Documentation Index
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Arretez de faire les memes choses encore et encore
Chaque gestionnaire immobilier a des taches qu’il repete des dizaines de fois par semaine : envoyer les instructions d’enregistrement, creer des taches de menage apres le depart, notifier l’equipe d’un probleme. Les automatisations s’en chargent pour vous — de maniere fiable, a chaque fois.Que pouvez-vous automatiser ?
Messages aux voyageurs
Envoyez les instructions d’enregistrement, les rappels de depart, les demandes d’avis et les suivis — automatiquement temporises pour chaque reservation.
Creation de taches
Creez des taches specifiques a un departement lorsque des evenements specifiques se produisent — comme un depart de voyageur ou une nouvelle reservation.
Alertes d'escalade
Notifiez les responsables immediatement lorsque quelque chose necessite une attention humaine — une plainte, une demande de remboursement ou une conversation que l’IA ne peut pas gerer.
Rapports proprietaires
Envoyez aux proprietaires des resumes automatises des reservations, revenus et activites de maintenance selon le calendrier que vous choisissez.
Notifications d'equipe
Alertez votre equipe lorsque des taches sont attribuees, des conversations sont escaladees ou des problemes urgents arrivent.
Mises a jour de donnees
Mettez automatiquement a jour les enregistrements, changez les statuts ou etiquetez les conversations en fonction de conditions que vous definissez.
Comment fonctionnent les automatisations
Chaque automatisation comporte trois parties : un declencheur (ce qui la demarre), des conditions optionnelles (quand elle doit s’executer) et des actions (ce qu’elle fait).Declencheurs — ce qui demarre l’automatisation
- Evenementiel
- Planifie
- Manuel
L’automatisation s’execute lorsque quelque chose se passe dans Trellis :
- Une nouvelle reservation est creee
- Un voyageur arrive ou part
- Une conversation est escaladee
- Une tache est terminee
- Un nouveau message arrive
Conditions — quand elle doit s’executer
Ajoutez des conditions pour rendre vos automatisations plus intelligentes. Par exemple :- Ne creer une tache de menage que si le depart concerne une propriete specifique
- N’envoyer un message d’enregistrement que si la reservation est confirmee (pas annulee)
- N’escalader que si le voyageur a mentionne un mot-cle specifique
Actions — ce qu’elle fait
Les actions sont les etapes que votre automatisation execute. Vous pouvez enchainer plusieurs actions :| Action | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Envoyer un message | Envoyer un message modele a un voyageur, proprietaire ou prestataire via n’importe quel canal |
| Creer une tache | Creer une tache specifique a un departement avec tous les details pre-remplis |
| Mettre a jour un enregistrement | Changer le statut, le responsable ou tout champ d’une propriete, reservation, tache ou conversation |
| Notifier votre equipe | Envoyer une notification a des membres specifiques de l’equipe ou des roles |
| Attendre | Mettre en pause l’automatisation pendant une duree definie, jusqu’a une date specifique ou jusqu’a ce que quelque chose se produise |
| Demander une approbation | Mettre en pause et demander a un responsable de verifier avant de continuer — parfait pour les actions a enjeux eleves |
| Executer l’agent IA | Demander a l’agent IA d’analyser une situation, rediger une reponse ou prendre une decision |
Approbation humaine dans la boucle
Certaines automatisations ne devraient pas fonctionner entierement en pilote automatique. L’etape d’approbation met le flux en pause et demande a un membre de l’equipe de verifier avant de continuer.L'automatisation atteint l'etape d'approbation
Le flux se met en pause et cree une demande d’approbation visible dans votre boite de reception.
Le verificateur est notifie
Le verificateur assigne recoit une notification avec tout le contexte necessaire pour prendre une decision.
