Documentation Index
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Gardez vos operations fluides
Chaque location de vacances necessite du menage entre les voyageurs, une maintenance reguliere et des inspections occasionnelles. Trellis vous aide a planifier tout cela, a attribuer le travail aux bonnes personnes et a suivre la completion — pour que rien ne soit oublie.Types de taches
Trellis organise votre travail en departements, facilitant la visualisation de ce qui doit etre fait et de qui est responsable. Chaque espace de travail commence avec quatre departements par defaut :Menage
Rotations entre voyageurs, nettoyages en profondeur et entretien courant. Le type de tache le plus courant pour la plupart des gestionnaires.
Maintenance
Reparations, remplacements et travaux de reparation. D’un robinet qui goutte a un climatiseur en panne.
Inspection
Controles qualite avant et apres les sejours, audits periodiques et verifications de conformite.
Accueil
Suivi voyageurs, communication proprietaires, coordination a distance et travail operationnel administratif.
Cycle de vie d’une tache
Chaque tache suit un flux de travail clair pour que vous sachiez toujours ou en sont les choses :Ouverte
Une nouvelle tache a ete creee — manuellement, par l’IA ou par une automatisation. Elle n’a pas encore ete planifiee ni attribuee.
Planifiee
La tache a une date et un membre d’equipe ou prestataire assigne. Elle est au calendrier et prete.
En cours
Votre membre d’equipe a commence le travail. Il peut mettre a jour la progression, completer les elements de la checklist et telecharger des photos.
Pour les taches necessitant l’approbation d’un responsable (comme les reparations couteuses), Trellis ajoute une etape de revision. Le membre d’equipe assigne soumet son travail, et un responsable approuve ou demande des modifications avant finalisation.
Regroupement intelligent en visites
Lorsqu’un membre d’equipe a plusieurs taches au meme endroit le meme jour, Trellis les regroupe automatiquement en une visite — un seul deplacement vers la propriete. Cela signifie :- Votre agent de menage voit “Visite : Villa Oceanview — 3 taches” au lieu de trois entrees separees
- Les temps de trajet et la logistique sont minimises
- Vous avez une vision claire de la charge de travail pour chaque propriete
Mes visites sur mobile
La page Mes visites dans l’application mobile offre aux travailleurs terrain une vue dediee de toutes leurs visites — passees et a venir — en un seul endroit. Accedez-y depuis le menu Plus. Les visites sont organisees en deux onglets :- A venir — visites planifiees pour aujourd’hui et au-dela, regroupees par date. Chaque carte affiche le nom de la propriete, l’adresse et la progression des taches (par exemple, “2 sur 4 taches terminees”)
- Passees — visites precedemment terminees, egalement regroupees par date, pour que vous puissiez consulter votre historique de travail
Créer une tâche sur mobile
Quand votre équipe terrain crée une tâche depuis l’application mobile, elle peut choisir un modèle de tâche actif avant de compléter le reste du formulaire. Le choix d’un modèle préremplit le titre, la description, le service et la priorité, et Trellis enregistre l’ID du modèle pour que la tâche hérite de la checklist, des fournitures et du mapping opérationnel associés. Le formulaire mobile reste centré sur les champs essentiels sur site : titre, description, propriété, service, date, priorité, modèle et assignés. L’heure, le contact, la tâche parente, la date d’attente et les autres champs avancés peuvent ensuite être ajustés depuis la vue complète de détail de la tâche.Attribution du travail
Aux membres de l’equipe
Attribuez des taches a n’importe qui dans votre espace de travail. Les membres de l’equipe voient leurs taches attribuees dans leur vue personnelle, facilitant la planification de leur journee.Aux prestataires et sous-traitants
Vous travaillez avec des equipes de menage ou des entreprises de maintenance externes ? Ajoutez-les comme organisations prestataires dans Trellis et attribuez-leur des taches directement. Ils peuvent mettre a jour le statut des taches et telecharger des photos de completion.Gestion des responsables sur mobile
Les administrateurs peuvent gerer les responsables des taches directement depuis l’application mobile. Ouvrez n’importe quelle tache pour voir ses responsables actuels — chacun affiche avec son avatar et, pour les prestataires, le nom de l’organisation. De la, vous pouvez :- Ajouter des responsables — appuyez pour assigner des membres d’equipe ou prestataires supplementaires a la tache
- Supprimer des responsables — retirez quelqu’un qui n’est plus necessaire sur le travail
- Replanifier — changez la date de la tache avec le selecteur de date integre sans quitter l’application mobile
Checklists
Attachez des checklists a vos taches pour vous assurer que rien n’est oublie. Les checklists sont particulierement precieuses pour les rotations de menage et les inspections.Creer une checklist
Ajoutez des elements de checklist a n’importe quelle tache — ou creez des modeles reutilisables pour les types de taches courants comme “Rotation Standard” ou “Nettoyage en Profondeur.”
