Documentation Index
Fetch the complete documentation index at: https://docs.trellistech.com/llms.txt
Use this file to discover all available pages before exploring further.
הכירו את חבר הצוות שלכם ב-AI
סוכן ה-AI של Trellis הוא כמו חבר צוות מנוסה שזמין בתוך השיחות המחוברות וסביבת העבודה שלכם. כאשר סוכן משויך ו-AI מופעל לשיחה, הוא משתמש בנכס, בהזמנה, בשעה ביום, בהוראות, בבסיס הידע ובהיסטוריית השיחה כדי לנסח או לשלוח תשובות מדויקות ומועילות. אבל הוא גם יודע את הגבולות שלו. כאשר משהו מחוץ לתחום שלו - תלונה, בקשת החזר או בעיית בטיחות - הוא מסלים לצוות במקום לנחש.מה סוכן ה-AI יכול לעשות
לענות על שאלות אורחים
הוראות צ’ק-אין, סיסמאות Wi-Fi, מידע חניה, כללי בית והמלצות מקומיות - ה-AI מטפל בשאלות שגרתיות מיד, בשפת האורח.
לנסח תגובות לסקירה
להודעות שדורשות מגע אישי, ה-AI מכין טיוטת תגובה וממתין שתאשרו, תערכו או תדחו אותה.
לטפל בכמה שפות
אורחים כותבים בשפה שלהם; ה-AI משיב באותה שפה בערוצים המחוברים הנתמכים.
לחפש זמינות
כאשר אורחים שואלים “יש לכם משהו פנוי בסוף השבוע הבא?”, ה-AI בודק נכסים פעילים לפי תאריכים פנויים, קיבולת אורחים ופרטי נכס. מחירים זמינים דרך אינטגרציות תמחור או הצעות מחיר נתמכות כאשר הן מחוברות.
גלישה באתרים חיצוניים
הבינה המלאכותית יכולה להיכנס ל-Airbnb, Booking.com ופלטפורמות אחרות כדי לבדוק רישומים, לשלוף דוחות או לאמת מידע - באמצעות החשבונות המחוברים השמורים שלך.
ליצור ולעדכן משימות
אם אורח מדווח על בעיית תחזוקה, ה-AI יכול ליצור משימה ולשייך אותה לאדם המתאים. הוא יכול גם לפרסם תגובות ישירות בפיד הפעילות של המשימה - כך הצוות נשאר מעודכן בלי שתצטרכו להתערב.
לבנות תבניות משימה
תארו את התבנית שאתם צריכים - “צרי רשימת בדיקה לניקיון עמוק של חדר רחצה עם דרישות תמונה” - וה-AI בונה אותה עבורכם, כולל אזורים, שלבים והגדרות אימות תמונה.
ניהול מחלקות
צור, שנה שם או הסר מחלקות משימות כדי להתאים לפעילות שלך. הבינה המלאכותית יכולה גם להקצות מחדש משימות ממחלקה אחת לאחרת - לדוגמה, להעביר משימה מניקיון לתחזוקה כאשר ההיקף משתנה.
עדכון זמני משמרות
רשום מתי חברי צוות נכנסו ויצאו ממשמרת. הבינה המלאכותית מחשבת אוטומטית את שעות העבודה בפועל כאשר שני הזמנים מסופקים.
להסלים כשצריך
תלונות, בקשות החזר, חששות בטיחות או כל דבר מחוץ להוראות ה-AI מוסלמים מיד לצוות.
ללמוד ולהשתפר
ה-AI זוכר פרטים חשובים מאינטראקציות קודמות ומשתפר עם הזמן ככל שמחדדים את ההוראות שלו.
איך ה-AI עונה לאורחים
אורח שולח הודעה
הודעה מגיעה לתיבת הדואר המאוחדת דרך ערוץ מחובר נתמך שבו סוכן משויך ו-AI מופעל.
