Documentation Index
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運営をスムーズに維持
すべてのバケーションレンタルには、ゲスト間の清掃、定期的なメンテナンス、そして時折の点検が必要です。Trellisはこれらすべてのスケジュール管理、適切な人への作業割り当て、完了の追跡を支援し、何も見逃しません。タスクの種類
Trellisは作業を部門ごとに整理し、何が必要で誰が担当かを簡単に把握できます。各ワークスペースは4つのデフォルト部門で開始されます：清掃
ゲスト間のターンオーバー、ディープクリーニング、定期的なハウスキーピング。ほとんどの物件管理者にとって最も一般的なタスクタイプです。
メンテナンス
修理、交換、修繕作業。水漏れする蛇口からエアコンの故障まで。
点検
ゲスト滞在前後の品質チェック、定期的な物件監査、コンプライアンスレビュー。
フロント
ゲスト対応のフォローアップ、オーナー連絡、リモート調整、管理系の運用業務。
タスクのライフサイクル
すべてのタスクは明確なワークフローを通じて進行し、状況を常に把握できます：マネージャーの承認が必要なタスク（高額な修理など）には、Trellisがレビューステップを追加します。担当チームメンバーが作業を提出し、マネージャーが承認または変更を要求してから最終確定されます。
スマートな訪問グルーピング
チームメンバーが同じ物件で同じ日に複数のタスクを持っている場合、Trellisはそれらを自動的に訪問（物件への1回の訪問）にグループ化します。 これにより：- 清掃スタッフには3つの個別エントリの代わりに「訪問：Oceanview Villa - 3タスク」と表示されます
- 移動時間と物流が最小化されます
- 各物件に必要な作業量を明確に把握できます
モバイルでのマイ訪問
モバイルアプリのマイ訪問ページでは、フィールドワーカーが過去と今後のすべての訪問を一か所で確認できます。その他メニューからアクセスできます。 訪問は2つのタブに分かれています：- 今後 - 今日以降に予定されている訪問が日付ごとにグループ化されています。各カードには物件名、住所、タスクの進捗状況（例：「4タスク中2完了」）が表示されます
- 過去 - 以前に完了した訪問も日付ごとにグループ化されており、作業履歴を確認できます
モバイルでタスクを作成する
現場チームがモバイルアプリからタスクを作成するとき、フォーム入力の前に有効なタスクテンプレートを選択できます。テンプレートを選ぶと、Trellis はタイトル、説明、部署、優先度を自動入力し、テンプレート ID を保存して、タスクがそのテンプレートのチェックリスト、備品、現場運用マッピングを引き継げるようにします。 モバイルフォームは、現場で必要な主要項目に絞っています: タイトル、説明、物件、部署、日付、優先度、テンプレート、担当者。時刻、連絡先、親タスク、保留期限などの詳細項目は、必要に応じてタスク詳細画面で調整できます。作業の割り当て
チームメンバーへ
ワークスペース内の誰にでもタスクを割り当てられます。チームメンバーは個人のタスクビューで割り当てられたタスクを確認でき、1日の計画を簡単に立てられます。業者と請負業者へ
外部の清掃業者やメンテナンス会社と協力していますか？Trellisに業者組織として追加し、直接タスクを割り当てられます。タスクのステータス更新や完了写真のアップロードが可能です。モバイルでの担当者管理
管理者はモバイルアプリから直接タスクの担当者を管理できます。タスクを開くと、現在の担当者が表示されます。各担当者のアバターと、業者の場合は業者組織名が表示されます。そこから以下の操作が可能です：- 担当者の追加 - タップしてタスクに追加のチームメンバーや業者を割り当て
- 担当者の削除 - 不要になった担当者を削除
- 日程変更 - モバイルアプリを離れることなく、組み込みの日付ピッカーでタスクの日付を変更
チェックリスト
タスクにチェックリストを添付して、何も見落とさないようにします。チェックリストは清掃ターンオーバーや点検に特に有用です。AI写真検証
写真アップロードが必要なチェックリストステップでは、AI写真検証を有効にできます。有効にすると、アップロードされた写真がステップの要件に合致しているかをTrellisが自動的にチェックします。すべての画像を手動でレビューすることなく問題をキャッチできます。 仕組み：- チームメンバーがチェックリストステップの写真をアップロードすると、AIがステップの説明と提供した参照写真と比較します
