Documentation Index
Fetch the complete documentation index at: https://docs.trellistech.com/llms.txt
Use this file to discover all available pages before exploring further.
حافظ على سير عملياتك بسلاسة
كل إيجار عطلات يحتاج تنظيفًا بين الضيوف وصيانة دورية وتفتيشات من حين لآخر. يساعدك Trellis في جدولة كل هذا وتعيين العمل للأشخاص المناسبين وتتبع الإنجاز - حتى لا يُفوَّت شيء.أنواع المهام
ينظم Trellis عملك في أقسام، مما يسهل رؤية ما يحتاج للحدوث ومن المسؤول. تبدأ كل مساحة عمل بأربعة أقسام افتراضية:التنظيف
التبديلات بين الضيوف والتنظيف العميق والتدبير المنزلي الروتيني. أكثر أنواع المهام شيوعًا لمعظم مديري العقارات.
الصيانة
الإصلاحات والاستبدالات ومهام الإصلاح. من صنبور يقطر إلى مكيف هواء معطل.
التفتيش
فحوصات الجودة قبل وبعد إقامات الضيوف والتدقيقات الدورية للعقارات ومراجعات الامتثال.
الاستقبال
متابعة الضيوف، والتواصل مع المالكين، والتنسيق عن بُعد، والعمل التشغيلي الإداري.
دورة حياة المهمة
كل مهمة تمر بسير عمل واضح حتى تعرف دائمًا أين تقف الأمور:مفتوحة
تم إنشاء مهمة جديدة - إما يدويًا أو بواسطة الذكاء الاصطناعي أو بأتمتة. لم تُجدول أو تُعيَّن بعد.
قيد التنفيذ
بدأ عضو فريقك العمل على المهمة. يمكنه تحديث التقدم وإكمال عناصر قائمة التحقق ورفع الصور.
للمهام التي تتطلب موافقة المدير (مثل الإصلاحات المكلفة)، يضيف Trellis خطوة مراجعة. يقدم عضو الفريق المُعيَّن عمله، ويوافق المدير أو يطلب تغييرات قبل الإنهاء.
تجميع الزيارات الذكي
عندما يكون لعضو فريق مهام متعددة في نفس العقار في نفس اليوم، يجمعها Trellis تلقائيًا في زيارة - رحلة واحدة للعقار. هذا يعني:- عامل التنظيف يرى “زيارة: فيلا أوشن فيو - 3 مهام” بدلاً من ثلاث إدخالات منفصلة
- يتم تقليل وقت السفر والخدمات اللوجستية
- تحصل على صورة واضحة لحجم العمل الذي يتطلبه كل عقار
زياراتي على الهاتف
صفحة زياراتي في تطبيق الهاتف توفر للعاملين الميدانيين عرضًا مخصصًا لجميع زياراتهم - الماضية والقادمة - في مكان واحد. يمكن الوصول إليها من قائمة المزيد. الزيارات منظمة في علامتي تبويب:- القادمة - زيارات مجدولة لليوم وما بعده، مجمعة حسب التاريخ. كل بطاقة تعرض اسم العقار والعنوان وتقدم المهام (مثلاً، “2 من 4 مهام مكتملة”)
- الماضية - زيارات مكتملة سابقًا، مجمعة أيضًا حسب التاريخ، لتتمكن من مراجعة سجل عملك
إنشاء مهمة على الهاتف
عندما ينشئ فريق العمل الميداني مهمة من تطبيق الهاتف، يمكنه اختيار قالب مهمة نشط قبل إكمال بقية النموذج. يؤدي اختيار القالب إلى تعبئة عنوان المهمة ووصفها والقسم والأولوية مسبقاً، ويحفظ Trellis معرّف القالب حتى ترث المهمة قائمة التحقق واللوازم وربط العمليات الميدانية من ذلك القالب. يبقي نموذج الهاتف سير العمل في الموقع مركزاً على الحقول الأساسية: العنوان، الوصف، العقار، القسم، التاريخ، الأولوية، القالب، والمسند إليهم. ويمكن تعديل الوقت وجهة الاتصال والمهمة الأصلية وتاريخ الانتظار والحقول المتقدمة الأخرى من عرض تفاصيل المهمة الكامل عند الحاجة.تعيين العمل
لأعضاء الفريق
عيّن المهام لأي شخص في مساحة عملك. يرى أعضاء الفريق مهامهم المُعيَّنة في عرض مهامهم الشخصي، مما يسهل تخطيط يومهم.للموردين والمقاولين
تعمل مع أطقم تنظيف خارجية أو شركات صيانة؟ أضفهم كمنظمات موردين في Trellis وعيّن المهام مباشرة لهم. يمكنهم تحديث حالة المهمة ورفع صور الإنجاز.إدارة المُعيَّنين على الهاتف
يمكن للمسؤولين إدارة مُعيَّني المهام مباشرة من تطبيق الهاتف. افتح أي مهمة لرؤية مُعيَّنيها الحاليين - كل واحد يُعرض بصورته الرمزية، وللموردين، اسم منظمة المورد. من هناك يمكنك:- إضافة مُعيَّنين - انقر لتعيين أعضاء فريق أو موردين إضافيين للمهمة
- إزالة مُعيَّنين - أزل شخصًا لم يعد مطلوبًا في العمل
- إعادة الجدولة - غيّر تاريخ المهمة باستخدام منتقي التاريخ المدمج دون مغادرة تطبيق الهاتف
قوائم التحقق
أرفق قوائم تحقق بمهامك للتأكد من عدم إغفال أي شيء. قوائم التحقق قيّمة بشكل خاص لتبديلات التنظيف والتفتيشات.أنشئ قائمة تحقق
أضف عناصر قائمة تحقق لأي مهمة - أو أنشئ قوالب قابلة لإعادة الاستخدام لأنواع المهام الشائعة مثل “تبديل قياسي” أو “تنظيف عميق”.
