Il Suo compagno di squadra AI
L’agente AI di Trellis è come avere un membro del team esperto che non dorme mai. Legge ogni messaggio degli ospiti, comprende il contesto - quale proprietà, quale prenotazione, che ora del giorno - e risponde con risposte accurate e utili. Ma conosce anche i propri limiti. Quando qualcosa è al di fuori delle sue competenze - un reclamo, una richiesta di rimborso, un problema di sicurezza - escala al Suo team invece di tirare a indovinare.Cosa può fare l’agente AI
Risponde alle domande degli ospiti
Istruzioni per il check-in, password Wi-Fi, informazioni sul parcheggio, regole della casa, consigli locali - l’AI gestisce le domande di routine istantaneamente, nella lingua dell’ospite.
Redige risposte per la Sua revisione
Per i messaggi che necessitano di un tocco personale, l’AI redige una risposta e attende la Sua approvazione, modifica o rifiuto.
Gestisce più lingue
Gli ospiti scrivono nella loro lingua; l’AI risponde allo stesso modo sui canali collegati supportati.
Cerca disponibilità
Gli ospiti chiedono “avete qualcosa di disponibile il prossimo fine settimana?” e l’AI controlla le proprietà attive per date disponibili, capacità ospiti e dettagli della proprietà. I prezzi dipendono dalle integrazioni di prezzi o preventivi supportate.
Navigare siti web esterni
L’IA può accedere ad Airbnb, Booking.com e altre piattaforme per verificare gli annunci, scaricare report o controllare informazioni - utilizzando i suoi account collegati salvati.
Crea e aggiorna attività
Se un ospite segnala un problema di manutenzione, l’AI può creare un’attività e assegnarla alla persona giusta. Può anche pubblicare commenti direttamente nei feed attività - tenendo il Suo team informato senza che Lei debba alzare un dito.
Crea template per le attività
Descriva il template di cui ha bisogno - “crea una checklist per la pulizia profonda del bagno con requisiti fotografici” - e l’AI lo costruisce per Lei, completo di sezioni, passaggi e impostazioni di verifica fotografica.
Gestire i dipartimenti
Crei, rinomini o elimini dipartimenti di attività per adattarli alle sue operazioni. L’IA può anche riassegnare attività da un dipartimento a un altro - ad esempio, spostare un’attività dalla pulizia alla manutenzione quando l’ambito cambia.
Aggiornare gli orari dei turni
Registri quando i membri del team hanno timbrato l’entrata e l’uscita da un turno. L’IA calcola automaticamente le ore effettive lavorate quando vengono forniti entrambi gli orari.
Escala quando necessario
Reclami, richieste di rimborso, problemi di sicurezza o qualsiasi cosa al di fuori delle istruzioni dell’AI vengono escalati al Suo team immediatamente.
Impara e migliora
L’AI ricorda dettagli importanti dalle interazioni passate e migliora nel tempo man mano che Lei perfeziona le sue istruzioni.
Come l’AI risponde agli ospiti
Un ospite invia un messaggio
Un messaggio arriva nella Sua posta in arrivo unificata attraverso qualsiasi canale - Airbnb, Booking.com, WhatsApp, email o SMS.
L'AI raccoglie il contesto
Esamina:
- La prenotazione dell’ospite (date, proprietà, numero di ospiti, dati finanziari e tutti i campi personalizzati sincronizzati dal Suo PMS)
- I dettagli della proprietà (servizi, regole della casa, procedure di check-in)
- Le istruzioni dell’agente (tono, policy, cosa escalare)
- La cronologia della conversazione (cosa è stato discusso prima)
- La knowledge base (documenti che ha aggiunto)
- Disponibilità nelle proprietà attive (quando un ospite chiede delle date disponibili)
L'AI elabora una risposta
Utilizzando tutto quel contesto, scrive una risposta accurata, in linea con il brand e utile. Nessuna risposta generica - ogni risposta è personalizzata per l’ospite e la proprietà specifici.
Ricerca prenotazioni
Quando l’agente AI cerca le prenotazioni - per report, domande degli ospiti o richieste operative come “i checkout di domani” - filtra automaticamente solo le prenotazioni attive. Questo significa che i risultati includono soggiorni confermati, con check-in effettuato e con check-out effettuato, escludendo per impostazione predefinita richieste informative, prenotazioni cancellate e no-show. Questo impedisce che prenotazioni non confermate o cancellate appaiano nei report operativi e nelle risposte rivolte agli ospiti, così il Suo team vede solo le prenotazioni che contano.Se chiede specificamente all’AI di una prenotazione tramite il suo codice di conferma o riferimento di prenotazione, essa cerca in tutti gli stati - inclusi cancellato e richiesta informativa - così può sempre cercare qualsiasi prenotazione indipendentemente dal suo stato.
