Documentation Index
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Mantenga le Sue operazioni efficienti
Ogni affitto turistico necessita di pulizia tra gli ospiti, manutenzione regolare e ispezioni occasionali. Trellis La aiuta a pianificare tutto questo, assegnare il lavoro alle persone giuste e tracciare il completamento - affinché nulla venga trascurato.Tipi di attività
Trellis organizza il Suo lavoro in dipartimenti, rendendo facile vedere cosa deve essere fatto e chi è responsabile. Ogni spazio di lavoro inizia con quattro dipartimenti predefiniti:Pulizia
Turnover tra gli ospiti, pulizie profonde e manutenzione ordinaria. Il tipo di attività più comune per la maggior parte dei property manager.
Manutenzione
Riparazioni, sostituzioni e interventi. Da un rubinetto che gocciola a un condizionatore rotto.
Ispezione
Controlli di qualità prima e dopo i soggiorni degli ospiti, audit periodici della proprietà e verifiche di conformità.
Reception
Follow-up con gli ospiti, comunicazione con i proprietari, coordinamento remoto e lavoro operativo amministrativo.
Ciclo di vita dell’attività
Ogni attività segue un flusso di lavoro chiaro affinché sappia sempre a che punto sono le cose:Aperta
È stata creata una nuova attività - manualmente, dall’AI o da un’automazione. Non è ancora stata pianificata o assegnata.
Pianificata
L’attività ha una data e un membro del team o fornitore assegnato. È nel calendario e pronta per essere eseguita.
In corso
Il membro del Suo team ha iniziato a lavorare sull’attività. Può aggiornare l’avanzamento, completare gli elementi della checklist e caricare foto.
Per le attività che richiedono l’approvazione del manager (come riparazioni costose), Trellis aggiunge una fase di revisione. Il membro del team assegnato invia il lavoro e un manager approva o richiede modifiche prima della finalizzazione.
Raggruppamento intelligente delle visite
Quando un membro del team ha più attività nella stessa proprietà nello stesso giorno, Trellis le raggruppa automaticamente in una visita - un unico spostamento verso la proprietà. Questo significa:- Il Suo addetto alle pulizie vede “Visita: Villa Vista Mare - 3 attività” anziché tre voci separate
- Tempi di viaggio e logistica sono ridotti al minimo
- Ha un quadro chiaro di quanto lavoro richiede ogni proprietà
Le mie visite su mobile
La pagina Le mie visite nell’app mobile offre ai lavoratori sul campo una vista dedicata di tutte le loro visite - passate e future - in un unico posto. Vi si accede dal menu Altro. Le visite sono organizzate in due schede:- Prossime - visite programmate per oggi e oltre, raggruppate per data. Ogni scheda mostra il nome della proprietà, l’indirizzo e l’avanzamento delle attività (ad esempio, “2 di 4 attività completate”)
- Passate - visite precedentemente completate, anch’esse raggruppate per data, per poter rivedere lo storico del lavoro
Creare un’attività da mobile
Quando il team sul campo crea un’attività dall’app mobile, può selezionare un template attivo prima di completare il resto del modulo. La selezione di un template precompila titolo, descrizione, reparto e priorità, e Trellis salva l’ID del template così l’attività può ereditare checklist, forniture e mappatura operativa del template. Il modulo mobile mantiene il flusso sul posto concentrato sui campi principali: titolo, descrizione, proprietà, reparto, data, priorità, template e assegnatari. Ora, contatto, attività padre, pending-until e altri campi avanzati possono essere regolati dalla vista completa del dettaglio attività quando necessario.Assegnazione del lavoro
Ai membri del team
Assegni le attività a chiunque nel Suo workspace. I membri del team vedono le attività assegnate nella loro vista personale delle attività, rendendo facile pianificare la giornata.A fornitori e appaltatori
Lavora con team di pulizia esterni o aziende di manutenzione? Li aggiunga come organizzazioni fornitore in Trellis e assegni le attività direttamente a loro. Possono aggiornare lo stato dell’attività e caricare foto di completamento.Gestione degli assegnatari su mobile
Gli amministratori possono gestire gli assegnatari delle attività direttamente dall’app mobile. Apra qualsiasi attività per vedere i suoi assegnatari attuali - ciascuno visualizzato con il proprio avatar e, per i fornitori, il nome dell’organizzazione fornitore. Da lì può:- Aggiungere assegnatari - tocchi per assegnare membri del team o fornitori aggiuntivi all’attività
- Rimuovere assegnatari - rimuova qualcuno che non è più necessario per il lavoro
- Riprogrammare - cambi la data dell’attività utilizzando il selettore di date integrato senza uscire dall’app mobile
Checklist
Alleghi checklist alle Sue attività per assicurarsi che nulla venga trascurato. Le checklist sono particolarmente utili per i turnover di pulizia e le ispezioni.Crei una checklist
Aggiunga elementi alla checklist di qualsiasi attività - o crei modelli riutilizzabili per i tipi di attività comuni come “Turnover standard” o “Pulizia profonda.”