العمال يكملون العناصر في الموقع
أثناء عمل فريقك على المهمة، يحددون كل عنصر. يمكنهم أيضًا رفع صور كدليل على الإنجاز.
التحقق بالصور بالذكاء الاصطناعي
لخطوات قائمة التحقق التي تتطلب رفع صور، يمكنك تفعيل التحقق بالصور بالذكاء الاصطناعي. عند التفعيل، يتحقق Trellis تلقائيًا مما إذا كانت الصورة المرفوعة تتطابق مع متطلبات الخطوة - حتى تتمكن من اكتشاف المشاكل دون مراجعة كل صورة يدويًا. كيف يعمل:- عندما يرفع عضو فريق صورة لخطوة قائمة تحقق، يقارنها الذكاء الاصطناعي مع وصف الخطوة وأي صورة مرجعية قدمتها
- إذا نجحت الصورة، يُوسم العنصر كمُتحقق
- إذا لم تتطابق الصورة - غرفة خاطئة أو مهمة غير مكتملة أو صورة مظلمة جدًا - يُوسم العنصر بسبب حتى يتمكن فريقك من إعادة التقاطها
نشاط المهام والتعليقات
كل مهمة لديها خلاصة نشاط حيث يمكن لفريقك ترك تعليقات ومشاركة التحديثات وتتبع ما حدث. التعليقات تحفظ كل التواصل حول مهمة في مكان واحد - لا مزيد من الرسائل المتناثرة أو السياق المفقود. يمكن لوكيل الذكاء الاصطناعي أيضًا نشر تعليقات مباشرة في خلاصات نشاط المهام. على سبيل المثال، إذا أرسل ضيف رسالة متابعة حول مشكلة صيانة، يمكن للذكاء الاصطناعي إضافة ذلك السياق للمهمة ذات الصلة حتى يكون لدى فريقك أحدث المعلومات دون التحقق من صندوق الوارد.الترجمة التلقائية
إذا كان فريقك يتحدث لغات مختلفة، يمكن لـ Trellis ترجمة عناوين المهام وأوصافها تلقائيًا حتى يرى الجميع المهام باللغة التي يفهمونها. عند إنشاء مهمة أو تحديثها، يكتشف Trellis اللغة الأصلية ويترجم المحتوى لأعضاء الفريق الذين يستخدمون لغة مختلفة.تفعيل الترجمة التلقائية
الترجمة التلقائية هي إعداد على مستوى مساحة العمل تُفعّله من إعدادات مساحة العمل:الترجمة التلقائية معطلة بشكل افتراضي. بمجرد تفعيلها، تُطبق على جميع المهام الجديدة والمحدّثة في مساحة عملك.
كيف تعمل
- عند إنشاء مهمة أو تحديث عنوانها أو وصفها، يترجم Trellis المحتوى تلقائيًا إلى اللغات المستخدمة من قبل فريقك
- تظهر الترجمات بجانب النص الأصلي حتى لا يُفقد شيء
- اللغة الأصلية تُحفظ دائمًا - الترجمات تُضاف ولا تُستبدل أبدًا
تتبع المستلزمات
تتبع المستلزمات والمواد التي يستخدمها فريقك لكل مهمة. سواء كانت منتجات تنظيف لتبديل أو قطع غيار لمهمة صيانة، يمكنك إرفاق مستلزمات مباشرة بالمهمة ودع Trellis يتولى تحديثات المخزون تلقائيًا.إضافة مستلزمات لمهمة
يمكنك إضافة مستلزمات عند إنشاء مهمة جديدة أو في أي وقت من عرض تفاصيل المهمة:ابحث واختر العناصر
استخدم منتقي المستلزمات القابل للبحث للعثور على عناصر من مخزونك. اكتب للبحث بالاسم - مفيد عندما يكون كتالوج المستلزمات كبيرًا.
