Aufgaben

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Wobei dies Ihnen hilft

Aufgaben halten die operative Arbeit von der Anfrage bis zum Abschluss in Bewegung. Nutzen Sie sie für Reinigung, Wartung, Inspektionen, Materialarbeiten, Eigentümeranfragen, Gästeprobleme und alles, was Ihr Team verfolgen muss.

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Bevor Sie beginnen

• Fügen Sie Ihre Objekte und Teammitglieder hinzu.
• Richten Sie Abteilungen oder Dienstleister ein, wenn Ihr Team Arbeit nach Gruppen verteilt. Übliche Abteilungen sind Reinigung, Wartung, Inspektion und Empfang.
• Erstellen Sie Aufgabenvorlagen für wiederkehrende Arbeit, etwa Wechselreinigungen, Inspektionen und Reparaturen.
• Verbinden Sie das Inventar, wenn Aufgaben den Materialverbrauch aktualisieren sollen.

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Eine Aufgabe erstellen

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Aufgabenphasen

Die meisten Aufgaben durchlaufen denselben einfachen Ablauf:

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Aufgabenvorlagen

Eine Aufgabenvorlage ist eine gespeicherte Vorlage für Arbeit, die Sie über mehrere Objekte hinweg wiederholen, etwa eine Wechselreinigung, eine Prüfung vor der Anreise oder einen saisonalen Filterwechsel. Wenn Sie eine Aufgabe aus einer Vorlage erstellen, füllt Trellis Titel, Beschreibung, Abteilung, Priorität, geschätzte Dauer, Anzahl der benötigten Personen, Checkliste, Standard-Materialien und Standardkosten vor, sodass eine neue Aufgabe nur ein paar Klicks statt ein paar Minuten dauert. Vorlagen sind überall wiederverwendbar, wo Aufgaben erstellt werden: manuelle Aufgabenerstellung, die mobile App, Automatisierungen und Workflows können alle von derselben Vorlage ausgehen. Übliche Vorlagen, die Teams einrichten:

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Wo Sie Vorlagen finden

Öffnen Sie in der linken Navigation Aufgaben und wählen Sie dann Vorlagen unter der Gruppe Betrieb. Dadurch öffnet sich der Bildschirm „Aufgabenvorlagen”, auf dem Sie Vorlagen suchen, nach Abteilung filtern und Vorlagen erstellen, bearbeiten, duplizieren oder löschen können.

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Eine Vorlage erstellen

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Eine Vorlage auf eine bestehende Aufgabe anwenden, wechseln oder entfernen

Sie müssen keine Vorlage auswählen, wenn die Aufgabe erstellt wird. Öffnen Sie eine beliebige Aufgabe, suchen Sie die Vorlagen-Auswahl im Bereich Details und wenden Sie sie jederzeit an, wechseln Sie sie oder entfernen Sie sie.

• Eine Vorlage anwenden auf eine Aufgabe, die keine hatte. Trellis erzeugt die Checkliste der Vorlage und füllt deren Standard-Materialien und -Kosten ein.
• Zu einer anderen Vorlage wechseln, wenn Sie die falsche gewählt haben oder sich die Arbeit geändert hat. Die aktuelle Checkliste wird gelöscht und aus der neuen Vorlage neu aufgebaut.
• Die Vorlage entfernen (das X in der Auswahl), um sie zu entfernen. Die Checkliste wird gelöscht und die Aufgabe bleibt ohne Vorlagen-Checkliste zurück.
• Erneutes Auswählen derselben Vorlage bewirkt nichts, sodass Sie die Auswahl öffnen können, ohne zu riskieren, Arbeit zu löschen.

Das Wechseln einer Vorlage überschreibt nicht den Titel, die Priorität oder die Abteilung der Aufgabe. Wenn die neue Vorlage eine andere Beschreibung hat, fragt Trellis nach, bevor die Beschreibung der Aufgabe ersetzt wird.