ה-AI אוסף הקשר
הוא בוחן:
- הזמנת האורח: תאריכים, נכס, מספר אורחים, שדות כספיים מסונכרנים ושדות מותאמים שזמינים ב-Trellis
- פרטי הנכס: שירותים, כללי בית ונהלי צ’ק-אין
- הוראות הסוכן: טון, מדיניות ומה להסלים
- היסטוריית השיחה: מה כבר נדון
- בסיס הידע: מסמכים שהוספתם
- זמינות בנכסים פעילים כאשר אורח שואל על תאריכים פנויים
ה-AI מנסח תגובה
בעזרת כל ההקשר הזה, הוא כותב תגובה מדויקת, תואמת למותג ומועילה. אין תשובות כלליות - כל תשובה מותאמת לאורח ולנכס הספציפיים.
חיפוש הזמנות
כאשר סוכן ה-AI מחפש הזמנות - לדוחות, שאלות אורחים או שאילתות תפעוליות כמו “עזיבות מחר” - הוא מסנן אוטומטית להזמנות פעילות בלבד. המשמעות היא שהתוצאות כוללות שהיות מאושרות, שהיות בצ’ק-אין ושהיות שהסתיימו, בעוד שפניות, הזמנות מבוטלות ואי-הגעה מוחרגות כברירת מחדל. כך נמנע מהזמנות לא מאושרות או מבוטלות להופיע בדוחות תפעוליים ובתשובות לאורחים, והצוות רואה רק הזמנות רלוונטיות.אם שואלים את ה-AI במפורש על הזמנה לפי קוד אישור או מספר אסמכתה, הוא מחפש בכל הסטטוסים - כולל מבוטלות ופניות - כך שתמיד אפשר למצוא כל הזמנה בלי קשר למצבה.
חיפוש זמינות
כאשר אורח שואל על תאריכים פנויים - למשל “יש לכם מקום ליד הים בסוף השבוע הבא?” - סוכן ה-AI מחפש זמינות בנכסים פעילים בתאריכים המבוקשים. הוא מחזיר אפשרויות מתאימות עם פרטי נכס כמו מיקום, חדרי שינה, חדרי רחצה וקיבולת אורחים. בתיקים גדולים, הסוכן מעריך את הנכסים המועמדים לפני החלת מגבלת התשובה. אם יש יותר נכסים מתאימים ממה שאפשר להציג בתשובה אחת, הסוכן אומר לאורח כמה תוצאות נמצאו כדי שיוכל למקד את החיפוש.שדות מותאמים אישית
סוכן ה-AI יכול להשתמש בשדות מותאמים ברמת ההזמנה שסונכרנו אל Trellis. המשמעות היא שהסוכן יכול להתייחס לנתונים מותאמים זמינים - כמו קודי גישה, בקשות מיוחדות או הערות ספציפיות להזמנה - כאשר הוא עונה לשאלות אורחים. אין צורך להגדיר שום דבר נוסף. כל עוד אינטגרציית ה-PMS מסנכרנת שדות מותאמים אל Trellis, סוכן ה-AI כולל אותם אוטומטית בהקשר שלו כשהוא עונה לאורחים.בתשובות לאורחים, שדות מותאמים משמשים כהקשר. חלק מעדכוני השדות המותאמים הפנימיים להזמנות זמינים רק כאשר ה-PMS המחובר ומיפוי השדות תומכים בכתיבה אליהם.
קריאת קבצי Slack
כאשר הצוות משתף קבצים בערוץ Slack מחובר - מסמכים, גיליונות או תמונות - סוכן ה-AI יכול לקרוא ולהבין אותם. במקום לראות רק שם קובץ, הסוכן מוריד את הקובץ, קורא את תוכנו ומשתמש במידע כדי לענות על שאלות או לבצע פעולה.- קבצי טקסט - הסוכן קורא את התוכן המלא של קבצים מבוססי טקסט כמו מסמכים, CSVs ולוגים, ויכול להתייחס לפרטים ספציפיים בתגובות שלו.
- תמונות - הסוכן מתאר את מה שהוא רואה בתמונות שהועלו, שימושי לתמונות תחזוקה, מסמכי זיהוי אורחים או צילומי מסך של נכסים.
קריאת קבצי Slack עובדת רק בערוצים שמחוברים לסביבת העבודה שלכם ב-Trellis. ה-AI מעבד קבצי טקסט ותמונה - סוגי קבצים אחרים כמו וידאו או קבצי הרצה אינם נתמכים.
