कार्य

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यह आपकी किस चीज़ में मदद करता है

कार्य operational काम को अनुरोध से लेकर पूरा होने तक आगे बढ़ाते रहते हैं। इन्हें सफाई, रखरखाव, निरीक्षण, supply काम, मालिक अनुरोधों, अतिथि समस्याओं, और किसी भी ऐसी चीज़ के लिए उपयोग करें जिसे आपकी टीम को ट्रैक करना है।

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शुरू करने से पहले

• अपनी properties और team members जोड़ें।
• यदि आपकी टीम काम को group के अनुसार route करती है, तो departments या vendors सेट अप करें। सामान्य departments में Cleaning, Maintenance, Inspection, और Front Office शामिल हैं।
• बार-बार होने वाले काम के लिए task templates बनाएं, जैसे turnovers, inspections, और repairs।
• यदि आप चाहते हैं कि tasks supply usage अपडेट करें, तो inventory connect करें।

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एक task बनाएं

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कार्य के चरण

अधिकांश tasks एक ही सरल पथ से गुज़रते हैं:

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कार्य टेम्पलेट

task template उस काम का एक सहेजा हुआ blueprint है जिसे आप कई properties में दोहराते हैं, जैसे turnover clean, pre-arrival check, या seasonal filter change। जब आप किसी template से task बनाते हैं, तो Trellis title, description, department, priority, estimated duration, आवश्यक लोगों की संख्या, checklist, default supplies, और default costs pre-fill कर देता है, ताकि नया task कुछ मिनटों के बजाय कुछ clicks में बन जाए। Templates हर उस जगह reusable हैं जहां tasks बनाए जाते हैं: manual task creation, mobile app, automations, और workflows सभी एक ही template से शुरू हो सकते हैं। टीमें जो सामान्य templates सेट अप करती हैं:

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Templates कहां मिलेंगे

बाएं navigation में, कार्य (Tasks) खोलें, फिर Operations group के अंतर्गत टेम्पलेट (Templates) चुनें। यह Task Templates screen खोलता है, जहां आप templates खोज सकते हैं, department के अनुसार filter कर सकते हैं, और उन्हें बना, edit, duplicate, या delete कर सकते हैं।

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एक template बनाएं

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किसी मौजूदा task पर template apply करें, switch करें, या clear करें

task बनाते समय आपको template चुनना ज़रूरी नहीं है। कोई भी task खोलें, Details panel में Template picker खोजें, और इसे किसी भी समय apply, switch, या clear करें।

• ऐसे task पर template apply करें जिसमें कोई न हो। Trellis template की checklist generate करता है और इसके default supplies और costs भर देता है।
• यदि आपने गलत चुना या काम बदल गया तो किसी अलग template पर switch करें। वर्तमान checklist clear होकर नए template से फिर से बनती है।
• इसे हटाने के लिए template clear करें (picker में X)। checklist clear हो जाती है और task के पास कोई template checklist नहीं बचती।
• उसी template को फिर से चुनने से कुछ नहीं होता, इसलिए आप काम मिटने के जोखिम के बिना picker खोल सकते हैं।

template switch करने से task के title, priority, या department पर कोई असर नहीं पड़ता। यदि नए template का description अलग है, तो Trellis task के description को बदलने से पहले पूछता है।

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जुड़े हुए integrations से templates

यदि आप Breezeway जैसा कोई integration connect करते हैं, तो template picker templates को उनके स्रोत के अनुसार group करता है ताकि आप उन्हें अलग पहचान सकें:

• From Breezeway (या कोई अन्य connected provider) - उस account से imported templates। किसी एक को चुनने पर checklist और requirements aligned रहती हैं ताकि task उस system में वापस sync होने पर वे साथ चली जाएं।
• From Trellis - वे templates जो आपने Trellis में बनाए। ये पूरी तरह Trellis में managed tasks के लिए काम करते हैं, लेकिन उनकी checklists connected provider की तरफ दिखाई नहीं देतीं।
• आपके connections के आधार पर PMS templates और Custom templates headers भी दिखाई दे सकते हैं।

picker में केवल active templates दिखाई देते हैं।

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चेकलिस्ट

एक checklist task को स्पष्ट steps में बांटती है ताकि काम करने वाले व्यक्ति को ठीक-ठीक पता हो कि क्या करना है और “पूरा” कैसा दिखता है। आप किसी एक task में checklist जोड़ सकते हैं, या इसे किसी template में बना सकते हैं ताकि उस प्रकार का हर task एक ही steps के साथ शुरू हो। हर checklist item में शामिल हो सकता है:

• निर्देशों के साथ एक title और एक वैकल्पिक description
• एक step type जो नियंत्रित करता है कि worker कैसे जवाब देता है। सामान्य प्रकार हैं एक साधारण done check, yes/no, एक number या count, एक rating, एक छोटा text answer, और एक photo step।
• एक reference photo जो दिखाती है कि पूरा हुआ step कैसा दिखना चाहिए
• Required photos (उदाहरण के लिए before, after, एक issue photo, या एक general photo) जिन्हें worker को capture करना ही होगा
• AI photo verification, जो ऐसी photos को flag करता है जो गलत, गायब, बहुत dark, या verify करने में कठिन लगती हैं ताकि task बंद होने से पहले एक manager समीक्षा कर सके

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चेकलिस्ट sections

checklist items को sections में group किया जाता है ताकि टीम उन्हें एक तार्किक क्रम में पूरा कर सके। दो तरह के section होते हैं:

• Room-type sections किसी प्रकार के room से जुड़े होते हैं, जैसे Bedroom, Bathroom, Kitchen, या Living Room। ये हर property के अनुसार ढलते हैं (नीचे रूम फैन आउट देखें)।
• Custom sections free-form groupings होते हैं जैसे Amenities, Exterior, या Final Walkthrough। ये हमेशा जैसा लिखा है वैसा ही दिखाई देते हैं।

किसी section के भीतर, एक item को किसी element से link भी किया जा सकता है (जैसे grill या hot tub) ताकि यह केवल उन्हीं properties पर दिखे जिनमें वह element है। जब कोई worker task खोलता है, तो checklist section के अनुसार grouped होती है ताकि वे इसे room दर room पूरा कर सकें।

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टेम्पलेट हर property के अनुसार कैसे ढलते हैं

यही वह चीज़ है जो एक template को पूरे portfolio के लिए काम करने लायक बनाती है। हर property के लिए अलग template बनाने के बजाय, आप एक template बनाते हैं और Trellis उस property के rooms और elements का उपयोग करके इसकी checklist को हर property के अनुसार ढाल देता है (property detail page पर सेट किया जाता है)।

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रूम फैन आउट

जब कोई checklist item किसी room-type section में होता है (जैसे Bedroom या Bathroom), तो Trellis property के हर मेल खाते room के लिए उस step की एक copy बनाता है। तो Bedroom section वाला एक “Deep Clean” template हर जगह काम करता है:

• एक studio को कोई bedroom step नहीं मिलता
• एक 2-bedroom condo को “Bedroom 1” और “Bedroom 2” मिलते हैं
• एक 5-bedroom villa को “Bedroom 1” से “Bedroom 5” तक मिलते हैं

room count कहां से आती है:

• यदि property में इसके Rooms tab में detailed rooms सेट हैं (अक्सर किसी connected system से imported), तो Trellis उन rooms का उपयोग करता है, उनके names और photos सहित।
• यदि इसमें कोई detailed rooms नहीं हैं, तो Trellis property record से property की room counts (bedrooms, bathrooms, और इसी तरह) पर वापस आ जाता है।

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एलिमेंट-आधारित steps

एक checklist item को किसी विशिष्ट property element से link किया जा सकता है, जैसे grill, hot tub, pool, या washer। जब कोई task बनाया जाता है, तो Trellis property को check करता है:

• element मौजूद और active है - step task पर दिखाई देता है।
• element गायब है या inactive marked है - step छोड़ दिया जाता है।

आप एक template बनाए रखते हैं, और हर property को अपने आप केवल वही steps मिलते हैं जो उस पर लागू होते हैं।

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पहले rooms और elements सेट करें

रूम फैन आउट और एलिमेंट-आधारित steps तभी काम करते हैं जब हर property के rooms और elements सेट हों। आप यह property पर करते हैं, template पर नहीं: पूरे setup steps के लिए कमरे और एलिमेंट्स देखें।

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प्रत्येक property के लिए टेम्पलेट सेटिंग्स

automatic room और element adaptation के बावजूद, कुछ properties को दूसरों से अलग defaults की आवश्यकता होती है। हर property पर टेम्पलेट (Templates) section आपको किसी shared template को केवल उस property के लिए override करने देता है, बिना कोई अलग template बनाए। किसी property पर template override करने के लिए: प्रति property आप क्या override कर सकते हैं:

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काम schedule करें और assign करें

• List view status, assignee, property, priority, या due date के अनुसार काम scan करने के लिए सबसे अच्छा है।
• Calendar view daily schedules, visit planning, और दिनों के बीच काम move करने के लिए सबसे अच्छा है।
• Mobile visits field teams को property और date के अनुसार grouped काम देखने में मदद करते हैं।
• Unassigned work की अक्सर समीक्षा होनी चाहिए ताकि कुछ भी बिना owner के न रहे।

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विज़िट

जब एक ही व्यक्ति के पास एक ही property पर एक ही दिन एक से अधिक task होते हैं, तो Trellis उन tasks को एक visit में group कर सकता है। इससे field worker को कई अलग cards के बजाय एक trip मिलती है जिसे follow करना है। mobile पर, field workers upcoming और past visits, task progress, property details, और assigned काम देखने के लिए My Visits खोल सकते हैं। यदि किसी visit को move करना हो, तो visit पर Reschedule का उपयोग करें ताकि उस visit का हर task एक साथ move हो।

