במה זה עוזר לך
משימות שומרות על תנועת העבודה התפעולית מהבקשה ועד להשלמה. השתמשו בהן לניקיון, תחזוקה, בדיקות, עבודת ציוד, בקשות בעלים, בעיות אורחים וכל דבר שהצוות שלכם צריך לעקוב אחריו.יצירת עבודה ברורה
הוסיפו את הנכס, תאריך היעד, העדיפות, ההוראות, רשימת הבדיקה והתמונות שהצוות שלכם צריך.
שיוך לאדם הנכון
שייכו עבודה לחברי צוות, ספקים, מחלקות או לביקור מתוזמן.
מעקב אחר התקדמות
השתמשו בתצוגות רשימה, יומן, ביקור במובייל וסטטוס כדי לראות מה הושלם ומה תקוע.
שמירה על שקיפות עלויות
עקבו אחר זמן, ציוד, עבודה ללא חיוב והיסטוריית משימות לרישומים נקיים.
לפני שמתחילים
- הוסיפו את הנכסים ואת חברי הצוות שלכם.
- הגדירו מחלקות או ספקים אם הצוות שלכם מנתב עבודה לפי קבוצה. מחלקות נפוצות כוללות ניקיון, תחזוקה, בדיקה וקבלה.
- צרו תבניות משימה לעבודה חוזרת, כמו מחזורים, בדיקות ותיקונים.
- חברו מלאי אם אתם רוצים שמשימות יעדכנו את השימוש בציוד.
יצירת משימה
1
פתחו את המשימות
בחרו במשימות מהניווט הראשי.
2
צרו משימה חדשה
הוסיפו את הכותרת, הנכס, תאריך היעד, העדיפות והפרטים.
3
שייכו את העבודה
בחרו חבר צוות, ספק, מחלקה, או השאירו לא משויך עד שתדעו מי צריך לקחת אותה.
4
הוסיפו הוראות
הוסיפו פריטי רשימת בדיקה, תמונות, צורכי ציוד, הערות או תבנית משימה.
5
שמרו את המשימה
המשימה מופיעה ברשימה וביומן כשיש לה תאריך מתוזמן.
שלבי המשימה
רוב המשימות עוברות דרך אותו מסלול פשוט:1
פתוחה
המשימה קיימת, אבל ייתכן שהיא עדיין לא שויכה או תוזמנה.
2
מתוזמנת
למשימה יש תאריך ומשויך, כך שהיא יכולה להופיע ביומן.
3
בתהליך
המשויך התחיל בעבודה, עדכן פריטי רשימת בדיקה, הוסיף הערות או העלה תמונות.
4
הושלמה
העבודה בוצעה. אם סביבת העבודה שלכם דורשת אישור, מנהל סוקר אותה לפני שהיא סופית.
תבניות משימה
תבנית משימה היא תוכנית שמורה לעבודה שאתם חוזרים עליה בין נכסים, כמו ניקיון מחזור, בדיקה לפני הגעה או החלפת מסנן עונתית. כשאתם יוצרים משימה מתבנית, Trellis ממלאת מראש את הכותרת, התיאור, המחלקה, העדיפות, המשך המשוער, מספר האנשים הנדרש, רשימת הבדיקה, ציוד ברירת המחדל ועלויות ברירת המחדל, כך שמשימה חדשה דורשת כמה לחיצות במקום כמה דקות. תבניות ניתנות לשימוש חוזר בכל מקום שבו נוצרות משימות: יצירת משימה ידנית, אפליקציית המובייל, אוטומציות ותהליכי עבודה - כולם יכולים להתחיל מאותה תבנית.איך החלקים מתחברים יחד. כדאי לצייר לעצמכם את המודל לפני שבונים אחד:
- תבנית מחזיקה את ברירות המחדל של המשימה ועוד רשימת בדיקה.
- רשימת בדיקה מחולקת למקטעים. מקטע הוא או מקטע סוג-חדר (חדר שינה, חדר אמבטיה, מטבח וכן הלאה) או מקטע מותאם אישית (אמצעי נוחות, חוץ, סיור סופי).
