Documentation Index
Fetch the complete documentation index at: https://docs.trellistech.com/llms.txt
Use this file to discover all available pages before exploring further.
שמרו על פעילות תפעולית חלקה
כל דירת נופש צריכה ניקיון בין אורחים, תחזוקה שוטפת ובדיקות תקופתיות. Trellis עוזרת לתזמן את כל זה, לשייך עבודה לאנשים הנכונים ולעקוב עד להשלמה - כדי ששום דבר לא יתפספס.סוגי משימות
Trellis מארגן את העבודה שלך למחלקות, כך שקל לראות מה צריך לקרות ומי אחראי. כל סביבת עבודה מתחילה עם ארבע מחלקות ברירת מחדל:ניקיון
מחזורים בין אורחים, ניקיון עמוק ותחזוקת בית שוטפת. סוג המשימה הנפוץ ביותר עבור רוב מנהלי הנכסים.
תחזוקה
תיקונים, החלפות ועבודות תיקון. מברז מטפטף ועד מזגן שבור.
בדיקה
בדיקות איכות לפני ואחרי שהיות אורחים, ביקורות נכסים תקופתיות וסקירות עמידה בתקנים.
קבלה
מעקב מול אורחים, תקשורת עם בעלים, תיאום מרחוק ועבודה תפעולית מנהלית.
מחזור החיים של משימה
כל משימה עוברת דרך תהליך ברור, כך שתמיד יודעים איפה הדברים עומדים:בתהליך
חבר הצוות התחיל לעבוד על המשימה. הוא יכול לעדכן התקדמות, להשלים פריטי רשימת בדיקה ולהעלות תמונות.
למשימות שדורשות אישור מנהל, כמו תיקונים יקרים, Trellis מוסיפה שלב סקירה. חבר הצוות המשויך מגיש את העבודה, ומנהל מאשר או מבקש שינויים לפני הסגירה.
קיבוץ ביקורים חכם
כאשר לחבר צוות יש כמה משימות באותו נכס באותו יום, Trellis מקבצת אותן אוטומטית לביקור - נסיעה אחת לנכס. המשמעות היא:- עובד הניקיון רואה “ביקור: Oceanview Villa - 3 משימות” במקום שלוש רשומות נפרדות
- זמן נסיעה ולוגיסטיקה מצטמצמים
- מתקבלת תמונה ברורה של כמות העבודה שכל נכס דורש
הביקורים שלי במובייל
דף My Visits באפליקציית המובייל נותן לעובדי שטח תצוגה ייעודית של כל הביקורים שלהם - קודמים וקרובים - במקום אחד. ניגשים אליו מתפריט More. הביקורים מאורגנים בשתי לשוניות:- קרובים - ביקורים שתוזמנו להיום והלאה, מקובצים לפי תאריך. כל כרטיס מציג את שם הנכס, הכתובת והתקדמות המשימות, למשל “2 מתוך 4 משימות הושלמו”
- קודמים - ביקורים שהושלמו בעבר, גם הם מקובצים לפי תאריך, כדי שתוכלו לעיין בהיסטוריית העבודה
יצירת משימה במובייל
כאשר צוות השטח יוצר משימה מאפליקציית המובייל, הוא יכול לבחור תבנית משימה פעילה לפני מילוי שאר הטופס. בחירת תבנית ממלאת מראש את כותרת המשימה, התיאור, המחלקה והעדיפות, ו-Trellis שומרת את מזהה התבנית כדי שהמשימה תירש את רשימת הבדיקה, הציוד ומיפוי תפעול השטח של התבנית. טופס המובייל שומר את זרימת העבודה בשטח ממוקדת בשדות המרכזיים: כותרת, תיאור, נכס, מחלקה, תאריך, עדיפות, תבנית ומשויכים. שעה, איש קשר, משימת אב, תאריך המתנה ושדות מתקדמים נוספים עדיין ניתנים לעריכה מתוך תצוגת פרטי המשימה המלאה בעת הצורך.שיוך עבודה
לחברי צוות
שייכו משימות לכל אחד בסביבת העבודה. חברי צוות רואים את המשימות שהוקצו להם בתצוגת המשימות האישית, כך שקל לתכנן את היום.לספקים וקבלנים
עובדים עם צוותי ניקיון חיצוניים או חברות תחזוקה? הוסיפו אותם כארגוני ספקים ב-Trellis ושייכו להם משימות ישירות. הם יכולים לעדכן סטטוס משימה ולהעלות תמונות השלמה.ניהול משויכים במובייל
מנהלים יכולים לנהל משויכי משימות ישירות מאפליקציית המובייל. פתחו כל משימה כדי לראות את המשויכים הנוכחיים - כל אחד מוצג עם אווטאר, ובמקרה של ספקים גם שם ארגון הספק. משם אפשר:- להוסיף משויכים - הקישו כדי לשייך חברי צוות או ספקים נוספים למשימה
- להסיר משויכים - הסירו אדם שכבר לא נדרש לעבודה
- לתזמן מחדש - שנו את תאריך המשימה בעזרת בורר התאריכים המובנה בלי לצאת מהאפליקציה
רשימות בדיקה
צרפו רשימות בדיקה למשימות כדי לוודא ששום דבר לא מתפספס. רשימות בדיקה שימושיות במיוחד לניקיון בין אורחים ולבדיקות.צרו רשימת בדיקה
הוסיפו פריטי רשימת בדיקה לכל משימה - או צרו תבניות לשימוש חוזר עבור סוגי משימות נפוצים כמו “Standard Turnover” או “Deep Clean.”
