Documentation Index
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Une seule boite de reception pour toutes vos conversations
Arretez de basculer entre Airbnb, Booking.com, WhatsApp et l’e-mail pour suivre les messages. Trellis rassemble toutes les conversations dans une boite de reception unique et organisee afin que vous ne manquiez jamais un message — peu importe d’ou il provient.Comment la boite de reception est organisee
La boite de reception trie automatiquement vos conversations afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui necessite votre attention immediatement.- A traiter
- Suivi
- Tout
- Escalades
Les conversations qui necessitent votre attention — messages non lus, elements qui vous sont attribues et tout ce qui est marque comme urgent. Commencez ici chaque jour.
Canaux supportes
Trellis rassemble les messages de tous les endroits ou vos voyageurs, proprietaires et prestataires vous contactent :Airbnb
Messages des voyageurs Airbnb, synchronises via votre PMS.
Booking.com
Messages des voyageurs Booking.com, importes automatiquement.
VRBO / Expedia
Conversations des voyageurs VRBO et Expedia.
Conversations WhatsApp directes avec les voyageurs, proprietaires et prestataires.
Fils de discussion e-mail organises aux cotes de vos autres conversations.
SMS
Conversations par SMS avec les voyageurs et les membres de l’equipe.
Chaque message indique de quel canal il provient, vous savez donc toujours comment un voyageur vous a contacte. Les reponses sont renvoyees automatiquement via le meme canal.
Connexion des comptes e-mail
Gmail
Connectez vos comptes Gmail pour que les conversations par e-mail apparaissent dans la boite de reception aux cotes des messages provenant d’autres canaux. Trellis prend en charge plusieurs comptes Gmail par espace de travail — utile lorsque differents membres de l’equipe ou departements utilisent des adresses e-mail distinctes.Connecter un compte
Cliquez sur Connecter Gmail et connectez-vous avec le compte Google que vous souhaitez utiliser. Trellis demande l’autorisation de lire et d’envoyer des e-mails en votre nom.
Chaque compte Gmail est liste separement pour que vous puissiez voir d’un coup d’oeil quelles adresses sont actives. La deconnexion d’un compte n’affecte pas les autres.
Definir une boite de reception par defaut par adresse e-mail
Si vous utilisez differentes adresses e-mail a differentes fins - par exemple, une pour les demandes des clients et une autre pour les communications avec les proprietaires - vous pouvez attribuer un type de contact par defaut a chaque adresse. Lorsqu’un e-mail entrant arrive, Trellis identifie automatiquement l’expediteur avec le type de contact que vous avez choisi, de sorte que la conversation apparaisse dans le bon filtre de boite de reception.Ouvrir les parametres e-mail
Naviguez vers Parametres > E-mail et trouvez l’adresse e-mail que vous souhaitez configurer.
Choisir un type de contact par defaut
Selectionnez un type de contact dans le menu deroulant - Client, Proprietaire, Fournisseur ou Prospect. Cela indique a Trellis comment categoriser les nouveaux contacts qui envoient des e-mails a cette adresse.
Le type de contact par defaut ne s’applique qu’aux nouveaux contacts. Si l’expediteur existe deja dans votre liste de contacts, son type de contact existant est conserve.
Reponses assistees par l’IA
C’est la ou Trellis excelle vraiment. Lorsqu’un voyageur envoie un message, votre agent IA peut rediger une reponse en quelques secondes — en utilisant les details de votre propriete, les regles de la maison, les instructions d’enregistrement et le contexte des conversations precedentes.Comment ca fonctionne
Un voyageur envoie un message
Un nouveau message arrive dans votre boite de reception depuis n’importe quel canal — Airbnb, WhatsApp, e-mail ou SMS.
L'IA analyse le contexte
L’IA examine la reservation du voyageur, la propriete ou il sejourne, vos regles de la maison et l’historique de la conversation pour comprendre ce dont il a besoin.
L'IA redige une reponse
Une reponse est generee en utilisant vos instructions d’agent, votre base de connaissances et les details de la propriete. Le brouillon apparait dans le fil de conversation.
Examen des reponses de l’IA
Lorsque l’IA redige une reponse, vous gardez le controle total :| Action | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Approuver | Envoyer le brouillon de l’IA tel quel |
| Modifier | Modifier le brouillon avant l’envoi — corriger un detail, ajuster le ton, ajouter une touche personnelle |
| Rejeter | Ignorer completement le brouillon et ecrire votre propre reponse |
| Escalader | Signaler la conversation pour qu’un responsable ou un membre senior de l’equipe la traite |
Escalades
Certaines conversations necessitent une touche humaine. Trellis s’assure que les bons problemes parviennent aux bonnes personnes.Qu’est-ce qui declenche une escalade ?
Detection par l'IA
Detection par l'IA
L’IA reconnait les situations qu’elle ne devrait pas gerer seule — plaintes, demandes de remboursement, problemes de securite, questions juridiques ou tout ce qui est en dehors de ses instructions. Elle signale automatiquement ces cas pour examen humain.
Escalade manuelle
Escalade manuelle
Tout membre de l’equipe peut escalader une conversation en cliquant sur le bouton Escalader. C’est utile lorsqu’une conversation prend une tournure inattendue.