Ricerca disponibilità
Quando un ospite chiede delle date disponibili - “avete un posto vicino alla spiaggia per il prossimo fine settimana?” - l’agente AI cerca disponibilità nelle proprietà attive per le date richieste. Restituisce opzioni con dettagli come posizione, camere, bagni e capacità ospiti. Per portafogli ampi, l’agente valuta tutte le proprietà piuttosto che solo un sottoinsieme. Se corrispondono più proprietà di quante possano essere mostrate in una singola risposta, l’agente comunica all’ospite quanti risultati totali sono stati trovati affinché possa affinare la ricerca.Campi personalizzati
L’agente AI ha accesso a tutti i campi personalizzati a livello di prenotazione sincronizzati dal Suo sistema di gestione immobiliare. Ciò significa che l’agente può fare riferimento a qualsiasi dato personalizzato - come codici di accesso, richieste speciali o note specifiche della prenotazione - quando risponde alle domande degli ospiti. Non è necessario configurare nulla di aggiuntivo. Finché la Sua integrazione PMS sincronizza i campi personalizzati in Trellis, l’agente AI li include automaticamente nel suo contesto quando risponde agli ospiti.Per le risposte agli ospiti, i campi personalizzati sono trattati come contesto. Alcuni aggiornamenti interni dei campi personalizzati della prenotazione sono disponibili solo quando il PMS collegato e le mappature dei campi supportano la scrittura.
Lettura file Slack
Quando il Suo team condivide file in un canale Slack collegato - documenti, fogli di calcolo o immagini - l’agente AI può leggerli e comprenderli. Invece di vedere solo il nome del file, l’agente scarica il file, ne legge il contenuto e utilizza quelle informazioni per rispondere alle domande o intraprendere azioni.- File di testo - l’agente legge il contenuto completo dei file basati su testo (documenti, CSV, log) e può fare riferimento a dettagli specifici nelle sue risposte.
- Immagini - l’agente descrive ciò che vede nelle immagini caricate, utile per foto di manutenzione, documenti di identità degli ospiti o screenshot delle proprietà.
La lettura dei file Slack funziona solo con i canali collegati al Suo workspace Trellis. L’AI elabora file di testo e immagini - altri tipi di file come video o eseguibili non sono supportati.
Configurazione dell’agente AI
Scrivere ottime istruzioni per l’agente
Le istruzioni dell’agente indicano all’AI come rappresentare la Sua attività. Migliori sono le istruzioni, migliore sarà la performance dell’AI. Includa nelle Sue istruzioni:Voce e tono del brand
Voce e tono del brand
È informale e amichevole? Professionale e formale? Caloroso ma conciso? Dia all’AI un chiaro senso di come comunica con gli ospiti. Includa frasi di esempio se utile.
Procedure di check-in e check-out
Procedure di check-in e check-out
Istruzioni passo-passo per arrivare alla proprietà - codici della porta, cassette delle chiavi, parcheggio, accesso all’edificio e qualsiasi particolarità che l’ospite dovrebbe conoscere.
Regole della casa e policy
Regole della casa e policy
Orari di silenzio, policy sul fumo, policy sugli animali domestici, capienza massima, orari della piscina, calendario della raccolta rifiuti e qualsiasi altra cosa che gli ospiti devono rispettare.
FAQ comuni
FAQ comuni
Le domande che riceve più spesso: password Wi-Fi, istruzioni per il parcheggio, supermercato più vicino, policy per il late checkout, come usare la vasca idromassaggio.
Regole di escalation
Regole di escalation
Sia specifico su cosa l’AI NON deve gestire: richieste di rimborso, reclami per danni, lamentele per il rumore, problemi di sicurezza o qualsiasi cosa che necessita dell’approvazione del manager. L’AI le escalerà al Suo team.
