Documentation Index
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Decouvrez votre coequipier IA
L’agent IA Trellis est comme un membre d’equipe experimente qui ne dort jamais. Il lit chaque message de voyageur, comprend le contexte — quelle propriete, quelle reservation, quelle heure — et repond avec des reponses precises et utiles. Mais il connait aussi ses limites. Lorsque quelque chose est hors de son champ d’action — une plainte, une demande de remboursement, un probleme de securite — il escalade a votre equipe au lieu de deviner.Ce que l’agent IA peut faire
Repondre aux questions des voyageurs
Instructions d’enregistrement, mots de passe Wi-Fi, infos de stationnement, regles de la maison, recommandations locales — l’IA gere les questions courantes instantanement, dans la langue du voyageur.
Rediger des reponses pour votre examen
Pour les messages necessitant une touche personnelle, l’IA redige une reponse et attend votre approbation, modification ou rejet.
Gerer plusieurs langues
Les voyageurs ecrivent dans leur langue ; l’IA repond dans la meme langue sur les canaux connectes pris en charge.
Rechercher les disponibilites
Les voyageurs demandent “avez-vous quelque chose de disponible le week-end prochain ?” et l’IA verifie les proprietes actives pour les dates ouvertes, la capacite voyageurs et les details de la propriete. Les tarifs dependent des integrations de prix ou de devis prises en charge.
Naviguer sur des sites externes
L’IA peut se connecter a Airbnb, Booking.com et d’autres plateformes pour verifier les annonces, extraire des rapports ou verifier des informations - en utilisant vos comptes connectes enregistres.
Creer et mettre a jour des taches
Si un voyageur signale un probleme de maintenance, l’IA peut creer une tache et l’attribuer a la bonne personne. Elle peut aussi poster des commentaires directement dans les fils d’activite des taches.
Creer des modeles de taches
Decrivez le modele dont vous avez besoin — “cree une checklist de nettoyage approfondi de salle de bain avec des exigences photo” — et l’IA le construit pour vous, avec sections, etapes et parametres de verification photo.
Gerer les departements
Creez, renommez ou supprimez des departements de taches pour correspondre a vos operations. L’IA peut egalement reassigner des taches d’un departement a un autre - par exemple, deplacer une tache du nettoyage a la maintenance lorsque la portee change.
Mettre a jour les horaires de poste
Enregistrez les heures de pointage d’entree et de sortie des membres de l’equipe. L’IA calcule automatiquement les heures effectivement travaillees lorsque les deux horaires sont fournis.
Escalader quand necessaire
Plaintes, demandes de remboursement, problemes de securite ou tout ce qui est hors des instructions de l’IA sont escalades immediatement a votre equipe.
Apprendre et s'ameliorer
L’IA retient les details importants des interactions passees et s’ameliore au fil du temps a mesure que vous affinez ses instructions.
Comment l’IA repond aux voyageurs
Un voyageur envoie un message
Un message arrive dans votre boite de reception unifiee par n’importe quel canal — Airbnb, Booking.com, WhatsApp, e-mail ou SMS.
L'IA rassemble le contexte
Elle examine :
- La reservation du voyageur (dates, propriete, nombre de voyageurs, donnees financieres et tous les champs personnalises synchronises depuis votre PMS)
- Les details de la propriete (equipements, regles de la maison, procedures d’enregistrement)
- Vos instructions d’agent (ton, politiques, ce qu’il faut escalader)
- L’historique de la conversation (ce qui a deja ete discute)
- La base de connaissances (documents que vous avez ajoutes)
- Les disponibilites en temps reel de votre portefeuille (lorsqu’un voyageur demande des dates disponibles)
L'IA redige une reponse
En utilisant tout ce contexte, elle redige une reponse precise, conforme a votre marque et utile. Pas de reponses generiques — chaque reponse est adaptee au voyageur et a la propriete specifiques.
Recherche de reservations
Lorsque l’agent IA recherche des reservations — pour des rapports, des questions de voyageurs ou des requetes operationnelles comme “les departs de demain” — il filtre automatiquement sur les reservations actives uniquement. Cela signifie que les resultats incluent les sejours confirmes, enregistres et partis, tandis que les demandes, les annulations et les no-shows sont exclus par defaut.Si vous demandez specifiquement a l’IA une reservation par son code de confirmation ou reference, elle recherche dans tous les statuts — y compris annule et demande — pour que vous puissiez toujours retrouver n’importe quelle reservation.
