Attività

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Cosa Le permette di fare

Le attività fanno avanzare il lavoro operativo dalla richiesta al completamento. Le utilizzi per pulizie, manutenzione, ispezioni, gestione delle forniture, richieste dei proprietari, problemi degli ospiti e qualsiasi cosa il Suo team debba tracciare.

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Prima di iniziare

• Aggiunga le Sue proprietà e i membri del team.
• Configuri dipartimenti o fornitori se il Suo team instrada il lavoro per gruppo. I dipartimenti più comuni includono Pulizia, Manutenzione, Ispezione e Reception.
• Crei modelli di attività per il lavoro ricorrente, come turnover, ispezioni e riparazioni.
• Colleghi l’inventario se desidera che le attività aggiornino l’utilizzo delle forniture.

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Creare un’attività

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Fasi dell’attività

La maggior parte delle attività segue lo stesso semplice percorso:

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Modelli di attività

Un modello di attività è uno schema salvato per il lavoro che ripete tra le proprietà, come una pulizia di turnover, un controllo pre-arrivo o un cambio filtro stagionale. Quando crea un’attività da un modello, Trellis precompila titolo, descrizione, dipartimento, priorità, durata stimata, numero di persone richieste, checklist, forniture predefinite e costi predefiniti, così una nuova attività richiede pochi clic anziché qualche minuto. I modelli sono riutilizzabili ovunque vengano create attività: la creazione manuale di attività, l’app mobile, le automazioni e i flussi di lavoro possono tutti partire dallo stesso modello. Modelli comuni che i team configurano:

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Dove trovare i modelli

Nella navigazione a sinistra, apra Attività, quindi scelga Modelli sotto il gruppo Operazioni. Questo apre la schermata Modelli di attività, dove può cercare i modelli, filtrarli per dipartimento e crearli, modificarli, duplicarli o eliminarli.

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Creare un modello

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Applicare, cambiare o rimuovere un modello su un’attività esistente

Non è obbligato a scegliere un modello al momento della creazione dell’attività. Apra qualsiasi attività, trovi il selettore Modello nel pannello Dettagli e lo applichi, cambi o rimuova in qualsiasi momento.

• Applichi un modello a un’attività che non ne aveva nessuno. Trellis genera la checklist del modello e ne compila le forniture e i costi predefiniti.
• Passi a un modello diverso se ha scelto quello sbagliato o se il lavoro è cambiato. La checklist attuale viene cancellata e ricostruita dal nuovo modello.
• Rimuova il modello (la X nel selettore) per eliminarlo. La checklist viene cancellata e l’attività rimane senza la checklist del modello.
• Riselezionare lo stesso modello non ha alcun effetto, quindi può aprire il selettore senza rischio di cancellare il lavoro.

Cambiare un modello non sovrascrive il titolo, la priorità o il dipartimento dell’attività. Se il nuovo modello ha una descrizione diversa, Trellis chiede conferma prima di sostituire la descrizione dell’attività.

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Modelli da integrazioni connesse

Se collega un’integrazione come Breezeway, il selettore dei modelli raggruppa i modelli in base alla loro provenienza così può distinguerli:

• Da Breezeway (o un altro provider connesso) - modelli importati da quell’account. Sceglierne uno mantiene allineati checklist e requisiti così vengono riportati quando l’attività si sincronizza nuovamente con quel sistema.
• Da Trellis - modelli che ha costruito in Trellis. Funzionano per le attività gestite interamente in Trellis, ma le loro checklist non appaiono dal lato del provider connesso.
• Possono apparire anche le intestazioni Modelli PMS e Modelli personalizzati, a seconda delle Sue connessioni.

Nel selettore appaiono solo i modelli attivi.

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Checklist

Una checklist suddivide un’attività in passaggi chiari così la persona che svolge il lavoro sa esattamente cosa fare e cosa significa “fatto”. Può aggiungere una checklist a una singola attività, oppure incorporarla in un modello così ogni attività di quel tipo inizia con gli stessi passaggi. Ogni elemento della checklist può includere:

• Un titolo e una descrizione facoltativa con istruzioni
• Un tipo di passaggio che controlla come risponde il lavoratore. I tipi comuni sono una semplice spunta di completamento, sì/no, un numero o conteggio, una valutazione, una risposta testuale breve e un passaggio fotografico.
• Una foto di riferimento che mostra come dovrebbe apparire un passaggio completato
• Foto richieste (ad esempio prima, dopo, una foto del problema o una foto generale) che il lavoratore deve scattare
• Verifica foto tramite AI, che segnala le foto che sembrano sbagliate, mancanti, troppo scure o difficili da verificare così un manager può revisionarle prima della chiusura dell’attività

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Sezioni della checklist

Gli elementi della checklist sono raggruppati in sezioni così il team può svolgerli in un ordine logico. Esistono due tipi di sezione:

• Le sezioni per tipo di stanza sono legate a un tipo di stanza, come Camera da letto, Bagno, Cucina o Soggiorno. Queste si adattano a ogni proprietà (veda Espansione delle stanze più sotto).
• Le sezioni personalizzate sono raggruppamenti liberi come Servizi, Esterni o Ispezione finale. Queste appaiono sempre come sono state scritte.