I lavoratori completano gli elementi sul posto
Mentre il Suo team lavora sull’attività, spunta ogni elemento. Può anche caricare foto come prova di completamento.
Verifica foto tramite AI
Per i passaggi della checklist che richiedono il caricamento di foto, può abilitare la verifica foto tramite AI. Quando abilitata, Trellis verifica automaticamente se la foto caricata corrisponde a ciò che il passaggio richiede - così può individuare i problemi senza rivedere manualmente ogni immagine. Come funziona:- Quando un membro del team carica una foto per un passaggio della checklist, l’AI la confronta con la descrizione del passaggio e qualsiasi foto di riferimento fornita
- Se la foto viene approvata, l’elemento viene contrassegnato come verificato
- Se la foto non corrisponde - stanza sbagliata, attività non completata, foto troppo scura - l’elemento viene segnalato con un motivo affinché il team possa rifarla
Attività e commenti sull’attività
Ogni attività ha un feed di attività dove il Suo team può lasciare commenti, condividere aggiornamenti e tracciare cosa è successo. I commenti mantengono tutte le comunicazioni riguardanti un’attività in un unico posto - niente più messaggi sparsi o contesto perso. Il Suo agente AI può anche pubblicare commenti direttamente nei feed di attività. Ad esempio, se un ospite invia un messaggio di follow-up riguardo a un problema di manutenzione, l’AI può aggiungere quel contesto all’attività rilevante affinché il Suo team abbia le informazioni più recenti senza controllare la casella di posta.Traduzione automatica
Se il Suo team parla lingue diverse, Trellis può tradurre automaticamente i titoli e le descrizioni delle attività affinché tutti vedano le attività nella lingua che comprendono. Quando un’attività viene creata o aggiornata, Trellis rileva la lingua originale e traduce il contenuto per i membri del team che utilizzano una lingua diversa.Abilitare la traduzione automatica
La traduzione automatica è un’impostazione a livello di workspace che si abilita dalle impostazioni del workspace:La traduzione automatica è disattivata per impostazione predefinita. Una volta abilitata, si applica a tutte le attività nuove e aggiornate in tutto il Suo workspace.
Come funziona
- Quando un’attività viene creata o il suo titolo o descrizione viene aggiornato, Trellis traduce automaticamente il contenuto nelle lingue utilizzate dal Suo team
- Le traduzioni appaiono accanto al testo originale affinché nulla vada perso
- La lingua originale viene sempre preservata - le traduzioni vengono aggiunte, mai sostituite
Tracciamento delle forniture
Tenga traccia delle forniture e dei materiali che il Suo team utilizza per ogni attività. Che si tratti di prodotti per la pulizia per un turnover o di pezzi di ricambio per un lavoro di manutenzione, può associare articoli di fornitura direttamente a un’attività e lasciare che Trellis gestisca automaticamente gli aggiornamenti dell’inventario.Aggiungere forniture a un’attività
Può aggiungere forniture quando crea una nuova attività o in qualsiasi momento dalla vista dettaglio dell’attività:Apra la sezione forniture
Quando crea o modifica un’attività, cerchi la sezione Forniture nel modulo dell’attività.
Cerchi e selezioni gli articoli
Utilizzi il selettore di forniture con ricerca per trovare articoli dal Suo inventario. Digiti per cercare per nome - utile quando il catalogo forniture è ampio.
