Documentation Index
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Conozca a su compañero de equipo IA
El agente de IA de Trellis es como tener un miembro del equipo experimentado que nunca duerme. Lee cada mensaje de huésped, entiende el contexto - qué propiedad, qué reservación, qué hora del día - y responde con respuestas precisas y útiles. Pero también conoce sus límites. Cuando algo está fuera de su alcance - una queja, una solicitud de reembolso, un problema de seguridad - escala a su equipo en lugar de adivinar.Qué puede hacer el agente de IA
Responder preguntas de huéspedes
Instrucciones de check-in, contraseñas de Wi-Fi, información de estacionamiento, reglas de la casa, recomendaciones locales - la IA maneja preguntas rutinarias al instante, en el idioma del huésped.
Redactar respuestas para su revisión
Para mensajes que necesitan un toque personal, la IA redacta una respuesta y espera a que usted la apruebe, edite o rechace.
Manejar múltiples idiomas
Los huéspedes escriben en su idioma; la IA responde en el mismo en los canales conectados compatibles.
Buscar disponibilidad
Los huéspedes preguntan “¿tiene algo disponible el próximo fin de semana?” y la IA revisa propiedades activas por fechas abiertas, capacidad de huéspedes y detalles de la propiedad. Los precios dependen de integraciones de precios o cotización compatibles.
Navegar sitios web externos
La IA puede iniciar sesión en Airbnb, Booking.com y otras plataformas para verificar listados, obtener informes o verificar información - usando sus cuentas conectadas guardadas.
Crear y actualizar tareas
Si un huésped reporta un problema de mantenimiento, la IA puede crear una tarea y asignarla a la persona correcta. También puede publicar comentarios directamente en los feeds de actividad de tareas - manteniendo a su equipo informado sin que usted mueva un dedo.
Construir plantillas de tareas
Describa la plantilla que necesita - “crear una lista de verificación de limpieza profunda de baño con requisitos de foto” - y la IA la construye por usted, completa con secciones, pasos y configuraciones de verificación de fotos.
Gestionar departamentos
Cree, renombre o elimine departamentos de tareas para adaptarse a sus operaciones. La IA también puede reasignar tareas de un departamento a otro - por ejemplo, mover una tarea de limpieza a mantenimiento cuando cambia el alcance.
Actualizar horarios de turnos
Registre cuándo los miembros del equipo ficharon entrada y salida de un turno. La IA calcula automáticamente las horas reales trabajadas cuando se proporcionan ambos horarios.
Escalar cuando sea necesario
Quejas, solicitudes de reembolso, preocupaciones de seguridad o cualquier cosa fuera de las instrucciones de la IA se escalan a su equipo inmediatamente.
Aprender y mejorar
La IA recuerda detalles importantes de interacciones pasadas y mejora con el tiempo a medida que usted refina sus instrucciones.
Cómo responde la IA a los huéspedes
Un huésped envía un mensaje
Un mensaje llega a su bandeja de entrada unificada a través de cualquier canal - Airbnb, Booking.com, WhatsApp, correo electrónico o SMS.
La IA reúne contexto
Examina:
- La reservación del huésped (fechas, propiedad, número de huéspedes, datos financieros y todos los campos personalizados sincronizados de su PMS)
- Los detalles de la propiedad (amenidades, reglas de la casa, procedimientos de check-in)
- Las instrucciones de su agente (tono, políticas, qué escalar)
- El historial de la conversación (qué se ha discutido antes)
- La base de conocimientos (documentos que ha agregado)
- Disponibilidad en propiedades activas (cuando un huésped pregunta por fechas disponibles)
La IA elabora una respuesta
Usando todo ese contexto, escribe una respuesta que es precisa, alineada con su marca y útil. Sin respuestas genéricas - cada respuesta está adaptada al huésped y propiedad específicos.
Búsquedas de reservaciones
Cuando el agente de IA busca reservaciones - para reportes, preguntas de huéspedes o consultas operacionales como “los checkouts de mañana” - automáticamente filtra solo reservaciones activas. Esto significa que los resultados incluyen estancias confirmadas, con check-in realizado y con checkout realizado, mientras que consultas, reservaciones canceladas y no-shows se excluyen por defecto. Esto evita que reservaciones no confirmadas o canceladas aparezcan en reportes operacionales y respuestas dirigidas a huéspedes, para que su equipo solo vea las reservas que importan.Si específicamente le pregunta a la IA sobre una reservación por su código de confirmación o referencia de reserva, busca en todos los estados - incluyendo cancelados y consultas - para que siempre pueda buscar cualquier reserva sin importar su estado.