העובדים משלימים פריטים בשטח
כאשר הצוות עובד על המשימה, הוא מסמן כל פריט שהושלם. אפשר גם להעלות תמונות כהוכחת השלמה.
אימות תמונות עם AI
לשלבי רשימת בדיקה שדורשים העלאת תמונה, אפשר להפעיל אימות תמונות עם AI. כאשר הוא מופעל, Trellis בודקת אוטומטית אם התמונה שהועלתה תואמת למה שהשלב דורש - כך אפשר לזהות בעיות בלי לבדוק ידנית כל תמונה. כך זה עובד:- כאשר חבר צוות מעלה תמונה לשלב ברשימת בדיקה, ה-AI משווה אותה לתיאור השלב ולכל תמונת ייחוס שסיפקתם
- אם התמונה עוברת, הפריט מסומן כמאומת
- אם התמונה לא מתאימה - חדר שגוי, משימה שלא הושלמה או תמונה חשוכה מדי - הפריט מסומן עם סיבה כדי שהצוות יצלם מחדש
פעילות משימה ותגובות
לכל משימה יש פיד פעילות שבו הצוות יכול להשאיר תגובות, לשתף עדכונים ולעקוב אחר מה שקרה. תגובות מרכזות את כל התקשורת על המשימה במקום אחד - בלי הודעות מפוזרות או הקשר שאובד. סוכן ה-AI יכול גם לפרסם תגובות ישירות בפידי פעילות של משימות. לדוגמה, אם אורח שולח הודעת המשך על בעיית תחזוקה, ה-AI יכול להוסיף את ההקשר למשימה הרלוונטית כדי שלצוות יהיה את המידע העדכני בלי לבדוק את תיבת הדואר.תרגום אוטומטי
אם הצוות שלך מדבר שפות שונות, Trellis יכול לתרגם אוטומטית כותרות ותיאורים של משימות כדי שכולם יראו את המשימות בשפה שהם מבינים. כאשר משימה נוצרת או מתעדכנת, Trellis מזהה את השפה המקורית ומתרגם את התוכן עבור חברי צוות שמשתמשים בשפה אחרת.הפעלת תרגום אוטומטי
תרגום אוטומטי הוא הגדרה ברמת סביבת העבודה שמפעילים מהגדרות סביבת העבודה:תרגום אוטומטי כבוי כברירת מחדל. לאחר ההפעלה, הוא חל על כל המשימות החדשות והמעודכנות בסביבת העבודה שלך.
איך זה עובד
- כאשר משימה נוצרת או שהכותרת או התיאור שלה מתעדכנים, Trellis מתרגם אוטומטית את התוכן לשפות שהצוות שלך משתמש בהן
- התרגומים מופיעים לצד הטקסט המקורי כדי ששום דבר לא יאבד
- השפה המקורית תמיד נשמרת - תרגומים מתווספים, לעולם לא מוחלפים
מעקב ציוד
עקבו אחרי הציוד והחומרים שהצוות משתמש בהם לכל משימה. בין אם מדובר בחומרי ניקיון ל-turnover או בחלקי חילוף לעבודת תחזוקה, אפשר לצרף פריטי ציוד ישירות למשימה ולתת ל-Trellis לעדכן מלאי אוטומטית.הוספת ציוד למשימה
אפשר להוסיף ציוד בזמן יצירת משימה חדשה או בכל שלב מתצוגת פרטי המשימה:חפשו ובחרו פריטים
השתמשו בבורר הציוד עם החיפוש כדי למצוא פריטים מהמלאי. הקלידו כדי לחפש לפי שם - שימושי כאשר קטלוג הציוד גדול.