تأكيد استخدام المستلزمات
عند إكمال مهمة مرفق بها مستلزمات، يعرض Trellis حوار تأكيد استخدام المستلزمات. يتيح لك هذا تسجيل كم من كل عنصر استخدم فريقك فعليًا - والذي قد يختلف عن الكميات المخططة أصلاً. لكل عنصر مستلزمات، سترى:- المخطط - الكمية المُعيَّنة أصلاً للمهمة (للقراءة فقط)
- المُستخدم - الكمية التي استخدمها فريقك فعليًا (قابلة للتعديل)
تحديثات المخزون التلقائية
عندما تُوسم مهمة بـ مكتملة ويتم تأكيد استخدام المستلزمات، يخصم Trellis الكميات المؤكدة من مخزونك. لا يوجد شيء إضافي للقيام به - إكمال المهمة وتأكيد الاستخدام يُفعّل تحديث المخزون. هذا يعني:- تبقى حسابات مخزونك دقيقة دون تعديلات يدوية
- المستلزمات غير المُستخدمة تُعاد للمخزون تلقائيًا
- يمكنك اكتشاف العناصر منخفضة المخزون قبل أن ينفد من فريقك
- استخدام المستلزمات مرتبط بمهام محددة، مما يمنحك سجل تدقيق واضح
فقط عناصر المستلزمات المرتبطة بمستودع يتم خصمها. إذا أضفت عنصر مستلزمات كمرجع عام (بدون مستودع)، فلن يؤثر على مستويات المخزون.
تحويلات المستودعات
إذا كنت تخزن المستلزمات في مواقع متعددة، يمكنك تحويل المخزون بين المستودعات دون مغادرة Trellis. هذا مفيد عندما يكون مستودع على وشك النفاد وآخر لديه فائض.افتح علامة تبويب التحويلات
انتقل إلى المهام > المستلزمات واختر علامة تبويب التحويلات لرؤية جميع تحويلات المستودعات.
أنشئ تحويلًا جديدًا
انقر على تحويل جديد. اختر المستودع المصدر (من أين تأتي العناصر) والمستودع الوجهة (إلى أين تذهب العناصر).
أضف العناصر والكميات
أضف عنصرًا واحدًا أو أكثر من المستلزمات للتحويل وحدد الكمية لكل منها. يمكنك إضافة عناصر متعددة لتحويل واحد.
حالات التحويل
كل تحويل يمر بدورة حياة واضحة:| الحالة | المعنى |
|---|---|
| معلق | تم إنشاء التحويل لكن العناصر لم تُنقل بعد |
| في الطريق | يتم نقل العناصر بين المستودعات |
| مكتمل | وصلت العناصر للمستودع الوجهة وتم تحديث المخزون |
| ملغى | تم إلغاء التحويل قبل اكتماله |
كل تحويل يُعيَّن له رقم فريد (مثلاً، WT-001) حتى تتمكن من الرجوع إليه بسهولة في سجلاتك.
إنشاء المهام
هناك عدة طرق لإنشاء المهام في Trellis:يدويًا
يدويًا
انقر على مهمة جديدة من صفحة المهام أو من أي عرض تفاصيل عقار. املأ التفاصيل وعيّنها وحدد تاريخ استحقاق.
تلقائيًا عبر الأتمتة
تلقائيًا عبر الأتمتة
أعد أتمتة تنشئ مهامًا بناءً على أحداث - على سبيل المثال، إنشاء مهمة تنظيف تلقائيًا عند مغادرة ضيف، أو مهمة صيانة عندما يبلغ ضيف عن مشكلة.
من وكيل الذكاء الاصطناعي
من وكيل الذكاء الاصطناعي
عندما يبلغ ضيف عن مشكلة في رسالة، يمكن لوكيل الذكاء الاصطناعي إنشاء مهمة صيانة تلقائيًا وتعيينها لعضو الفريق المناسب. يمكن للذكاء الاصطناعي أيضًا نشر تعليقات مباشرة في خلاصة نشاط المهمة - على سبيل المثال، إضافة سياق من محادثة ضيف أو ملاحظة تحديث حالة.
من نظام إدارة العقارات
من نظام إدارة العقارات
إذا كنت تستخدم منصة عمليات ميدانية مثل Breezeway، تُزامن المهام ثنائيًا. أنشئ مهمة في أي نظام وتظهر في كليهما.
