Tâches

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Ce que cela vous permet de faire

Les tâches font avancer le travail opérationnel, de la demande à la réalisation. Utilisez-les pour le ménage, la maintenance, les inspections, la gestion des fournitures, les demandes des propriétaires, les problèmes des voyageurs et tout ce que votre équipe doit suivre.

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Avant de commencer

• Ajoutez vos propriétés et les membres de votre équipe.
• Configurez des départements ou des prestataires si votre équipe répartit le travail par groupe. Les départements courants incluent Ménage, Maintenance, Inspection et Accueil.
• Créez des modèles de tâches pour le travail récurrent, comme les rotations, les inspections et les réparations.
• Connectez votre inventaire si vous voulez que les tâches mettent à jour l’utilisation des fournitures.

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Créer une tâche

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Étapes d’une tâche

La plupart des tâches suivent le même parcours simple :

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Modèles de tâches

Un modèle de tâche est un plan enregistré pour le travail que vous répétez sur plusieurs propriétés, comme un ménage de rotation, une vérification avant arrivée ou un changement de filtre saisonnier. Lorsque vous créez une tâche à partir d’un modèle, Trellis préremplit le titre, la description, le département, la priorité, la durée estimée, le nombre de personnes requises, la checklist, les fournitures par défaut et les coûts par défaut, pour qu’une nouvelle tâche prenne quelques clics au lieu de quelques minutes. Les modèles sont réutilisables partout où des tâches sont créées : la création manuelle de tâches, l’application mobile, les automatisations et les workflows peuvent tous partir du même modèle. Modèles courants que les équipes configurent :

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Où trouver les modèles

Dans la navigation de gauche, ouvrez Tâches, puis choisissez Modèles sous le groupe Opérations. Cela ouvre l’écran des modèles de tâches, où vous pouvez rechercher des modèles, filtrer par département et les créer, modifier, dupliquer ou supprimer.

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Créer un modèle

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Appliquer, changer ou retirer un modèle sur une tâche existante

Vous n’êtes pas obligé de choisir un modèle au moment de la création de la tâche. Ouvrez n’importe quelle tâche, trouvez le sélecteur Modèle dans le panneau Détails, et appliquez, changez ou retirez-le à tout moment.

• Appliquer un modèle à une tâche qui n’en avait aucun. Trellis génère la checklist du modèle et renseigne ses fournitures et coûts par défaut.
• Changer pour un autre modèle si vous avez choisi le mauvais ou si le travail a changé. La checklist actuelle est effacée et reconstruite à partir du nouveau modèle.
• Retirer le modèle (le X dans le sélecteur) pour le supprimer. La checklist est effacée et la tâche reste sans checklist de modèle.
• Resélectionner le même modèle ne fait rien, vous pouvez donc ouvrir le sélecteur sans risque d’effacer du travail.

Changer de modèle n’écrase pas le titre, la priorité ni le département de la tâche. Si le nouveau modèle a une description différente, Trellis demande confirmation avant de remplacer la description de la tâche.

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Modèles issus des intégrations connectées

Si vous connectez une intégration comme Breezeway, le sélecteur de modèles regroupe les modèles selon leur provenance pour que vous puissiez les distinguer :

• Depuis Breezeway (ou un autre fournisseur connecté) - modèles importés de ce compte. En choisir un garde la checklist et les exigences alignées pour qu’elles soient reportées lorsque la tâche se synchronise vers ce système.
• Depuis Trellis - modèles que vous avez créés dans Trellis. Ils fonctionnent pour les tâches gérées entièrement dans Trellis, mais leurs checklists n’apparaissent pas du côté du fournisseur connecté.
• Les en-têtes Modèles PMS et Modèles personnalisés peuvent également apparaître, selon vos connexions.

Seuls les modèles actifs apparaissent dans le sélecteur.

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Checklists

Une checklist décompose une tâche en étapes claires pour que la personne qui effectue le travail sache exactement quoi faire et à quoi ressemble une tâche « terminée ». Vous pouvez ajouter une checklist à une seule tâche, ou l’intégrer à un modèle pour que chaque tâche de ce type commence avec les mêmes étapes. Chaque élément de checklist peut inclure :

• Un titre et une description facultative avec des instructions
• Un type d’étape qui contrôle la façon dont le travailleur répond. Les types courants sont une simple coche de validation, oui/non, un nombre ou un comptage, une note, une courte réponse texte, et une étape photo.
• Une photo de référence qui montre à quoi une étape terminée doit ressembler
• Des photos requises (par exemple avant, après, une photo de problème ou une photo générale) que le travailleur doit prendre
• La vérification photo par IA, qui signale les photos qui semblent incorrectes, manquantes, trop sombres ou difficiles à vérifier, afin qu’un responsable puisse les examiner avant la clôture de la tâche

