タスク

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このページでできること

タスクは、依頼から完了までの運用作業を前に進め続けます。清掃、メンテナンス、点検、物資作業、オーナーからの依頼、ゲストの問題、そしてチームが追跡する必要のあるあらゆる作業に使えます。

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はじめる前に

• 物件とチームメンバーを追加します。
• 作業をグループ単位で振り分ける場合は、部門や業者を設定します。よくある部門には、清掃、メンテナンス、点検、フロントがあります。
• ターンオーバー、点検、修理など、繰り返す作業のタスクテンプレートを作成します。
• タスクで物資の使用状況を更新したい場合は、在庫を接続します。

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タスクを作成する

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タスクのステージ

ほとんどのタスクは同じシンプルな流れをたどります：

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タスクテンプレート

タスクテンプレートは、複数の物件で繰り返す作業のために保存しておく設計図です。例えば、ターンオーバー清掃、到着前チェック、季節ごとのフィルター交換などです。テンプレートからタスクを作成すると、Trellisがタイトル、説明、部門、優先度、推定所要時間、必要人数、チェックリスト、デフォルト物資、デフォルトコストを事前入力するため、新しいタスクは数分ではなく数クリックで作成できます。 テンプレートは、タスクを作成するあらゆる場所で再利用できます。手動でのタスク作成、モバイルアプリ、自動化、ワークフローのすべてが同じテンプレートから開始できます。 チームがよく設定するテンプレート：

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テンプレートの場所

左ナビゲーションでタスクを開き、運用グループの下にあるテンプレートを選択します。タスクテンプレート画面が開き、テンプレートの検索、部門でのフィルタリング、作成、編集、複製、削除ができます。

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テンプレートを作成する

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既存のタスクでテンプレートを適用・切り替え・解除する

タスクの作成時にテンプレートを選ぶ必要はありません。任意のタスクを開き、詳細パネルのテンプレートピッカーから、いつでも適用、切り替え、解除ができます。

• テンプレートがなかったタスクにテンプレートを適用します。Trellisがテンプレートのチェックリストを生成し、デフォルトの物資とコストを入力します。
• 間違ったものを選んだ場合や作業内容が変わった場合は、別のテンプレートに切り替えます。現在のチェックリストはクリアされ、新しいテンプレートから再構築されます。
• テンプレートを解除するには、ピッカー内のXを使って削除します。チェックリストがクリアされ、タスクにテンプレートのチェックリストがない状態になります。
• 同じテンプレートを再選択しても何も起こらないため、作業を消してしまう心配なくピッカーを開けます。

テンプレートを切り替えても、タスクのタイトル、優先度、部門は上書きされません。新しいテンプレートの説明が異なる場合、Trellisはタスクの説明を置き換える前に確認します。

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接続済みインテグレーションのテンプレート

Breezewayのようなインテグレーションを接続すると、テンプレートピッカーはどこから来たかでテンプレートをグループ化するため、見分けがつきます：

• Breezewayから（または別の接続済みプロバイダー） - そのアカウントからインポートされたテンプレートです。これを選ぶとチェックリストと要件が揃った状態に保たれ、タスクがそのシステムに同期で戻る際に引き継がれます。
• Trellisから - Trellisで作成したテンプレートです。Trellis内で完結して管理するタスクには使えますが、そのチェックリストは接続済みプロバイダー側には表示されません。
• 接続状況によっては、PMSテンプレートやカスタムテンプレートの見出しも表示されることがあります。

ピッカーにはアクティブなテンプレートのみが表示されます。

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チェックリスト

チェックリストはタスクを明確な手順に分解し、作業する人が何をすべきか、そして「完了」がどういう状態かを正確に把握できるようにします。チェックリストは単一のタスクに追加することも、テンプレートに組み込んで、そのタイプのすべてのタスクが同じ手順で始まるようにすることもできます。 各チェックリスト項目には以下を含められます：