הגדרת סוכן ה-AI
כתיבת הוראות סוכן טובות
הוראות הסוכן אומרות ל-AI איך לייצג את העסק שלכם. ככל שההוראות טובות יותר, כך ה-AI מתפקד טוב יותר. מה לכלול בהוראות:קול וטון המותג
קול וטון המותג
האם אתם קלילים וידידותיים? מקצועיים ורשמיים? חמים אבל תמציתיים? תנו ל-AI תחושה ברורה של הדרך שבה אתם מתקשרים עם אורחים. הוסיפו דוגמאות ניסוח אם זה עוזר.
נהלי צ'ק-אין וצ'ק-אאוט
נהלי צ'ק-אין וצ'ק-אאוט
הוראות שלב אחר שלב להגעה לנכס - קודי דלת, תיבות מפתח, חניה, גישה לבניין וכל פרט חריג שהאורח צריך לדעת.
כללי בית ומדיניות
כללי בית ומדיניות
שעות שקט, מדיניות עישון, מדיניות חיות מחמד, תפוסה מקסימלית, שעות בריכה, לוח איסוף אשפה וכל דבר נוסף שהאורחים צריכים לציית לו.
Common FAQs
Common FAQs
השאלות ששואלים אתכם הכי הרבה: סיסמת Wi-Fi, הוראות חניה, המכולת הקרובה, מדיניות צ’ק-אאוט מאוחר ואיך להשתמש בג’קוזי.
כללי הסלמה
כללי הסלמה
היו ספציפיים לגבי מה שה-AI לא צריך לטפל בו: בקשות החזר, תביעות נזק, תלונות רעש, בעיות בטיחות או כל דבר שדורש אישור מנהל. ה-AI יסלים אותם לצוות.
הגדרת autopilot
אתם שולטים ברמת העצמאות של ה-AI לכל סוג איש קשר:| סוג איש קשר | הגדרת התחלה מומלצת |
|---|---|
| אורחים | התחילו במצב סקירה. עברו ל-autopilot אחרי שאתם בטוחים בתשובות ה-AI. |
| בעלים | השאירו במצב סקירה. תקשורת עם בעלים לעיתים דורשת מגע אישי. |
| ספקים | מצב סקירה מתאים לרוב הצוותים. השתמשו ב-autopilot אם האינטראקציות עם ספקים שגרתיות. |
בסיס ידע
בסיס הידע נותן לסוכן ה-AI גישה למסמכים ולמידע מעבר למה שמופיע בהוראות הסוכן. מה להוסיף לבסיס הידע:- מדריכים ספציפיים לנכס, כמו נהלי צ’ק-אין מפורטים לכל נכס
- מדריכי אזור מקומי והמלצות
- מידע עונתי, כמו תאריכי פתיחת בריכה או פרטי סקי
- נהלי ניקיון ותחזוקה שהצוות פועל לפיהם
- נהלי עבודה סטנדרטיים למצבים נפוצים
צרו או העלו מסמכים
כתבו מסמכים ישירות ב-Trellis או העלו מדריכים קיימים. ארגנו אותם בתיקיות לפי נכס, נושא או צוות.
זיכרונות סוכן
עם הזמן, סוכן ה-AI לומד מאינטראקציות ובונה זיכרון של פרטים חשובים. זיכרונות עוזרים ל-AI לתת תשובות עקביות ואישיות יותר.- זיכרונות ידניים
- זיכרונות נלמדים
הוסיפו זיכרונות בעצמכם כדי ללמד את ה-AI דברים ספציפיים שהוא תמיד צריך לזכור. למשל: “משפחת Johnson הם אורחים חוזרים שתמיד מבקשים צ’ק-אין מוקדם” או “ביחידה 4B יש תרמוסטט מורכב - האורחים צריכים ללחוץ ולהחזיק 3 שניות.”
