Documentation Index
Fetch the complete documentation index at: https://docs.trellistech.com/llms.txt
Use this file to discover all available pages before exploring further.
Una casella di posta per tutte le Sue conversazioni
Smetta di passare tra thread PMS supportati, WhatsApp, SMS ed email per seguire i messaggi. Trellis riunisce i canali supportati in un’unica casella di posta organizzata, cosi il team lavora da un’unica timeline.Come è organizzata la casella di posta
La casella di posta ordina automaticamente le Sue conversazioni affinché possa concentrarsi su ciò che richiede attenzione in questo momento.- Da fare
- Da seguire
- Tutti
- Escalation
Conversazioni che richiedono la Sua attenzione - messaggi non letti, elementi assegnati a Lei e qualsiasi cosa segnalata come urgente. Inizi da qui ogni giorno.
Canali supportati
Trellis riunisce i messaggi da tutti i posti in cui ospiti, proprietari e fornitori La contattano:Airbnb
Messaggi degli ospiti da Airbnb, sincronizzati attraverso il Suo PMS.
Booking.com
Messaggi degli ospiti da Booking.com, importati automaticamente.
VRBO / Expedia
Conversazioni degli ospiti da VRBO ed Expedia.
Conversazioni WhatsApp dirette con ospiti, proprietari e fornitori.
Thread email organizzati insieme alle altre conversazioni.
SMS
Conversazioni via messaggio di testo con ospiti e membri del team.
Ogni messaggio mostra da quale canale proviene, così sa sempre come un ospite L’ha contattato. Le risposte vengono inviate automaticamente attraverso lo stesso canale.
Collegamento degli account email
Gmail
Colleghi i Suoi account Gmail affinché le conversazioni email appaiano nella casella di posta insieme ai messaggi degli altri canali. Trellis supporta più account Gmail per workspace - utile quando diversi membri del team o dipartimenti utilizzano indirizzi email separati.Colleghi un account
Clicchi su Collega Gmail e acceda con l’account Google che desidera utilizzare. Trellis richiede il permesso di leggere e inviare email per Suo conto.
Ogni account Gmail è elencato separatamente affinché possa vedere a colpo d’occhio quali indirizzi sono attivi. La disconnessione di un account non influisce sugli altri.
Impostare una casella di posta predefinita per indirizzo email
Se utilizza indirizzi email diversi per scopi diversi - ad esempio, uno per le richieste degli ospiti e un altro per le comunicazioni con i proprietari - può assegnare un tipo di contatto predefinito a ciascun indirizzo. Quando arriva un’email in entrata, Trellis contrassegna automaticamente il mittente con il tipo di contatto scelto, in modo che la conversazione appaia nel filtro della casella di posta corretto.Aprire le impostazioni email
Navighi su Impostazioni → Email e trovi l’indirizzo email che desidera configurare.
Scegliere un tipo di contatto predefinito
Selezioni un tipo di contatto dal menu a tendina - Ospite, Proprietario, Fornitore o Prospect. Questo indica a Trellis come categorizzare i nuovi contatti che inviano email a questo indirizzo.
Il tipo di contatto predefinito si applica solo ai nuovi contatti. Se il mittente esiste già nella lista dei contatti, il tipo di contatto esistente viene preservato.
Risposte potenziate dall’AI
È qui che Trellis fa davvero la differenza. Quando un ospite invia un messaggio, il Suo agente AI può preparare una bozza di risposta in pochi secondi - utilizzando i dettagli della proprietà, le regole della casa, le istruzioni di check-in e il contesto della conversazione precedente.Come funziona
Un ospite invia un messaggio
Un nuovo messaggio arriva nella Sua casella di posta da qualsiasi canale - Airbnb, WhatsApp, email o SMS.
L'AI analizza il contesto
L’AI esamina la prenotazione dell’ospite, la proprietà in cui soggiorna, le Sue regole della casa e la cronologia della conversazione per capire cosa serve.
L'AI prepara una risposta
Viene generata una risposta utilizzando le istruzioni dell’agente, la knowledge base e i dettagli della proprietà. La bozza appare nel thread della conversazione.
Revisione delle risposte AI
Quando l’AI prepara una risposta, Lei ha il pieno controllo:| Azione | Cosa fa |
|---|---|
| Approva | Invia la bozza dell’AI esattamente così com’è |
| Modifica | Modifichi la bozza prima dell’invio - corregga un dettaglio, regoli il tono, aggiunga un tocco personale |
| Rifiuta | Scarti completamente la bozza e scriva la Sua risposta |
| Escala | Segnali la conversazione per un manager o un membro senior del team |
Escalation
Alcune conversazioni necessitano di un tocco umano. Trellis si assicura che i problemi giusti arrivino alle persone giuste.Cosa attiva un’escalation?
Rilevamento AI
Rilevamento AI
L’AI riconosce situazioni che non dovrebbe gestire da sola - reclami, richieste di rimborso, problemi di sicurezza, domande legali o qualsiasi cosa fuori dalle sue istruzioni. Le segnala automaticamente per la revisione umana.
Escalation manuale
Escalation manuale
Qualsiasi membro del team può escalare una conversazione cliccando il pulsante Escala. È utile quando una conversazione prende una piega inattesa.