قوالب المهام
وفّر الوقت بإنشاء قوالب لمهامك الأكثر شيوعًا. يملأ القالب مسبقًا العنوان والوصف والقسم والمدة المقدرة وقائمة التحقق والمُعيَّن الافتراضي - فيصبح إنشاء مهمة جديدة بنقرات قليلة فقط. قوالب شائعة:| القالب | القسم | الاستخدام النموذجي |
|---|---|---|
| تبديل قياسي | التنظيف | تنظيف مغادرة الضيف مع قائمة تحقق قياسية |
| تنظيف عميق | التنظيف | تنظيف عميق فصلي أو موسمي |
| فحص ما قبل الوصول | التفتيش | جولة سريعة قبل وصول الضيف |
| تغيير فلتر التكييف | الصيانة | صيانة موسمية مجدولة |
| تفتيش ما بعد الإقامة | التفتيش | مراجعة تفصيلية بعد مغادرة الضيف |
تصفية قائمة المهام
استخدم الفلاتر في أعلى قائمة المهام لتضييق ما تراه. يمكنك التصفية حسب العقار والحالة والقسم ونطاق التاريخ والمُعيَّن.فلتر المُعيَّن
يُجمّع فلتر المُعيَّن الأشخاص في قسمين - الأعضاء والموردون - حتى تجد بسرعة من تبحث عنه:- الأعضاء - أشخاص في فريق مساحة عملك
- الموردون - شركات ومقاولون خارجيون تعمل معهم
التصفية على الهاتف
يوفر تطبيق Trellis على الهاتف لفريقك نفس إمكانيات التصفية القوية المتاحة على سطح المكتب:- علامات تبويب الحالة - انتقل بين المهام المفتوحة والمعلقة والمجدولة والمكتملة بنقرة واحدة
- البحث - ابحث عن المهام بالاسم من شريط البحث أعلى القائمة
- أزرار فلتر التاريخ السريعة - ضيّق النتائج لتاريخ أو نطاق محدد باستخدام أزرار الاختيار السريع، مع منتقي تاريخ أصلي للنطاقات المخصصة
عرض التقويم
انتقل لعرض التقويم لرؤية جميع مهامك موزعة حسب التاريخ. هذا مفيد بشكل خاص لـ:- تخطيط أسبوع فريقك
- اكتشاف تعارضات الجدولة
- التأكد من أن كل مغادرة لديها مهمة تنظيف مُعيَّنة
- موازنة عبء العمل عبر فريقك
تتبع الوقت
عندما يبدأ فريقك العمل على مهمة من تطبيق الهاتف، يمكنهم بدء جلسة تتبع لتسجيل المدة التي يستغرقها العمل. يظهر شريط دائم أعلى الشاشة يعرض الوقت المنقضي، ويبقى مرئيًا أثناء التنقل بين الشاشات - حتى يعرفوا دائمًا ما هم مسجلون عليه. تتبع الوقت يساعدك في:- فهم كم يستغرق كل نوع مهمة فعليًا
- مقارنة المدد المقدرة مقابل الفعلية
- تحديد المهام أو العقارات التي تستغرق وقتًا أطول من المتوقع باستمرار
مزامنة نظام إدارة العقارات
إذا كنت تستخدم منصة عمليات ميدانية مثل Breezeway، تبقى مهامك متزامنة تلقائيًا:- المهام المُنشأة في Trellis تظهر في منصة العمليات
- المهام المُحدّثة في منصة العمليات تنعكس في Trellis
- تغييرات الحالة والتعيينات والإنجازات تُزامن في كلا الاتجاهين
لا تحتاج لتحديث المهام في مكانين. أجرِ التغييرات أينما كان أكثر ملاءمة - Trellis يحافظ على كل شيء متزامنًا.
نصائح لإدارة مهام فعالة
أتمتة مهام التبديل
أعد أتمتة لإنشاء مهمة تنظيف كلما غادر ضيف. لن تفوّت تبديلًا مرة أخرى.
استخدم قوالب قوائم التحقق
قوائم تحقق متسقة تعني جودة متسقة. أنشئ قوالب لكل نوع مهمة وطبّقها في كل مكان.
راجع التقويم أسبوعيًا
اقضِ بضع دقائق كل أسبوع في النظر لعرض التقويم. اكتشف فجوات الجدولة والأيام المحملة بزيادة والمهام غير المُعيَّنة قبل أن تصبح مشاكل.
فعّل رفع الصور
اطلب من فريقك رفع صور لعناصر قائمة التحقق الرئيسية. الدليل البصري يوفر الوقت في فحوصات الجودة ويحل النزاعات أسرع.
تتبع استخدام المستلزمات
أرفق عناصر المستلزمات بمهامك حتى يتم تحديث مستويات المخزون تلقائيًا عند اكتمال العمل. لا مزيد من الجرد اليدوي أو النقص المفاجئ.