אישור שימוש בציוד
כאשר משלימים משימה שמחובר אליה ציוד, Trellis מציגה חלון Confirm Supply Usage. כך אפשר לתעד כמה מכל פריט הצוות השתמש בפועל - גם אם הכמות שונה מהכמות שתוכננה במקור. לכל פריט ציוד תראו:- מתוכנן - הכמות ששויכה במקור למשימה (לקריאה בלבד)
- בשימוש - הכמות שהצוות השתמש בה בפועל (ניתנת לעריכה)
עדכוני מלאי אוטומטיים
כאשר משימה מסומנת כ-Completed ושימוש בציוד מאושר, Trellis מנכה את הכמויות המאושרות מהמלאי. אין צורך בפעולה נוספת - השלמת המשימה ואישור השימוש מפעילים את עדכון המלאי. המשמעות היא:- ספירות המלאי נשארות מדויקות בלי התאמות ידניות
- ציוד שלא נוצל מוחזר אוטומטית למלאי
- אפשר לזהות פריטים עם מלאי נמוך לפני שהצוות נתקע
- שימוש בציוד מקושר למשימות מסוימות, כך שיש נתיב ביקורת ברור
רק פריטי ציוד שמקושרים למחסן מופחתים מהמלאי. אם מוסיפים פריט ציוד כהפניה כללית בלי מחסן, הוא לא ישפיע על רמות המלאי.
העברות מחסן
אם אתם מאחסנים ציוד בכמה מיקומים, אפשר להעביר מלאי בין מחסנים בלי לצאת מ-Trellis. זה שימושי כאשר מחסן אחד מתרוקן ובמחסן אחר יש עודפים.פתחו את לשונית ההעברות
עברו אל Tasks > Supplies ובחרו בלשונית Transfers כדי לראות את כל העברות המחסן.
צרו העברה חדשה
לחצו על New Transfer. בחרו את source warehouse שממנו הפריטים יוצאים ואת destination warehouse שאליו הם מגיעים.
הוסיפו פריטים וכמויות
הוסיפו פריט ציוד אחד או יותר להעברה וציינו כמות לכל אחד. אפשר להוסיף כמה פריטים להעברה אחת.
סטטוסי העברה
כל העברה עוברת מחזור חיים ברור:| סטטוס | משמעות |
|---|---|
| ממתין (Pending) | ההעברה נוצרה אבל הפריטים עדיין לא הועברו |
| במעבר (In Transit) | הפריטים נמצאים בתנועה בין מחסנים |
| הושלם (Completed) | הפריטים הגיעו למחסן היעד והמלאי עודכן |
| בוטל (Cancelled) | ההעברה בוטלה לפני השלמה |
לכל העברה מוקצה מספר ייחודי, למשל WT-001, כדי שתוכלו להפנות אליה בקלות ברשומות.
יצירת משימות
יש כמה דרכים ליצור משימות ב-Trellis:ידנית
ידנית
לחצו על New Task מדף המשימות או מכל תצוגת פרטי נכס. מלאו את הפרטים, שייכו אותה וקבעו תאריך יעד.
אוטומטית דרך אוטומציות
אוטומטית דרך אוטומציות
הגדירו אוטומציות שיוצרות משימות לפי אירועים - למשל ליצור אוטומטית משימת ניקיון כאשר אורח עושה צ’ק-אאוט, או משימת תחזוקה כאשר אורח מדווח על בעיה.
מסוכן ה-AI
מסוכן ה-AI
כאשר אורח מדווח על בעיה בהודעה, סוכן ה-AI יכול ליצור אוטומטית משימת תחזוקה ולשייך אותה לחבר הצוות המתאים. ה-AI יכול גם לפרסם תגובות ישירות בפיד הפעילות של המשימה - למשל להוסיף הקשר משיחת אורח או לציין עדכון סטטוס.
מה-PMS שלכם
מה-PMS שלכם
אם אתם משתמשים בפלטפורמת תפעול שטח כמו Breezeway, המשימות מסתנכרנות בשני הכיוונים. צרו משימה באחת המערכות והיא תופיע בשתיהן.