All’interno di una sezione, un elemento può anche essere collegato a un elemento (come un barbecue o una vasca idromassaggio) così appare solo nelle proprietà che hanno quell’elemento. Quando un lavoratore apre l’attività, la checklist è raggruppata per sezione così può procedere stanza per stanza.

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Come i modelli si adattano a ogni proprietà

Questo è ciò che fa funzionare un solo modello per un intero portfolio. Invece di costruire un modello separato per ogni proprietà, ne costruisce uno e Trellis adatta la sua checklist a ogni proprietà utilizzando le stanze e gli elementi di quella proprietà (configurati nella pagina di dettaglio della proprietà).

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Espansione delle stanze

Quando un elemento della checklist si trova in una sezione per tipo di stanza (come Camera da letto o Bagno), Trellis crea una copia di quel passaggio per ogni stanza corrispondente nella proprietà. Quindi un modello “Pulizia profonda” con una sezione Camera da letto funziona ovunque:

• Un monolocale non ottiene passaggi per le camere da letto
• Un appartamento con 2 camere da letto ottiene “Camera da letto 1” e “Camera da letto 2”
• Una villa con 5 camere da letto ottiene da “Camera da letto 1” a “Camera da letto 5”

Da dove proviene il conteggio delle stanze:

• Se la proprietà ha stanze dettagliate configurate nella sua scheda Stanze (spesso importate da un sistema connesso), Trellis utilizza quelle stanze, compresi i loro nomi e foto.
• Se non ha stanze dettagliate, Trellis ricorre ai conteggi delle stanze della proprietà (camere da letto, bagni e simili) dal record della proprietà.

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Passaggi basati sugli elementi

Un elemento della checklist può essere collegato a uno specifico elemento della proprietà, come un barbecue, una vasca idromassaggio, una piscina o una lavatrice. Quando viene creata un’attività, Trellis controlla la proprietà:

• L’elemento è presente e attivo - il passaggio appare nell’attività.
• L’elemento è assente o contrassegnato come inattivo - il passaggio viene saltato.

Lei mantiene un solo modello e ogni proprietà ottiene automaticamente solo i passaggi che la riguardano.

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Configuri prima stanze ed elementi

L’espansione delle stanze e i passaggi basati sugli elementi funzionano solo se le stanze e gli elementi di ogni proprietà sono configurati. Lo fa sulla proprietà, non sul modello: Veda Stanze ed elementi per i passaggi completi di configurazione.

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Impostazioni del modello per proprietà

Anche con l’adattamento automatico di stanze ed elementi, alcune proprietà necessitano di valori predefiniti diversi da altre. La sezione Modelli su ogni proprietà Le consente di personalizzare un modello condiviso solo per quella proprietà, senza creare un modello separato. Per personalizzare un modello in una proprietà: Cosa può personalizzare per proprietà:

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Pianificare e assegnare il lavoro

• La vista elenco è ideale per scorrere il lavoro per stato, assegnatario, proprietà, priorità o data di scadenza.
• La vista calendario è ideale per i programmi giornalieri, la pianificazione delle visite e lo spostamento del lavoro tra i giorni.
• Le visite mobile aiutano i team sul campo a vedere il lavoro raggruppato per proprietà e data.
• Il lavoro non assegnato dovrebbe essere rivisto spesso così nulla resta senza un responsabile.

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Visite

Quando la stessa persona ha più di un’attività nella stessa proprietà nello stesso giorno, Trellis può raggruppare quelle attività in una visita. Questo offre al lavoratore sul campo un unico spostamento da seguire invece di diverse schede separate. Su mobile, i lavoratori sul campo possono aprire Le mie visite per vedere le visite future e passate, l’avanzamento delle attività, i dettagli della proprietà e il lavoro assegnato. Se una visita deve essere spostata, utilizzi Riprogramma sulla visita così ogni attività di quella visita si sposta insieme.