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Vorlagen aus verbundenen Integrationen

Wenn Sie eine Integration wie Breezeway verbinden, gruppiert die Vorlagenauswahl die Vorlagen nach ihrer Herkunft, damit Sie sie unterscheiden können:

• Aus Breezeway (oder einem anderen verbundenen Anbieter) - Vorlagen, die aus diesem Konto importiert wurden. Wenn Sie eine auswählen, bleiben Checkliste und Anforderungen abgestimmt, sodass sie übernommen werden, wenn die Aufgabe zurück in dieses System synchronisiert wird.
• Aus Trellis - Vorlagen, die Sie in Trellis erstellt haben. Diese funktionieren für Aufgaben, die vollständig in Trellis verwaltet werden, aber ihre Checklisten erscheinen nicht auf der Seite des verbundenen Anbieters.
• Je nach Ihren Verbindungen können auch die Überschriften PMS-Vorlagen und Benutzerdefinierte Vorlagen erscheinen.

Nur aktive Vorlagen erscheinen in der Auswahl.

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Checklisten

Eine Checkliste unterteilt eine Aufgabe in klare Schritte, sodass die ausführende Person genau weiß, was zu tun ist und wie „erledigt” aussieht. Sie können eine Checkliste zu einer einzelnen Aufgabe hinzufügen oder sie in eine Vorlage einbauen, sodass jede Aufgabe dieses Typs mit denselben Schritten beginnt. Jeder Checklistenpunkt kann Folgendes enthalten:

• Einen Titel und eine optionale Beschreibung mit Anweisungen
• Einen Schritttyp, der steuert, wie der Mitarbeiter antwortet. Übliche Typen sind ein einfaches Erledigt-Häkchen, Ja/Nein, eine Zahl oder Anzahl, eine Bewertung, eine kurze Textantwort und ein Fotoschritt.
• Ein Referenzfoto, das zeigt, wie ein abgeschlossener Schritt aussehen sollte
• Erforderliche Fotos (zum Beispiel vorher, nachher, ein Problemfoto oder ein allgemeines Foto), die der Mitarbeiter aufnehmen muss
• AI-Fotoprüfung, die Fotos kennzeichnet, die falsch aussehen, fehlen, zu dunkel oder schwer zu überprüfen sind, sodass eine Führungskraft sie prüfen kann, bevor die Aufgabe geschlossen wird

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Checklisten-Abschnitte

Checklistenpunkte werden in Abschnitte gruppiert, damit das Team sie in einer logischen Reihenfolge abarbeiten kann. Es gibt zwei Arten von Abschnitten:

• Raumtyp-Abschnitte sind an eine Raumart gebunden, etwa Schlafzimmer, Badezimmer, Küche oder Wohnzimmer. Diese passen sich an jedes Objekt an (siehe Raum-Vervielfältigung unten).
• Benutzerdefinierte Abschnitte sind frei gestaltbare Gruppierungen wie Ausstattung, Außenbereich oder Abschlussrundgang. Diese erscheinen immer so, wie sie geschrieben wurden.

Innerhalb eines Abschnitts kann ein Punkt auch mit einem Element verknüpft werden (wie einem Grill oder Whirlpool), sodass er nur bei Objekten erscheint, die dieses Element haben. Wenn ein Mitarbeiter die Aufgabe öffnet, ist die Checkliste nach Abschnitten gruppiert, sodass er sie Raum für Raum durchgehen kann.

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Wie Vorlagen sich an jedes Objekt anpassen

Das ist es, was eine einzige Vorlage für ein ganzes Portfolio funktionieren lässt. Anstatt eine separate Vorlage pro Objekt zu erstellen, erstellen Sie eine Vorlage, und Trellis passt deren Checkliste an jedes Objekt an, indem es die Räume und Elemente dieses Objekts verwendet (eingerichtet auf der Objektdetailseite).

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Raum-Vervielfältigung

Wenn ein Checklistenpunkt in einem Raumtyp-Abschnitt steht (etwa Schlafzimmer oder Badezimmer), erstellt Trellis eine Kopie dieses Schritts für jeden passenden Raum am Objekt. So funktioniert eine einzige „Grundreinigung”-Vorlage mit einem Schlafzimmer-Abschnitt überall:

• Ein Studio erhält keine Schlafzimmer-Schritte
• Eine Wohnung mit 2 Schlafzimmern erhält „Schlafzimmer 1” und „Schlafzimmer 2”
• Eine Villa mit 5 Schlafzimmern erhält „Schlafzimmer 1” bis „Schlafzimmer 5”

Woher die Raumanzahl kommt:

• Wenn das Objekt detaillierte Räume im Tab „Räume” eingerichtet hat (oft aus einem verbundenen System importiert), verwendet Trellis diese Räume, einschließlich ihrer Namen und Fotos.
• Wenn es keine detaillierten Räume hat, greift Trellis auf die Raumanzahlen des Objekts (Schlafzimmer, Badezimmer und Ähnliches) aus dem Objektdatensatz zurück.