- Avant d’envoyer des messages sur des sujets sensibles (remboursements, changements de politique)
- Avant de creer des taches de maintenance couteuses
- Avant d’envoyer des rapports aux proprietaires avec des donnees financieres
- A chaque fois que vous souhaitez un point de controle humain dans un flux autrement automatique
Demarrer avec les modeles
Vous n’avez pas besoin de creer des automatisations de zero. Trellis est livre avec des modeles pre-construits pour les flux de travail les plus courants en gestion immobiliere :Message d'enregistrement voyageur
Message d'enregistrement voyageur
Declencheur : 24 heures avant l’enregistrement
Action : Envoyer au voyageur ses instructions d’enregistrement, incluant l’adresse de la propriete, le code de porte, le mot de passe Wi-Fi, les informations de stationnement et les regles de la maison. Les details de la propriete sont integres automatiquement.
Tache de menage au depart
Tache de menage au depart
Declencheur : Le voyageur part
Action : Creer une tache de menage pour la propriete, l’attribuer au membre de l’equipe de menage par defaut, joindre la checklist de rotation standard et definir la date d’echeance au jour meme.
Notification d'escalade
Notification d'escalade
Declencheur : La conversation est escaladee (par l’IA ou manuellement)
Action : Envoyer une notification immediate au responsable de service avec le resume de la conversation, les details du voyageur et un lien vers la conversation.
Rapport mensuel proprietaire
Rapport mensuel proprietaire
Declencheur : Le premier de chaque mois
Action : Compiler pour chaque propriete le nombre de reservations, le chiffre d’affaires, le taux d’occupation et les couts de maintenance du mois precedent. Envoyer le resume au proprietaire.
Demande d'avis
Demande d'avis
Declencheur : 1 jour apres le depart
Action : Envoyer au voyageur un message amical le remerciant pour son sejour et lui demandant de laisser un avis. N’envoie que s’il n’y a pas eu de problemes escalades durant le sejour.
Alerte maintenance depuis un message voyageur
Alerte maintenance depuis un message voyageur
Declencheur : L’IA detecte un probleme de maintenance dans un message voyageur
Action : Creer une tache de maintenance, l’attribuer au technicien de garde et notifier le gestionnaire de propriete.
Construire votre propre automatisation
Le constructeur d’automatisations utilise un canevas visuel ou vous pouvez voir l’ensemble de votre flux de travail d’un coup d’oeil. Une barre laterale retractable a gauche vous permet de basculer entre votre liste de flux et le canevas, vous donnant plus d’espace de travail quand vous en avez besoin.Accedez aux Automatisations
Naviguez vers Automatisations dans la barre laterale gauche et cliquez sur Nouvelle automatisation.
Choisir un declencheur
Selectionnez ce qui demarre votre automatisation — un evenement (comme un depart), un calendrier (comme chaque lundi) ou une activation manuelle. Cliquez sur le noeud de declencheur sur le canevas pour le configurer dans le panneau de detail.
Ajouter des conditions (optionnel)
Precisez quand l’automatisation doit s’executer. Par exemple, uniquement pour des proprietes specifiques, des sources de reservation ou des types de voyageurs.
Ajouter des actions
Definissez ce que l’automatisation doit faire. Ajoutez autant d’etapes que necessaire — envoyer un message, creer une tache, attendre, notifier, et plus encore. Cliquez sur n’importe quelle etape sur le canevas pour ouvrir son panneau de detail et la configurer. Les etapes s’executent dans l’ordre.
Executer maintenant ou activer
Lorsque vous etes pret, cliquez sur Executer maintenant pour lancer l’automatisation immediatement, ou activez-la pour une execution automatique. Utilisez les onglets Constructeur, Executions et Versions en haut pour basculer entre la conception, la surveillance et la consultation des versions precedentes de votre automatisation.
Surveillance des executions
Apres l’execution d’une automatisation, vous pouvez examiner exactement ce qui s’est passe depuis l’onglet Executions. Chaque execution affiche son statut, les etapes completees et les erreurs survenues.Vues liste et calendrier
L’onglet des executions offre deux facons de visualiser votre historique d’automatisation :- Vue liste — le tableau par defaut montrant chaque execution en ligne avec le statut, la progression des etapes, le type de declencheur et les horodatages. La liste affiche par defaut les executions des 7 derniers jours. Ajustez la plage de dates a tout moment via le calendrier en ligne. Ideal pour scanner l’activite recente et filtrer par statut.