כמה סוכנים
בפעילות גדולה יותר, אפשר ליצור כמה סוכני AI - לכל אחד הוראות, הרשאות ותחומי מיקוד שונים. הגדרות נפוצות:| סוכן | מטרה |
|---|---|
| תקשורת אורחים | מטפל בכל הודעות האורחים הנכנסות בטון ידידותי ומועיל. מכיר נהלי צ’ק-אין, כללי בית וטיפים מקומיים. |
| עדכוני בעלים | מתקשר עם בעלי נכסים בטון מקצועי ועסקי. מספק נתוני ביצועים ועדכוני תחזוקה. |
| תפעול פנימי | עוזר לצוות בשאלות תפעוליות - חיפוש פרטי הזמנה, מציאת מידע על נכס או הפקת דוחות. |
לכל סוכן יכולות להיות הרשאות פעולה שונות. סוכן מול אורחים יכול להיות מוגבל לקריאת פרטי נכס בלבד, בעוד שסוכן תפעול פנימי יכול ליצור משימות, לפרסם תגובות ולעדכן רשומות.
בוט Google Meet
סוכן ה-AI יכול להצטרף לשיחות Google Meet ולענות לשאלות בזמן אמת - בעזרת אותו בסיס ידע, גישה לסביבת העבודה והוראות כמו הסוכן הטקסטואלי.איך זה עובד
הבוט מצטרף לשיחת Google Meet כמשתתף ומאזין למילת ההתעוררות שלו. כאשר מישהו אומר את מילת ההתעוררות, הבוט מעבד את מה שנאמר ומשיב בדיבור טבעי.- מילת התעוררות - הבוט מופעל כשמישהו אומר את השם הפרטי של הסוכן, למשל אם הסוכן נקרא “Lucy - Property Manager”, מילת ההתעוררות היא “Lucy”. אפשר גם לומר “Trellis” כגיבוי.
- הקשר מלא של סביבת העבודה - הבוט יכול לחפש הזמנות, לבדוק פרטי נכסים, לחפש משימות, לעיין בבסיס הידע ועוד - בדיוק כמו הסוכן הטקסטואלי.
- מודעות לפגישה - הבוט מבין שכמה אנשים עשויים לדבר ועונה למי שפנה אליו.
- זיכרון שיחה - כל מה שנדון בשיחה נשמר בהיסטוריית הסשן של הסוכן כדי שתוכלו לעיין בו מאוחר יותר.
הגדרת בוט Google Meet
עברו לאינטגרציות של הסוכן
עברו אל Knowledge Base > Agents, בחרו את הסוכן שבו תרצו להשתמש ופתחו את לשונית Integrations.
חברו את Google Meet
מצאו את אזור Google Meet והפעילו אותו. הבוט ישתמש אוטומטית בשם הסוכן ובהוראות שלו.
בחרו קול
בחרו קול לבוט מתוך הקולות הזמינים. לכל קול יש טון וסגנון שונים - נסו כמה כדי למצוא את זה שמתאים למותג שלכם.
| קול | תיאור |
|---|---|
| Aoede | חם וברור - מתאים לתחושה ידידותית ונגישה (ברירת מחדל) |
| Charon | רגוע ומדוד - מתאים לשיחות מקצועיות ועסקיות |
| Fenrir | בטוח וישיר - מתאים לעדכונים תפעוליים |
| Kore | רך ומרגיע - מתאים לשיחות מול אורחים |
| Leda | בהיר ומלא הבעה - טוב לאינטראקציות אנרגטיות וחיוביות |
| Orus | עמוק ויציב - מתאים לפגישות רשמיות עם בעלים או ספקים |
| Puck | טבעי ושיחתי - קול רב-שימושי |
| Zephyr | קל וחלק - מתאים לעדכוני צוות לא רשמיים |
הזמינו את הבוט לשיחה
כאשר מתחילים שיחת Google Meet, השתמשו ב-Trellis כדי להוסיף את הבוט כמשתתף. הוא מצטרף לשיחה וממתין למילת ההתעוררות שלו.