Recherche de disponibilites
Lorsqu’un voyageur demande des dates disponibles — “avez-vous un endroit pres de la plage le week-end prochain ?” — l’agent IA recherche les proprietes actives disponibles aux dates demandees. Il retourne les options correspondantes avec des details comme l’emplacement, les chambres, les salles de bain et la capacite voyageurs. Pour les grands portefeuilles, l’agent evalue les proprietes candidates avant d’appliquer la limite de reponse. Si plus de proprietes correspondent que ce qui peut etre montre en une seule reponse, l’agent indique au voyageur combien de resultats totaux ont ete trouves.Champs personnalises
L’agent IA a acces a tous les champs personnalises au niveau des reservations synchronises depuis votre PMS. Cela signifie que l’agent peut referencer toute donnee personnalisee — codes d’acces, demandes speciales ou notes specifiques — lors des reponses aux voyageurs. Vous n’avez rien a configurer en plus. Tant que votre integration PMS synchronise les champs personnalises dans Trellis, l’agent IA les inclut automatiquement dans son contexte.Pour les reponses aux voyageurs, les champs personnalises servent de contexte. Certaines mises a jour internes des champs de reservation ne sont disponibles que si le PMS connecte et les correspondances de champs autorisent l’ecriture.
Lecture des fichiers Slack
Lorsque votre equipe partage des fichiers dans un canal Slack connecte — documents, tableurs ou images — l’agent IA peut les lire et les comprendre. Au lieu de voir seulement un nom de fichier, l’agent telecharge le fichier, lit son contenu et utilise ces informations.- Fichiers texte — l’agent lit le contenu complet des fichiers texte (documents, CSV, logs) et peut referencer des details specifiques dans ses reponses.
- Images — l’agent decrit ce qu’il voit dans les images, utile pour les photos de maintenance, les documents d’identite ou les captures d’ecran.
La lecture des fichiers Slack ne fonctionne qu’avec les canaux connectes a votre espace de travail Trellis. L’IA traite les fichiers texte et image — les autres types de fichiers ne sont pas pris en charge.
Configuration de votre agent IA
Rediger de bonnes instructions d’agent
Vos instructions d’agent indiquent a l’IA comment representer votre entreprise. Meilleures sont vos instructions, meilleures sont les performances de l’IA. Incluez dans vos instructions :Voix et ton de la marque
Voix et ton de la marque
Etes-vous decontracte et amical ? Professionnel et formel ? Chaleureux mais concis ? Donnez a l’IA une idee claire de la facon dont vous communiquez avec les voyageurs. Incluez des exemples de phrases si utile.
Procedures d'enregistrement et de depart
Procedures d'enregistrement et de depart
Instructions etape par etape pour arriver a la propriete — codes de porte, boites a cles, stationnement, acces au batiment et toute particularite.
Regles de la maison et politiques
Regles de la maison et politiques
Heures de silence, politique tabac, politique animaux, capacite maximale, horaires de piscine, collecte des dechets et tout ce que les voyageurs doivent respecter.
FAQ courantes
FAQ courantes
Les questions les plus frequentes : mot de passe Wi-Fi, stationnement, epicerie la plus proche, politique de depart tardif, utilisation du jacuzzi.
Regles d'escalade
Regles d'escalade
Soyez specifique sur ce que l’IA ne doit PAS gerer : demandes de remboursement, reclamations de dommages, plaintes de bruit, problemes de securite ou tout ce qui necessite l’approbation d’un responsable.