- Vue calendrier — un calendrier mensuel qui place les executions par date. Basculez vers cette vue avec le bouton en haut de la liste des executions. Utilisez les fleches gauche et droite pour naviguer entre les mois, et cliquez sur n’importe quel jour pour voir les executions de cette date.
Filtrage des executions
Utilisez les options de filtrage en haut de la liste des executions pour trouver rapidement des executions specifiques. Les filtres s’appliquent aux vues liste et calendrier :- Statut — filtrez par executions en file d’attente, en cours, terminees, echouees ou annulees via les onglets de statut
- Plage de dates — selectionnez une date de debut et de fin via le calendrier en ligne. Par defaut, les executions des 7 derniers jours sont affichees.
- Type de declencheur — n’affichez que les executions demarrees par un declencheur specifique (evenement, calendrier ou manuel)
- Simulation — affichez ou masquez les executions de test (marquees d’une icone de fiole) pour vous concentrer sur les executions reelles ou examiner les resultats de test separement
Details de l’execution
Cliquez sur n’importe quelle execution pour voir un detail etape par etape sur le canevas. Chaque etape indique si elle a reussi, echoue ou ete ignoree, ainsi que son resultat. Une colonne Progression des etapes dans la liste des executions vous donne un resume visuel rapide de la progression de chaque execution avant son achevement ou une erreur. Un panneau lateral de detail s’ouvre a cote du canevas pour que vous puissiez inspecter chaque etape sans perdre de vue l’ensemble du workflow.Resumes des etapes
Cliquez sur une etape du canevas pour ouvrir son resume dans le panneau lateral. Chaque type d’etape affiche des informations adaptees a ce qu’elle fait :- Etapes de declenchement - affichent le type de declencheur (manuel, base sur un evenement, lance par l’IA ou programme) et l’evenement qui a demarre l’execution
- Etapes de condition - indiquent si la condition a ete evaluee comme vraie ou fausse avec un badge clair
- Etapes d’action - listent les entites affectees par l’etape, comme les reservations, taches, proprietes ou contacts
- Etapes de boucle - montrent les entites en cours d’iteration et combien d’elements ont ete traites
Entites associees
Lorsqu’une etape implique des reservations, taches, proprietes ou contacts, le panneau lateral affiche des lignes d’entites cliquables avec les details cles en un coup d’oeil - par exemple, une ligne de reservation affiche le nom de l’hote et les dates d’arrivee/depart. Cliquez sur n’importe quelle ligne d’entite pour acceder directement a cet enregistrement dans Trellis.Onglet Details
Passez a l’onglet Details dans le panneau lateral pour voir des informations d’execution plus approfondies pour n’importe quelle etape. Pour les etapes utilisant l’agent IA, cet onglet inclut des metriques de performance et une chronologie de ce que l’agent a fait. Un journal d’execution au niveau du run en bas affiche chaque etape dans l’ordre chronologique, facilitant le suivi de la sequence complete des evenements.Panneau lateral de detail de l’execution
Lorsque vous consultez une execution, un panneau lateral de detail s’ouvre a cote du canevas. Il vous donne une image complete de ce qui s’est passe sans quitter la page. Onglet Resume L’onglet Resume montre en un coup d’oeil ce que l’automatisation a touche :- Lignes d’entites - les reservations, taches, proprietes et contacts impliques dans l’execution sont listes sous forme de lignes cliquables. Chaque ligne affiche les details cles (comme le nom de l’hote, les dates d’arrivee et de depart pour une reservation, ou le titre et le statut de la tache) pour que vous puissiez rapidement identifier les enregistrements affectes et cliquer pour en voir plus.
- Resume du declencheur - voyez ce qui a demarre l’execution : un declencheur manuel, une execution programmee, un declencheur base sur un evenement ou une action lancee par l’IA.
- Resultats etape par etape - chaque etape affiche son badge de type, son nom, sa duree et son resultat. Les etapes de condition indiquent si elles ont ete evaluees comme vraies ou fausses. Les etapes de boucle listent les entites sur lesquelles elles ont itere.
