المهام

​

ما الذي يساعدك هذا على إنجازه

تُبقي المهام العمل التشغيلي ينتقل من الطلب إلى الإنجاز. استخدمها للتنظيف والصيانة والتفتيش وأعمال المستلزمات وطلبات المُلاك ومشاكل الضيوف وأي شيء يحتاج فريقك إلى تتبعه.

​

قبل أن تبدأ

• أضف عقاراتك وأعضاء فريقك.
• أنشئ الأقسام أو الموردين إذا كان فريقك يوزّع العمل حسب المجموعة. تشمل الأقسام الشائعة التنظيف والصيانة والتفتيش والاستقبال.
• أنشئ قوالب مهام للعمل المتكرر، مثل التبديلات والتفتيشات والإصلاحات.
• اربط المخزون إذا أردت أن تحدّث المهام استخدام المستلزمات.

​

إنشاء مهمة

​

مراحل المهمة

تمر معظم المهام بالمسار البسيط نفسه:

​

قوالب المهام

قالب المهمة هو مخطط محفوظ للعمل الذي تكرّره عبر العقارات، مثل تنظيف التبديل أو فحص ما قبل الوصول أو تغيير الفلتر الموسمي. عندما تنشئ مهمة من قالب، يملأ Trellis مسبقًا العنوان والوصف والقسم والأولوية والمدة المقدرة وعدد الأشخاص المطلوب وقائمة التحقق والمستلزمات الافتراضية والتكاليف الافتراضية، فتستغرق المهمة الجديدة بضع نقرات بدلًا من بضع دقائق. القوالب قابلة لإعادة الاستخدام في كل مكان تُنشأ فيه المهام: إنشاء المهام يدويًا وتطبيق الهاتف والأتمتة وتدفقات العمل يمكن أن تبدأ جميعها من القالب نفسه. قوالب شائعة تنشئها الفرق:

​

أين تجد القوالب

من شريط التنقل الجانبي، افتح المهام، ثم اختر القوالب ضمن مجموعة العمليات. يفتح هذا شاشة قوالب المهام، حيث يمكنك البحث في القوالب والتصفية حسب القسم وإنشاؤها وتعديلها ونسخها أو حذفها.

​

إنشاء قالب

​

تطبيق قالب أو تبديله أو إزالته من مهمة موجودة

لست مضطرًا لاختيار قالب عند إنشاء المهمة. افتح أي مهمة، وابحث عن منتقي القالب في لوحة التفاصيل، وطبّقه أو بدّله أو أزله في أي وقت.

• طبّق قالبًا على مهمة لم يكن لها قالب. ينشئ Trellis قائمة تحقق القالب ويملأ مستلزماته وتكاليفه الافتراضية.
• بدّل إلى قالب مختلف إذا اخترت القالب الخطأ أو تغيّر العمل. تُمسح قائمة التحقق الحالية ويُعاد بناؤها من القالب الجديد.
• أزل القالب (علامة X في المنتقي) لإزالته. تُمسح قائمة التحقق وتبقى المهمة بلا قائمة تحقق من قالب.
• إعادة اختيار القالب نفسه لا تفعل شيئًا، فيمكنك فتح المنتقي دون خطر مسح العمل.

لا يؤدي تبديل القالب إلى استبدال عنوان المهمة أو أولويتها أو قسمها. إذا كان للقالب الجديد وصف مختلف، يسأل Trellis قبل استبدال وصف المهمة.

​

القوالب من التكاملات المتصلة

إذا ربطت تكاملًا مثل Breezeway، يجمّع منتقي القوالب القوالب حسب مصدرها حتى تميّز بينها:

• من Breezeway (أو مزوّد متصل آخر) - قوالب مستوردة من ذلك الحساب. اختيار أحدها يبقي قائمة التحقق والمتطلبات متوافقة حتى تنتقل عند مزامنة المهمة مرة أخرى إلى ذلك النظام.
• من Trellis - قوالب أنشأتها في Trellis. تعمل هذه مع المهام المُدارة بالكامل في Trellis، لكن قوائم التحقق الخاصة بها لا تظهر في جانب المزوّد المتصل.
• قد تظهر أيضًا عناوين قوالب PMS وقوالب مخصصة، بحسب اتصالاتك.