- כל מקטע מחזיק פריטי רשימת בדיקה, השלבים הבודדים. אפשר לקשר פריט לאלמנט של הנכס (בריכה, גריל, ג’קוזי) כך שהוא יופיע רק היכן שאותו אלמנט קיים.
- לכל נכס יש חדרים ואלמנטים משלו. כשנוצרת משימה, Trellis קוראת את החדרים והאלמנטים של הנכס ומתאימה את רשימת הבדיקה של התבנית בהתאם (ראו איך תבניות מתאימות את עצמן לכל נכס).
- אפשר גם להגדיר דריסות ברמת הנכס למשך, לאנשים, לציוד ולעלויות של תבנית.
היכן למצוא תבניות
בסרגל הניווט הצדדי, פתחו את משימות, ואז בחרו תבניות תחת קבוצת תפעול. פעולה זו פותחת את מסך תבניות המשימה, שבו אפשר לחפש תבניות, לסנן לפי מחלקה, וליצור, לערוך, לשכפל או למחוק אותן.אפשר להגיע למסך הזה גם מההגדרות. קיצור הדרך בהגדרות מפנה אל משימות > תבניות, כך ששני המסלולים מגיעים לאותו מקום.
יצירת תבנית
1
פתחו את מסך התבניות
עברו אל משימות > תבניות ולחצו על תבנית חדשה.
2
תנו שם ותיאור
הוסיפו שם תבנית (חובה) ותיאור אופציונלי שמסביר לצוות מתי להשתמש בה.
3
הגדירו את המחלקה והעדיפות
בחרו את המחלקה שאחראית על העבודה הזו (ניקיון, תחזוקה, בדיקה וכן הלאה) ועדיפות ברירת מחדל (נמוכה, רגילה, גבוהה או דחופה).
4
הגדירו את המשך המשוער
הזינו כמה זמן המשימה לוקחת בדרך כלל. השאירו קבוע לכל הנכסים כדי להשתמש באותו זמן בכל מקום, או עברו למשתנה לפי נכס כדי שכל נכס יוכל להגדיר זמן משלו (ראו הגדרות תבנית ברמת הנכס).
5
הגדירו את מספר האנשים הנדרש
בחרו כמה אנשים יש לשייך (1 עד 5). גם לזה יש מתג קבוע לכל הנכסים / משתנה לפי נכס.
6
בנו את רשימת הבדיקה
הוסיפו מקטעים ופריטי רשימת בדיקה. לכל פריט יכולים להיות כותרת, תיאור, סוג שלב, תמונת ייחוס ודרישות תמונה. ראו רשימות בדיקה לפירוט המלא.
7
הוסיפו ציוד ועלויות ברירת מחדל
אופציונלית, מלאו מראש את הציוד (עם כמויות ומחסן) ושורות העלות (סכום, מטבע ולמי לחייב) שאמורים להופיע בכל משימה מתבנית זו.
8
שמרו
התבנית זמינה כעת ביצירת משימות, במובייל, באוטומציות ובתהליכי עבודה, ובחלונית התבניות של כל נכס.
החלה, החלפה או ניקוי של תבנית במשימה קיימת
אינכם חייבים לבחור תבנית בעת יצירת המשימה. פתחו כל משימה, מצאו את בורר התבנית בחלונית הפרטים, והחילו, החליפו או נקו אותה בכל עת.- החילו תבנית על משימה שלא הייתה לה אחת. Trellis מייצרת את רשימת הבדיקה של התבנית וממלאת את ציוד וברירות העלות שלה.
- החליפו לתבנית אחרת אם בחרתם את הלא נכונה או שהעבודה השתנתה. רשימת הבדיקה הנוכחית מתנקה ונבנית מחדש מהתבנית החדשה.
- נקו את התבנית (הX בבורר) כדי להסיר אותה. רשימת הבדיקה מתנקה והמשימה נשארת ללא רשימת בדיקה של תבנית.
- בחירה חוזרת של אותה תבנית אינה עושה דבר, כך שאפשר לפתוח את הבורר בלי סיכון למחיקת עבודה.