- 写真が合格すると、項目は検証済みとしてマークされます
- 写真が一致しない場合（違う部屋、タスク未完了、写真が暗すぎるなど）、項目に理由が付けられフラグが立てられ、チームが再撮影できます
タスクのアクティビティとコメント
すべてのタスクにはアクティビティフィードがあり、チームがコメントを残したり、更新を共有したり、何が起きたかを追跡できます。コメントによりタスクに関するすべてのコミュニケーションが一か所にまとまり、散在するメッセージや失われたコンテキストがなくなります。 AIエージェントもタスクのアクティビティフィードに直接コメントを投稿できます。例えば、ゲストがメンテナンスの問題についてフォローアップメッセージを送信した場合、AIが関連するタスクにそのコンテキストを追加し、チームが受信トレイを確認せずに最新情報を得られます。自動翻訳
チームが異なる言語を話す場合、Trellisはタスクのタイトルと説明を自動的に翻訳し、全員が理解できる言語でタスクを確認できるようにします。タスクが作成または更新されると、Trellisは元の言語を検出し、異なる言語を使用するチームメンバー向けにコンテンツを翻訳します。自動翻訳の有効化
自動翻訳はワークスペースレベルの設定で、ワークスペースの設定から有効にします：自動翻訳はデフォルトでオフになっています。有効にすると、ワークスペース内のすべての新規および更新されたタスクに適用されます。
仕組み
- タスクが作成されるか、タイトルまたは説明が更新されると、Trellisはチームが使用する言語にコンテンツを自動翻訳します
- 翻訳は元のテキストと並んで表示されるため、何も失われません
- 元の言語は常に保持されます - 翻訳は追加されるものであり、置き換えられることはありません
物資の追跡
各タスクでチームが使用する物資と資材を追跡します。ターンオーバー用の清掃用品からメンテナンス作業の交換部品まで、物資アイテムをタスクに直接紐付けて、Trellisに在庫更新を自動で任せることができます。タスクへの物資の追加
新しいタスクの作成時、またはタスク詳細ビューからいつでも物資を追加できます：物資使用量の確認
物資が紐付けられたタスクを完了すると、Trellisは物資使用量の確認ダイアログを表示します。これにより、チームが実際に使用した各アイテムの数量を記録できます。当初計画した数量と異なる場合があります。 各物資アイテムについて、以下が表示されます：- 計画 - タスクに当初割り当てられた数量（読み取り専用）
- 使用 - チームが実際に使用した数量（編集可能）
自動在庫更新
タスクが完了とマークされ、物資の使用量が確認されると、Trellisは確認された数量を在庫から差し引きます。追加の操作は不要です - タスクの完了と使用量の確認が在庫更新をトリガーします。 これにより：- 手動調整なしで在庫数が正確に保たれます
- 未使用の物資は自動的に在庫に戻されます
- チームの在庫が切れる前に低在庫アイテムを発見できます
- 物資の使用が特定のタスクに紐付けられ、明確な監査証跡が得られます
倉庫に紐付けられた物資アイテムのみが差し引かれます。一般的な参照として物資アイテムを追加した場合（倉庫なし）、在庫レベルには影響しません。
倉庫間移動
複数の場所に物資を保管している場合、Trellisを離れることなく倉庫間で在庫を移動できます。ある倉庫の在庫が不足し、別の倉庫に余剰がある場合に便利です。移動ステータス
すべての移動は明確なライフサイクルを経ます：| ステータス | 意味 |
|---|---|
| 保留中 | 移動が作成されましたが、アイテムはまだ移動されていません |
| 輸送中 | アイテムが倉庫間で移動中です |
| 完了 | アイテムが移動先倉庫に到着し、在庫が更新されました |
| キャンセル | 完了前に移動がキャンセルされました |
各移動には固有の番号（例：WT-001）が割り当てられ、記録で簡単に参照できます。
タスクの作成
Trellisでタスクを作成する方法はいくつかあります：手動
手動
タスクページまたは物件詳細ビューから新規タスクをクリックします。詳細を入力し、割り当て、期日を設定します。
自動化による自動作成
自動化による自動作成
イベントに基づいてタスクを作成する自動化を設定します。例えば、ゲストのチェックアウト時に自動的に清掃タスクを作成したり、ゲストが問題を報告した際にメンテナンスタスクを作成できます。
AIエージェントから
AIエージェントから