- Journal d’execution - une liste chronologique de chaque etape de l’execution, avec horodatages et durees, pour que vous puissiez voir l’ordre exact d’execution.
- Temps par etape - pour les etapes alimentees par l’IA, le panneau lateral affiche les temps de reponse et les details de statut. Cela vous aide a comprendre ou le temps est depense et si une etape doit etre ajustee.
Resolution des erreurs d’etapes
Lorsqu’une etape echoue, Trellis affiche les details de l’erreur directement sur le canevas. Deux actions sont disponibles sur chaque etape echouee pour vous aider a resoudre le probleme rapidement :- Demander a l’IA de corriger — Trellis analyse l’erreur, explique ce qui s’est passe en langage clair et suggere une correction. Dans de nombreux cas, il peut appliquer la correction automatiquement, pour que vous puissiez relancer l’automatisation sans entrer dans les details.
- Signaler un probleme — Si l’erreur ressemble a un bug ou a quelque chose que vous ne pouvez pas resoudre seul, cliquez pour ouvrir un formulaire de retour pre-rempli en tant que rapport de bug avec les details de l’erreur deja joints. Soumettez-le directement a l’equipe support Trellis — pas besoin de copier les messages d’erreur ou de decrire manuellement ce qui s’est passe.
Notifications d’echec d’execution
Lorsqu’une execution d’automatisation echoue, Trellis notifie automatiquement tous les membres de l’espace de travail afin que votre equipe puisse reagir rapidement. Les notifications d’echec apparaissent dans la cloche de notification de la barre de navigation superieure. Cliquez sur une notification d’echec pour acceder directement a la vue detaillee de l’execution echouee, ou vous pouvez voir exactement quelle etape a echoue et utiliser les outils de resolution decrits ci-dessus.Les notifications d’echec sont envoyees a tous les membres de l’espace de travail. Vous n’avez rien a configurer — elles sont activees automatiquement pour chaque automatisation.
Annulation d’une automatisation en cours
Si une automatisation est en cours d’execution et que vous devez l’arreter — par exemple, si elle a ete declenchee par erreur ou si les conditions ont change — vous pouvez l’annuler directement depuis la vue de detail de l’execution. Cliquez sur le bouton Annuler dans l’en-tete de l’execution. Un dialogue de confirmation apparait pour verifier que vous souhaitez bien arreter l’execution. Une fois annulee, l’execution est marquee avec un statut annule et aucune etape supplementaire n’est executee.Gestion en masse des automatisations
Selectionnez plusieurs automatisations depuis la liste pour les activer, desactiver ou supprimer en une etape. C’est utile lorsque vous devez mettre en pause toutes les automatisations pour une saison, nettoyer d’anciens flux de travail ou activer rapidement un ensemble d’automatisations pour un nouveau groupe de proprietes.Conseils pour de bonnes automatisations
Commencez avec les modeles
Les modeles sont eprouves et couvrent les flux les plus courants. Personnalisez-les pour correspondre a votre activite plutot que de construire de zero.
Utilisez les etapes d'approbation pour les actions critiques
Les messages concernant les remboursements, les changements de politique ou les donnees financieres devraient toujours avoir une etape de verification humaine.
Superposez les conditions pour plus de precision
Plus vos conditions sont specifiques, plus vos automatisations deviennent intelligentes. Une automatisation de menage au depart qui ne se declenche que pour les sejours confirmes evite les taches inutiles pour les annulations.
Consultez regulierement les journaux d'automatisation
Verifiez l’historique des executions pour vous assurer que vos automatisations fonctionnent comme prevu. Recherchez les executions ignorees ou les erreurs necessitant une attention.
Utilisez les simulations pour tester en securite
Executez votre automatisation en mode test avant de l’activer. Les simulations sont clairement marquees d’une icone de fiole pour les distinguer des executions reelles.
Filtrez les executions pour trouver les problemes rapidement
Utilisez les filtres de statut, date et type de declencheur dans l’onglet Executions pour cibler rapidement les executions echouees ou inattendues.