Documentation Index
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同じ作業の繰り返しをやめましょう
すべての物件管理者には毎週何十回も繰り返すタスクがあります：チェックイン手順の送信、チェックアウト後の清掃タスク作成、問題発生時のチーム通知。自動化がこれらを確実に、毎回処理します。何を自動化できますか？
ゲストメッセージ
チェックイン案内、チェックアウトリマインダー、レビュー依頼、フォローアップを各予約に合わせて自動的にタイミング良く送信します。
タスク作成
ゲストのチェックアウトや新規予約など、特定のイベント発生時に部門別のタスクを作成します。
エスカレーションアラート
クレーム、返金リクエスト、AIが対応できない会話など、人間の注意が必要な場合にマネージャーに即座に通知します。
オーナーレポート
選択したスケジュールで、物件オーナーに予約、収益、メンテナンス活動の自動サマリーを送信します。
チーム通知
タスクが割り当てられた時、会話がエスカレーションされた時、緊急の問題が発生した時にチームにアラートを送信します。
データ更新
定義した条件に基づいて、レコードの自動更新、ステータスの変更、会話のタグ付けを行います。
自動化の仕組み
すべての自動化には3つの部分があります：トリガー（何が開始するか）、オプションの条件（いつ実行すべきか）、アクション（何を行うか）。トリガー - 自動化を開始するもの
- イベントベース
- スケジュール
- 手動
Trellisで何かが起きた時に自動化が実行されます：
- 新しい予約の作成
- ゲストのチェックインまたはチェックアウト
- 会話のエスカレーション
- タスクの完了
- 新しいメッセージの到着
条件 - いつ実行すべきか
条件を追加して自動化をよりスマートにします。例えば：- 特定の物件でのチェックアウトの場合のみ清掃タスクを作成
- 予約が確定（キャンセルではない）の場合のみチェックインメッセージを送信
- ゲストが特定のキーワードを含む場合のみエスカレーション
アクション - 何を行うか
アクションは自動化が実行するステップです。複数のアクションを連鎖させることができます：| アクション | 内容 |
|---|---|
| メッセージ送信 | テンプレート化されたメッセージをゲスト、オーナー、業者に任意のチャネルで送信 |
| タスク作成 | 詳細が事前入力された部門別タスクを作成 |
| レコード更新 | 物件、予約、タスク、会話のステータス、担当者、フィールドを変更 |
| チーム通知 | 特定のチームメンバーまたは役割に通知を送信 |
| 待機 | 設定した時間、特定の日付、または何かが起きるまで自動化を一時停止 |
| 承認依頼 | 続行前にマネージャーにレビューを依頼して一時停止 - 重要なアクションに最適 |
| AIエージェント実行 | AIエージェントに状況分析、返信作成、意思決定を行わせる |
ヒューマン・イン・ザ・ループの承認
一部の自動化は完全自動で実行すべきではありません。承認ステップはワークフローを一時停止し、チームメンバーに続行前のレビューを求めます。自動化が承認ステップに到達
ワークフローが一時停止し、受信トレイに表示される承認リクエストが作成されます。
- センシティブなトピック（返金、ポリシー変更）に関するメッセージ送信前
- 高額なメンテナンスタスク作成前
- 財務データを含むオーナーレポート送信前
- それ以外の自動フローにヒューマンチェックポイントを設けたい時
テンプレートで始める
自動化をゼロから構築する必要はありません。Trellisには最も一般的な物件管理ワークフロー用のテンプレートが用意されています：ゲストチェックインメッセージ
ゲストチェックインメッセージ
トリガー： チェックインの24時間前
アクション： 物件住所、ドアコード、Wi-Fiパスワード、駐車場情報、ハウスルールを含むチェックイン案内をゲストに送信。物件の詳細は自動的に取得されます。
チェックアウト清掃タスク
チェックアウト清掃タスク
トリガー： ゲストがチェックアウト
アクション： 物件の清掃タスクを作成し、デフォルトの清掃担当者に割り当て、標準ターンオーバーチェックリストを添付し、期日を当日に設定。
エスカレーション通知
エスカレーション通知
トリガー： 会話がエスカレーション（AIまたは手動）
アクション： 会話のサマリー、ゲスト詳細、会話へのリンク付きで、当番のマネージャーに即座に通知を送信。
オーナー月次レポート
オーナー月次レポート