• タイトルと、指示を含む任意の説明
• 作業者がどう応答するかを制御するステップタイプ。よくあるタイプには、シンプルな完了チェック、はい/いいえ、数値やカウント、評価、短いテキスト回答、写真ステップがあります。
• 完了した手順がどう見えるべきかを示す参照写真
• 作業者が撮影しなければならない必須写真（例えば、ビフォー、アフター、問題の写真、一般的な写真）
• 写真が間違っている、欠けている、暗すぎる、確認しづらいといった場合にフラグを立て、タスクを閉じる前にマネージャーがレビューできるようにするAI写真検証

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チェックリストのセクション

チェックリスト項目はセクションにグループ化され、チームが論理的な順序で進められるようになります。セクションには2種類あります：

• 部屋タイプセクションは、ベッドルーム、バスルーム、キッチン、リビングルームなど、部屋の種類に紐づきます。これらは各物件に合わせて適応します（下記の部屋の自動展開を参照）。
• カスタムセクションは、アメニティ、屋外、最終確認などの自由形式のグループです。これらは常に記載どおりに表示されます。

セクション内では、項目を設備にリンクすることもでき（グリルやジャグジーなど）、その設備がある物件にのみ表示されます。 作業者がタスクを開くと、チェックリストはセクションごとにグループ化されているため、部屋ごとに進めていけます。

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テンプレートが物件ごとに適応する仕組み

これが、1つのテンプレートをポートフォリオ全体で機能させる仕組みです。物件ごとに別々のテンプレートを作る代わりに、1つのテンプレートを作れば、Trellisがその物件の部屋と設備（物件詳細ページで設定）を使って、チェックリストを各物件に合わせて適応させます。

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部屋の自動展開

チェックリスト項目が部屋タイプセクション（ベッドルームやバスルームなど）にある場合、Trellisはその物件にある一致する部屋ごとに、その手順のコピーを1つずつ作成します。 そのため、ベッドルームセクションを含む1つの「ディープクリーニング」テンプレートはどこでも機能します：

• スタジオタイプにはベッドルームの手順は付きません
• 2ベッドルームのコンドミニアムには「ベッドルーム1」と「ベッドルーム2」が付きます
• 5ベッドルームのヴィラには「ベッドルーム1」から「ベッドルーム5」が付きます

部屋数の取得元：

• 物件の部屋タブに詳細な部屋が設定されている場合（多くは接続済みシステムからインポート）、Trellisは名前や写真を含むそれらの部屋を使います。
• 詳細な部屋がない場合、Trellisは物件レコードにある部屋数（ベッドルーム、バスルームなど）にフォールバックします。

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設備に応じたステップ

チェックリスト項目は、グリル、ジャグジー、プール、洗濯機などの特定の物件設備にリンクできます。タスクが作成されると、Trellisは物件を確認します：

• 設備が存在しアクティブ - 手順がタスクに表示されます。
• 設備がない、または非アクティブとマーク - 手順はスキップされます。

1つのテンプレートを管理するだけで、各物件にはそれに該当する手順だけが自動的に適用されます。

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まず部屋と設備を設定する

部屋の自動展開と設備に応じたステップは、各物件の部屋と設備が設定されている場合にのみ機能します。これはテンプレートではなく、物件で行います： 詳しい設定手順は部屋と設備を参照してください。

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物件ごとのテンプレート設定

部屋と設備の自動適応があっても、物件によっては他とは異なるデフォルトが必要な場合があります。各物件のテンプレートセクションでは、別々のテンプレートを作ることなく、その物件だけのために共有テンプレートを上書きできます。 物件でテンプレートを上書きするには： 物件ごとに上書きできる項目：

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作業のスケジュールと割り当て

• リストビューは、ステータス、担当者、物件、優先度、期日で作業を確認するのに最適です。
• カレンダービューは、日々のスケジュール、訪問計画、作業を別の日に移動するのに最適です。
• モバイル訪問は、現場チームが物件と日付ごとにまとめられた作業を確認するのに役立ちます。
• 未割り当ての作業は、担当者のいない作業が放置されないよう、こまめに確認すべきです。

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訪問

同じ人が同じ物件で同じ日に複数のタスクを持っている場合、Trellisはそれらのタスクを1つの訪問にまとめられます。これにより、現場の作業者は複数の別々のカードではなく、1回の移動を追えばよくなります。 モバイルでは、現場の作業者がマイ訪問を開いて、今後と過去の訪問、タスクの進捗、物件の詳細、割り当てられた作業を確認できます。訪問を移動する必要がある場合は、訪問の日程変更を使うと、その訪問のすべてのタスクが一緒に移動します。