Búsqueda de disponibilidad
Cuando un huésped pregunta sobre fechas disponibles - “¿tiene un lugar cerca de la playa para el próximo fin de semana?” - el agente de IA busca disponibilidad en propiedades activas para las fechas solicitadas. Devuelve opciones con detalles como ubicación, habitaciones, baños y capacidad de huéspedes. Para portafolios grandes, el agente evalúa las propiedades candidatas antes de aplicar el límite de respuesta. Si coinciden más propiedades de las que se pueden mostrar en una sola respuesta, el agente le dice al huésped cuántos resultados totales se encontraron para que pueda refinar su búsqueda.Campos personalizados
El agente de IA tiene acceso a todos los campos personalizados a nivel de reservación sincronizados desde su sistema de gestión de propiedades. Esto significa que el agente puede hacer referencia a cualquier dato personalizado - como códigos de acceso, solicitudes especiales o notas específicas de la reserva - al responder preguntas de huéspedes. No necesita configurar nada extra. Mientras su integración de PMS sincronice campos personalizados en Trellis, el agente de IA los incluye automáticamente en su contexto al responder a huéspedes.Para respuestas a huéspedes, los campos personalizados se tratan como contexto. Algunas actualizaciones internas de campos personalizados de reservación solo están disponibles cuando el PMS conectado y los mapeos de campos permiten escribirlos.
Lectura de archivos de Slack
Cuando su equipo comparte archivos en un canal de Slack conectado - documentos, hojas de cálculo o imágenes - el agente de IA puede leerlos y comprenderlos. En lugar de solo ver un nombre de archivo, el agente descarga el archivo, lee su contenido y usa esa información para responder preguntas o tomar acción.- Archivos de texto - el agente lee el contenido completo de archivos basados en texto (documentos, CSVs, logs) y puede hacer referencia a detalles específicos en sus respuestas.
- Imágenes - el agente describe lo que ve en las imágenes subidas, lo cual es útil para fotos de mantenimiento, documentos de identidad de huéspedes o capturas de pantalla de propiedades.
La lectura de archivos de Slack solo funciona con canales conectados a su espacio de trabajo de Trellis. La IA procesa archivos de texto e de imagen - otros tipos de archivo como videos o ejecutables no son soportados.
Configuración de su agente de IA
Escritura de excelentes instrucciones para el agente
Las instrucciones de su agente le dicen a la IA cómo representar su negocio. Cuanto mejores sean sus instrucciones, mejor será el rendimiento de la IA. Incluya en sus instrucciones:Voz y tono de marca
Voz y tono de marca
¿Es casual y amigable? ¿Profesional y formal? ¿Cálido pero conciso? Dele a la IA un sentido claro de cómo se comunica con los huéspedes. Incluya frases de ejemplo si le ayuda.
Procedimientos de check-in y checkout
Procedimientos de check-in y checkout
Instrucciones paso a paso para llegar a la propiedad - códigos de puerta, cajas de llaves, estacionamiento, acceso al edificio y cualquier peculiaridad que el huésped deba saber.
Reglas de la casa y políticas
Reglas de la casa y políticas
Horarios de silencio, política de fumar, política de mascotas, ocupación máxima, horarios de piscina, horario de recolección de basura y cualquier otra cosa que los huéspedes necesiten seguir.
Preguntas frecuentes comunes
Preguntas frecuentes comunes
Las preguntas que le hacen con más frecuencia: contraseña de Wi-Fi, instrucciones de estacionamiento, tienda de comestibles más cercana, política de checkout tardío, cómo usar el jacuzzi.
Reglas de escalación
Reglas de escalación
Sea específico sobre lo que la IA NO debería manejar: solicitudes de reembolso, reclamos por daños, quejas por ruido, problemas de seguridad o cualquier cosa que necesite aprobación del gerente. La IA las escalará a su equipo.
