Portail voyageur

Les vérifications des antécédents ne sont plus disponibles dans le Portail voyageur. Les anciennes règles ne sont ni affichées ni exécutées et ne bloquent pas l’inscription ou l’accès. La vérification d’identité et les autres règles obligatoires restent applicables.

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Préparer le portail

Dans Reservations > Guest Portal, créez un portail ou dupliquez un modèle, puis affectez les logements concernés. Configurez les couleurs, le logo, les contacts et les blocs du séjour. Vérifiez les aperçus mobile et ordinateur avant de publier. L’inscription peut inclure un formulaire, les autres voyageurs, une vérification d’identité, un contrat de location, une protection dommages et une taxe de séjour. Chaque étape peut être obligatoire ou facultative. Créez les contrats dans Reservations > Agreements, puis sélectionnez-les dans l’étape de signature. Dans une règle de formulaire d’arrivée, Préremplir les noms à partir de la réservation est activé par défaut. Utilisez le nom de la réservation pour le voyageur principal. Il peut le modifier. Les autres voyageurs saisissent leurs propres noms.

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Autres voyageurs

Dans l’étape Autres voyageurs, activez l’exclusion du voyageur principal pour recueillir uniquement les informations des accompagnants. Les données du titulaire restent conservées et l’étape ne s’affiche pas pour une réservation individuelle. Dans les conditions d’une règle, vous pouvez aussi exclure les séjours classés comme séjours propriétaire.

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Informations accessibles avant l’arrivée

Les règles du portail permettent de laisser le voyageur consulter le guide avant de terminer son inscription. Le rappel d’inscription reste visible. Activez l’affichage de l’adresse avant le déverrouillage pour permettre au voyageur de préparer son itinéraire. Les codes et les instructions privées d’entrée restent soumis à la validation de l’inscription et à l’heure de déverrouillage configurée. Les liens vidéo YouTube et Google Drive des manuels se lisent directement dans le portail. Vérifiez que le fichier Drive est accessible au voyageur. Une vidéo hébergée directement peut inclure un fichier de sous-titres dans le titre du lien Markdown : captions: https://example.com/sous-titres.vtt.

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Vérifier les inscriptions

Ouvrez Reservations > Registration pour consulter les réponses, les documents et les résultats de vérification. Lorsqu’une revue manuelle est requise, votre équipe approuve ou refuse la demande après examen. Le contrat signé peut être téléchargé depuis la réservation et depuis le portail. La section Guest Portal d’une réservation permet également de consulter la progression, les demandes de services et l’activité du voyageur.

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Services et paiements

Dans Reservations > Services, configurez les services proposés et choisissez entre achat direct et demande soumise à approbation. Pour une demande payante, une autorisation bancaire est demandée avant la décision de l’équipe ; le montant n’est prélevé qu’après approbation. Stripe gère les paiements, avec Apple Pay ou Google Pay lorsque l’appareil et le navigateur le permettent. La protection dommages appartient à l’inscription. Elle propose une assurance non remboursable ou une caution, selon votre configuration. Les extras du séjour, comme l’arrivée anticipée, appartiennent au catalogue de services. La ligne de caution affiche l’échéance de l’empreinte lorsque Stripe la fournit. Voir dans Stripe ouvre la transaction dans le compte connecté. Développez Historique de la caution pour consulter les 25 derniers événements et leurs liens de transaction. Une échéance inconnue est signalée sans estimation sur un nombre fixe de jours. Consulter l’historique ne déclenche aucun prélèvement. Activez Renouveler avant expiration dans les paramètres de caution pour renouveler l’empreinte 24 heures avant l’échéance réelle fournie par Stripe, lorsque le séjour a encore besoin d’une couverture. Trellis confirme et enregistre la nouvelle empreinte avant de libérer l’ancienne. Un refus conserve l’ancienne empreinte et déclenche une alerte dans le canal Slack configuré pour votre espace, avec un lien vers la réservation. Une tentative interrompue reprend à partir de la transaction enregistrée, sans prélèvement automatique. L’option reste désactivée dans les configurations existantes jusqu’à son activation et sa publication. La libération tient compte de l’heure locale de départ et du délai configuré. Si un opérateur a encaissé une somme, Trellis lui laisse la décision de la rembourser.