تظهر القوالب النشطة فقط في المنتقي.

​

قوائم التحقق

تقسّم قائمة التحقق المهمة إلى خطوات واضحة حتى يعرف الشخص الذي ينفّذ العمل بالضبط ما يجب فعله وكيف يبدو «الإنجاز». يمكنك إضافة قائمة تحقق إلى مهمة واحدة، أو بناؤها داخل قالب حتى تبدأ كل مهمة من ذلك النوع بالخطوات نفسها. يمكن أن يتضمن كل عنصر في قائمة التحقق:

• عنوانًا ووصفًا اختياريًا يتضمن التعليمات
• نوع خطوة يتحكم في كيفية استجابة العامل. الأنواع الشائعة هي علامة إنجاز بسيطة، نعم/لا، رقم أو عدّ، تقييم، إجابة نصية قصيرة، وخطوة صورة.
• صورة مرجعية توضّح كيف يجب أن تبدو الخطوة المكتملة
• صور مطلوبة (مثل قبل، بعد، صورة مشكلة، أو صورة عامة) يجب على العامل التقاطها
• التحقق بالصور بالذكاء الاصطناعي، الذي يميّز الصور التي تبدو خاطئة أو مفقودة أو مظلمة جدًا أو يصعب التحقق منها حتى يتمكن المدير من المراجعة قبل إغلاق المهمة

​

أقسام قائمة التحقق

تُجمّع عناصر قائمة التحقق في أقسام حتى يتمكن الفريق من إنجازها بترتيب منطقي. هناك نوعان من الأقسام:

• أقسام نوع الغرفة مرتبطة بنوع غرفة، مثل غرفة النوم أو الحمام أو المطبخ أو غرفة المعيشة. تتكيّف هذه مع كل عقار (راجع تكرار الغرف أدناه).
• الأقسام المخصصة هي تجميعات حرة الشكل مثل وسائل الراحة أو الخارج أو الجولة النهائية. تظهر هذه دائمًا كما كُتبت.

داخل القسم، يمكن أيضًا ربط العنصر بعنصر في العقار (مثل شواية أو جاكوزي) فيظهر فقط في العقارات التي تملك ذلك العنصر. عندما يفتح العامل المهمة، تُجمَّع قائمة التحقق حسب القسم حتى يتمكن من التنقل فيها غرفةً غرفة.

​

كيف تتكيف القوالب مع كل عقار

هذا ما يجعل قالبًا واحدًا يعمل لمحفظة بأكملها. بدلًا من بناء قالب منفصل لكل عقار، تبني قالبًا واحدًا ويكيّف Trellis قائمة تحققه مع كل عقار باستخدام غرف ذلك العقار وعناصره (تُعدّ في صفحة تفاصيل العقار).

​

تكرار الغرف

عندما يكون عنصر قائمة التحقق في قسم نوع غرفة (مثل غرفة النوم أو الحمام)، ينشئ Trellis نسخة واحدة من تلك الخطوة لكل غرفة مطابقة في العقار. لذا فإن قالب «تنظيف عميق» واحدًا بقسم غرفة نوم يعمل في كل مكان:

• لا يحصل الاستوديو على أي خطوات غرف نوم
• تحصل شقة بغرفتي نوم على «غرفة النوم 1» و«غرفة النوم 2»
• تحصل فيلا بخمس غرف نوم على «غرفة النوم 1» حتى «غرفة النوم 5»

من أين يأتي عدد الغرف:

• إذا كان للعقار غرف مفصّلة معدّة في علامة تبويب الغرف (غالبًا ما تُستورد من نظام متصل)، يستخدم Trellis تلك الغرف، بما في ذلك أسماؤها وصورها.
• إذا لم تكن لديه غرف مفصّلة، يرجع Trellis إلى أعداد الغرف في العقار (غرف النوم والحمامات وما شابه) من سجل العقار.