ゲストがメッセージで問題を報告すると、AIエージェントがメンテナンスタスクを自動的に作成し、適切なチームメンバーに割り当てます。AIはタスクのアクティビティフィードにコメントを直接投稿することもできます。例えば、ゲストの会話からのコンテキストの追加やステータス更新の記録が可能です。
PMSから
PMSから
Breezewayのようなフィールドオペレーションプラットフォームを使用している場合、タスクは双方向に同期されます。どちらのシステムでタスクを作成しても、両方に表示されます。
タスクテンプレート
最も一般的なタスクのテンプレートを作成して時間を節約しましょう。テンプレートはタイトル、説明、部門、推定時間、チェックリスト、デフォルトの担当者を事前入力します。新しいタスクの作成が数クリックで完了します。 人気のテンプレート：| テンプレート | 部門 | 一般的な用途 |
|---|---|---|
| 標準ターンオーバー | 清掃 | 標準チェックリスト付きのゲストチェックアウト清掃 |
| ディープクリーニング | 清掃 | 四半期または季節ごとのディープクリーニング |
| 到着前チェック | 点検 | ゲスト到着前の簡易ウォークスルー |
| HVACフィルター交換 | メンテナンス | 季節ごとの定期メンテナンス |
| 滞在後点検 | 点検 | ゲストチェックアウト後の詳細レビュー |
タスクリストのフィルタリング
タスクリスト上部のフィルターを使用して、表示内容を絞り込めます。物件、ステータス、部門、日付範囲、担当者でフィルタリングできます。担当者フィルター
担当者フィルターは人をメンバーと業者の2つのセクションにグループ化し、すばやく探せます：- メンバー - ワークスペースチームの人
- 業者 - 協力している外部企業や請負業者
モバイルでのフィルタリング
Trellisモバイルアプリは、デスクトップと同じ強力なフィルタリング機能をチームに提供します：- ステータスタブ - ワンタップでオープン、保留中、スケジュール済み、完了のタスクを切り替え
- 検索 - リスト上部の検索バーからタスク名で検索
- 日付フィルターチップ - クイック選択チップで特定の日付や範囲に絞り込み、カスタム範囲にはネイティブの日付ピッカーを使用
カレンダービュー
カレンダービューに切り替えると、すべてのタスクが日付ごとに表示されます。以下に特に便利です：- チームの週間計画
- スケジュールの競合の発見
- すべてのチェックアウトに清掃タスクが割り当てられているか確認
- チーム間の作業負荷のバランス
時間管理
チームがモバイルアプリからタスクの作業を開始すると、作業にかかる時間を記録するためのトラッキングセッションを開始できます。経過時間を表示する永続的なバナーが画面上部に表示され、画面間を移動しても表示され続けます。何にクロックインしているか常に把握できます。 時間管理は以下に役立ちます：- 各タスクタイプに実際にかかる時間の把握
- 見積もり時間と実際の時間の比較
- 常に予想以上に時間がかかるタスクや物件の特定
PMSとの同期
Breezewayのようなフィールドオペレーションプラットフォームを使用している場合、タスクは自動的に同期されます：- Trellisで作成されたタスクはオペレーションプラットフォームに表示されます
- オペレーションプラットフォームで更新されたタスクはTrellisに反映されます
- ステータス変更、割り当て、完了は双方向で同期されます
2つの場所でタスクを更新する必要はありません。最も便利な場所で変更すれば、Trellisがすべてを同期します。
効果的なタスク管理のヒント
ターンオーバータスクを自動化
ゲストがチェックアウトするたびに清掃タスクを作成する自動化を設定しましょう。ターンオーバーを見逃すことはもうありません。
チェックリストテンプレートを活用
一貫したチェックリストは一貫した品質を意味します。各タスクタイプのテンプレートを作成し、すべての場所で適用しましょう。
毎週カレンダーをレビュー
毎週数分かけてカレンダービューを確認しましょう。スケジュールの空き、過負荷の日、未割り当てのタスクが問題になる前にキャッチできます。
写真アップロードを有効化
主要なチェックリスト項目について写真のアップロードを義務付けましょう。視覚的な証拠は品質チェックの時間を節約し、紛争の解決を迅速化します。
物資の使用を追跡
タスクに物資アイテムを紐付けて、作業完了時に在庫レベルが自動更新されるようにしましょう。手動の在庫確認や予期せぬ不足はもうありません。