トリガー： 毎月1日
アクション： 各物件の前月の予約数、収益、稼働率、メンテナンスコストを集計し、物件オーナーにサマリーを送信。
レビュー依頼
レビュー依頼
トリガー： チェックアウトの1日後
アクション： 滞在への感謝とレビュー依頼のフレンドリーなメッセージをゲストに送信。滞在中にエスカレーションされた問題がない場合のみ送信。
ゲストメッセージからのメンテナンスアラート
ゲストメッセージからのメンテナンスアラート
トリガー： AIがゲストメッセージ内のメンテナンス問題を検出
アクション： メンテナンスタスクを作成し、当番のメンテナンス担当者に割り当て、物件マネージャーに通知。
独自の自動化を構築
自動化ビルダーはビジュアルキャンバスを使用し、ワークフロー全体を一目で確認できます。左側の折りたたみ可能なサイドバーで、ワークフローリストとキャンバスを切り替えられ、必要に応じて作業スペースを広げられます。アクションを追加
自動化が行うべきことを定義します。メッセージ送信、タスク作成、待機、通知など、必要な数だけステップを追加できます。キャンバス上の任意のステップをクリックして詳細パネルを開き設定します。ステップは順番に実行されます。
自動化実行のモニタリング
自動化が実行された後、実行タブから正確に何が起きたかを確認できます。各実行にはステータス、完了したステップ、発生したエラーが表示されます。リストビューとカレンダービュー
実行タブには自動化履歴を表示する2つの方法があります：- リストビュー - 各実行をステータス、ステップ進捗、トリガータイプ、タイムスタンプ付きの行として表示するデフォルトのテーブル。デフォルトでは過去7日間の実行が表示されます。インラインカレンダーでいつでも日付範囲を調整できます。最近のアクティビティを確認しステータスでフィルタリングするのに最適です。
- カレンダービュー - 実行を日付ごとにプロットする月間カレンダー。実行リスト上部のトグルでこのビューに切り替えます。左右の矢印で月間を移動し、任意の日をクリックしてその日に実行された実行を表示できます。
実行のフィルタリング
実行リスト上部のフィルターオプションを使用して、特定の実行をすばやく見つけます。フィルターはリストビューとカレンダービューの両方に適用されます：- ステータス - ステータスタブで、キュー中、実行中、完了、失敗、キャンセル済みの実行をフィルタリング
- 日付範囲 - インラインカレンダーで開始日と終了日を選択。デフォルトでは過去7日間の実行が表示されます
- トリガータイプ - 特定のトリガー（イベント、スケジュール、手動）で開始された実行のみ表示
- ドライラン - テスト実行（フラスコアイコン付き）の表示/非表示を切り替えて、実際の実行とテスト結果を分けて確認
実行の詳細
任意の実行をクリックすると、キャンバス上でステップごとの詳細が表示されます。各ステップは成功、失敗、スキップのいずれかを出力とともに表示します。実行リストのステップ進捗列は、各実行が完了またはエラー発生前にどこまで進んだかを素早く視覚的にまとめて表示します。 詳細サイドバーがキャンバスの横に開き、ワークフロー全体を見失うことなく各ステップを検査できます。ステップサマリー
キャンバス上のステップをクリックすると、サイドバーにそのサマリーが開きます。各ステップタイプは、その機能に合わせた情報を表示します：- トリガーステップ - トリガータイプ（手動、イベントベース、AIによる開始、またはスケジュール済み）と実行を開始したイベントを表示
- 条件ステップ - 条件が真または偽と評価されたかを明確なバッジで表示
- アクションステップ - ステップが影響を与えたエンティティ（予約、タスク、プロパティ、連絡先など）をリスト表示
- ループステップ - 繰り返し処理されているエンティティと処理されたアイテム数を表示
関連エンティティ
ステップに予約、タスク、プロパティ、連絡先が含まれる場合、サイドバーにクリック可能なエンティティ行が主要な詳細とともに表示されます - 例えば、予約行にはゲスト名とチェックイン/チェックアウト日が表示されます。任意のエンティティ行をクリックすると、Trellisでそのレコードに直接移動します。詳細タブ
サイドバーの詳細タブに切り替えると、任意のステップのより深い実行情報が表示されます。AIエージェントを使用するステップでは、このタブにパフォーマンスメトリクスとエージェントの行動タイムラインが含まれます。下部の実行レベルの実行ログは各ステップを時系列順に表示し、イベントの完全なシーケンスを簡単に追跡できます。実行詳細サイドバー