​

خطوات مدركة للعناصر

يمكن ربط عنصر قائمة التحقق بعنصر محدد في العقار، مثل شواية أو جاكوزي أو مسبح أو غسالة. عند إنشاء مهمة، يفحص Trellis العقار:

• العنصر موجود ونشط - تظهر الخطوة في المهمة.
• العنصر مفقود أو موسوم كغير نشط - تُتخطى الخطوة.

تحافظ على قالب واحد، ويحصل كل عقار تلقائيًا على الخطوات التي تنطبق عليه فقط.

​

أعدّ الغرف والعناصر أولًا

لا يعمل تكرار الغرف والخطوات المدركة للعناصر إلا إذا أُعدّت غرف كل عقار وعناصره. تفعل ذلك على العقار، لا على القالب: راجع الغرف والعناصر لخطوات الإعداد الكاملة.

​

إعدادات القالب لكل عقار

حتى مع التكيّف التلقائي للغرف والعناصر، تحتاج بعض العقارات إلى إعدادات افتراضية مختلفة عن غيرها. يتيح لك قسم القوالب في كل عقار تجاوز قالب مشترك لذلك العقار وحده، دون إنشاء قالب منفصل. لتجاوز قالب في عقار: ما يمكنك تجاوزه لكل عقار:

​

جدولة العمل وتعيينه

• عرض القائمة هو الأفضل لتصفّح العمل حسب الحالة أو المُعيَّن أو العقار أو الأولوية أو تاريخ الاستحقاق.
• عرض التقويم هو الأفضل للجداول اليومية وتخطيط الزيارات ونقل العمل بين الأيام.
• الزيارات على الهاتف تساعد الفرق الميدانية على رؤية العمل مجمّعًا حسب العقار والتاريخ.
• العمل غير المُعيَّن ينبغي مراجعته كثيرًا حتى لا يبقى شيء بلا مسؤول.

​

الزيارات

عندما يكون للشخص نفسه أكثر من مهمة في العقار نفسه في اليوم نفسه، يمكن لـ Trellis تجميع تلك المهام في زيارة. هذا يمنح العامل الميداني رحلة واحدة يتبعها بدلًا من عدة بطاقات منفصلة. على الهاتف، يمكن للعاملين الميدانيين فتح زياراتي لرؤية الزيارات القادمة والسابقة وتقدم المهام وتفاصيل العقار والعمل المُعيَّن. إذا احتاجت زيارة إلى النقل، استخدم إعادة الجدولة على الزيارة حتى تنتقل كل مهمة فيها معًا.

​

التخطيط بالتقويم

استخدم التقويم عندما تحتاج إلى تخطيط يوم أو أسبوع أو شهر:

• استخدم وضع الزيارات لتخطيط الرحلات إلى العقارات.
• استخدم وضع المهام لرؤية كل مهمة بمفردها.
• اعرض التقويم حسب العقار عند التحقق من التغطية في كل منزل.
• اعرض التقويم حسب عضو الفريق عند موازنة أعباء العمل.
• اسحب العمل إلى يوم أو عقار أو عضو فريق آخر عندما تتغير الخطط.

يبقى صف غير المُعيَّنة سهل العثور عليه في تقويم أعضاء الفريق، حتى يتمكن المديرون من رصد العمل الذي ما زال يحتاج مسؤولًا بسرعة.

​

العمل على المهام من الهاتف

يمكن للفرق الميدانية إنشاء المهام وتحديثها من الهاتف. عند إنشاء مهمة على الهاتف، يمكنهم اختيار عقار وتاريخ وقسم وأولوية ومُعيَّن وقالب. إذا كان للعقار حجوزات معروضة في Trellis، يساعد التقويم الفريق على تجنّب جدولة العمل أثناء إقامة ضيف. يمكن للمسؤولين أيضًا تحديث المُعيَّنين والتواريخ من صفحة تفاصيل المهمة على الهاتف.