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Elementbewusste Schritte

Ein Checklistenpunkt kann mit einem bestimmten Objektelement verknüpft werden, etwa einem Grill, Whirlpool, Pool oder einer Waschmaschine. Wenn eine Aufgabe erstellt wird, prüft Trellis das Objekt:

• Das Element ist vorhanden und aktiv - der Schritt erscheint auf der Aufgabe.
• Das Element fehlt oder ist als inaktiv markiert - der Schritt wird übersprungen.

Sie pflegen eine Vorlage, und jedes Objekt erhält automatisch nur die Schritte, die für es gelten.

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Zuerst Räume und Elemente einrichten

Raum-Vervielfältigung und elementbewusste Schritte funktionieren nur, wenn die Räume und Elemente jedes Objekts eingerichtet sind. Dies tun Sie am Objekt, nicht an der Vorlage: Siehe Räume und Elemente für die vollständigen Einrichtungsschritte.

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Vorlageneinstellungen pro Objekt

Selbst mit automatischer Raum- und Elementanpassung benötigen manche Objekte andere Standardwerte als andere. Der Bereich Vorlagen an jedem Objekt ermöglicht es Ihnen, eine gemeinsame Vorlage nur für dieses Objekt zu überschreiben, ohne eine separate Vorlage zu erstellen. So überschreiben Sie eine Vorlage an einem Objekt: Was Sie pro Objekt überschreiben können:

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Arbeit planen und zuweisen

• Die Listenansicht eignet sich am besten, um Arbeit nach Status, zuständiger Person, Objekt, Priorität oder Fälligkeitsdatum zu überblicken.
• Die Kalenderansicht eignet sich am besten für Tagespläne, die Besuchsplanung und das Verschieben von Arbeit zwischen Tagen.
• Mobile Besuche helfen Teams vor Ort, die Arbeit nach Objekt und Datum gruppiert zu sehen.
• Nicht zugewiesene Arbeit sollte häufig geprüft werden, damit nichts ohne Zuständigen liegen bleibt.

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Besuche

Wenn dieselbe Person mehr als eine Aufgabe am selben Objekt am selben Tag hat, kann Trellis diese Aufgaben zu einem Besuch zusammenfassen. Das gibt dem Mitarbeiter vor Ort eine einzige Fahrt zum Verfolgen statt mehrerer separater Karten. Auf dem Mobilgerät können Mitarbeiter vor Ort Meine Besuche öffnen, um bevorstehende und vergangene Besuche, den Aufgabenfortschritt, Objektdetails und zugewiesene Arbeit zu sehen. Wenn ein Besuch verschoben werden muss, verwenden Sie Neu planen beim Besuch, sodass alle Aufgaben dieses Besuchs gemeinsam verschoben werden.

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Kalenderplanung

Verwenden Sie den Kalender, wenn Sie einen Tag, eine Woche oder einen Monat planen müssen:

• Verwenden Sie den Modus Besuche, um Fahrten zu Objekten zu planen.
• Verwenden Sie den Modus Aufgaben, um jede Aufgabe einzeln zu sehen.
• Zeigen Sie den Kalender nach Objekt an, wenn Sie die Abdeckung an jedem Haus prüfen.
• Zeigen Sie den Kalender nach Teammitglied an, wenn Sie die Arbeitslast ausgleichen.
• Ziehen Sie Arbeit auf einen anderen Tag, ein anderes Objekt oder ein anderes Teammitglied, wenn sich Pläne ändern.

Die Zeile Nicht zugewiesen bleibt im Teammitglieder-Kalender leicht zu finden, sodass Führungskräfte schnell Arbeit erkennen können, die noch einen Zuständigen benötigt.

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Mobile Aufgabenbearbeitung

Teams vor Ort können Aufgaben mobil erstellen und aktualisieren. Beim Erstellen einer mobilen Aufgabe können sie ein Objekt, ein Datum, eine Abteilung, eine Priorität, eine zuständige Person und eine Vorlage auswählen. Wenn für das Objekt in Trellis Buchungen angezeigt werden, hilft der Kalender dem Team, Arbeit nicht während eines Gästeaufenthalts einzuplanen. Administratoren können Zuständige und Daten auch auf der mobilen Aufgabendetailseite aktualisieren.

