Documentation Index
Fetch the complete documentation index at: https://docs.trellistech.com/llms.txt
Use this file to discover all available pages before exploring further.
הפסיקו לעשות שוב ושוב את אותם דברים
לכל מנהל נכסים יש פעולות שחוזרות עשרות פעמים בשבוע: שליחת הוראות צ’ק-אין, יצירת משימות ניקיון אחרי צ’ק-אאוט, או עדכון הצוות על בעיה. אוטומציות מטפלות בזה באופן עקבי לאחר שהוגדרו ונבדקו.מה אפשר להפוך לאוטומטי?
הודעות אורחים
שלחו הוראות צ’ק-אין, תזכורות צ’ק-אאוט, בקשות ביקורת ומעקבים - בתזמון אוטומטי לכל הזמנה.
יצירת משימות
צרו משימות לפי מחלקה כאשר אירועים מסוימים מתרחשים - כמו צ’ק-אאוט של אורח או הזמנה חדשה.
התראות הסלמה
התריעו למנהלים מיד כשמשהו דורש תשומת לב אנושית - תלונה, בקשת החזר או שיחה שה-AI לא יכול לטפל בה.
סיכומי תפעול
שלחו סיכומים מתוזמנים של הזמנות, הסלמות ומשימות שדורשות תשומת לב מהצוות.
התראות צוות
עדכנו את הצוות כאשר משימות מוקצות, שיחות מוסלמות או נושאים דחופים נכנסים.
עדכוני נתונים
עדכנו רשומות, שנו סטטוסים או תייגו שיחות אוטומטית לפי תנאים שאתם מגדירים.
איך אוטומציות עובדות
לכל אוטומציה יש שלושה חלקים: טריגר שמפעיל אותה, תנאים אופציונליים שקובעים מתי היא תרוץ, ופעולות שמגדירות מה היא עושה.טריגרים - מה מפעיל את האוטומציה
- מבוסס אירוע
- מתוזמן
- ידני
האוטומציה רצה כאשר משהו קורה ב-Trellis:
- הזמנה חדשה נוצרת
- אורח עושה צ’ק-אין או צ’ק-אאוט
- שיחה מוסלמת
- משימה הושלמה
- הודעה חדשה מגיעה
תנאים - מתי היא צריכה לרוץ
הוסיפו תנאים כדי להפוך אוטומציות לחכמות יותר. לדוגמה:- צרו משימת ניקיון רק אם הצ’ק-אאוט הוא בנכס מסוים
- שלחו הודעת צ’ק-אין רק אם ההזמנה מאושרת ולא בוטלה
- הסלימו רק אם האורח הזכיר מילת מפתח מסוימת
פעולות - מה האוטומציה עושה
פעולות הן השלבים שהאוטומציה מבצעת. אפשר לשרשר כמה פעולות יחד:| פעולה | מה היא עושה |
|---|---|
| שליחת הודעה | שליחת הודעת תבנית לאורח, בעל נכס או ספק דרך ערוצים מחוברים נתמכים |
| יצירת משימה | יצירת משימה לפי מחלקה עם כל הפרטים מוכנים מראש |
| עדכון רשומה | שינוי סטטוס, משויך או כל שדה בנכס, הזמנה, משימה או שיחה |
| התראת צוות | שליחת התראה לחברי צוות או תפקידים מסוימים |
| המתנה | עצירת האוטומציה לזמן מוגדר, עד תאריך מסוים או עד שמשהו יקרה |
| בקשת אישור | עצירה ובקשה ממנהל לסקור לפני המשך - מתאים לפעולות רגישות |
| הרצת סוכן ה-AI | לתת לסוכן ה-AI לנתח מצב, לנסח תגובה או לקבל החלטה |
אישור אנושי בתוך התהליך
חלק מהאוטומציות לא צריכות לרוץ לגמרי ב-autopilot. שלב approval עוצר את ה-workflow ומבקש מחבר צוות לסקור לפני המשך.האוטומציה מגיעה לשלב האישור
ה-workflow נעצר ויוצר בקשת אישור שמופיעה בתיבת הדואר.