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Sections de checklist

Les éléments de checklist sont regroupés en sections pour que l’équipe puisse les parcourir dans un ordre logique. Il existe deux types de sections :

• Les sections par type de pièce sont liées à un type de pièce, comme Chambre, Salle de bain, Cuisine ou Salon. Elles s’adaptent à chaque propriété (voir Déclinaison par pièce ci-dessous).
• Les sections personnalisées sont des regroupements libres comme Équipements, Extérieur ou Inspection finale. Elles apparaissent toujours telles quelles.

Au sein d’une section, un élément peut aussi être lié à un élément (comme un barbecue ou un jacuzzi) afin de n’apparaître que dans les propriétés qui disposent de cet élément. Lorsqu’un travailleur ouvre la tâche, la checklist est regroupée par section pour qu’il puisse la parcourir pièce par pièce.

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Comment les modèles s’adaptent à chaque propriété

C’est ce qui permet à un seul modèle de fonctionner pour tout un portefeuille. Au lieu de construire un modèle distinct par propriété, vous construisez un seul modèle et Trellis adapte sa checklist à chaque propriété en utilisant les pièces et éléments de cette propriété (configurés sur la page de détail de la propriété).

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Déclinaison par pièce

Lorsqu’un élément de checklist se trouve dans une section par type de pièce (comme Chambre ou Salle de bain), Trellis crée une copie de cette étape pour chaque pièce correspondante de la propriété. Ainsi, un seul modèle « Nettoyage en profondeur » avec une section Chambre fonctionne partout :

• Un studio n’obtient aucune étape de chambre
• Un appartement de 2 chambres obtient « Chambre 1 » et « Chambre 2 »
• Une villa de 5 chambres obtient « Chambre 1 » à « Chambre 5 »

D’où provient le nombre de pièces :

• Si la propriété possède des pièces détaillées configurées dans son onglet Pièces (souvent importées d’un système connecté), Trellis utilise ces pièces, y compris leurs noms et leurs photos.
• Si elle n’a pas de pièces détaillées, Trellis se rabat sur les nombres de pièces de la propriété (chambres, salles de bain, etc.) indiqués dans la fiche de la propriété.

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Étapes tenant compte des éléments

Un élément de checklist peut être lié à un élément spécifique de la propriété, comme un barbecue, un jacuzzi, une piscine ou un lave-linge. Lorsqu’une tâche est créée, Trellis vérifie la propriété :

• L’élément est présent et actif - l’étape apparaît sur la tâche.
• L’élément est absent ou marqué inactif - l’étape est ignorée.

Vous maintenez un seul modèle, et chaque propriété n’obtient automatiquement que les étapes qui la concernent.

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Configurez d’abord les pièces et les éléments

La déclinaison par pièce et les étapes tenant compte des éléments ne fonctionnent que si les pièces et les éléments de chaque propriété sont configurés. Vous le faites sur la propriété, pas sur le modèle : Consultez Pièces et éléments pour les étapes de configuration complètes.

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Paramètres de modèle par propriété

Même avec l’adaptation automatique des pièces et des éléments, certaines propriétés ont besoin de valeurs par défaut différentes des autres. La section Modèles de chaque propriété vous permet de remplacer un modèle partagé pour cette seule propriété, sans créer de modèle distinct. Pour remplacer un modèle sur une propriété : Ce que vous pouvez remplacer par propriété :

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Planifier et attribuer le travail

• La vue liste est idéale pour parcourir le travail par statut, responsable, propriété, priorité ou date d’échéance.
• La vue calendrier est idéale pour les plannings quotidiens, la planification des visites et le déplacement du travail d’un jour à l’autre.
• Les visites mobiles aident les équipes terrain à voir le travail regroupé par propriété et par date.
• Le travail non attribué doit être examiné régulièrement pour que rien ne reste sans responsable.

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Visites

Lorsqu’une même personne a plusieurs tâches sur la même propriété le même jour, Trellis peut regrouper ces tâches en une visite. Cela donne au travailleur terrain un seul déplacement à suivre au lieu de plusieurs cartes séparées. Sur mobile, les travailleurs terrain peuvent ouvrir Mes visites pour voir les visites à venir et passées, la progression des tâches, les détails de la propriété et le travail attribué. Si une visite doit être déplacée, utilisez Replanifier sur la visite pour que toutes les tâches de cette visite se déplacent ensemble.