זהות הבוט בשיחות
כאשר הבוט מצטרף לפגישה, אריח הווידאו שלו מציג את שם הסוכן ואת הסטטוס הנוכחי, כדי שהמשתתפים תמיד ידעו מי הוא ומה הוא עושה:- מתחבר - הבוט מצטרף לשיחה
- מאזין - הבוט ממתין למילת ההתעוררות שלו
- מדבר - הבוט עונה לשאלה
- שגיאה - משהו השתבש, בדקו את הגדרת הסוכן
סרגל הצד של צ’אט ה-AI
מעבר לטיפול בהודעות אורחים, אפשר לשוחח ישירות עם סוכן ה-AI מכל מקום ב-Trellis. השתמשו בסרגל הצד של ה-AI כדי:- לשאול שאלות על נכסים, הזמנות או אורחים
- לקבל סיכומים מהירים של שיחות או משימות
- ליצור משימות, להוסיף תגובות לפידי פעילות של משימות או לעדכן רשומות באמצעות בקשה פשוטה
- ניהול מחלקות - יצירת חדשות, שינוי שם של קיימות או הסרת מחלקות שכבר אין צורך בהן
- לבנות או לערוך תבניות משימה באמצעות תיאור הצורך
- להכין טיוטות הודעות לסקירה ידנית
- לקבל תובנות והמלצות תפעוליות
החלפת מצב תגובה באמצע שיחה
אפשר לשנות את מצב תגובת ה-AI בכל שלב במהלך שיחה - גם אחרי שכבר נשלחו הודעות. פתחו את בורר המצבים באזור הקלט של הצ’אט ובחרו מצב אחר. מופיע אישור כדי שתדעו שהשינוי הוחל. כל הודעת עוזר מציגה תג מצב קטן ליד כפתורי המשוב, כך שתמיד אפשר לדעת באיזה מצב תגובה השתמשו.פרטי פעילות
כאשר ה-AI עובד על הבקשה שלכם, סרגל הצ’אט מציג את הפעילות שלו בזמן אמת. אפשר לראות את השלבים התפעוליים שהוא מבצע - כמו חיפוש הזמנה, חיפוש בבסיס הידע או בדיקת זמינות נכס - תוך כדי שהם קורים. הפעולות מופיעות בסדר כרונולוגי, כך שאפשר לראות מה ה-AI עשה ובאיזה רצף. לחצו על כל פעולה כדי לפתוח את הפרטים התומכים.ניהול לשוניות צ’אט
לשוניות צ’אט מציגות גם כפתור Archive וגם כפתור סגירה כאשר יש הודעות בשיחה. השתמשו ב-Archive כדי לשמור את השיחה לסקירה מאוחרת, או בסגירה כדי להסיר את הלשונית בלי לארכב.פגישות קוליות
סוכן ה-AI יכול להצטרף לפגישות וידאו ולהשתתף בקול בזמן אמת - כמו חבר צוות בשיחה. כאשר מזמינים את סוכן ה-AI לפגישה, הוא מצטרף לשיחת הווידאו ומאזין לשיחה בזמן אמת. הוא יכול לענות בדיבור טבעי, להשיב לשאלות ולספק מידע - תוך שימוש באותו ידע על נכסים, הקשר הזמנה והוראות סוכן שבהם הוא משתמש בשיחות טקסט.תגובות קוליות בזמן אמת
ה-AI מאזין ומשיב בדיבור טבעי במהלך הפגישה - בלי צורך בהתכתבות טקסטואלית.
אותו ידע, ערוץ אחר
סוכן הפגישה משתמש בהוראות הסוכן, בסיס הידע ופרטי הנכסים שלכם, ולכן נותן את אותן תשובות מדויקות שהיה נותן בשיחת טקסט.
טיפים לקבלת התוצאות הטובות ביותר
היו ספציפיים בהוראות
הוראות עמומות מובילות לתגובות עמומות. במקום “תהיה מועיל”, כתבו “כלול תמיד את כתובת הנכס וקוד הדלת בתשובות צ’ק-אין.”
עדכנו הוראות בקביעות
כאשר העסק משתנה - נכסים חדשים, מדיניות שהשתנתה או עדכונים עונתיים - עדכנו את הוראות הסוכן בהתאם.
בדקו תגובות AI מדי שבוע
גם כאשר autopilot פעיל, בדקו מדגם של תשובות AI בכל שבוע. חפשו דפוסים שבהם ה-AI יכול להשתפר ועדכנו את ההוראות בהתאם.
השתמשו בבסיס הידע לפרטים
שמרו את הוראות הסוכן ברמה גבוהה, כמו טון, מדיניות וכללי הסלמה, ואת מדריכי הנכסים המפורטים שימו בבסיס הידע. כך הכול נשאר מאורגן וקל לעדכן.