Tasks & Workforce

Documentation Index

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अपने operations को सुचारू रूप से चलाएं

हर vacation rental को अतिथियों के बीच सफाई, नियमित रखरखाव, और कभी-कभार inspections की आवश्यकता होती है। Trellis इन सबको schedule करने, सही लोगों को काम assign करने, और completion ट्रैक करने में मदद करता है - ताकि कुछ भी न छूटे।

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कार्य के प्रकार

Trellis आपके काम को departments में organize करता है, जिससे यह देखना आसान हो जाता है कि क्या होना चाहिए और कौन जिम्मेदार है। हर workspace चार default departments के साथ शुरू होता है: आप अपने operations के अनुसार अतिरिक्त departments बना सकते हैं - उदाहरण के लिए, “Landscaping,” “Guest Services,” या “Pool Care।” AI agent से departments बनाने, rename करने या हटाने के लिए कहें, या अपनी workspace settings से उन्हें manage करें। AI agent काम का दायरा बदलने पर tasks को एक department से दूसरे में reassign भी कर सकता है।

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कार्य जीवनचक्र

हर task एक स्पष्ट workflow से गुज़रता है ताकि आप हमेशा जानें कि चीज़ें कहां हैं:

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स्मार्ट विज़िट ग्रुपिंग

जब एक team member के पास एक ही property पर एक ही दिन कई tasks होते हैं, तो Trellis स्वचालित रूप से उन्हें एक visit - property की एक ही trip - में group करता है। इसका मतलब है:

• आपका cleaner तीन अलग entries के बजाय “Visit: Oceanview Villa - 3 tasks” देखता है
• Travel time और logistics minimize होते हैं
• आपको स्पष्ट तस्वीर मिलती है कि प्रत्येक property को कितने काम की आवश्यकता है

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मोबाइल पर मेरी विज़िट

Mobile app में My Visits पेज field workers को उनकी सभी visits - past और upcoming - का एक dedicated view एक ही जगह पर देता है। More मेनू से access करें। Visits दो tabs में organize होती हैं:

• Upcoming - आज और आगे के लिए scheduled visits, date के अनुसार grouped। प्रत्येक card property का नाम, address, और task progress दिखाता है (उदाहरण के लिए, “4 में से 2 tasks complete”)
• Past - पहले completed visits, date के अनुसार grouped, ताकि आप अपना work history review कर सकें

आपकी upcoming visits Schedule screen पर भी दिखाई देती हैं, सीधे आपकी shifts के नीचे। इसका मतलब है कि आप schedule छोड़े बिना देख सकते हैं कि आगे क्या है - visit list check करने के लिए कोई extra taps नहीं।

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मोबाइल पर कार्य बनाना

जब आपकी field team mobile app से task बनाती है, तो वे बाकी form भरने से पहले active task template चुन सकते हैं। Template चुनने पर Trellis title, description, department और priority pre-fill करता है, और template ID save करता है ताकि task उस template की checklist, supplies और field-operations mapping inherit कर सके। Mobile form on-site flow को core fields पर रखता है: title, description, property, department, date, priority, template और assignees। Time, contact, parent task, pending-until और दूसरे advanced fields जरूरत पड़ने पर full task detail view से बदले जा सकते हैं।

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काम assign करना

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टीम सदस्यों को

अपने workspace में किसी को भी tasks assign करें। Team members अपने assigned tasks अपने personal task view में देखते हैं, जिससे अपने दिन की planning आसान हो जाती है।

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Vendors और contractors को

बाहरी cleaning crews या maintenance companies के साथ काम कर रहे हैं? उन्हें Trellis में vendor organizations के रूप में जोड़ें और सीधे उन्हें tasks assign करें। वे task status अपडेट कर सकते हैं और completion photos upload कर सकते हैं।

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मोबाइल पर असाइनी मैनेज करना

Admins mobile app से सीधे task assignees manage कर सकते हैं। कोई भी task खोलें और उसके current assignees देखें - प्रत्येक अपने avatar के साथ और vendors के लिए vendor organization का नाम दिखाया जाता है। वहां से आप:

• Assignees जोड़ें - task में additional team members या vendors assign करने के लिए tap करें
• Assignees हटाएं - जो अब job पर आवश्यक नहीं है उसे remove करें
• Reschedule करें - mobile app छोड़े बिना built-in date picker का उपयोग करके task date बदलें

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चेकलिस्ट

यह सुनिश्चित करने के लिए कि कुछ भी न छूटे अपने tasks में checklists attach करें। Checklists cleaning turnovers और inspections के लिए विशेष रूप से मूल्यवान हैं।