תבניות מאינטגרציות מחוברות
אם אתם מחברים אינטגרציה כמו Breezeway, בורר התבניות מקבץ תבניות לפי המקור שלהן כדי שתוכלו להבחין ביניהן:- מ-Breezeway (או ספק מחובר אחר) - תבניות שיובאו מאותו חשבון. בחירה באחת שומרת על תיאום של רשימת הבדיקה והדרישות כך שהן עוברות כשהמשימה מסתנכרנת בחזרה לאותה מערכת.
- מ-Trellis - תבניות שבניתם ב-Trellis. הן עובדות למשימות המנוהלות כולן ב-Trellis, אבל רשימות הבדיקה שלהן אינן מופיעות בצד של הספק המחובר.
- ייתכן שיופיעו גם הכותרות תבניות PMS ותבניות מותאמות אישית, בהתאם לחיבורים שלכם.
רשימות בדיקה
רשימת בדיקה מפרקת משימה לשלבים ברורים כך שמי שמבצע את העבודה יודע בדיוק מה לעשות ואיך נראה “הושלם”. אפשר להוסיף רשימת בדיקה למשימה בודדת, או לבנות אותה לתוך תבנית כך שכל משימה מאותו סוג מתחילה עם אותם שלבים. כל פריט ברשימת בדיקה יכול לכלול:- כותרת ותיאור אופציונלי עם הוראות
- סוג שלב ששולט באופן שבו העובד מגיב. סוגים נפוצים הם סימון השלמה פשוט, כן/לא, מספר או ספירה, דירוג, תשובת טקסט קצרה ושלב תמונה.
- תמונת ייחוס שמראה איך שלב גמור אמור להיראות
- תמונות נדרשות (לדוגמה לפני, אחרי, תמונת בעיה או תמונה כללית) שהעובד חייב לצלם
- אימות תמונות עם AI, שמסמן תמונות שנראות שגויות, חסרות, חשוכות מדי או קשות לאימות כך שמנהל יוכל לסקור לפני שהמשימה נסגרת
מקטעי רשימת בדיקה
פריטי רשימת הבדיקה מקובצים למקטעים כך שהצוות יכול לעבור עליהם בסדר הגיוני. ישנם שני סוגי מקטעים:- מקטעי סוג-חדר קשורים לסוג של חדר, כמו חדר שינה, חדר אמבטיה, מטבח או סלון. הם מתאימים את עצמם לכל נכס (ראו פיצול לפי חדרים למטה).
- מקטעים מותאמים אישית הם קיבוצים חופשיים כמו אמצעי נוחות, חוץ או סיור סופי. הם תמיד מופיעים כפי שנכתבו.
איך תבניות מתאימות את עצמן לכל נכס
זה מה שגורם לתבנית אחת לעבוד לתיק שלם. במקום לבנות תבנית נפרדת לכל נכס, אתם בונים תבנית אחת ו-Trellis מתאימה את רשימת הבדיקה שלה לכל נכס באמצעות החדרים והאלמנטים של אותו נכס (מוגדרים בדף פרטי הנכס).פיצול לפי חדרים
כשפריט רשימת בדיקה נמצא במקטע סוג-חדר (כמו חדר שינה או חדר אמבטיה), Trellis יוצרת עותק אחד של אותו שלב לכל חדר תואם בנכס.שלב בודד של “ניקוי חדר שינה” הופך ל”חדר שינה 1”, “חדר שינה 2” ו”חדר שינה 3” בנכס עם 3 חדרי שינה, ופשוט “חדר שינה” בנכס עם חדר שינה אחד. אם בנכס אין חדרים מאותו סוג, השלב מדולג לחלוטין.
- סטודיו לא מקבל שלבי חדר שינה
- דירה עם 2 חדרי שינה מקבלת “חדר שינה 1” ו”חדר שינה 2”
- וילה עם 5 חדרי שינה מקבלת “חדר שינה 1” עד “חדר שינה 5”
- אם לנכס יש חדרים מפורטים שהוגדרו בלשונית החדרים שלו (לרוב מיובאים ממערכת מחוברת), Trellis משתמשת בחדרים אלה, כולל השמות והתמונות שלהם.