Les travailleurs completent les elements sur site
Au fur et a mesure que votre equipe progresse dans la tache, elle coche chaque element. Elle peut egalement telecharger des photos comme preuve de completion.
Verification photo par IA
Pour les etapes de checklist necessitant des photos, vous pouvez activer la verification photo par IA. Lorsqu’elle est activee, Trellis verifie automatiquement si la photo telechargee correspond a ce que l’etape requiert — pour que vous puissiez detecter les problemes sans examiner manuellement chaque image. Comment ca fonctionne :- Lorsqu’un membre d’equipe telecharge une photo pour une etape de checklist, l’IA la compare a la description de l’etape et a toute photo de reference que vous avez fournie
- Si la photo est conforme, l’element est marque comme verifie
- Si la photo ne correspond pas — mauvaise piece, tache non terminee, photo trop sombre — l’element est signale avec une raison pour que votre equipe puisse la reprendre
Activite et commentaires des taches
Chaque tache a un fil d’activite ou votre equipe peut laisser des commentaires, partager des mises a jour et suivre ce qui s’est passe. Les commentaires gardent toute la communication sur une tache au meme endroit — plus de messages disperses ou de contexte perdu. Votre agent IA peut egalement poster des commentaires directement dans les fils d’activite des taches. Par exemple, si un voyageur envoie un message de suivi concernant un probleme de maintenance, l’IA peut ajouter ce contexte a la tache concernee pour que votre equipe ait les dernieres informations sans consulter la boite de reception.Traduction automatique
Si votre equipe parle differentes langues, Trellis peut automatiquement traduire les titres et descriptions des taches pour que chacun voie les taches dans la langue qu’il comprend. Lorsqu’une tache est creee ou mise a jour, Trellis detecte la langue d’origine et traduit le contenu pour les membres de l’equipe qui utilisent une langue differente.Activer la traduction automatique
La traduction automatique est un parametre au niveau de l’espace de travail que vous activez depuis les parametres de votre espace de travail :Trouvez la section Utilitaires
Faites defiler jusqu’a la section Utilitaires sur la page des parametres.
La traduction automatique est desactivee par defaut. Une fois activee, elle s’applique a toutes les taches nouvelles et mises a jour dans votre espace de travail.
Comment ca fonctionne
- Lorsqu’une tache est creee ou que son titre ou sa description est mis a jour, Trellis traduit automatiquement le contenu dans les langues utilisees par votre equipe
- Les traductions apparaissent a cote du texte original pour que rien ne soit perdu
- La langue d’origine est toujours preservee — les traductions sont ajoutees, jamais remplacees
Suivi des fournitures
Suivez les fournitures et materiaux que votre equipe utilise pour chaque tache. Qu’il s’agisse de produits de nettoyage pour une rotation ou de pieces de rechange pour un travail de maintenance, vous pouvez associer des articles de fourniture directement a une tache et laisser Trellis gerer les mises a jour d’inventaire automatiquement.Ajouter des fournitures a une tache
Vous pouvez ajouter des fournitures lors de la creation d’une nouvelle tache ou a tout moment depuis la vue detail de la tache :Ouvrir la section fournitures
Lors de la creation ou modification d’une tache, cherchez la section Fournitures dans le formulaire.
Rechercher et selectionner des articles
Utilisez le selecteur de fournitures avec recherche pour trouver des articles dans votre inventaire. Tapez pour rechercher par nom — utile lorsque votre catalogue de fournitures est important.