Regles d'automatisation
Regles d'automatisation
Vous pouvez configurer des automatisations qui escaladent les conversations en fonction de conditions specifiques — par exemple, escalader tout message contenant le mot “remboursement” ou toute conversation en attente depuis plus de 2 heures.
Que se passe-t-il lorsqu’une conversation est escaladee ?
Lorsqu’une conversation est escaladee :- Elle apparait dans la vue Escalades pour que les responsables puissent la trouver rapidement
- Le responsable ou membre de l’equipe assigne recoit une notification
- Optionnellement, une tache peut etre creee pour suivre la resolution
- L’escalade est enregistree pour que vous puissiez analyser les tendances au fil du temps
Blocage des expediteurs indesirables
Gardez votre boite de reception propre en bloquant des adresses e-mail ou des modeles specifiques. Les expediteurs bloques sont filtres silencieusement — leurs messages n’atteignent jamais votre boite de reception et ne declenchent pas de reponses IA.Comment bloquer un expediteur
Ouvrez les parametres e-mail
Accedez a Parametres > E-mail et faites defiler jusqu’a la section Expediteurs bloques.
Ajouter un modele bloque
Cliquez sur Ajouter et saisissez l’adresse e-mail que vous souhaitez bloquer — par exemple,
[email protected].Que deviennent les messages bloques ?
Les e-mails bloques sont ignores avant d’entrer dans votre boite de reception. Ils ne :- N’apparaitront dans aucun fil de conversation
- Ne declencheront pas de reponses IA ou d’automatisations
- Ne creeront pas de notifications pour votre equipe
Barre laterale de conversation
Lorsque vous ouvrez une conversation, la barre laterale a droite affiche tout ce que vous devez savoir sur le voyageur et son sejour — sans changer d’ecran.Details de la reservation
Chaque carte de reservation dans la barre laterale affiche les dates de sejour, la propriete, le nombre de voyageurs et le resume financier. En dessous, vous trouverez :- Notes de reservation — informations collectees lors de la reservation comme les details de vol, les heures d’arrivee et les demandes speciales. Si votre PMS ou outil d’enregistrement capture les donnees des voyageurs (comme Charge Automation), ces details apparaissent ici automatiquement.
- Champs personnalises — tous les champs personnalises au niveau de la reservation synchronises depuis votre PMS, comme les informations sur les animaux, les preferences de chauffage de piscine ou les details de vehicule. Les champs booleens s’affichent comme “Oui” ou “Non” pour une lecture rapide.
Reponse rapide
Vous pouvez envoyer un message directement depuis la barre laterale de conversation sans revenir au fil principal. Un champ de saisie de message apparait en bas de la barre laterale — tapez votre reponse et appuyez sur Entree pour envoyer. Utilisez Shift + Entree pour ajouter un saut de ligne.Travailler avec les conversations
Attribution des conversations
Attribuez les conversations a des membres specifiques de l’equipe pour que chacun sache qui est responsable. Cliquez sur le champ d’attribution dans n’importe quelle conversation pour attribuer ou reattribuer.Lecture des e-mails complets
Lorsque vous consultez une conversation par e-mail, survolez n’importe quel message e-mail et cliquez sur le bouton developper pour l’ouvrir en vue plein ecran. La vue developpee affiche les en-tetes complets de l’e-mail — objet, de, a, cc et date — ainsi que le corps complet du message. Vous pouvez Repondre, Repondre a tous ou Transferer directement depuis la vue developpee sans revenir au fil de conversation.Redimensionnement de l’apercu des e-mails
Les messages e-mail dans un fil de conversation affichent un apercu du corps du message. Si la hauteur par defaut de l’apercu est trop courte ou trop grande pour votre preference, vous pouvez la redimensionner :- Survolez le bord superieur ou inferieur de n’importe quelle carte e-mail — vous verrez une poignee de deplacement apparaitre.
- Cliquez et faites glisser vers le haut ou le bas pour ajuster la hauteur de l’apercu.
- Relachez pour definir la nouvelle hauteur.
Suivi ulterieur
Pas pret a repondre ? Cliquez sur Suivi pour deplacer la conversation vers votre vue Suivi. Definissez un rappel pour qu’elle revienne dans votre liste A traiter au bon moment.Recherche de conversations passees
Utilisez la barre de recherche en haut de la boite de reception pour trouver n’importe quelle conversation par nom de voyageur, propriete, reference de reservation ou contenu de message. Les filtres vous permettent d’affiner les resultats par canal, plage de dates, statut ou personne assignee.Conseils pour une boite de reception efficace
Commencez en mode examen
Laissez l’IA rediger les reponses, mais approuvez-les vous-meme pendant la premiere ou les deux premieres semaines. Cela vous aide a affiner vos instructions d’agent et a prendre confiance dans l’IA.
Utilisez les regles d'escalade
Configurez des automatisations pour detecter les problemes prioritaires tot — les demandes de remboursement, les plaintes et les problemes de securite ne devraient jamais rester sans reponse.
Gardez votre base de connaissances a jour
Plus vos instructions d’agent et les details de vos proprietes sont precis, plus les reponses de l’IA seront exactes. Mettez a jour les procedures d’enregistrement et les regles de la maison des qu’elles changent.
Consultez les Escalades quotidiennement
Prenez l’habitude de consulter la vue Escalades au moins une fois par jour. Ce sont les conversations qui necessitent votre attention personnelle.