- אם אין לו חדרים מפורטים, Trellis נסוגה לספירות החדרים של הנכס (חדרי שינה, חדרי אמבטיה וכדומה) מתוך רשומת הנכס.
שלבים מודעי-אלמנט
פריט רשימת בדיקה יכול להיות מקושר לאלמנט נכס מסוים, כמו גריל, ג’קוזי, בריכה או מכונת כביסה. כשנוצרת משימה, Trellis בודקת את הנכס:- האלמנט קיים ופעיל - השלב מופיע במשימה.
- האלמנט חסר או מסומן כלא פעיל - השלב מדולג.
שלב “ניקוי הגריל” מופיע רק לנכסים שבאמת יש בהם גריל. נכסים בלעדיו לעולם לא רואים אותו, ולעולם אינכם צריכים לערוך את התבנית לכל נכס.
הגדירו חדרים ואלמנטים תחילה
פיצול לפי חדרים ושלבים מודעי-אלמנט עובדים רק אם החדרים והאלמנטים של כל נכס מוגדרים. אתם עושים זאת על הנכס, לא על התבנית:1
פתחו את הנכס
עברו אל נכסים, פתחו נכס ובחרו את מקטע הפרטים.
2
סקרו את לשונית החדרים
פתחו את לשונית החדרים והוסיפו חדר לכל מרחב פיזי (רשומה אחת לכל חדר). אם ייבאתם ממערכת מחוברת, ייתכן שהחדרים כבר שם.
3
סקרו את לשונית האלמנטים
פתחו את לשונית האלמנטים והוסיפו או אשרו אמצעי נוחות כמו בריכה, ג’קוזי, גריל, מכונת כביסה ומייבש.
4
סמנו מה קיים
השתמשו במתג הפעיל של כל אלמנט כדי להראות אם הנכס כולל אותו. אלמנטים לא פעילים מדולגים בעת יצירת רשימות בדיקה.
הגדרות תבנית ברמת הנכס
גם עם התאמת חדרים ואלמנטים אוטומטית, חלק מהנכסים זקוקים לברירות מחדל שונות מאחרים. מקטע התבניות בכל נכס מאפשר לכם לדרוס תבנית משותפת עבור אותו נכס בלבד, בלי ליצור תבנית נפרדת. כדי לדרוס תבנית בנכס:1
פתחו את מקטע התבניות של הנכס
עברו אל נכסים, פתחו את הנכס ובחרו את מקטע התבניות. תראו את התבניות הפעילות של סביבת העבודה.
2
הרחיבו תבנית
לחצו על תבנית כדי לפתוח את ההגדרות ברמת הנכס שלה.
3
הגדירו את הדריסות שלכם
שנו את הערכים שאתם רוצים שיהיו שונים בנכס זה. עבור ציוד ועלויות, לחצו על עריכה כדי להתחיל מברירות המחדל של התבנית, ואז התאימו. השתמשו באיפוס כדי לחזור לברירות המחדל של התבנית.
אם יוצר התבנית הגדיר את המשך או את האנשים הנדרשים כקבוע לכל הנכסים, השדה הזה נעול בנכס ומציג אייקון מנעול. החליפו את התבנית למשתנה לפי נכס בעורך התבניות כדי לאפשר ערכים ברמת הנכס.
דריסות ברמת הנכס חלות רק על משימות חדשות שנוצרות מאותה תבנית באותו נכס. משימות שכבר קיימות שומרות על הערכים שאיתם נוצרו.
תזמון ושיוך עבודה
- תצוגת רשימה מתאימה ביותר לסריקת עבודה לפי סטטוס, משויך, נכס, עדיפות או תאריך יעד.
- תצוגת יומן מתאימה ביותר ללוחות זמנים יומיים, תכנון ביקורים והעברת עבודה בין ימים.
- ביקורים במובייל עוזרים לצוותי השטח לראות את העבודה מקובצת לפי נכס ותאריך.
- עבודה לא משויכת צריכה להיסקר לעיתים קרובות כך ששום דבר לא נשאר ללא אחראי.