Confirmation de l’utilisation des fournitures
Lorsque vous terminez une tache avec des fournitures associees, Trellis affiche un dialogue Confirmer l’utilisation des fournitures. Cela vous permet d’enregistrer la quantite reellement utilisee de chaque article par votre equipe — qui peut differer des quantites initialement prevues. Pour chaque article de fourniture, vous verrez :- Prevu — la quantite initialement assignee a la tache (lecture seule)
- Utilise — la quantite reellement utilisee par votre equipe (modifiable)
Mises a jour automatiques de l’inventaire
Lorsqu’une tache est marquee comme Terminee et que l’utilisation des fournitures est confirmee, Trellis deduit les quantites confirmees de votre stock. Il n’y a rien de plus a faire — completer la tache et confirmer l’utilisation declenche la mise a jour du stock. Cela signifie :- Vos niveaux d’inventaire restent precis sans ajustements manuels
- Les fournitures non utilisees sont retournees au stock automatiquement
- Vous pouvez reperer les articles en rupture de stock avant que votre equipe n’en manque
- L’utilisation des fournitures est liee a des taches specifiques, offrant une piste d’audit claire
Seuls les articles de fourniture lies a un entrepot sont decrementes. Si vous ajoutez un article de fourniture comme reference generale (sans entrepot), il n’affectera pas les niveaux de stock.
Transferts d’entrepot
Si vous stockez des fournitures dans plusieurs emplacements, vous pouvez transferer de l’inventaire entre entrepots sans quitter Trellis. C’est utile quand un entrepot est en rupture et qu’un autre a un surplus de stock.Ouvrir l'onglet Transferts
Accedez a Taches > Fournitures et selectionnez l’onglet Transferts pour voir tous les transferts d’entrepot.
Creer un nouveau transfert
Cliquez sur Nouveau transfert. Selectionnez l’entrepot source (d’ou viennent les articles) et l’entrepot de destination (ou vont les articles).
Ajouter des articles et des quantites
Ajoutez un ou plusieurs articles de fourniture au transfert et specifiez la quantite pour chacun. Vous pouvez ajouter plusieurs articles a un seul transfert.
Ajouter des notes (optionnel)
Incluez des notes sur le transfert — par exemple, la raison du deplacement ou les instructions speciales de manipulation.
Statuts de transfert
Chaque transfert suit un cycle de vie clair :| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Le transfert a ete cree mais les articles n’ont pas encore ete deplaces |
| En transit | Les articles sont en cours de deplacement entre les entrepots |
| Termine | Les articles sont arrives a l’entrepot de destination et l’inventaire a ete mis a jour |
| Annule | Le transfert a ete annule avant sa completion |
Chaque transfert se voit attribuer un numero unique (par exemple, WT-001) pour que vous puissiez le referencer facilement dans vos registres.
Creation de taches
Il existe plusieurs facons de creer des taches dans Trellis :Manuellement
Manuellement
Cliquez sur Nouvelle tache depuis la page Taches ou depuis n’importe quelle vue de detail de propriete. Remplissez les details, attribuez-la et definissez une date d’echeance.
Automatiquement via les automatisations
Automatiquement via les automatisations
Configurez des automatisations qui creent des taches en fonction d’evenements — par exemple, creer automatiquement une tache de menage lorsqu’un voyageur quitte les lieux, ou une tache de maintenance lorsqu’un voyageur signale un probleme.
Depuis l'agent IA
Depuis l'agent IA
Lorsqu’un voyageur signale un probleme dans un message, l’agent IA peut creer automatiquement une tache de maintenance et l’attribuer au bon membre de l’equipe. L’IA peut egalement poster des commentaires directement dans le fil d’activite d’une tache — par exemple, en ajoutant du contexte d’une conversation avec un voyageur ou en notant une mise a jour de statut.
Depuis votre PMS
Depuis votre PMS
Si vous utilisez une plateforme d’operations terrain comme Breezeway, les taches se synchronisent de maniere bidirectionnelle. Creez une tache dans l’un ou l’autre systeme et elle apparait dans les deux.