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Statut de complétion dans Guesty

Dans les règles du portail, désactivez Marquer « arrivé » après l’inscription pour séparer l’inscription de l’arrivée physique. La fin des étapes obligatoires enregistre toujours l’inscription, tout en conservant le statut de la réservation. Les portails existants gardent leur comportement jusqu’à la modification et la publication de ce réglage. Le voyageur peut ensuite confirmer son arrivée à partir de l’heure prévue, après l’inscription et les vérifications requises. Il peut confirmer son départ une fois arrivé. Ces deux actions demandent une confirmation et sont conservées dans l’historique de la réservation. Le statut de séjour courant est transmis à Guesty avec reprise sur erreur et vérification par relecture, sans modifier les dates ni le statut commercial. Cette transmission des confirmations du voyageur n’est pas encore disponible pour les autres PMS. Dans les correspondances PMS du portail, associez Registration completed à un champ personnalisé booléen Guesty. La valeur devient vraie lorsque l’inscription et les éventuelles validations manuelles obligatoires sont terminées. Elle reste fausse pour un portail incomplet, révoqué ou expiré. Utilisez ensuite ce champ dans les conditions d’envoi des messages Guesty. La création de la correspondance ne modifie pas vos workflows Guesty existants.

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Contacter l’équipe

Configurez les coordonnées de support dans le portail. Les échanges avec l’assistant apparaissent dans Inbox, sous le canal Guest Portal, avec le contexte de la réservation. Votre équipe peut y répondre et le voyageur retrouve la réponse dans le portail.

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Vérifier avant publication

• Vérifiez le logo, les coordonnées et les logements affectés.
• Ouvrez le guide et les vidéos sur téléphone et ordinateur.
• Vérifiez que les codes restent masqués avant les conditions d’accès prévues.
• Complétez une inscription de test et contrôlez son statut dans la réservation.
• Vérifiez les connexions Stripe, Guesty et serrures avant d’utiliser leurs fonctions.

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Acheter des services pour les voyageurs

Dans Reservations > Services, Direct purchase ajoute le service au panier du voyageur sans validation de l’équipe. Requires approval envoie d’abord une demande à votre équipe ; après son approbation, un service payant devient disponible dans le panier. Ouvrez Service payment settings en haut de Reservations > Services pour choisir le compte Stripe général des services. Utilisez le lien vers Settings > Integrations > Payments pour attribuer un compte à chaque hébergement. Le panier utilise le compte de l’hébergement de la réservation, ou le compte général des services si aucune attribution n’existe. Il n’est pas possible de choisir un compte par service. Les tentatives de paiement existantes conservent leur compte d’origine lors d’une nouvelle tentative. Si un compte attribué devient indisponible, Trellis bloque le paiement au lieu de l’envoyer vers un autre compte. Le voyageur peut ajouter plusieurs services compatibles à un panier, modifier les quantités ou retirer des articles, puis sélectionner Continue to payment pour tout régler dans un seul checkout Stripe. Les services dans des devises différentes doivent être achetés séparément. Par exemple, un espace de travail peut connecter six comptes Stripe et attribuer différents hébergements à chacun. Chaque réservation conserve un seul panier et un seul checkout, qui utilisent le compte de son hébergement.

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Disponibilité des services

Dans Reservations > Services, définissez le type de service, les logements autorisés, les durées minimale et maximale du séjour, l’ouverture des ventes, la première date de confirmation et les conflits d’arrivée ou de départ. Les dates suivent le fuseau du logement. Sans règles valides, hors de la période autorisée ou, pour un service payant, sans compte de paiement disponible, le service est masqué. Le portail, les conversations et les workflows appliquent les mêmes contrôles. Une demande de paiement existante doit encore respecter les règles actuelles. Les nouveaux paiements de services autorisent le montant avant un dernier contrôle de disponibilité. Un service indisponible n’est pas encaissé. Les demandes nécessitent toujours votre approbation : atteindre la date de confirmation ne les approuve pas automatiquement. L’arrivée anticipée, le départ tardif et les prolongations restent indisponibles tant que le blocage du calendrier, la modification de la réservation et la notification du ménage ne sont pas garantis. Les dates de saison déterminent la visibilité du service et peuvent couvrir un changement d’année. Le mode « uniquement par workflow » retire le service du catalogue. Le voyageur choisit sa quantité et renseigne le message demandé avant de continuer ; le montant et les nouvelles tentatives de paiement conservent ces informations. Choisissez un compte Stripe connecté pour chaque service, ou conservez le compte du logement ou le compte par défaut. Une nouvelle demande payante conserve le compte choisi pendant le paiement et ses reprises. Si le compte sélectionné est indisponible, le paiement est bloqué au lieu d’être redirigé vers un autre compte.

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Effacer les données et recommencer l’inscription

Les administrateurs de l’espace de travail peuvent ouvrir le Guest Portal d’une réservation active et utiliser la corbeille à côté d’un champ envoyé, d’un fichier ou d’une étape d’inscription. Confirmez pour effacer les données choisies et rouvrir l’étape concernée. Si vous supprimez un seul élément, les autres réponses et fichiers restent disponibles. Réinitialisez toute l’inscription pour effacer les réponses et fichiers et recommencer les étapes sans paiement, notamment la vérification d’identité et la signature du contrat. La réinitialisation retire l’approbation précédente de l’hôte. Les paiements, dépôts et contrats déjà signés sont conservés. Les voyageurs terminent les étapes rouvertes depuis leur lien actuel vers le portail.