- לפני שליחת הודעות על נושאים רגישים כמו החזרים או שינויי מדיניות
- לפני יצירת משימות תחזוקה יקרות
- לפני שליחת הודעות שכוללות נתונים כספיים רגישים
- בכל פעם שרוצים נקודת בקרה אנושית בתהליך אוטומטי
התחלה מתבניות
אין צורך לבנות אוטומציות מאפס. Trellis כוללת תבניות מוכנות ל-workflows הנפוצים ביותר בניהול נכסים:הודעת צ'ק-אין לאורח
הודעת צ'ק-אין לאורח
טריגר: 24 שעות לפני צ’ק-אין
פעולה: שליחת הוראות הצ’ק-אין לאורח, כולל כתובת הנכס, קוד הדלת, סיסמת Wi-Fi, מידע חניה וכללי בית. פרטי הנכס נמשכים אוטומטית.
משימת ניקיון אחרי צ'ק-אאוט
משימת ניקיון אחרי צ'ק-אאוט
טריגר: אורח עושה צ’ק-אאוט
פעולה: יצירת משימת ניקיון לנכס, שיוך לחבר צוות הניקיון המוגדר כברירת מחדל, צירוף רשימת בדיקת turnover סטנדרטית וקביעת תאריך יעד לאותו יום.
התראת הסלמה
התראת הסלמה
טריגר: שיחה מוסלמת על ידי AI או ידנית
פעולה: שליחת התראה מיידית למנהל התורן עם סיכום השיחה, פרטי האורח וקישור לשיחה.
סיכום תפעול יומי
סיכום תפעול יומי
טריגר: כל בוקר
פעולה: שליחת סיכום לצוות של הזמנות, הסלמות פתוחות ומשימות שדורשות תשומת לב באותו יום.
בקשת ביקורת
בקשת ביקורת
טריגר: יום אחד אחרי צ’ק-אאוט
פעולה: שליחת הודעה ידידותית שמודה לאורח על השהייה ומבקשת להשאיר ביקורת. נשלחת רק אם לא הוסלמו בעיות במהלך השהייה.
התראת תחזוקה מהודעת אורח
התראת תחזוקה מהודעת אורח
טריגר: ה-AI מזהה בעיית תחזוקה בהודעת אורח
פעולה: יצירת משימת תחזוקה, שיוכה לאיש התחזוקה התורן ועדכון מנהל הנכס.
בניית אוטומציה משלכם
בונה האוטומציות משתמש בקנבס חזותי שבו אפשר לראות את כל ה-workflow במבט אחד. סרגל צד מתקפל משמאל מאפשר לעבור בין רשימת ה-workflows לקנבס, ונותן יותר מקום לעבוד כשצריך.בחרו טריגר
בחרו מה מפעיל את האוטומציה - אירוע כמו צ’ק-אאוט, לוח זמנים כמו כל יום שני, או הפעלה ידנית. לחצו על צומת הטריגר בקנבס כדי להגדיר אותו בלוח הפרטים.
הוסיפו תנאים (אופציונלי)
צמצמו מתי האוטומציה תרוץ. למשל, רק לנכסים מסוימים, מקורות הזמנה מסוימים או סוגי אורחים מסוימים.
הוסיפו פעולות
הגדירו מה האוטומציה צריכה לעשות. הוסיפו כמה שלבים שצריך - שליחת הודעה, יצירת משימה, המתנה, התראה ועוד. לחצו על כל שלב בקנבס כדי לפתוח את לוח הפרטים ולהגדיר אותו. השלבים רצים לפי הסדר.
ניטור הרצות אוטומציה
אחרי שאוטומציה רצה, אפשר לבדוק בדיוק מה קרה מלשונית Runs. כל הרצה מציגה את הסטטוס, השלבים שהושלמו וכל שגיאה שהתרחשה.תצוגות רשימה ויומן
לשונית ההרצות מציעה שתי דרכים לצפות בהיסטוריית האוטומציות:- תצוגת רשימה - הטבלה הרגילה שמציגה כל הרצה כשורה עם סטטוס, התקדמות שלבים, סוג טריגר וחותמות זמן. כברירת מחדל הרשימה מציגה הרצות מ-7 הימים האחרונים כדי שתראו קודם פעילות עדכנית. אפשר לשנות את טווח התאריכים בכל זמן דרך היומן המובנה. זו התצוגה הטובה ביותר לסריקת פעילות אחרונה וסינון לפי סטטוס.
- תצוגת יומן - יומן חודשי שמציג הרצות לפי תאריך. עברו לתצוגה זו עם המתג בראש רשימת ההרצות. השתמשו בחצים שמאלה וימינה כדי לנווט בין חודשים ולחצו על כל יום כדי לראות את ההרצות שבוצעו בו.