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Auf einer Aufgabe kommunizieren

Jede Aufgabe hat einen Aktivitäts-Feed für Kommentare und Aktualisierungen. Nutzen Sie ihn, um Notizen, Fragen, Fotos und Entscheidungen von Führungskräften an einem Ort zu halten. Tippen Sie @ in einen Kommentar, um ein Teammitglied zu erwähnen. Erwähnte Teammitglieder erhalten eine gezielte Benachrichtigung, auch wenn sie der Aufgabe nicht zugewiesen sind. Teammitglieder können in ihren eigenen Benachrichtigungseinstellungen verwalten, wie sie Benachrichtigungen zu Aufgabenkommentaren erhalten. Wenn Ihr Team in mehr als einer Sprache arbeitet, kann die automatische Aufgabenübersetzung Titel und Beschreibungen in der bevorzugten Sprache jedes Teammitglieds anzeigen und dabei den Originaltext beibehalten.

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Zeit, Materialien und Kosten verfolgen

Verwenden Sie die Zeiterfassung, wenn Sie wissen müssen, wie lange Arbeit gedauert hat. Ein Mitarbeiter vor Ort kann die Zeiterfassung starten, während er an einer Aufgabe arbeitet, und Führungskräfte können später die geplante Zeit mit der tatsächlichen Zeit vergleichen. Verwenden Sie die Materialerfassung, wenn Reinigungskräfte oder Techniker Artikel aus dem Inventar verwenden: Wenn Ihr Team Materialien an mehr als einem Ort lagert, verwenden Sie Lagertransfers in Materialien, um Artikel von einem Lager in ein anderes zu verschieben und die Bestände genau zu halten. Markieren Sie Arbeit als Ohne Berechnung, wenn die Kosten in Ihren Aufzeichnungen bleiben, aber nicht weiterberechnet werden sollen. Sie können „Ohne Berechnung” für eine einzelne Aufgabe oder einen ganzen Besuch verwenden, je nachdem, was ausgeschlossen werden soll.

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Aufgaben exportieren und auswerten

Verwenden Sie Filter, um die Aufgabenliste einzugrenzen, und exportieren Sie dann Aufgaben, wenn Sie eine Tabelle für Eigentümer, die Buchhaltung oder die interne Prüfung benötigen. Bei großen Exporten wird der Fortschritt angezeigt, während die Datei vorbereitet wird, und anschließend wird sie heruntergeladen, sobald sie fertig ist. Übliche Filter sind Status, Datum, Objekt, zuständige Person, Abteilung, Priorität und Dienstleister.

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Live-Tracking verantwortungsvoll nutzen

Wenn die Standortverfolgung für Ihren Workspace aktiviert ist und Ihr Team die Erlaubnis erteilt hat, können Führungskräfte die Live-Karte verwenden, um aktive Mitarbeiter zu sehen und Arbeit klarer zu verteilen. Die Standortfreigabe hängt von der Erlaubnis des Mitarbeiters und den Geräteeinstellungen ab. Wenn ein Mitarbeiter die Standortberechtigung verweigert oder seine Schicht beendet, stoppt die Verfolgung.

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Verbundene Systeme abgestimmt halten

Wenn ein verbundenes Objektsystem Aufgabenaktualisierungen unterstützt, kann Trellis dabei helfen, den Arbeitsstatus und zugehörige Notizen abgestimmt zu halten. Was synchronisiert wird, hängt von der Integration und Ihren Workspace-Einstellungen ab.

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So prüfen Sie, ob es funktioniert hat

• Die Aufgabe erscheint in der Liste mit dem richtigen Objekt, der richtigen zuständigen Person, dem richtigen Fälligkeitsdatum und Status.
• Der Kalender zeigt geplante Arbeit am erwarteten Tag.
• Checklistenpunkte, Kommentare, Fotos, Materialien und Zeiteinträge erscheinen im Aufgabenverlauf.
• Besuche fassen die Arbeit am selben Tag am Objekt korrekt zusammen.
• Exporte enthalten die Aufgaben, die Ihren aktuellen Filtern entsprechen.
• Geschlossene Aufgaben zeigen, wer die Arbeit wann erledigt hat.

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Häufige Probleme

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