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Consentement au dépôt et inspection

Avant d’enregistrer une carte, le voyageur doit accepter le montant du dépôt et les conditions de préautorisation affichés. Le bouton permettant de continuer vers les coordonnées de carte reste désactivé tant que la case n’est pas cochée. Si le montant change, le voyageur doit accepter le nouveau montant. Enregistrer une carte ne débite ni ne bloque de fonds. La préautorisation suit le délai configuré avant l’heure locale d’arrivée dans le logement. Activez l’inspection obligatoire avant libération dans les paramètres du dépôt. Ouvrez le portail voyageur de la réservation, trouvez le dépôt, sélectionnez Libérer, puis confirmez que l’inspection est terminée avant de libérer les fonds. Trellis enregistre cette confirmation de l’opérateur, sans vérifier automatiquement la tâche de l’équipe de ménage. Lorsque l’inspection est obligatoire, la libération automatique est désactivée. La préautorisation bancaire peut néanmoins expirer et son renouvellement s’arrête après le délai de libération configuré. Vérifiez l’échéance réelle dans la réservation. Les configurations existantes conservent leur fonctionnement jusqu’à l’activation et la publication de ce paramètre. Ouvrez Contacts dans Panneaux de l’éditeur du portail pour configurer le téléphone, les SMS, WhatsApp et l’email. Masquer un canal conserve ses coordonnées. Contacts et le concierge IA ouvrent des panneaux par-dessus la page actuelle. L’éditeur affiche quatre pages et deux panneaux sur une ligne, séparés par un trait. Sur les écrans étroits, les éléments de navigation gardent la même largeur et seule la page sélectionnée affiche son nom.

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Placement du contenu personnalisé

Sélectionnez le contenu personnalisé dans Contenu supplémentaire de la barre latérale pour le modifier. Les clics dans l’aperçu interactif effectuent les mêmes actions que dans le portail voyageur. Utilisez Position sur la page pour choisir son emplacement. Réorganisez plusieurs blocs avec les poignées de Contenu supplémentaire, pas dans l’aperçu. Les déplacements sont enregistrés dans le brouillon sans publication.

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Tarifs par périmètre et historique des demandes

Les scénarios tarifaires des frais, garanties et cautions peuvent cibler des logements, des groupes ou les deux. Si les deux sont sélectionnés, les deux doivent correspondre. Les conditions numériques sont facultatives. Le premier scénario correspondant s’applique ; sinon, le tarif par défaut s’applique, sauf si la garantie dommages exige un scénario correspondant. Vérifiez la réservation d’exemple avant d’enregistrer. Pour limiter la disponibilité de la garantie dommages, activez Proposer la garantie dommages uniquement si un scénario tarifaire correspond dans ses paramètres. Les voyageurs dont la réservation correspond à un scénario peuvent choisir la garantie. Les autres réservations conservent l’option de caution. Gardez la caution activée tant que ce réglage est actif. Utilisez Chambres réservées lorsque l’éligibilité dépend du logement réservé, avec des conditions comme le nombre de nuits. Ce nombre peut différer du nombre total de chambres du logement. Si le nombre réservé manque, vérifiez l’annonce associée à la réservation avant d’encaisser un paiement. Testez des réservations éligibles et non éligibles avec les contrôles de réservation d’exemple avant de publier. Les règles existantes conservent leur tarif par défaut jusqu’à l’activation de ce réglage. Les exclusions de canaux de réservation restent applicables. Pour les tarifs de service par groupe, créez un service distinct pour chaque tarif et utilisez le sélecteur de groupe pour ajouter ses logements actuels. Les changements ultérieurs du groupe ne mettent pas automatiquement cette sélection à jour. Sélectionnez à nouveau le groupe après toute modification. Un service à prix fixe de zéro affiche Gratuit et peut uniquement être demandé, sans paiement. Dans Demandes, utilisez le calendrier mensuel ou la liste. La liste affiche la date de demande, la date d’arrivée et le montant total proposé pour la quantité demandée. Le calendrier regroupe les éléments par date de demande, et non de livraison.

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Cartes enregistrées et panneau de paiement

Les paiements des services et des frais s’ouvrent dans un panneau en bas du portail voyageur. Les voyageurs peuvent enregistrer leur carte auprès de Stripe et la réutiliser pendant le même séjour, si les paiements utilisent le même compte de paiement. L’enregistrement est facultatif. Chaque achat nécessite toujours une confirmation du paiement.