סינון הרצות
השתמשו באפשרויות הסינון בראש רשימת ההרצות כדי למצוא הרצות מסוימות במהירות. המסננים חלים גם על תצוגת הרשימה וגם על תצוגת היומן:- סטטוס - סינון לפי הרצות בתור, רצות, הושלמו, נכשלו או בוטלו בעזרת לשוניות הסטטוס
- טווח תאריכים - בחירת תאריך התחלה וסיום בעזרת היומן המובנה. כברירת מחדל מוצגות הרצות מ-7 הימים האחרונים.
- סוג טריגר - הצגת הרצות שהתחילו רק מטריגר מסוים: אירוע, תזמון או הפעלה ידנית
- הרצת בדיקה - הצגה או הסתרה של הרצות בדיקה, המסומנות באייקון מבחנה, כדי להתמקד בהרצות אמיתיות או לסקור תוצאות בדיקה בנפרד
פרטי ההרצה
לחץ על כל הרצה כדי לראות פירוט שלב אחר שלב על הקנבס. כל שלב מראה אם הצליח, נכשל או דולג, יחד עם הפלט שלו. עמודת התקדמות שלבים ברשימת ההרצות נותנת לך סיכום ויזואלי מהיר של כמה רחוק הגיעה כל הרצה לפני השלמה או שגיאה. סרגל צד של פרטים נפתח ליד הקנבס כדי שתוכל לבחון כל שלב מבלי לאבד את המבט על תהליך העבודה המלא.סיכומי שלבים
לחץ על שלב בקנבס כדי לפתוח את הסיכום שלו בסרגל הצד. כל סוג שלב מציג מידע המותאם למה שהוא עושה:- שלבי טריגר - מציגים את סוג הטריגר (ידני, מבוסס אירוע, התחיל על ידי AI, או מתוזמן) ואת האירוע שהתחיל את ההרצה
- שלבי תנאי - מראים אם התנאי הוערך כנכון או שקרי עם תג ברור
- שלבי פעולה - מפרטים את הישויות שהשלב השפיע עליהן, כמו הזמנות, משימות, נכסים או אנשי קשר
- שלבי לולאה - מראים את הישויות שעוברות איטרציה וכמה פריטים עובדו
ישויות קשורות
כאשר שלב כולל הזמנות, משימות, נכסים או אנשי קשר, סרגל הצד מציג שורות ישויות לחיצות עם פרטים מרכזיים במבט חטוף - לדוגמה, שורת הזמנה מציגה את שם האורח ותאריכי צ’ק-אין/צ’ק-אאוט. לחץ על כל שורת ישות כדי לעבור ישירות לרשומה זו ב-Trellis.לשונית פרטים
עבור ללשונית פרטים בסרגל הצד כדי לראות מידע ביצוע מעמיק יותר לכל שלב. עבור שלבים שמשתמשים בסוכן הבינה המלאכותית, לשונית זו כוללת מדדי ביצועים וציר זמן של מה שהסוכן עשה. יומן ביצוע ברמת ההרצה בתחתית מציג כל שלב בסדר כרונולוגי, מה שמקל על מעקב אחר הרצף המלא של האירועים.סרגל צד של פרטי ההרצה
כאשר אתה צופה בהרצה, סרגל צד של פרטים נפתח ליד הקנבס. הוא נותן לך תמונה מלאה של מה שקרה מבלי לעזוב את הדף. לשונית סיכום לשונית הסיכום מראה במבט חטוף מה האוטומציה נגעה:- שורות ישויות - הזמנות, משימות, נכסים ואנשי קשר המעורבים בהרצה מופיעים כשורות לחיצות. כל שורה מציגה פרטים מרכזיים (כמו שם האורח, תאריכי צ’ק-אין וצ’ק-אאוט להזמנה, או כותרת המשימה וסטטוס) כדי שתוכל לזהות במהירות את הרשומות המושפעות וללחוץ כדי לראות עוד.
- סיכום הטריגר - ראה מה התחיל את ההרצה: טריגר ידני, הרצה מתוזמנת, טריגר מבוסס אירוע, או פעולה שהתחילה על ידי AI.
- תוצאות שלב אחר שלב - כל שלב מציג את תג הסוג שלו, שם, משך ותוצאה. שלבי תנאי מראים אם הוערכו כנכון או שקרי. שלבי לולאה מפרטים את הישויות שעברו איטרציה.