ביקורים
כשלאותו אדם יש יותר ממשימה אחת באותו נכס באותו יום, Trellis יכולה לקבץ את המשימות האלה לביקור. כך עובד השטח מקבל נסיעה אחת לעקוב אחריה במקום כמה כרטיסים נפרדים. במובייל, עובדי שטח יכולים לפתוח את הביקורים שלי כדי לראות ביקורים קרובים וקודמים, התקדמות משימות, פרטי נכס ועבודה משויכת. אם ביקור צריך לזוז, השתמשו בתזמון מחדש על הביקור כך שכל משימה בביקור זזה יחד.תכנון ביומן
השתמשו ביומן כשאתם צריכים לתכנן יום, שבוע או חודש:- השתמשו במצב ביקורים כדי לתכנן נסיעות לנכסים.
- השתמשו במצב משימות כדי לראות כל משימה בנפרד.
- הציגו את היומן לפי נכס כשאתם בודקים כיסוי בכל בית.
- הציגו את היומן לפי חבר צוות כשאתם מאזנים עומסי עבודה.
- גררו עבודה ליום, נכס או חבר צוות אחר כשהתוכניות משתנות.
עבודת משימות במובייל
צוותי שטח יכולים ליצור ולעדכן משימות מהמובייל. בעת יצירת משימה במובייל, הם יכולים לבחור נכס, תאריך, מחלקה, עדיפות, משויך ותבנית. אם לנכס יש הזמנות שמוצגות ב-Trellis, היומן עוזר לצוות להימנע מתזמון עבודה במהלך שהיית אורח. מנהלים יכולים גם לעדכן משויכים ותאריכים מדף פרטי המשימה במובייל.תקשורת על משימה
לכל משימה יש פיד פעילות לתגובות ועדכונים. השתמשו בו כדי לרכז הערות, שאלות, תמונות והחלטות מנהל במקום אחד. הקלידו @ בתגובה כדי לאזכר חבר צוות. חברי צוות מאוזכרים מקבלים התראה ממוקדת, גם אם הם לא משויכים למשימה. חברי צוות יכולים לנהל כיצד הם מקבלים התראות על תגובות למשימות בהגדרות ההתראות שלהם. אם הצוות שלכם עובד ביותר משפה אחת, תרגום אוטומטי של משימות יכול להציג כותרות ותיאורים בשפה המועדפת של כל חבר צוות תוך שמירה על הטקסט המקורי.מעקב אחר זמן, ציוד ועלות
השתמשו במעקב זמן כשאתם צריכים לדעת כמה זמן לקחה העבודה. עובד שטח יכול להתחיל מעקב זמן בזמן עבודה על משימה, ומנהלים יכולים מאוחר יותר להשוות בין זמן מתוכנן לזמן בפועל. השתמשו במעקב ציוד כשעובדי ניקיון או טכנאים משתמשים בפריטים מהמלאי:1
הוסיפו ציוד צפוי
הוסיפו את הציוד שהעובד צפוי להשתמש בו, כמו מסננים, סוללות, מגבות או מוצרי ניקיון.
2
אשרו מה נעשה בו שימוש
לפני סגירת המשימה, אשרו את הכמות שנעשה בה שימוש בפועל.
3
סקרו את המלאי
Trellis מעדכנת את המלאי לציוד שמקושר למחסן.
ייצוא ודיווח על משימות
השתמשו במסננים כדי לצמצם את רשימת המשימות, ואז ייצאו משימות כשאתם צריכים גיליון אלקטרוני לבעלים, להנהלת חשבונות או לסקירה פנימית. ייצואים גדולים מציגים התקדמות בזמן הכנת הקובץ, ואז יורדים כשהם מוכנים. מסננים נפוצים כוללים סטטוס, תאריך, נכס, משויך, מחלקה, עדיפות וספק.שימוש אחראי במעקב בזמן אמת
אם מעקב מיקום מופעל בסביבת העבודה שלכם והצוות שלכם נתן הרשאה, מנהלים יכולים להשתמש במפה החיה כדי לראות עובדים פעילים ולנתב עבודה בצורה ברורה יותר. שיתוף מיקום תלוי בהרשאת העובד ובהגדרות המכשיר. אם עובד דוחה את הרשאת המיקום או מסיים את המשמרת, המעקב נפסק.השתמשו במעקב בזמן אמת לשיגור ולבטיחות, לא לניטור בהפתעה. ודאו שהצוות שלכם מבין מתי שיתוף המיקום פעיל.