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कैलेंडर planning

जब आपको एक दिन, सप्ताह, या महीने की planning करनी हो तो calendar का उपयोग करें:

• properties की trips plan करने के लिए Visits mode का उपयोग करें।
• हर task को अलग से देखने के लिए Tasks mode का उपयोग करें।
• जब आप हर home पर coverage check कर रहे हों तो calendar को property के अनुसार देखें।
• जब आप workloads संतुलित कर रहे हों तो calendar को team member के अनुसार देखें।
• plans बदलने पर काम को किसी अन्य दिन, property, या team member पर drag करें।

Unassigned row team-member calendar में खोजने में आसान रहती है, ताकि managers जल्दी से ऐसा काम पहचान सकें जिसे अभी भी एक owner चाहिए।

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मोबाइल पर कार्य

Field teams mobile से tasks बना और अपडेट कर सकती हैं। mobile task बनाते समय, वे एक property, date, department, priority, assignee, और template चुन सकते हैं। यदि property की bookings Trellis में दिखाई गई हैं, तो calendar टीम को guest stay के दौरान काम schedule करने से बचने में मदद करता है। Admins mobile task detail page से assignees और dates भी अपडेट कर सकते हैं।

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किसी task पर संवाद करें

हर task में comments और updates के लिए एक activity feed होता है। notes, सवाल, photos, और manager निर्णयों को एक जगह रखने के लिए इसका उपयोग करें। किसी teammate को mention करने के लिए comment में @ type करें। mention किए गए teammates को एक focused notification मिलती है, भले ही वे task को assigned न हों। Team members अपनी notification settings में manage कर सकते हैं कि उन्हें task comment notifications कैसे मिलें। यदि आपकी टीम एक से अधिक भाषा में काम करती है, तो task auto-translation मूल text को रखते हुए titles और descriptions को हर teammate की पसंदीदा भाषा में दिखा सकता है।

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समय, supplies, और लागत ट्रैक करें

जब आपको जानना हो कि काम में कितना समय लगा तो time tracking का उपयोग करें। एक field worker किसी task पर काम करते समय time tracking शुरू कर सकता है, और managers बाद में planned time की actual time से तुलना कर सकते हैं। जब cleaners या technicians inventory से items उपयोग करते हैं तो supply tracking का उपयोग करें: यदि आपकी टीम एक से अधिक जगह supplies store करती है, तो items को एक warehouse से दूसरे में move करने और counts सटीक रखने के लिए Supplies में warehouse transfers का उपयोग करें। जब लागत आपके records में रहनी चाहिए लेकिन आगे bill नहीं की जानी चाहिए तो काम को no-charge mark करें। आप क्या excluded होना चाहिए इसके आधार पर एक task के लिए या पूरी visit के लिए no-charge का उपयोग कर सकते हैं।

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tasks export करें और उन पर report बनाएं

task list को narrow करने के लिए filters का उपयोग करें, फिर जब आपको owners, accounting, या internal review के लिए spreadsheet चाहिए तो tasks export करें। बड़े exports file तैयार होते समय progress दिखाते हैं, फिर तैयार होने पर download हो जाते हैं। सामान्य filters में status, date, property, assignee, department, priority, और vendor शामिल हैं।

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live tracking का जिम्मेदारी से उपयोग करें

यदि आपके workspace के लिए location tracking enabled है और आपकी टीम ने permission दी है, तो managers active workers देखने और काम को अधिक स्पष्ट रूप से route करने के लिए live map का उपयोग कर सकते हैं। Location sharing worker की permission और device settings पर निर्भर करती है। यदि कोई worker location permission अस्वीकार करता है या अपनी shift समाप्त करता है, तो tracking रुक जाती है।

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जुड़े हुए systems को संरेखित रखें

जब कोई connected property system task updates का support करता है, तो Trellis work status और संबंधित notes को aligned रखने में मदद कर सकता है। क्या sync होता है यह integration और आपकी workspace settings पर निर्भर करता है।

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यह कैसे जांचें कि यह काम कर गया

• task list में सही property, assignee, due date, और status के साथ दिखाई देता है।
• calendar अपेक्षित दिन पर scheduled काम दिखाता है।
• Checklist items, comments, photos, supplies, और time entries task history में दिखाई देते हैं।
• Visits एक ही दिन के property काम को सही ढंग से group करती हैं।
• Exports में वे tasks शामिल होते हैं जो आपके वर्तमान filters से मेल खाते हैं।
• Closed tasks दिखाते हैं कि काम किसने और कब पूरा किया।

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सामान्य समस्याएं

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