- יומן ביצוע - רשימה כרונולוגית של כל שלב בהרצה, עם חותמות זמן ומשכים, כדי שתוכל לראות את הסדר המדויק של הביצוע.
- פרטי ביצועים - עבור שלבים מופעלי בינה מלאכותית, סרגל הצד מציג את זמן השלב, הסטטוס ומשך התגובה. זה עוזר לך להבין איך שלבי סוכן הבינה המלאכותית מתפקדים והיכן מושקע הזמן.
פתרון שגיאות בשלבים
כאשר שלב נכשל, Trellis מציגה את פרטי השגיאה ישירות על הקנבס. בכל שלב שנכשל זמינות שתי פעולות שעוזרות לפתור את הבעיה במהירות:- Ask AI to fix - Trellis מנתחת את השגיאה, מסבירה בשפה פשוטה מה השתבש ומציעה תיקון. במקרים רבים היא יכולה להחיל את התיקון אוטומטית, כך שתוכלו להריץ מחדש בלי לחפור בפרטים.
- Report issue - אם השגיאה נראית כמו באג או משהו שאינכם יכולים לפתור לבד, לחצו כדי לפתוח חלון משוב שמוכן מראש כדיווח באג עם פרטי השגיאה מצורפים. שלחו אותו ישירות לצוות התמיכה של Trellis - בלי להעתיק הודעות שגיאה או לתאר ידנית מה קרה.
התראות על כשלי הרצה
כאשר ל-workflow יש כשלים חוזרים, Trellis יכולה להתריע לסביבת העבודה כדי שהצוות יגיב לפני שהאוטומציה ממשיכה להיכשל בשקט. התראות כשל מופיעות בפעמון ההתראות בסרגל הניווט העליון. לחצו על התראת כשל כדי לעבור לתצוגת הרצות ה-workflow, שבה אפשר לבדוק את ההרצות שנכשלו ולהשתמש בכלי פתרון הבעיות שתוארו למעלה.התראות על כשלים חוזרים מאוחדות, כך ש-workflow רועש לא מציף את הצוות בהתראה על כל הרצה שנכשלה.
ביטול אוטומציה שרצה
אם אוטומציה רצה כרגע וצריך לעצור אותה - למשל אם הופעלה בטעות או שהתנאים השתנו - אפשר לבטל אותה ישירות מתצוגת פרטי ההרצה. לחצו על כפתור Cancel בכותרת ההרצה. תיבת אישור תופיע כדי לוודא שהתכוונתם לעצור את ההרצה. לאחר הביטול, ההרצה מסומנת כ-cancelled ולא מבוצעים שלבים נוספים.ניהול אוטומציות בכמות גדולה
בחרו כמה אוטומציות מהרשימה כדי להפעיל, להשבית או למחוק אותן בצעד אחד. זה שימושי כאשר צריך להשהות את כל האוטומציות לעונה, לנקות workflows ישנים או להפעיל במהירות סט אוטומציות לקבוצת נכסים חדשה.טיפים לאוטומציות טובות
התחילו מהתבניות
התבניות נבדקו בשטח ומכסות את ה-workflows הנפוצים ביותר. התאימו אותן לפעילות שלכם במקום לבנות מאפס.
השתמשו באישורים לפעולות רגישות
הודעות על החזרים, שינויי מדיניות או נתונים כספיים תמיד צריכות לכלול שלב סקירה אנושית.
שלבו תנאים לדיוק
ככל שהתנאים ספציפיים יותר, האוטומציות חכמות יותר. אוטומציית ניקיון צ’ק-אאוט שפועלת רק עבור שהיות מאושרות מונעת משימות מיותרות עבור ביטולים.
בדקו יומני אוטומציה בקביעות
בדקו את היסטוריית ההרצות כדי לוודא שהאוטומציות עובדות כמצופה. חפשו הרצות שדולגו או שגיאות שדורשות תשומת לב.
השתמשו בהרצות בדיקה
הריצו את האוטומציה במצב בדיקה לפני הפעלה. הרצות בדיקה מסומנות בבירור באייקון מבחנה כדי להבדיל אותן מהרצות אמיתיות.
סננו הרצות כדי למצוא בעיות מהר
השתמשו במסנני סטטוס, תאריך וסוג טריגר בלשונית Runs כדי לצמצם במהירות להרצות שנכשלו או היו בלתי צפויות.