Configuration du pilote automatique
Vous controlez l’autonomie de l’IA pour chaque type de contact :| Type de contact | Parametre de depart recommande |
|---|---|
| Voyageurs | Commencez en mode examen. Passez en pilote automatique une fois confiant dans les reponses. |
| Proprietaires | Gardez en mode examen. Les communications proprietaire necessitent souvent une touche personnelle. |
| Prestataires | Mode examen pour la plupart des equipes. Pilote automatique si les interactions sont routinieres. |
Base de connaissances
La base de connaissances donne a votre agent IA acces a des documents et informations au-dela des instructions d’agent. Quoi ajouter a la base de connaissances :- Guides specifiques par propriete (procedures d’enregistrement detaillees par propriete)
- Guides de la region et recommandations locales
- Informations saisonnieres (dates d’ouverture de piscine, details de forfait ski)
- Procedures de menage et maintenance suivies par votre equipe
- Procedures operationnelles standard pour les situations courantes
Accedez a la Base de connaissances
Naviguez vers Base de connaissances dans la barre laterale gauche.
Creer ou telecharger des documents
Redigez des documents directement dans Trellis ou telechargez des guides existants. Organisez-les en dossiers par propriete, sujet ou equipe.
Memoires de l’agent
Au fil du temps, votre agent IA apprend des interactions et constitue une memoire des details importants. Les memoires aident l’IA a donner des reponses plus coherentes et personnalisees.- Memoires manuelles
- Memoires apprises
Ajoutez des memoires vous-meme pour enseigner a l’IA des choses specifiques qu’elle doit toujours retenir. Par exemple : “La famille Johnson sont des voyageurs reguliers qui demandent toujours un enregistrement anticipe” ou “L’unite 4B a un thermostat capricieux — les voyageurs doivent maintenir appuye 3 secondes.”
Agents multiples
Pour les operations de grande taille, vous pouvez creer plusieurs agents IA — chacun avec des instructions, permissions et domaines de focus differents. Configurations courantes :| Agent | Objectif |
|---|---|
| Communications voyageurs | Gere tous les messages entrants des voyageurs avec un ton amical et utile. Connait les procedures d’enregistrement, les regles et les conseils locaux. |
| Mises a jour proprietaires | Communique avec les proprietaires dans un ton professionnel oriente business. Fournit les donnees de performance et les mises a jour de maintenance. |
| Operations internes | Aide votre equipe avec les questions operationnelles — recherche de details de reservation, informations de propriete ou generation de rapports. |
Chaque agent peut avoir des permissions d’outils differentes. Votre agent oriente voyageurs peut seulement lire les details de propriete, tandis que votre agent operations internes peut creer des taches, poster des commentaires et mettre a jour des enregistrements.
Bot Google Meet
Votre agent IA peut rejoindre des appels Google Meet et repondre aux questions en direct — en utilisant la meme base de connaissances, les memes outils et instructions que votre agent textuel.Comment ca fonctionne
Le bot rejoint un appel Google Meet en tant que participant et ecoute son mot d’activation. Quand quelqu’un dit le mot d’activation, le bot traite ce qui a ete dit et repond avec une voix naturelle.- Mot d’activation — le bot s’active quand quelqu’un dit le prenom de votre agent (par exemple, si votre agent s’appelle “Lucy - Gestionnaire de Proprietes,” le mot d’activation est “Lucy”). Vous pouvez aussi dire “Trellis” en secours.
- Acces complet aux outils — le bot peut rechercher des reservations, verifier les details de propriete, parcourir les taches, consulter votre base de connaissances et plus encore.
- Adapte aux reunions — le bot comprend que plusieurs personnes peuvent parler et repond a celui qui l’a interpelle.
- Memoire de conversation — tout ce qui est discute pendant l’appel est sauvegarde dans l’historique de session de l’agent.
Configuration du bot Google Meet
Accedez aux integrations de votre agent
Naviguez vers Base de connaissances > Agents, selectionnez l’agent souhaite et ouvrez l’onglet Integrations.
Connecter Google Meet
Trouvez la section Google Meet et activez-la. Le bot utilisera automatiquement le nom et les instructions de votre agent.