Configurazione dell’autopilot
Lei controlla quanta autonomia ha l’AI per ogni tipo di contatto:| Tipo di contatto | Impostazione iniziale consigliata |
|---|---|
| Ospiti | Inizi con la modalità revisione. Passi all’autopilot una volta che ha fiducia nelle risposte dell’AI. |
| Proprietari | Mantenga la modalità revisione. Le comunicazioni con i proprietari spesso necessitano di un tocco personale. |
| Fornitori | Modalità revisione per la maggior parte dei team. Autopilot se le interazioni con i fornitori sono di routine. |
Knowledge base
La knowledge base fornisce al Suo agente AI l’accesso a documenti e informazioni oltre a ciò che è contenuto nelle istruzioni dell’agente. Cosa aggiungere alla knowledge base:- Guide specifiche per proprietà (procedure dettagliate di check-in per proprietà)
- Guide dell’area locale e consigli
- Informazioni stagionali (date di apertura della piscina, dettagli sullo skipass)
- Procedure di pulizia e manutenzione seguite dal Suo team
- Procedure operative standard per situazioni comuni
Crei o carichi documenti
Scriva documenti direttamente in Trellis o carichi guide esistenti. Li organizzi in cartelle per proprietà, argomento o team.
Memorie dell’agente
Nel tempo, il Suo agente AI impara dalle interazioni e costruisce una memoria dei dettagli importanti. Le memorie aiutano l’AI a fornire risposte più coerenti e personalizzate.- Memorie manuali
- Memorie apprese
Aggiunga memorie personalmente per insegnare all’AI cose specifiche che dovrebbe sempre ricordare. Ad esempio: “La famiglia Johnson sono ospiti abituali che richiedono sempre il check-in anticipato” o “L’unità 4B ha un termostato complicato - gli ospiti devono premere e tenere premuto per 3 secondi.”
Agenti multipli
Per operazioni più grandi, può creare più agenti AI - ciascuno con istruzioni, permessi e aree di competenza diverse. Configurazioni comuni:| Agente | Scopo |
|---|---|
| Comunicazione con gli ospiti | Gestisce tutti i messaggi in arrivo dagli ospiti con un tono amichevole e disponibile. Conosce le procedure di check-in, le regole della casa e i consigli locali. |
| Aggiornamenti per i proprietari | Comunica con i proprietari degli immobili in tono professionale e orientato al business. Fornisce dati sulle performance e aggiornamenti sulla manutenzione. |
| Operazioni interne | Aiuta il Suo team con domande operative - ricerca di dettagli sulle prenotazioni, informazioni sulle proprietà o generazione di report. |
Ogni agente può avere permessi diversi per gli strumenti. Il Suo agente rivolto agli ospiti potrebbe solo poter leggere i dettagli delle proprietà, mentre il Suo agente per le operazioni interne può creare attività, pubblicare commenti e aggiornare record.
Bot Google Meet
Il Suo agente AI può partecipare alle chiamate Google Meet e rispondere alle domande in tempo reale - utilizzando la stessa knowledge base, gli stessi strumenti e le stesse istruzioni del Suo agente testuale.Come funziona
Il bot partecipa a una chiamata Google Meet come partecipante e ascolta la sua parola di attivazione. Quando qualcuno dice la parola di attivazione, il bot elabora ciò che è stato detto e risponde con voce naturale.- Parola di attivazione - il bot si attiva quando qualcuno pronuncia il nome del Suo agente (ad esempio, se il Suo agente si chiama “Lucy - Property Manager”, la parola di attivazione è “Lucy”). Può anche dire “Trellis” come alternativa.
- Accesso completo agli strumenti - il bot può cercare prenotazioni, controllare i dettagli delle proprietà, cercare attività, consultare la knowledge base e altro - proprio come l’agente testuale.
- Consapevole della riunione - il bot comprende che più persone potrebbero parlare e risponde a chiunque si sia rivolto a lui.
- Memoria della conversazione - tutto ciò che viene discusso durante la chiamata viene salvato nella cronologia della sessione dell’agente per poterlo rivedere in seguito.
Configurazione del bot Google Meet
Vada alle integrazioni del Suo agente
Navighi su Knowledge Base > Agenti, selezioni l’agente che desidera utilizzare e apra la scheda Integrazioni.
Colleghi Google Meet
Trovi la sezione Google Meet e la abiliti. Il bot utilizzerà automaticamente il nome e le istruzioni del Suo agente.
Scelga una voce
Selezioni una voce per il bot tra le voci disponibili. Ogni voce ha un tono e uno stile distinti - ne provi alcune per trovare quella che meglio corrisponde al Suo brand.
| Voce | Descrizione |
|---|---|
| Aoede | Calda e chiara - ideale per un approccio amichevole e accessibile (predefinita) |
| Charon | Calma e misurata - adatta per chiamate professionali e di business |
| Fenrir | Sicura e diretta - funziona bene per briefing operativi |
| Kore | Morbida e rassicurante - ideale per conversazioni rivolte agli ospiti |
| Leda | Brillante ed espressiva - buona per interazioni energiche e vivaci |
| Orus | Profonda e costante - adatta per riunioni formali con proprietari o fornitori |
| Puck | Conversazionale e naturale - una scelta versatile per ogni occasione |
| Zephyr | Leggera e fluida - funziona per standup casuali del team |
Inviti il bot a una chiamata
Quando avvia una chiamata Google Meet, utilizzi Trellis per aggiungere il bot come partecipante. Si unisce alla chiamata e attende la sua parola di attivazione.