Regole di automazione
Regole di automazione
Può configurare automazioni che escalano le conversazioni in base a condizioni specifiche - ad esempio, escalare qualsiasi messaggio contenente la parola “rimborso” o qualsiasi conversazione in attesa da più di 2 ore.
Cosa succede quando una conversazione viene escalata?
Quando una conversazione viene escalata:- Appare nella vista Escalation affinché i manager possano trovarla rapidamente
- Il manager o membro del team assegnato riceve una notifica
- Opzionalmente, può essere creata un’attività per tracciare la risoluzione
- L’escalation viene registrata affinché possa rivedere i pattern nel tempo
Blocco dei mittenti indesiderati
Mantenga la Sua casella di posta pulita bloccando specifici indirizzi email o pattern. I mittenti bloccati vengono filtrati silenziosamente - i loro messaggi non raggiungono mai la Sua casella di posta e non attivano risposte AI.Come bloccare un mittente
Apra le impostazioni email
Vada a Impostazioni → Email e scorra fino alla sezione Mittenti bloccati.
Aggiunga un pattern bloccato
Clicchi su Aggiungi e inserisca l’indirizzo email da bloccare - ad esempio,
[email protected].Cosa succede ai messaggi bloccati?
Le email bloccate vengono eliminate prima di entrare nella Sua casella di posta. Non verranno:- Visualizzate in alcun thread di conversazione
- Attivate risposte AI o automazioni
- Create notifiche per il Suo team
Barra laterale della conversazione
Quando apre una conversazione, la barra laterale sulla destra mostra tutto ciò che deve sapere sull’ospite e sul suo soggiorno - senza cambiare schermata.Dettagli della prenotazione
Ogni scheda prenotazione nella barra laterale visualizza le date della prenotazione, la proprietà, il numero di ospiti e il riepilogo finanziario. Sotto, vedrà:- Note della prenotazione - informazioni raccolte durante la prenotazione come dettagli del volo, orari di arrivo e richieste speciali. Se il Suo PMS o strumento di check-in raccoglie dati degli ospiti (come Charge Automation), quei dettagli appaiono qui automaticamente.
- Campi personalizzati - qualsiasi campo personalizzato a livello di prenotazione sincronizzato dal Suo PMS, come informazioni sugli animali domestici, preferenze di riscaldamento della piscina o dettagli dei veicoli. I campi booleani vengono visualizzati come “Sì” o “No” per una facile lettura.
Risposta rapida
Può inviare un messaggio direttamente dalla barra laterale della conversazione senza tornare al thread principale. Un campo di inserimento messaggio appare nella parte inferiore della barra laterale - digiti la Sua risposta e prema Invio per inviare. Usi Shift + Invio per aggiungere una nuova riga.Lavorare con le conversazioni
Assegnazione delle conversazioni
Assegni le conversazioni a specifici membri del team affinché tutti sappiano chi è responsabile. Clicchi sul campo assegnatario in qualsiasi conversazione per assegnarla o riassegnarla.Lettura completa delle email
Quando visualizza una conversazione email, passi il mouse su qualsiasi messaggio email e clicchi il pulsante espandi per aprirlo in una vista a schermo intero. La vista espansa mostra le intestazioni email complete - oggetto, da, a, cc e data - insieme al corpo completo del messaggio. Può Rispondere, Rispondere a tutti o Inoltrare direttamente dalla vista espansa senza tornare al thread della conversazione.Ridimensionamento dell’anteprima email
I messaggi email in un thread di conversazione mostrano un’anteprima del corpo del messaggio. Se l’altezza predefinita dell’anteprima è troppo corta o troppo alta per le Sue preferenze, può ridimensionarla:- Passi il mouse sul bordo superiore o inferiore di qualsiasi scheda email - vedrà apparire un cursore di trascinamento.
- Clicchi e trascini verso l’alto o verso il basso per regolare l’altezza dell’anteprima.
- Rilasci per impostare la nuova altezza.
Seguire successivamente
Non è pronto a rispondere? Clicchi su Da seguire per spostare la conversazione nella Sua vista Da seguire. Imposti un promemoria affinché torni nel Suo Da fare al momento giusto.Ricerca delle conversazioni passate
Utilizzi la barra di ricerca in cima alla casella di posta per trovare qualsiasi conversazione per nome dell’ospite, proprietà, riferimento della prenotazione o contenuto del messaggio. I filtri Le consentono di restringere i risultati per canale, intervallo di date, stato o assegnatario.Consigli per il successo con la casella di posta
Inizi con la modalità revisione
Lasci che l’AI prepari le bozze delle risposte, ma le approvi Lei per la prima settimana o due. Questo La aiuta a perfezionare le istruzioni dell’agente e a costruire fiducia nell’AI.
Utilizzi le regole di escalation
Configuri automazioni per individuare i problemi ad alta priorità tempestivamente - le richieste di rimborso, i reclami e i problemi di sicurezza non dovrebbero mai restare senza risposta.
Mantenga aggiornata la knowledge base
Migliori sono le istruzioni dell’agente e i dettagli della proprietà, più accurate saranno le risposte dell’AI. Aggiorni le procedure di check-in e le regole della casa ogni volta che cambiano.
Controlli le Escalation quotidianamente
Faccia diventare un’abitudine la revisione della vista Escalation almeno una volta al giorno. Queste sono le conversazioni che richiedono la Sua attenzione personale.