Choisir une voix
Selectionnez une voix pour le bot parmi les voix disponibles. Chaque voix a un ton et style distincts — essayez-en plusieurs pour trouver celle qui correspond le mieux a votre marque.
| Voix | Description |
|---|---|
| Aoede | Chaleureuse et claire — ideale pour un ton amical et accessible (par defaut) |
| Charon | Calme et posee — convient aux appels professionnels |
| Fenrir | Confiante et directe — adaptee aux briefings operationnels |
| Kore | Douce et rassurante — ideale pour les conversations orientees voyageurs |
| Leda | Lumineuse et expressive — pour des interactions dynamiques |
| Orus | Profonde et constante — pour les reunions formelles avec proprietaires ou prestataires |
| Puck | Conversationnelle et naturelle — polyvalente |
| Zephyr | Legere et fluide — pour les standups d’equipe decontractes |
Inviter le bot a un appel
Lorsque vous lancez un appel Google Meet, utilisez Trellis pour ajouter le bot comme participant. Il rejoint l’appel et attend son mot d’activation.
Identite du bot en appel
Le bot affiche le nom de l’agent et son statut actuel dans sa vignette video :- Connexion — le bot rejoint l’appel
- Ecoute — le bot attend son mot d’activation
- Parle — le bot repond a une question
- Erreur — quelque chose s’est mal passe (verifiez la configuration de l’agent)
La barre laterale IA
Au-dela des messages voyageurs, vous pouvez discuter directement avec l’agent IA depuis n’importe ou dans Trellis. Utilisez la barre laterale IA pour :- Poser des questions sur vos proprietes, reservations ou voyageurs
- Obtenir des resumes rapides de conversations ou de taches
- Creer des taches, ajouter des commentaires ou mettre a jour des enregistrements en le demandant simplement
- Gerer les departements - en creer de nouveaux, renommer les existants ou supprimer ceux dont vous n’avez plus besoin
- Construire ou modifier des modeles de taches en decrivant ce dont vous avez besoin
- Rediger des messages pour examen manuel
- Obtenir des insights operationnels et des recommandations
Changement de mode de reponse en cours de conversation
Vous pouvez changer le mode de reponse IA a tout moment pendant une conversation. Ouvrez le selecteur de mode dans la zone de saisie et choisissez un autre mode. Une confirmation apparait. Chaque message de l’assistant affiche un petit badge de mode a cote des boutons de feedback, pour toujours savoir quel mode de reponse a ete utilise.Details d’activite
Pendant que l’IA travaille sur votre demande, la barre laterale montre son activite en temps reel. Vous pouvez voir les etapes operationnelles qu’elle effectue, comme la recherche d’une reservation, la consultation de votre base de connaissances ou la verification des disponibilites. Les actions apparaissent dans l’ordre chronologique. Cliquez sur une action pour afficher les details utiles.Gestion des onglets de chat
Les onglets de chat affichent un bouton Archiver et un bouton fermer lorsque la conversation a des messages. Utilisez Archiver pour sauvegarder la conversation pour consultation ulterieure, ou fermez pour ignorer l’onglet sans archiver.Reunions vocales
Votre agent IA peut rejoindre des reunions video et participer en voix en temps reel — comme avoir un membre d’equipe en appel. Lorsque vous invitez l’agent IA a une reunion, il rejoint et ecoute en temps reel. Il peut repondre naturellement avec la parole, repondre aux questions et fournir des informations — en utilisant les memes connaissances que pour les conversations textuelles.Reponses vocales en temps reel
L’IA ecoute et repond avec une voix naturelle pendant la reunion — pas de va-et-vient textuel.
Memes connaissances, canal different
L’agent de reunion utilise vos instructions d’agent, votre base de connaissances et les details de proprietes.
Conseils pour obtenir les meilleurs resultats
Soyez specifique dans vos instructions
Des instructions vagues menent a des reponses vagues. Au lieu de “sois utile,” ecrivez “inclus toujours l’adresse de la propriete et le code de porte dans les reponses d’enregistrement.”
Mettez a jour les instructions regulierement
A mesure que votre activite evolue — nouvelles proprietes, politiques modifiees, mises a jour saisonnieres — mettez a jour vos instructions d’agent en consequence.
Examinez les reponses IA chaque semaine
Meme en pilote automatique, examinez un echantillon de reponses chaque semaine. Recherchez les modeles ou l’IA pourrait s’ameliorer et mettez a jour vos instructions en consequence.
Utilisez la base de connaissances pour les details
Gardez les instructions d’agent a un niveau eleve (ton, politiques, regles d’escalade) et placez les guides detailles dans la base de connaissances. Cela garde les choses organisees et faciles a mettre a jour.