Conferma dell’utilizzo delle forniture
Quando completa un’attività con forniture associate, Trellis mostra un dialogo Conferma utilizzo forniture. Questo Le consente di registrare quanti di ogni articolo il Suo team ha effettivamente utilizzato - che potrebbe differire dalle quantità originariamente pianificate. Per ogni articolo di fornitura, vedrà:- Pianificato - la quantità originariamente assegnata all’attività (sola lettura)
- Utilizzato - la quantità effettivamente utilizzata dal Suo team (modificabile)
Aggiornamenti automatici dell’inventario
Quando un’attività viene contrassegnata come Completata e l’utilizzo delle forniture è confermato, Trellis deduce le quantità confermate dal Suo stock di inventario. Non c’è nulla di aggiuntivo da fare - completare l’attività e confermare l’utilizzo attiva l’aggiornamento dello stock. Questo significa:- I conteggi del Suo inventario rimangono accurati senza aggiustamenti manuali
- Le forniture non utilizzate vengono restituite automaticamente allo stock
- Può individuare articoli con scorte basse prima che il Suo team ne rimanga senza
- L’utilizzo delle forniture è legato ad attività specifiche, fornendo una chiara traccia di audit
Solo gli articoli di fornitura collegati a un magazzino vengono decrementati. Se aggiunge un articolo di fornitura come riferimento generale (senza magazzino), non influenzerà i livelli di stock.
Trasferimenti di magazzino
Se conserva le forniture in più sedi, può trasferire l’inventario tra i magazzini senza uscire da Trellis. Questo è utile quando un magazzino sta esaurendo le scorte e un altro ha un surplus.Apra la scheda Trasferimenti
Navighi su Attività > Forniture e selezioni la scheda Trasferimenti per vedere tutti i trasferimenti di magazzino.
Crei un nuovo trasferimento
Clicchi su Nuovo trasferimento. Selezioni il magazzino di origine (da dove arrivano gli articoli) e il magazzino di destinazione (dove vanno gli articoli).
Aggiunga articoli e quantità
Aggiunga uno o più articoli di fornitura al trasferimento e specifichi la quantità per ciascuno. Può aggiungere più articoli a un singolo trasferimento.
Aggiunga note (opzionale)
Includa eventuali note sul trasferimento - ad esempio, il motivo dello spostamento o istruzioni speciali di gestione.
Stati del trasferimento
Ogni trasferimento segue un ciclo di vita chiaro:| Stato | Significato |
|---|---|
| In attesa | Il trasferimento è stato creato ma gli articoli non sono ancora stati spostati |
| In transito | Gli articoli sono in fase di trasferimento tra i magazzini |
| Completato | Gli articoli sono arrivati al magazzino di destinazione e l’inventario è stato aggiornato |
| Annullato | Il trasferimento è stato annullato prima del completamento |
Ogni trasferimento viene assegnato un numero univoco (ad esempio, WT-001) per poterlo facilmente riferire nei Suoi registri.
Creazione di attività
Ci sono diversi modi per creare attività in Trellis:Manualmente
Manualmente
Clicchi su Nuova attività dalla pagina Attività o dalla vista dettaglio di qualsiasi proprietà. Compili i dettagli, la assegni e imposti una data di scadenza.
Automaticamente tramite automazioni
Automaticamente tramite automazioni
Configuri automazioni che creano attività in base a eventi - ad esempio, creare automaticamente un’attività di pulizia quando un ospite fa il check-out, o un’attività di manutenzione quando un ospite segnala un problema.
Dall'agente AI
Dall'agente AI
Quando un ospite segnala un problema in un messaggio, l’agente AI può creare automaticamente un’attività di manutenzione e assegnarla al membro del team giusto. L’AI può anche pubblicare commenti direttamente nel feed di attività - ad esempio, aggiungendo contesto da una conversazione con l’ospite o annotando un aggiornamento di stato.
Dal Suo PMS
Dal Suo PMS
Se utilizza una piattaforma di operazioni sul campo come Breezeway, le attività si sincronizzano in modo bidirezionale. Crei un’attività in uno dei due sistemi e apparirà in entrambi.