תבניות משימה
חסכו זמן על ידי יצירת תבניות למשימות הנפוצות ביותר. תבנית ממלאת מראש כותרת, תיאור, מחלקה, משך משוער, רשימת בדיקה ומשויך ברירת מחדל - כך שיצירת משימה חדשה דורשת רק כמה לחיצות. תבניות נפוצות:| תבנית | מחלקה | שימוש נפוץ |
|---|---|---|
| Standard Turnover | ניקיון | ניקיון צ’ק-אאוט עם רשימת בדיקה סטנדרטית |
| Deep Clean | ניקיון | ניקיון עמוק רבעוני או עונתי |
| Pre-Arrival Check | בדיקה | סיור מהיר לפני הגעת אורח |
| HVAC Filter Change | תחזוקה | תחזוקה עונתית מתוזמנת |
| Post-Stay Inspection | בדיקה | סקירה מפורטת אחרי צ’ק-אאוט |
סינון רשימת המשימות
השתמשו במסננים בחלק העליון של רשימת המשימות כדי לצמצם את מה שמוצג. אפשר לסנן לפי נכס, סטטוס, מחלקה, טווח תאריכים ומשויך.מסנן משויכים
מסנן המשויכים מקבץ אנשים לשני אזורים - Members ו-Vendors - כדי שתוכלו למצוא במהירות את מי שאתם מחפשים:- חברי צוות - אנשים בצוות סביבת העבודה שלכם
- ספקים - חברות חיצוניות וקבלנים שאתם עובדים איתם
סינון במובייל
אפליקציית המובייל של Trellis נותנת לצוות את אותו סינון חזק שקיים בדסקטופ:- לשוניות סטטוס - מעבר בין משימות פתוחות, ממתינות, מתוזמנות והושלמו בלחיצה אחת
- חיפוש - מציאת משימות לפי שם משורת החיפוש בראש הרשימה
- שבבי סינון תאריך - צמצום תוצאות לתאריך או טווח מסוים בעזרת בחירה מהירה, עם בורר תאריך מובנה לטווחים מותאמים
תצוגת יומן
עברו לתצוגת יומן כדי לראות את כל המשימות מסודרות לפי תאריך. זה שימושי במיוחד עבור:- תכנון השבוע של הצוות
- זיהוי התנגשויות תזמון
- וידוא שלכל צ’ק-אאוט יש משימת ניקיון משויכת
- איזון עומס עבודה בין חברי הצוות
מעקב זמן
כאשר הצוות מתחיל לעבוד על משימה מאפליקציית המובייל, הוא יכול להתחיל סשן מעקב כדי לתעד כמה זמן העבודה לוקחת. באנר קבוע מופיע בראש המסך ומציג את הזמן שחלף, והוא נשאר גלוי בזמן מעבר בין מסכים - כך תמיד יודעים על איזו משימה הזמן נרשם. מעקב זמן עוזר לכם:- להבין כמה זמן כל סוג משימה באמת לוקח
- להשוות בין משכי זמן משוערים למשכי זמן בפועל
- לזהות משימות או נכסים שלוקחים באופן עקבי יותר זמן מהצפוי
שמירה על סנכרון עם ה-PMS
אם אתם משתמשים בפלטפורמת תפעול שטח כמו Breezeway, משימות נתמכות נשארות מתואמות בין המערכות:- משימות שנוצרות ב-Trellis מופיעות בפלטפורמת התפעול שלכם
- משימות שמתעדכנות בפלטפורמת התפעול משתקפות ב-Trellis
- שינויי סטטוס, שיוכים והשלמות מסתנכרנים בשני הכיוונים
אין צורך לעדכן משימות בשני מקומות. בצעו שינויים במקום הנוח ביותר - Trellis שומרת על הכול מסונכרן.
טיפים לניהול משימות יעיל
אוטומציה למשימות turnover
הגדירו אוטומציה שיוצרת משימת ניקיון בכל פעם שאורח עושה צ’ק-אאוט. כך לא מפספסים turnover.
השתמשו בתבניות רשימת בדיקה
רשימות בדיקה עקביות מובילות לאיכות עקבית. צרו תבניות לכל סוג משימה והחילו אותן בכל מקום.
בדקו את היומן מדי שבוע
הקדישו כמה דקות בכל שבוע לתצוגת היומן. אתרו פערי תזמון, ימים עמוסים ומשימות לא משויכות לפני שהן הופכות לבעיה.
אפשרו העלאת תמונות
דרשו מהצוות להעלות תמונות לפריטי רשימת בדיקה חשובים. הוכחה חזותית חוסכת זמן בבקרת איכות ופותרת מחלוקות מהר יותר.
עקבו אחרי שימוש בציוד
צרפו פריטי ציוד למשימות כדי שרמות המלאי יתעדכנו אוטומטית כשהעבודה מושלמת. אין יותר ספירות מלאי ידניות או חוסרים מפתיעים.