שמירה על תיאום בין מערכות מחוברות
כשמערכת נכסים מחוברת תומכת בעדכוני משימות, Trellis יכולה לעזור לשמור על תיאום של סטטוס העבודה והערות קשורות. מה שמסתנכרן תלוי באינטגרציה ובהגדרות סביבת העבודה שלכם.איך לוודא שזה עבד
- המשימה מופיעה ברשימה עם הנכס, המשויך, תאריך היעד והסטטוס הנכונים.
- היומן מציג עבודה מתוזמנת ביום הצפוי.
- פריטי רשימת בדיקה, תגובות, תמונות, ציוד ורישומי זמן מופיעים בהיסטוריית המשימה.
- ביקורים מקבצים נכון עבודת נכס מאותו יום.
- ייצואים כוללים את המשימות שתואמות למסננים הנוכחיים שלכם.
- משימות סגורות מראות מי השלים את העבודה ומתי.
בעיות נפוצות
חבר צוות לא רואה משימה
חבר צוות לא רואה משימה
בדקו את המשויך למשימה, המחלקה, הגישה לנכס והתפקיד של חבר הצוות בהגדרות > הרשאות.
משימה ביום הלא נכון
משימה ביום הלא נכון
פתחו את המשימה או את תצוגת היומן ועדכנו את התאריך המתוזמן. אם היא שייכת לביקור, בדקו גם את תאריך הביקור.
שלב ברשימת בדיקה חסר לנכס
שלב ברשימת בדיקה חסר לנכס
ייתכן שהשלב מפנה לסוג חדר או אלמנט שאין בנכס. פתחו את תצוגת פרטי הנכס, בדקו את חלוניות החדרים והאלמנטים, וודאו שהחדר או האלמנט הרלוונטי קיים ומסומן כפעיל.
שלב ברשימת בדיקה מופיע אך לא אמור
שלב ברשימת בדיקה מופיע אך לא אמור
ייתכן שלנכס יש אלמנט שאמור להיות לא פעיל. פתחו את תצוגת פרטי הנכס, מצאו את האלמנט בחלונית האלמנטים, וכבו את מתג הפעיל. משימות עתידיות ידלגו על השלב הזה.
הציוד לא התעדכן
הציוד לא התעדכן
ודאו שלמשימה מצורפים פריטי ציוד ושהשימוש אושר לפני שהמשימה נסגרה.
אין לחייב ספק
אין לחייב ספק
פתחו את מקטע העלות של המשימה או הביקור וסמנו את העבודה כללא חיוב.
משך או מספר משויכים ברמת הנכס לא בשימוש
משך או מספר משויכים ברמת הנכס לא בשימוש
ייתכן ששדה התבנית מוגדר כקבוע לכל הנכסים. פתחו את התבנית במשימות > תבניות, החליפו את המשך או את האנשים הנדרשים למשתנה לפי נכס, ואז הגדירו את הערך במקטע התבניות של הנכס.
החלפת תבנית מחקה את התקדמות רשימת הבדיקה
החלפת תבנית מחקה את התקדמות רשימת הבדיקה
זה צפוי. החלפה או ניקוי של תבנית המשימה בונה מחדש את רשימת הבדיקה ומסירה את הסימונים, ההערות והתמונות הקודמים. בחירה חוזרת של אותה תבנית אינה משנה דבר, אז החליפו רק כשאתם רוצים רשימת בדיקה חדשה.
מאמרים קשורים
כוח אדם
נהלו לוחות זמנים, משמרות, אישורים וזמינות צוות.
ציוד
עקבו אחר מלאי, מחסנים, הזמנות ומשלוחים.
תהליכי עבודה
צרו משימות אוטומטית מאירועים חוזרים.
נכסים
שמרו את פרטי הנכס מוכנים לצוות.