Configuración del piloto automático
Usted controla cuánta autonomía tiene la IA para cada tipo de contacto:| Tipo de contacto | Configuración inicial recomendada |
|---|---|
| Huéspedes | Comience con modo de revisión. Cambie a piloto automático una vez que confíe en las respuestas de la IA. |
| Propietarios | Mantenga en modo de revisión. Las comunicaciones con propietarios a menudo necesitan un toque personal. |
| Proveedores | Modo de revisión para la mayoría de los equipos. Piloto automático si las interacciones con proveedores son rutinarias. |
Base de conocimientos
La base de conocimientos le da a su agente de IA acceso a documentos e información más allá de lo que está en las instrucciones de su agente. Qué agregar a la base de conocimientos:- Guías específicas de propiedad (procedimientos detallados de check-in por propiedad)
- Guías del área local y recomendaciones
- Información estacional (fechas de apertura de piscina, detalles de pases de esquí)
- Procedimientos de limpieza y mantenimiento que sigue su equipo
- Procedimientos operativos estándar para situaciones comunes
Crear o subir documentos
Escriba documentos directamente en Trellis o suba guías existentes. Organícelos en carpetas por propiedad, tema o equipo.
Memorias del agente
Con el tiempo, su agente de IA aprende de las interacciones y construye una memoria de detalles importantes. Las memorias ayudan a la IA a dar respuestas más consistentes y personalizadas.- Memorias manuales
- Memorias aprendidas
Agregue memorias usted mismo para enseñarle a la IA cosas específicas que siempre debe recordar. Por ejemplo: “La familia Johnson son huéspedes recurrentes que siempre solicitan check-in temprano” o “La unidad 4B tiene un termostato complicado - los huéspedes necesitan presionar y mantener por 3 segundos.”
Múltiples agentes
Para operaciones más grandes, puede crear múltiples agentes de IA - cada uno con diferentes instrucciones, permisos y áreas de enfoque. Configuraciones comunes:| Agente | Propósito |
|---|---|
| Comunicación con huéspedes | Maneja todos los mensajes entrantes de huéspedes con un tono amigable y servicial. Conoce los procedimientos de check-in, reglas de la casa y recomendaciones locales. |
| Actualizaciones a propietarios | Se comunica con los propietarios en un tono profesional y orientado a negocios. Proporciona datos de rendimiento y actualizaciones de mantenimiento. |
| Operaciones internas | Ayuda a su equipo con preguntas operacionales - buscar detalles de reservaciones, encontrar información de propiedades o generar reportes. |
Cada agente puede tener diferentes permisos de herramientas. Su agente de cara al huésped podría solo poder leer detalles de propiedades, mientras que su agente de operaciones internas puede crear tareas, publicar comentarios y actualizar registros.
Bot de Google Meet
Su agente de IA puede unirse a llamadas de Google Meet y responder preguntas en vivo - usando la misma base de conocimientos, herramientas e instrucciones que su agente basado en texto.Cómo funciona
El bot se une a una llamada de Google Meet como un participante y escucha su palabra de activación. Cuando alguien dice la palabra de activación, el bot procesa lo que se dijo y responde con habla natural.- Palabra de activación - el bot se activa cuando alguien dice el primer nombre de su agente (por ejemplo, si su agente se llama “Lucy - Property Manager”, la palabra de activación es “Lucy”). También puede decir “Trellis” como alternativa.
- Acceso completo a herramientas - el bot puede buscar reservaciones, verificar detalles de propiedades, buscar tareas, navegar su base de conocimientos y más - igual que el agente basado en texto.
- Consciente de la reunión - el bot entiende que múltiples personas pueden estar hablando y responde a quien se dirigió a él.
- Memoria de conversación - todo lo discutido durante la llamada se guarda en el historial de sesión del agente para que pueda revisarlo después.
Configuración del bot de Google Meet
Ir a las integraciones de su agente
Navegue a Base de conocimientos > Agentes, seleccione el agente que desea usar y abra la pestaña de Integraciones.
Conectar Google Meet
Encuentre la sección de Google Meet y habilítela. El bot usará automáticamente el nombre e instrucciones de su agente.
Elegir una voz
Seleccione una voz para el bot de las voces disponibles. Cada voz tiene un tono y estilo distintos - pruebe algunas para encontrar la que mejor se adapte a su marca.
| Voz | Descripción |
|---|---|
| Aoede | Cálida y clara - ideal para un tono amigable y accesible (predeterminada) |
| Charon | Calmada y medida - adecuada para llamadas profesionales y enfocadas en negocios |
| Fenrir | Segura y directa - funciona bien para briefings operacionales |
| Kore | Suave y reconfortante - ideal para conversaciones con huéspedes |
| Leda | Brillante y expresiva - buena para interacciones enérgicas y positivas |
| Orus | Profunda y estable - adecuada para reuniones formales con propietarios o proveedores |
| Puck | Conversacional y natural - versátil para todo uso |
| Zephyr | Ligera y suave - funciona para reuniones casuales del equipo |
Invitar al bot a una llamada
Cuando inicie una llamada de Google Meet, use Trellis para agregar al bot como participante. Se une a la llamada y espera su palabra de activación.