実行を表示すると、キャンバスの横に詳細サイドバーが開きます。ページを離れることなく、何が起こったかの完全な画像を提供します。 サマリータブ サマリータブは、オートメーションが何に触れたかを一目で表示します：- エンティティ行 - 実行に関係する予約、タスク、プロパティ、連絡先がクリック可能な行としてリストされます。各行は主要な詳細（予約のゲスト名、チェックイン・チェックアウト日、タスクのタイトルとステータスなど）を表示し、影響を受けたレコードをすばやく特定してクリックで詳細を確認できます。
- トリガーサマリー - 実行を開始したものを確認：手動トリガー、スケジュール実行、イベントベースのトリガー、またはAIによるアクション。
- ステップごとの結果 - 各ステップはタイプバッジ、名前、所要時間、結果を表示します。条件ステップは真偽の評価結果を表示します。ループステップは繰り返し処理したエンティティをリスト表示します。
- 実行ログ - 実行の各ステップの時系列リスト（タイムスタンプと所要時間付き）で、実行の正確な順序を確認できます。
- ステップの所要時間 - AI搭載ステップでは、サイドバーに応答時間とステータス詳細が表示されます。どこに時間がかかっているか、調整が必要なステップがあるかを把握するのに役立ちます。
ステップエラーのトラブルシューティング
ステップが失敗すると、Trellisはキャンバス上にエラーの詳細を直接表示します。失敗したステップには、問題をすばやく解決するための2つのアクションが利用できます：- AIに修正を依頼 - Trellisがエラーを分析し、わかりやすい言葉で説明し、修正を提案します。多くの場合、自動的に修正を適用できるため、詳細を掘り下げずに自動化を再実行できます。
- 問題を報告 - エラーがバグのようであったり、自分で解決できない場合は、クリックしてフィードバックダイアログを開きます。エラーの詳細が既に添付されたバグレポートとして事前入力されています。Trellisサポートチームに直接送信できます。エラーメッセージのコピーや問題の手動説明は不要です。
実行失敗の通知
自動化の実行が失敗すると、Trellisはすべてのワークスペースメンバーに自動的に通知し、チームがすばやく対応できるようにします。失敗通知はトップナビゲーションバーの通知ベルに表示されます。 失敗通知をクリックすると、失敗した実行の詳細ビューに直接ジャンプし、どのステップが失敗したかを確認し、上記のトラブルシューティングツールを使用できます。失敗通知はすべてのワークスペースメンバーに送信されます。何も設定する必要はありません。すべての自動化に対して自動的に有効になっています。
実行中の自動化のキャンセル
自動化が現在実行中で停止する必要がある場合 - 例えば、誤ってトリガーされた場合や条件が変わった場合 - 実行詳細ビューから直接キャンセルできます。実行ヘッダーのキャンセルボタンをクリックします。実行を停止するかどうかの確認ダイアログが表示されます。キャンセルされると、実行にはキャンセル済みのステータスが付けられ、以降のステップは実行されません。自動化の一括管理
リストから複数の自動化を選択して、有効化、無効化、削除を一度に行えます。シーズンに合わせてすべての自動化を一時停止したり、古いワークフローを整理したり、新しい物件グループ用の自動化セットをすばやくアクティブ化する際に便利です。優れた自動化のためのヒント
テンプレートから始める
テンプレートは実績があり、最も一般的なワークフローをカバーしています。ゼロから構築するのではなく、運営に合わせてカスタマイズしましょう。
重要なアクションには承認ステップを使用
返金、ポリシー変更、財務データに関するメッセージには、必ず人間のレビューステップを設けるべきです。
条件を重ねて精度を高める
条件が具体的であればあるほど、自動化はスマートになります。確定済みの滞在にのみトリガーされるチェックアウト清掃の自動化は、キャンセルに対する不要なタスクを回避します。
自動化ログを定期的にレビュー
実行履歴を確認して、自動化が期待通りに動作しているか確認しましょう。スキップされた実行や注意が必要なエラーを探してください。
ドライランで安全にテスト
アクティブ化する前に、テストモードで自動化を実行しましょう。ドライランはフラスコアイコンで明確にマークされるため、実際の実行と区別できます。
フィルターで問題をすばやく発見
実行タブのステータス、日付、トリガータイプのフィルターを使用して、失敗した実行や予期しない実行をすばやく絞り込みましょう。