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Modifier le manuel dans la barre latérale

Sélectionnez un logement dans l’aperçu du portail voyageur, puis ouvrez Guide > Manuel de la maison. La barre latérale contient le choix du modèle, les sections pour les voyageurs, les points d’intérêt et le code QR des voyageurs. Les modifications apparaissent dans l’aperçu avant leur enregistrement. Sélectionnez Enregistrer les modifications du logement pour enregistrer son manuel. Publier le portail n’enregistre pas ces modifications. L’aperçu ouvre directement le manuel de la maison. Cet éditeur est limité au contenu destiné aux voyageurs et ne propose donc pas de sélecteur de public.

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Choisir le contenu de l’aperçu

Ouvrez Simuler une réservation dans la barre d’aperçu. Choisissez un séjour directement dans le calendrier ou sélectionnez Propriété et Canal de réservation, puis Aperçu du logement pour utiliser des données voyageur fictives. Développez Données personnalisées pour remplacer le calendrier par les détails modifiables de l’aperçu. Après application, le bouton affiche la réservation ou le logement choisi. Fermer ou annuler la fenêtre abandonne les changements non appliqués. L’éditeur du manuel et l’aperçu utilisent le logement appliqué. Ces choix ne modifient ni les réservations enregistrées ni les affectations du portail.

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Ajouter des guides et des manuels de la maison

Sur la page Guide, utilisez Ajouter en haut à droite pour choisir Guide ou Manuel de la maison. Choisissez un modèle dans la barre latérale, puis Utiliser le modèle pour l’associer au logement et ouvrir les sections à modifier. Rien n’est associé avant confirmation. Le modèle fournit la structure et le contenu partagé ; les valeurs existantes du logement sont reprises et les valeurs manquantes restent vides. Si le logement possède déjà un manuel, le bouton devient Ajouter un guide, sans menu déroulant. La barre latérale du manuel reste ouverte quand vous changez de logement. Après le chargement, un logement sans contenu de manuel ni modèle enregistré affiche le choix du modèle. Un modèle enregistré s’ouvre dans l’éditeur, même si aucun contenu n’est encore visible pour les voyageurs.

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Paramètres de consentement

Coché par défaut est désactivé initialement. Les voyageurs peuvent modifier leur choix avant l’envoi ; les réponses enregistrées sont prioritaires. Exiger le consentement est activé par défaut pour les conditions. Désactivez cette option pour afficher le document à titre informatif, sans bloquer l’inscription, recueillir d’acceptation ni créer de copie signée.

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Synchroniser avec le PMS

Utiliser les dernières instructions d’arrivée importées à chaque phase. Les instructions numérotées apparaissent dans des étapes distinctes. Les étapes manuelles sont conservées si la synchronisation est désactivée ou la source indisponible. Guesty, Hostaway, Calry. Facultatif : indiquez la clé du champ personnalisé du logement pour chaque langue. Laissez tous les champs vides pour utiliser les instructions standard du PMS. Envoyer à Guesty les commandes payées de ce service et leurs paiements enregistrés. Les autres PMS ne sont pas encore pris en charge. Vérifiez les taxes et la répartition propriétaire de cette catégorie dans Guesty. Les paiements planifiés bloquent la synchronisation automatique. Les remboursements doivent être rapprochés séparément. La publication actualise automatiquement l’apparence et les contenus informatifs des portails existants, sauf conflit avec une personnalisation de la réservation. Les changements d’accès, d’inscription, les suppressions et les autres actions du voyageur attendent une vérification. Examinez les portails existants après publication ou ouvrez Guest Portal dans la réservation pour consulter les motifs et appliquer les changements autorisés. Les inscriptions commencées et les données restent protégées. Une version précédente inconnue nécessite une vérification. Les modifications du brouillon sont enregistrées automatiquement. Utilisez Publier, y compris dans Règles, pour les mettre en ligne. Rendre facultatifs des champs existants met aussi à jour immédiatement les portails déjà créés, même après le début de l’inscription, si le reste du formulaire reste inchangé. Les réponses existantes sont conservées.

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Un catalogue de services commun

La page Services est disponible dans les quatre phases du portail, même si le catalogue est vide. Reservations > Services et le constructeur du portail partagent la même liste et le même éditeur. Gérez le compte Stripe général sur la page Services. Dans le constructeur, définissez le titre, le texte et l’option panier. L’action en forme d’œil permet de masquer ou d’afficher chaque service pour la phase sélectionnée. Sélectionnez un service pour le modifier dans la barre latérale. Son activation, sa désactivation, sa modification ou sa suppression met à jour le catalogue partagé.