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カレンダーでの計画

1日、1週間、1か月を計画する必要があるときはカレンダーを使います：

• 物件への移動を計画するには訪問モードを使います。
• 各タスクを個別に見るにはタスクモードを使います。
• 各住宅でのカバー状況を確認するときは、物件別にカレンダーを表示します。
• 作業負荷のバランスを取るときは、チームメンバー別にカレンダーを表示します。
• 予定が変わったら、作業を別の日、物件、チームメンバーにドラッグします。

未割り当ての行は、チームメンバー別カレンダーで見つけやすい位置に保たれるため、マネージャーはまだ担当者が必要な作業をすばやく見つけられます。

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モバイルでのタスク作業

現場チームはモバイルからタスクを作成・更新できます。モバイルでタスクを作成するとき、物件、日付、部門、優先度、担当者、テンプレートを選べます。Trellisに物件の予約が表示されている場合、カレンダーがゲストの滞在中に作業を入れてしまうのを防ぎます。 管理者はモバイルのタスク詳細ページから担当者と日付を更新することもできます。

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タスク上でのコミュニケーション

各タスクには、コメントと更新のためのアクティビティフィードがあります。メモ、質問、写真、マネージャーの判断を一か所にまとめるために使います。 コメントで**@**を入力すると、チームメンバーにメンションできます。メンションされたチームメンバーは、そのタスクに割り当てられていなくても、絞り込まれた通知を受け取ります。 チームメンバーは、タスクコメントの通知をどう受け取るかを各自の通知設定で管理できます。 チームが複数の言語で作業している場合、タスクの自動翻訳により、元のテキストを保持したまま、各チームメンバーの優先言語でタイトルと説明を表示できます。

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時間・物資・コストの追跡

作業にかかった時間を知る必要があるときは、時間管理を使います。現場の作業者はタスクの作業中に時間管理を開始でき、マネージャーは後で予定時間と実際の時間を比較できます。 清掃スタッフや技術者が在庫のアイテムを使う場合は、物資の追跡を使います： チームが複数の場所に物資を保管している場合は、物資の倉庫間移動を使って、ある倉庫から別の倉庫にアイテムを移動し、数量を正確に保ちます。 コストを記録に残しつつ、先に請求すべきでない場合は、作業を請求対象外としてマークします。除外すべき対象に応じて、1つのタスクにも、訪問全体にも請求対象外を使えます。

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タスクのエクスポートとレポート

フィルターを使ってタスクリストを絞り込み、オーナー、経理、社内レビュー用のスプレッドシートが必要なときにタスクをエクスポートします。大量のエクスポートでは、ファイルの準備中に進捗が表示され、準備ができるとダウンロードされます。 よく使うフィルターには、ステータス、日付、物件、担当者、部門、優先度、業者があります。

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ライブトラッキングを適切に使う

ワークスペースで位置情報トラッキングが有効で、チームが許可している場合、マネージャーはライブマップを使ってアクティブな作業者を確認し、作業をより明確に振り分けられます。 位置情報の共有は、作業者の許可とデバイス設定に依存します。作業者が位置情報の許可を拒否したり、シフトを終了したりすると、トラッキングは停止します。

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接続済みシステムとの整合性を保つ

接続済みの物件システムがタスクの更新に対応している場合、Trellisは作業ステータスと関連メモの整合性を保つのに役立ちます。何が同期されるかは、インテグレーションとワークスペースの設定によります。

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正しく動作したか確認する

• タスクが、正しい物件、担当者、期日、ステータスとともにリストに表示される。
• カレンダーに、予定された作業が想定どおりの日に表示される。
• チェックリスト項目、コメント、写真、物資、時間の記録が、タスク履歴に表示される。
• 訪問が、同じ日の同じ物件の作業を正しくまとめている。
• エクスポートに、現在のフィルターに一致するタスクが含まれている。
• 完了したタスクに、誰がいつ作業を完了したかが表示される。

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よくある問題

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