Modeles de taches
Gagnez du temps en creant des modeles pour vos taches les plus courantes. Un modele pre-remplit le titre, la description, le departement, la duree estimee, la checklist et le responsable par defaut — pour que la creation d’une nouvelle tache ne prenne que quelques clics. Modeles populaires :| Modele | Departement | Utilisation typique |
|---|---|---|
| Rotation Standard | Menage | Menage de depart avec checklist standard |
| Nettoyage en Profondeur | Menage | Nettoyage approfondi trimestriel ou saisonnier |
| Verification Pre-Arrivee | Inspection | Visite rapide avant l’arrivee du voyageur |
| Changement Filtre CVC | Maintenance | Maintenance saisonniere planifiee |
| Inspection Post-Sejour | Inspection | Examen detaille apres le depart du voyageur |
Filtrage de votre liste de taches
Utilisez les filtres en haut de la liste des taches pour affiner ce que vous voyez. Vous pouvez filtrer par propriete, statut, departement, plage de dates et responsable.Filtre par responsable
Le filtre par responsable regroupe les personnes en deux sections — Membres et Prestataires — pour que vous puissiez rapidement trouver qui vous cherchez :- Membres — personnes de votre equipe d’espace de travail
- Prestataires — entreprises et sous-traitants externes avec lesquels vous travaillez
Filtrage sur mobile
L’application mobile Trellis offre a votre equipe le meme filtrage puissant disponible sur desktop :- Onglets de statut — basculez entre les taches Ouvertes, En attente, Planifiees et Terminees d’un seul tap
- Recherche — trouvez des taches par nom depuis la barre de recherche en haut de la liste
- Filtres rapides par date — affinez les resultats a une date ou plage specifique avec des boutons de selection rapide, avec un selecteur de date natif pour les plages personnalisees
Vue calendrier
Passez a la vue calendrier pour voir toutes vos taches disposees par date. C’est particulierement utile pour :- Planifier la semaine de votre equipe
- Reperer les conflits de planning
- S’assurer que chaque depart a une tache de menage attribuee
- Equilibrer la charge de travail dans votre equipe
Suivi du temps
Lorsque votre equipe commence a travailler sur une tache depuis l’application mobile, elle peut demarrer une session de suivi pour enregistrer la duree du travail. Un bandeau persistant apparait en haut de l’ecran montrant le temps ecoule, et reste visible lors de la navigation entre les ecrans — pour qu’ils sachent toujours sur quoi ils sont pointes. Le suivi du temps vous aide a :- Comprendre combien de temps chaque type de tache prend reellement
- Comparer les durees estimees et reelles
- Identifier les taches ou proprietes qui prennent systematiquement plus longtemps que prevu
Synchronisation avec votre PMS
Si vous utilisez une plateforme d’operations terrain comme Breezeway, vos taches restent synchronisees automatiquement :- Les taches creees dans Trellis apparaissent dans votre plateforme d’operations
- Les taches mises a jour dans votre plateforme d’operations sont refletees dans Trellis
- Les changements de statut, attributions et completions se synchronisent dans les deux sens
Vous n’avez pas besoin de mettre a jour les taches dans deux endroits. Faites les modifications ou c’est le plus pratique — Trellis garde tout synchronise.
Conseils pour une gestion efficace des taches
Automatisez les taches de rotation
Configurez une automatisation pour creer une tache de menage a chaque depart de voyageur. Ne manquez plus jamais une rotation.
Utilisez les modeles de checklists
Des checklists coherentes signifient une qualite coherente. Creez des modeles pour chaque type de tache et appliquez-les partout.
Consultez le calendrier chaque semaine
Passez quelques minutes chaque semaine a regarder la vue calendrier. Detectez les trous de planning, les journees surchargees et les taches non attribuees avant qu’ils ne deviennent des problemes.
Activez les photos obligatoires
Exigez de votre equipe qu’elle telecharge des photos pour les elements cles de la checklist. Les preuves visuelles font gagner du temps sur les controles qualite et resolvent les litiges plus rapidement.
Suivez l'utilisation des fournitures
Associez des articles de fourniture a vos taches pour que les niveaux d’inventaire se mettent a jour automatiquement lorsque le travail est termine. Plus de comptages manuels ni de ruptures de stock surprises.