदले बिना sidebar में दिखाई देता है। यदि PMS में अभी-अभी बदलाव किया गया है, तो conversation refresh करें।

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त्वरित उत्तर

आप मुख्य thread पर वापस जाए बिना सीधे conversation sidebar से संदेश भेज सकते हैं। Sidebar के नीचे एक message input दिखाई देता है - अपना उत्तर टाइप करें और भेजने के लिए Enter दबाएं। नई पंक्ति जोड़ने के लिए Shift + Enter का उपयोग करें।
त्वरित उत्तर तब उपयोगी है जब आप sidebar में reservation details की समीक्षा कर रहे हों और अतिथि को तुरंत जवाब देना चाहें - conversation thread पर वापस scroll करने की आवश्यकता नहीं।

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बातचीत के साथ काम करना

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बातचीत assign करना

बातचीत को विशिष्ट team members को assign करें ताकि सभी को पता हो कि कौन जिम्मेदार है। assign या reassign करने के लिए किसी भी बातचीत में assignee field पर क्लिक करें।

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पूर्ण emails पढ़ना

Email बातचीत देखते समय, किसी भी email message पर hover करें और full-screen view में खोलने के लिए expand बटन पर क्लिक करें। Expanded view पूर्ण email headers - subject, from, to, cc, और date - पूर्ण message body के साथ दिखाता है। बातचीत thread पर वापस जाए बिना आप expanded view से सीधे Reply, Reply All, या Forward कर सकते हैं।

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Email preview का आकार बदलना

बातचीत thread में email messages message body का preview दिखाते हैं। यदि default preview height आपकी पसंद के अनुसार बहुत कम या बहुत अधिक है, तो आप इसे resize कर सकते हैं:
  1. किसी भी email card के ऊपर या नीचे के किनारे पर hover करें - एक drag handle दिखाई देगा।
  2. Preview height adjust करने के लिए ऊपर या नीचे क्लिक और drag करें।
  3. नई height सेट करने के लिए छोड़ दें।
Trellis आपकी पसंदीदा height याद रखता है, ताकि जब आप बातचीत के बीच स्विच करें या बाद में वापस आएं तो यह वही रहे।
लंबे email threads में काम करते समय preview को लंबा drag करें ताकि प्रत्येक संदेश को individually expand किए बिना अधिक content पढ़ सकें।

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बाद में follow up

प्रतिक्रिया देने के लिए तैयार नहीं हैं? बातचीत को अपने Follow Up view में move करने के लिए Follow Up पर क्लिक करें। एक reminder सेट करें ताकि यह सही समय पर आपके Todo में वापस आ जाए।

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पिछली बातचीत खोजना

Guest name, property, booking reference, या message content से कोई भी बातचीत ढूंढने के लिए inbox के शीर्ष पर search bar का उपयोग करें। Filters आपको channel, date range, status, या assignee के अनुसार results narrow करने देते हैं।

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Inbox सफलता के लिए सुझाव

Review mode से शुरू करें

AI को replies draft करने दें, लेकिन पहले एक या दो हफ़्ते स्वयं approve करें। इससे आपको अपने agent instructions fine-tune करने और AI पर भरोसा बनाने में मदद मिलती है।

एस्केलेशन नियमों का उपयोग करें

उच्च-priority issues को जल्दी पकड़ने के लिए automations सेट अप करें - refund requests, शिकायतें, और सुरक्षा चिंताएं कभी बिना उत्तर नहीं रहनी चाहिए।

अपना knowledge base अपडेट रखें

आपके agent instructions और property details जितने बेहतर होंगे, AI की replies उतनी ही सटीक होंगी। जब भी check-in procedures और house rules बदलें तो उन्हें अपडेट करें।

एस्केलेशन रोज़ चेक करें

Escalations view की दिन में कम से कम एक बार समीक्षा करने की आदत बनाएं। ये वो बातचीत हैं जिन पर आपका व्यक्तिगत ध्यान चाहिए।