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AI photo verification

Checklist steps जिन्हें photo uploads की आवश्यकता है, उनके लिए आप AI photo verification enable कर सकते हैं। Enable होने पर, Trellis स्वचालित रूप से check करता है कि uploaded photo step की आवश्यकता से मेल खाती है या नहीं - ताकि आप हर image को manually review किए बिना issues पकड़ सकें। यह कैसे काम करता है:

• जब team member checklist step के लिए photo upload करता है, तो AI इसकी तुलना step description और आपके द्वारा प्रदान की गई किसी reference photo से करता है
• यदि photo pass होती है, तो item verified के रूप में mark हो जाता है
• यदि photo match नहीं करती - गलत room, task पूरा नहीं हुआ, photo बहुत dark - तो item एक reason के साथ flag हो जाता है ताकि आपकी टीम इसे दोबारा ले सके

जब कोई checklist item AI photo verification में विफल होता है, तो task photo issue indicator के साथ flag हो जाता है। इससे sign-off से पहले ध्यान देने की आवश्यकता वाले tasks को filter और review करना आसान हो जाता है।

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कार्य गतिविधि और टिप्पणियां

हर task में एक activity feed है जहां आपकी टीम comments छोड़ सकती है, updates share कर सकती है, और ट्रैक कर सकती है कि क्या हुआ। Comments एक task के बारे में सभी communication को एक जगह रखते हैं - कोई बिखरे संदेश या खोया हुआ context नहीं। आपका AI agent भी सीधे task activity feeds में comments पोस्ट कर सकता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई अतिथि maintenance issue के बारे में follow-up message भेजता है, तो AI उस context को relevant task में जोड़ सकता है ताकि आपकी टीम को inbox check किए बिना नवीनतम जानकारी मिले।

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स्वचालित अनुवाद

यदि आपकी टीम अलग-अलग भाषाएं बोलती है, तो Trellis task के शीर्षक और विवरण स्वचालित रूप से अनुवाद कर सकता है ताकि हर कोई tasks को अपनी समझ की भाषा में देख सके। जब कोई task बनाया या अपडेट किया जाता है, तो Trellis मूल भाषा का पता लगाता है और अलग भाषा उपयोग करने वाले team members के लिए सामग्री का अनुवाद करता है।

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स्वचालित अनुवाद सक्रिय करना

स्वचालित अनुवाद एक workspace-level setting है जिसे आप अपनी workspace settings से enable करते हैं:

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यह कैसे काम करता है

• जब कोई task बनाया जाता है या उसका शीर्षक या विवरण अपडेट किया जाता है, तो Trellis स्वचालित रूप से सामग्री को आपकी टीम द्वारा उपयोग की जाने वाली भाषाओं में अनुवाद करता है
• अनुवाद मूल text के साथ दिखाई देते हैं ताकि कुछ भी न खोए
• मूल भाषा हमेशा संरक्षित रहती है - अनुवाद जोड़े जाते हैं, कभी बदले नहीं जाते

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सप्लाई ट्रैकिंग

हर task के लिए आपकी टीम जो supplies और materials उपयोग करती है उसे track करें। चाहे turnover के लिए cleaning products हों या maintenance job के लिए replacement parts, आप supply items को सीधे task से attach कर सकते हैं और Trellis को inventory updates स्वचालित रूप से handle करने दें।

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कार्य में सप्लाई जोड़ना

आप नया task बनाते समय या task detail view से कभी भी supplies जोड़ सकते हैं:

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सप्लाई उपयोग की पुष्टि

जब आप supplies attach वाला task complete करते हैं, तो Trellis एक Confirm Supply Usage dialog दिखाता है। यह आपको record करने देता है कि आपकी टीम ने वास्तव में प्रत्येक item का कितना उपयोग किया - जो मूल रूप से planned quantities से भिन्न हो सकता है। प्रत्येक supply item के लिए, आपको दिखेगा:

• योजनाबद्ध (Planned) - task को मूल रूप से assigned quantity (read-only)
• Used - आपकी टीम ने वास्तव में उपयोग की गई quantity (editable)

यदि used quantity planned से कम है, तो अंतर स्वचालित रूप से inventory में वापस आ जाता है। जिन items का actual usage plan से भिन्न है, वे highlighted होते हैं ताकि आप एक नज़र में review कर सकें।

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स्वचालित inventory updates

जब task को Completed mark किया जाता है और supply usage confirmed होता है, तो Trellis confirmed quantities को आपके inventory stock से घटा देता है। कुछ अतिरिक्त करने की आवश्यकता नहीं - task complete करना और usage confirm करना stock update trigger करता है। इसका मतलब है:

• आपके inventory counts manual adjustments के बिना सटीक रहते हैं
• Unused supplies स्वचालित रूप से stock में वापस आ जाते हैं
• आप low-stock items को पहले पहचान सकते हैं इससे पहले कि आपकी टीम के पास खत्म हो जाए
• Supply usage विशिष्ट tasks से जुड़ा होता है, जो एक स्पष्ट audit trail प्रदान करता है

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वेयरहाउस ट्रांसफर

यदि आप कई locations पर supplies store करते हैं, तो Trellis छोड़े बिना warehouses के बीच inventory transfer कर सकते हैं। यह उपयोगी है जब एक warehouse में stock कम हो रहा है और दूसरे में surplus हो।

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ट्रांसफर स्थिति

प्रत्येक transfer एक स्पष्ट lifecycle से गुज़रता है: Transfer detail view से, आप pending transfer को complete या cancel कर सकते हैं। Transfer complete होने पर, दोनों warehouses में inventory counts स्वचालित रूप से update हो जाते हैं।

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कार्य बनाना

Trellis में tasks बनाने के कई तरीके हैं:

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कार्य टेम्पलेट

अपने सबसे सामान्य tasks के लिए templates बनाकर समय बचाएं। एक template title, description, department, estimated duration, checklist, और default assignee pre-fill करता है - ताकि नया task बनाने में बस कुछ clicks लगें। लोकप्रिय templates:

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अपनी task list filter करना

जो देखना है उसे narrow करने के लिए task list के शीर्ष पर filters का उपयोग करें। आप property, status, department, date range, और assignee के अनुसार filter कर सकते हैं।

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असाइनी फ़िल्टर

Assignee filter लोगों को दो अनुभागों - Members और Vendors - में group करता है ताकि आप जल्दी ढूंढ सकें कि आप किसे खोज रहे हैं:

• Members - आपकी workspace team के लोग
• Vendors - बाहरी companies और contractors जिनके साथ आप काम करते हैं

इससे देखना आसान हो जाता है, उदाहरण के लिए, एक विशिष्ट cleaning vendor को assign किए गए सभी tasks या इस हफ्ते आपकी internal team द्वारा handle किए जा रहे सभी tasks।

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मोबाइल पर फ़िल्टरिंग

Trellis mobile app आपकी टीम को desktop पर उपलब्ध same powerful filtering प्रदान करता है:

• Status tabs - एक tap से Open, Pending, Scheduled, और Completed tasks के बीच switch करें
• खोज (Search) - list के शीर्ष पर search bar से name से tasks खोजें
• तारीख फ़िल्टर चिप्स (Date filter chips) - quick-select chips का उपयोग करके results को specific date या range तक narrow करें, custom ranges के लिए native date picker के साथ

Mobile पर task cards एक compact row layout में priority indicator, property name, department icon, assignee avatars, date, और status badge दिखाते हैं - आपकी field team को एक नज़र में सभी context देते हैं।

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कैलेंडर दृश्य

अपने सभी tasks को date के अनुसार laid out देखने के लिए calendar view पर स्विच करें। यह विशेष रूप से उपयोगी है:

• अपनी टीम के हफ्ते की planning
• Scheduling conflicts पहचानना
• यह सुनिश्चित करना कि हर checkout में cleaning task assigned है
• अपनी टीम में workload balance करना

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समय ट्रैकिंग

जब आपकी टीम mobile app से task पर काम शुरू करती है, तो वे tracking session शुरू कर सकते हैं ताकि record हो कि job में कितना समय लगा। Screen के शीर्ष पर एक persistent banner दिखाई देता है जो elapsed time दिखाता है, और यह screens के बीच navigate करते समय visible रहता है - ताकि वे हमेशा जानें कि वे किसमें clocked in हैं। Time tracking आपकी मदद करता है:

• समझें कि प्रत्येक task type वास्तव में कितना समय लेता है
• Estimated versus actual durations की तुलना करें
• ऐसे tasks या properties की पहचान करें जो लगातार expected से अधिक समय लेते हैं

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अपने PMS को sync में रखना

यदि आप Breezeway जैसे field operations platform का उपयोग करते हैं, तो आपके tasks स्वचालित रूप से sync में रहते हैं:

• Trellis में बनाए गए tasks आपके operations platform में दिखाई देते हैं
• आपके operations platform में अपडेट किए गए tasks Trellis में reflected होते हैं
• Status changes, assignments, और completions दोनों दिशाओं में sync होते हैं

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प्रभावी task management के लिए सुझाव