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Planification au calendrier

Utilisez le calendrier lorsque vous devez planifier une journée, une semaine ou un mois :

• Utilisez le mode Visites pour planifier les déplacements vers les propriétés.
• Utilisez le mode Tâches pour voir chaque tâche individuellement.
• Consultez le calendrier par propriété lorsque vous vérifiez la couverture de chaque logement.
• Consultez le calendrier par membre d’équipe lorsque vous équilibrez les charges de travail.
• Glissez le travail vers un autre jour, une autre propriété ou un autre membre d’équipe lorsque les plans changent.

La ligne Non attribué reste facile à trouver dans le calendrier par membre d’équipe, pour que les responsables repèrent rapidement le travail qui n’a pas encore de personne attribuée.

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Travail sur les tâches en mobile

Les équipes terrain peuvent créer et mettre à jour des tâches depuis le mobile. Lors de la création d’une tâche mobile, elles peuvent choisir une propriété, une date, un département, une priorité, un responsable et un modèle. Si la propriété a des réservations affichées dans Trellis, le calendrier aide l’équipe à éviter de planifier du travail pendant un séjour voyageur. Les administrateurs peuvent aussi mettre à jour les responsables et les dates depuis la page de détail de la tâche en mobile.

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Communiquer sur une tâche

Chaque tâche a un fil d’activité pour les commentaires et les mises à jour. Utilisez-le pour garder les notes, les questions, les photos et les décisions des responsables au même endroit. Tapez @ dans un commentaire pour mentionner un coéquipier. Les coéquipiers mentionnés reçoivent une notification ciblée, même s’ils ne sont pas attribués à la tâche. Les membres de l’équipe peuvent gérer la façon dont ils reçoivent les notifications de commentaires de tâches dans leurs propres paramètres de notification. Si votre équipe travaille dans plusieurs langues, la traduction automatique des tâches peut afficher les titres et descriptions dans la langue préférée de chaque coéquipier tout en conservant le texte original.

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Suivre le temps, les fournitures et les coûts

Utilisez le suivi du temps lorsque vous devez savoir combien de temps le travail a pris. Un travailleur terrain peut démarrer le suivi du temps pendant qu’il travaille sur une tâche, et les responsables peuvent ensuite comparer le temps prévu au temps réel. Utilisez le suivi des fournitures lorsque les agents de ménage ou les techniciens utilisent des articles de l’inventaire : Si votre équipe stocke des fournitures à plusieurs endroits, utilisez les transferts d’entrepôt dans Fournitures pour déplacer des articles d’un entrepôt à un autre et garder des comptes exacts. Marquez le travail comme non facturable lorsque le coût doit rester dans vos registres mais ne doit pas être refacturé. Vous pouvez utiliser l’option non facturable pour une seule tâche ou pour une visite entière, selon ce qui doit être exclu.

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Exporter et établir des rapports sur les tâches

Utilisez les filtres pour affiner la liste des tâches, puis exportez les tâches lorsque vous avez besoin d’un tableur pour les propriétaires, la comptabilité ou une revue interne. Les exports volumineux affichent leur progression pendant la préparation du fichier, puis se téléchargent une fois prêts. Les filtres courants incluent le statut, la date, la propriété, le responsable, le département, la priorité et le prestataire.

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Utiliser le suivi en direct de manière responsable

Si le suivi de localisation est activé pour votre espace de travail et que votre équipe a donné son autorisation, les responsables peuvent utiliser la carte en direct pour voir les travailleurs actifs et organiser le travail plus clairement. Le partage de localisation dépend de l’autorisation du travailleur et des réglages de son appareil. Si un travailleur refuse l’autorisation de localisation ou termine son service, le suivi s’arrête.

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Garder les systèmes connectés alignés

Lorsqu’un système de propriété connecté prend en charge les mises à jour de tâches, Trellis peut aider à garder le statut du travail et les notes associées alignés. Ce qui se synchronise dépend de l’intégration et des paramètres de votre espace de travail.

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Comment vérifier que tout fonctionne

• La tâche apparaît dans la liste avec la bonne propriété, le bon responsable, la bonne date d’échéance et le bon statut.
• Le calendrier affiche le travail planifié au jour prévu.
• Les éléments de checklist, les commentaires, les photos, les fournitures et les saisies de temps apparaissent dans l’historique de la tâche.
• Les visites regroupent correctement le travail d’une même journée sur une même propriété.
• Les exports incluent les tâches qui correspondent à vos filtres actuels.
• Les tâches clôturées indiquent qui a effectué le travail et quand.

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Problèmes courants

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Articles connexes