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Pianificazione con il calendario

Utilizzi il calendario quando deve pianificare un giorno, una settimana o un mese:

• Utilizzi la modalità Visite per pianificare gli spostamenti verso le proprietà.
• Utilizzi la modalità Attività per vedere ogni attività singolarmente.
• Visualizzi il calendario per proprietà quando controlla la copertura in ogni casa.
• Visualizzi il calendario per membro del team quando bilancia i carichi di lavoro.
• Trascini il lavoro su un altro giorno, proprietà o membro del team quando i piani cambiano.

La riga Non assegnate resta facile da trovare nel calendario per membro del team, così i manager possono individuare rapidamente il lavoro che necessita ancora di un responsabile.

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Lavoro sulle attività da mobile

I team sul campo possono creare e aggiornare le attività da mobile. Quando creano un’attività da mobile, possono scegliere una proprietà, una data, un dipartimento, una priorità, un assegnatario e un modello. Se la proprietà ha prenotazioni mostrate in Trellis, il calendario aiuta il team a evitare di pianificare lavoro durante il soggiorno di un ospite. Gli amministratori possono anche aggiornare assegnatari e date dalla pagina di dettaglio dell’attività su mobile.

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Comunicare su un’attività

Ogni attività ha un feed di attività per commenti e aggiornamenti. Lo utilizzi per tenere note, domande, foto e decisioni del manager in un unico posto. Digiti @ in un commento per menzionare un membro del team. I membri del team menzionati ricevono una notifica mirata, anche se non sono assegnati all’attività. I membri del team possono gestire come ricevono le notifiche dei commenti alle attività nelle proprie impostazioni di notifica. Se il Suo team lavora in più di una lingua, la traduzione automatica delle attività può mostrare titoli e descrizioni nella lingua preferita di ogni membro del team mantenendo il testo originale.

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Tracciare tempo, forniture e costi

Utilizzi il monitoraggio del tempo quando ha bisogno di sapere quanto è durato il lavoro. Un lavoratore sul campo può avviare il monitoraggio del tempo mentre lavora su un’attività, e i manager possono successivamente confrontare il tempo pianificato con quello effettivo. Utilizzi il tracciamento delle forniture quando gli addetti alle pulizie o i tecnici utilizzano articoli dall’inventario: Se il Suo team conserva le forniture in più di un luogo, utilizzi i trasferimenti di magazzino in Forniture per spostare gli articoli da un magazzino a un altro e mantenere accurati i conteggi. Contrassegni il lavoro come senza addebito quando il costo deve rimanere nei Suoi registri ma non deve essere addebitato. Può usare l’opzione senza addebito per una singola attività o per un’intera visita, a seconda di cosa deve essere escluso.

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Esportare e creare report sulle attività

Utilizzi i filtri per restringere l’elenco delle attività, poi esporti le attività quando ha bisogno di un foglio di calcolo per i proprietari, la contabilità o una revisione interna. Le esportazioni di grandi dimensioni mostrano l’avanzamento mentre il file viene preparato, poi si scaricano quando sono pronte. I filtri comuni includono stato, data, proprietà, assegnatario, dipartimento, priorità e fornitore.

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Utilizzare il tracciamento in tempo reale responsabilmente

Se il tracciamento della posizione è abilitato per il Suo spazio di lavoro e il Suo team ha dato il consenso, i manager possono utilizzare la mappa in tempo reale per vedere i lavoratori attivi e instradare il lavoro in modo più chiaro. La condivisione della posizione dipende dal consenso del lavoratore e dalle impostazioni del dispositivo. Se un lavoratore nega il consenso alla posizione o termina il proprio turno, il tracciamento si interrompe.

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Mantenere allineati i sistemi connessi

Quando un sistema di proprietà connesso supporta gli aggiornamenti delle attività, Trellis può aiutare a mantenere allineati lo stato del lavoro e le note correlate. Cosa si sincronizza dipende dall’integrazione e dalle impostazioni del Suo spazio di lavoro.

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Come verificare che abbia funzionato

• L’attività appare nell’elenco con la proprietà, l’assegnatario, la data di scadenza e lo stato corretti.
• Il calendario mostra il lavoro pianificato nel giorno previsto.
• Gli elementi della checklist, i commenti, le foto, le forniture e le registrazioni di tempo appaiono nella cronologia dell’attività.
• Le visite raggruppano correttamente il lavoro della stessa giornata nella stessa proprietà.
• Le esportazioni includono le attività che corrispondono ai Suoi filtri attuali.
• Le attività chiuse mostrano chi ha completato il lavoro e quando.

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Problemi comuni

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