​

التواصل حول مهمة

لكل مهمة خلاصة نشاط للتعليقات والتحديثات. استخدمها لإبقاء الملاحظات والأسئلة والصور وقرارات المدير في مكان واحد. اكتب @ في تعليق لذكر زميل فريق. يتلقى الزملاء المذكورون إشعارًا مركّزًا، حتى لو لم يكونوا مُعيَّنين للمهمة. يمكن لأعضاء الفريق إدارة كيفية تلقّيهم لإشعارات تعليقات المهام في إعدادات الإشعارات الخاصة بهم. إذا كان فريقك يعمل بأكثر من لغة، يمكن للترجمة التلقائية للمهام عرض العناوين والأوصاف بلغة كل زميل المفضّلة مع الإبقاء على النص الأصلي.

​

تتبع الوقت والمستلزمات والتكلفة

استخدم تتبع الوقت عندما تحتاج إلى معرفة المدة التي استغرقها العمل. يمكن للعامل الميداني بدء تتبع الوقت أثناء العمل على مهمة، ويمكن للمديرين لاحقًا مقارنة الوقت المخطط بالوقت الفعلي. استخدم تتبع المستلزمات عندما يستخدم عمال التنظيف أو الفنيون عناصر من المخزون: إذا كان فريقك يخزّن المستلزمات في أكثر من مكان، استخدم تحويلات المستودعات في المستلزمات لنقل العناصر من مستودع إلى آخر والحفاظ على دقة الأعداد. حدّد العمل كـ بدون رسوم عندما يجب أن تبقى التكلفة في سجلاتك لكن لا ينبغي تحميلها لاحقًا. يمكنك استخدام «بدون رسوم» لمهمة واحدة أو لزيارة كاملة، بحسب ما ينبغي استثناؤه.

​

تصدير المهام وإعداد التقارير عنها

استخدم الفلاتر لتضييق قائمة المهام، ثم صدّر المهام عندما تحتاج إلى جدول بيانات للمُلاك أو المحاسبة أو المراجعة الداخلية. تعرض عمليات التصدير الكبيرة التقدم أثناء تحضير الملف، ثم يُنزَّل عند الجاهزية. تشمل الفلاتر الشائعة الحالة والتاريخ والعقار والمُعيَّن والقسم والأولوية والمورد.

​

استخدم التتبع المباشر بمسؤولية

إذا كان تتبع الموقع مفعّلًا لمساحة عملك ومنح فريقك الإذن، يمكن للمديرين استخدام الخريطة المباشرة لرؤية العاملين النشطين وتوجيه العمل بوضوح أكبر. تعتمد مشاركة الموقع على إذن العامل وإعدادات جهازه. إذا رفض العامل إذن الموقع أو أنهى نوبته، يتوقف التتبع.

​

حافظ على توافق الأنظمة المتصلة

عندما يدعم نظام عقارات متصل تحديثات المهام، يمكن لـ Trellis المساعدة في إبقاء حالة العمل والملاحظات المرتبطة متوافقة. ما يتزامن يعتمد على التكامل وإعدادات مساحة عملك.

​

كيف تتحقق من نجاح العملية

• تظهر المهمة في القائمة بالعقار والمُعيَّن وتاريخ الاستحقاق والحالة الصحيحة.
• يعرض التقويم العمل المجدول في اليوم المتوقع.
• تظهر عناصر قائمة التحقق والتعليقات والصور والمستلزمات وإدخالات الوقت في سجل المهمة.
• تجمّع الزيارات عمل العقار في اليوم نفسه بشكل صحيح.
• تتضمن عمليات التصدير المهام التي تطابق فلاترك الحالية.
• تُظهر المهام المغلقة من أكمل العمل ومتى.

​

المشاكل الشائعة

​

مقالات ذات صلة