Identidad del bot en llamadas
Cuando el bot se une a una reunión, su mosaico de video muestra el nombre del agente y el estado actual para que los participantes siempre sepan quién es y qué está haciendo:- Conectando - el bot se está uniendo a la llamada
- Escuchando - el bot está esperando su palabra de activación
- Hablando - el bot está respondiendo a una pregunta
- Error - algo salió mal (verifique la configuración de su agente)
La barra lateral de chat con IA
Más allá de manejar mensajes de huéspedes, puede chatear directamente con el agente de IA desde cualquier lugar en Trellis. Use la barra lateral de IA para:- Hacer preguntas sobre sus propiedades, reservaciones o huéspedes
- Obtener resúmenes rápidos de conversaciones o tareas
- Crear tareas, agregar comentarios a feeds de actividad de tareas o actualizar registros simplemente preguntando
- Gestionar departamentos - crear nuevos, renombrar los existentes o eliminar los que ya no necesite
- Construir o editar plantillas de tareas describiendo lo que necesita
- Redactar mensajes para revisión manual
- Obtener insights y recomendaciones operacionales
Cambio de modo de respuesta durante la conversación
Puede cambiar el modo de respuesta de la IA en cualquier punto durante una conversación, incluso después de que se hayan enviado mensajes. Abra el selector de modo en el área de entrada del chat y elija otro modo. Aparece una confirmación para que sepa que el cambio fue aplicado. Cada mensaje del asistente muestra una pequeña insignia de modo junto a los botones de retroalimentación, para que siempre pueda saber qué modo de respuesta se usó.Detalles de actividad
Mientras la IA trabaja en su solicitud, la barra lateral de chat muestra su actividad en tiempo real. Puede ver los pasos operativos que está tomando, como buscar una reservación, consultar su base de conocimientos o verificar disponibilidad de propiedades. Las acciones aparecen en orden cronológico, para que pueda ver qué hizo la IA y en qué secuencia. Haga clic en cualquier acción para expandir los detalles de soporte.Gestión de pestañas de chat
Las pestañas de chat muestran tanto un botón de Archivar como un botón de cerrar cuando la conversación tiene mensajes. Use Archivar para guardar la conversación para revisión posterior, o cerrar para descartar la pestaña sin archivar.Reuniones por voz
Su agente de IA puede unirse a videollamadas y participar usando voz en tiempo real - como tener un miembro del equipo en la llamada. Cuando invita al agente de IA a una reunión, se une a la videollamada y escucha la conversación en tiempo real. Puede responder naturalmente con habla, responder preguntas y proporcionar información - todo usando los mismos conocimientos de propiedades, contexto de reservaciones e instrucciones del agente que usa para conversaciones de texto.Respuestas de voz en tiempo real
La IA escucha y responde con habla natural durante la reunión - sin necesidad de intercambio de texto.
Mismo conocimiento, diferente canal
El agente de reuniones usa las instrucciones de su agente, base de conocimientos y detalles de propiedades, proporcionando las mismas respuestas precisas que daría en una conversación de texto.
Consejos para obtener los mejores resultados
Sea específico en sus instrucciones
Instrucciones vagas llevan a respuestas vagas. En lugar de “sea servicial”, escriba “siempre incluya la dirección de la propiedad y el código de puerta en las respuestas de check-in.”
Actualice las instrucciones regularmente
A medida que su negocio evoluciona - nuevas propiedades, políticas cambiadas, actualizaciones estacionales - actualice las instrucciones de su agente para que coincidan.
Revise las respuestas de IA semanalmente
Incluso con el piloto automático activado, revise una muestra de respuestas de IA cada semana. Busque patrones donde la IA podría mejorar y actualice sus instrucciones en consecuencia.
Use la base de conocimientos para detalles
Mantenga las instrucciones del agente de alto nivel (tono, políticas, reglas de escalación) y ponga las guías detalladas de propiedades en la base de conocimientos. Esto mantiene las cosas organizadas y fáciles de actualizar.