Modelli di attività
Risparmi tempo creando modelli per le Sue attività più comuni. Un modello precompila il titolo, la descrizione, il dipartimento, la durata stimata, la checklist e l’assegnatario predefinito - così creare una nuova attività richiede solo pochi clic. Modelli popolari:| Modello | Dipartimento | Utilizzo tipico |
|---|---|---|
| Turnover standard | Pulizia | Pulizia al checkout dell’ospite con checklist standard |
| Pulizia profonda | Pulizia | Pulizia profonda trimestrale o stagionale |
| Controllo pre-arrivo | Ispezione | Ispezione rapida prima dell’arrivo dell’ospite |
| Cambio filtro HVAC | Manutenzione | Manutenzione stagionale programmata |
| Ispezione post-soggiorno | Ispezione | Revisione dettagliata dopo il checkout dell’ospite |
Filtri dell’elenco attività
Utilizzi i filtri in cima all’elenco attività per restringere ciò che vede. Può filtrare per proprietà, stato, dipartimento, intervallo di date e assegnatario.Filtro assegnatario
Il filtro assegnatario raggruppa le persone in due sezioni - Membri e Fornitori - affinché possa trovare rapidamente chi sta cercando:- Membri - persone nel Suo team del workspace
- Fornitori - aziende esterne e appaltatori con cui collabora
Filtri su mobile
L’app mobile Trellis offre al Suo team lo stesso potente sistema di filtri disponibile su desktop:- Schede di stato - passi tra le attività Aperte, In attesa, Pianificate e Completate con un solo tocco
- Ricerca - trovi le attività per nome dalla barra di ricerca in cima all’elenco
- Chip filtro per data - restringa i risultati a una data o intervallo specifico usando chip di selezione rapida, con un selettore di date nativo per intervalli personalizzati
Vista calendario
Passi alla vista calendario per vedere tutte le Sue attività disposte per data. È particolarmente utile per:- Pianificare la settimana del Suo team
- Individuare conflitti di programmazione
- Assicurarsi che ogni checkout abbia un’attività di pulizia assegnata
- Bilanciare il carico di lavoro nel Suo team
Monitoraggio del tempo
Quando il Suo team inizia a lavorare su un’attività dall’app mobile, può avviare una sessione di monitoraggio per registrare la durata del lavoro. Un banner persistente appare in cima allo schermo mostrando il tempo trascorso, e rimane visibile durante la navigazione tra le schermate - così sanno sempre su cosa sono registrati. Il monitoraggio del tempo La aiuta a:- Capire quanto tempo impiega realmente ogni tipo di attività
- Confrontare le durate stimate con quelle effettive
- Identificare attività o proprietà che richiedono sistematicamente più tempo del previsto
Mantenere il PMS sincronizzato
Se utilizza una piattaforma di operazioni sul campo come Breezeway, le Sue attività restano sincronizzate automaticamente:- Le attività create in Trellis appaiono nella Sua piattaforma operativa
- Le attività aggiornate nella Sua piattaforma operativa si riflettono in Trellis
- I cambiamenti di stato, le assegnazioni e i completamenti si sincronizzano in entrambe le direzioni
Non è necessario aggiornare le attività in due posti. Effettui le modifiche dove è più comodo - Trellis mantiene tutto sincronizzato.
Consigli per una gestione efficace delle attività
Automatizzi le attività di turnover
Configuri un’automazione per creare un’attività di pulizia ogni volta che un ospite fa il check-out. Non perda mai più un turnover.
Utilizzi modelli di checklist
Checklist coerenti significano qualità coerente. Crei modelli per ogni tipo di attività e li applichi ovunque.
Riveda il calendario settimanalmente
Dedichi qualche minuto ogni settimana alla vista calendario. Individui lacune nella programmazione, giornate sovraccariche e attività non assegnate prima che diventino problemi.
Abiliti il caricamento foto
Richieda al Suo team di caricare foto per gli elementi chiave della checklist. Le prove visive risparmiano tempo sui controlli di qualità e risolvono le dispute più velocemente.
Tracci l'utilizzo delle forniture
Associ articoli di fornitura alle Sue attività in modo che i livelli di inventario si aggiornino automaticamente al completamento del lavoro. Niente più conteggi manuali o carenze impreviste.