Identità del bot nelle chiamate
Quando il bot si unisce a una riunione, il suo riquadro video mostra il nome dell’agente e lo stato corrente in modo che i partecipanti sappiano sempre chi è e cosa sta facendo:- In connessione - il bot si sta unendo alla chiamata
- In ascolto - il bot è in attesa della parola di attivazione
- Sta parlando - il bot sta rispondendo a una domanda
- Errore - qualcosa è andato storto (verifichi la configurazione dell’agente)
La barra laterale chat AI
Oltre a gestire i messaggi degli ospiti, può chattare direttamente con l’agente AI da qualsiasi punto di Trellis. Utilizzi la barra laterale AI per:- Fare domande sulle Sue proprietà, prenotazioni o ospiti
- Ottenere riepiloghi rapidi di conversazioni o attività
- Creare attività, aggiungere commenti ai feed attività o aggiornare record semplicemente chiedendo
- Gestire i dipartimenti - crearne di nuovi, rinominare quelli esistenti o rimuovere quelli non più necessari
- Creare o modificare template di attività descrivendo ciò che serve
- Redigere messaggi per la revisione manuale
- Ottenere approfondimenti operativi e raccomandazioni
Cambio modalità di risposta durante la conversazione
Può cambiare la modalità di risposta AI in qualsiasi momento durante una conversazione, anche dopo che i messaggi sono già stati inviati. Apra il selettore di modalità nell’area di input della chat e scelga una modalità diversa. Appare una conferma per indicare che il cambio è stato applicato. Ogni messaggio dell’assistente mostra un piccolo badge della modalità accanto ai pulsanti di feedback, così può sempre sapere quale modalità di risposta è stata usata.Dettagli attività
Mentre l’AI sta lavorando alla Sua richiesta, la barra laterale chat mostra la sua attività in tempo reale. Può vedere i passaggi operativi in corso, come cercare una prenotazione, consultare la knowledge base o verificare la disponibilità delle proprietà. Le azioni appaiono in ordine cronologico, così può vedere cosa ha fatto l’AI e in quale sequenza. Clicchi su qualsiasi azione per vedere i dettagli di supporto.Gestione delle schede chat
Le schede chat mostrano sia un pulsante Archivia che un pulsante chiudi quando la conversazione ha dei messaggi. Utilizzi Archivia per salvare la conversazione per una revisione futura, o chiuda per eliminare la scheda senza archiviare.Riunioni vocali
Il Suo agente AI può partecipare a videochiamate e intervenire utilizzando la voce in tempo reale - proprio come avere un membro del team nella chiamata. Quando invita l’agente AI a una riunione, si unisce alla videochiamata e ascolta la conversazione in tempo reale. Può rispondere naturalmente con la voce, rispondere alle domande e fornire informazioni - il tutto utilizzando la stessa conoscenza delle proprietà, contesto delle prenotazioni e istruzioni dell’agente che usa per le conversazioni testuali.Risposte vocali in tempo reale
L’AI ascolta e risponde con voce naturale durante la riunione - senza bisogno di scambi testuali.
Stessa conoscenza, canale diverso
L’agente della riunione utilizza le istruzioni dell’agente, la knowledge base e i dettagli delle proprietà, fornendo le stesse risposte accurate che darebbe in una conversazione testuale.
Consigli per ottenere i migliori risultati
Sia specifico nelle istruzioni
Istruzioni vaghe portano a risposte vaghe. Invece di “sii utile”, scriva “includi sempre l’indirizzo della proprietà e il codice della porta nelle risposte di check-in.”
Aggiorni regolarmente le istruzioni
Man mano che la Sua attività evolve - nuove proprietà, policy modificate, aggiornamenti stagionali - aggiorni le istruzioni dell’agente di conseguenza.
Riveda le risposte AI settimanalmente
Anche con l’autopilot attivo, riveda un campione di risposte AI ogni settimana. Cerchi pattern dove l’AI potrebbe migliorare e aggiorni le istruzioni di conseguenza.
Utilizzi la knowledge base per i dettagli
Mantenga le istruzioni dell’agente ad alto livello (tono, policy, regole di escalation) e inserisca le guide dettagliate delle proprietà nella knowledge base. Questo mantiene tutto organizzato e facile da aggiornare.