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Documentation Index

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Mantenga sus operaciones funcionando sin problemas

Cada alquiler vacacional necesita limpieza entre huéspedes, mantenimiento regular e inspecciones ocasionales. Trellis le ayuda a programar todo esto, asignar el trabajo a las personas correctas y hacer seguimiento de la finalización - para que nada se pase por alto.

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Tipos de tareas

Trellis organiza su trabajo en departamentos, facilitando ver qué necesita hacerse y quién es responsable. Cada espacio de trabajo comienza con cuatro departamentos predeterminados:

Limpieza

Rotaciones entre huéspedes, limpiezas profundas y limpieza rutinaria. El tipo de tarea más común para la mayoría de los administradores de propiedades.

Mantenimiento

Reparaciones, reemplazos y trabajos de arreglo. Desde un grifo que gotea hasta un aire acondicionado roto.

Inspección

Controles de calidad antes y después de las estancias, auditorías periódicas de propiedades y revisiones de cumplimiento.

Recepción

Seguimiento con huéspedes, comunicación con propietarios, coordinación remota y trabajo operativo administrativo.
Puede crear departamentos adicionales para adaptarse a sus operaciones - por ejemplo, “Jardinería”, “Servicios al huésped” o “Cuidado de piscinas”. Pida al agente de IA que cree, renombre o elimine departamentos, o gestiónelos desde la configuración de su espacio de trabajo. El agente de IA también puede reasignar tareas de un departamento a otro cuando cambia el alcance del trabajo.
Los departamentos personalizados aparecen junto a los predeterminados en filtros, plantillas y formularios de tareas - para que todo su equipo vea la misma estructura en todas partes.

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Ciclo de vida de la tarea

Cada tarea sigue un flujo de trabajo claro para que siempre sepa dónde están las cosas:
1

Abierta

Se ha creado una nueva tarea - ya sea manualmente, por la IA o por una automatización. Aún no ha sido programada ni asignada.
2

Programada

La tarea tiene una fecha y un miembro del equipo o proveedor asignado. Está en el calendario y lista para ejecutarse.
3

En progreso

Su miembro del equipo ha comenzado a trabajar en la tarea. Puede actualizar el progreso, completar elementos de la lista de verificación y subir fotos.
4

Completada

El trabajo está terminado. Si se requiere aprobación, pasa a un paso de revisión antes de marcarse como completa.
Para tareas que requieren aprobación del gerente (como reparaciones costosas), Trellis agrega un paso de revisión. El miembro del equipo asignado envía su trabajo, y un gerente aprueba o solicita cambios antes de que se finalice.

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Agrupación inteligente de visitas

Cuando un miembro del equipo tiene múltiples tareas en la misma propiedad el mismo día, Trellis las agrupa automáticamente en una visita - un solo viaje a la propiedad. Esto significa:
  • Su personal de limpieza ve “Visita: Villa Oceanview - 3 tareas” en lugar de tres entradas separadas
  • Se minimizan los tiempos de traslado y la logística
  • Obtiene una imagen clara de cuánto trabajo requiere cada propiedad
Las visitas se crean automáticamente. Cuando programa dos tareas en la misma propiedad el mismo día para la misma persona, Trellis las agrupa en una visita por usted.

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Mis visitas en el móvil

La página Mis visitas en la aplicación móvil ofrece a los trabajadores de campo una vista dedicada de todas sus visitas - pasadas y futuras - en un solo lugar. Acceda desde el menú Más. Las visitas se organizan en dos pestañas:
  • Próximas - visitas programadas para hoy y en adelante, agrupadas por fecha. Cada tarjeta muestra el nombre de la propiedad, la dirección y el progreso de tareas (por ejemplo, “2 de 4 tareas completadas”)
  • Pasadas - visitas completadas previamente, también agrupadas por fecha, para que pueda revisar su historial de trabajo
Sus próximas visitas también aparecen en la pantalla de Horarios, directamente debajo de sus turnos. Esto significa que puede ver lo que viene sin salir del horario - sin toques adicionales para verificar su lista de visitas.
Use la página Mis visitas para planificar su día de un vistazo. El indicador de progreso de tareas en cada tarjeta de visita le dice exactamente cuánto trabajo queda en cada propiedad.

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Crear una tarea en el móvil

Cuando su equipo de campo crea una tarea desde la aplicación móvil, puede seleccionar una plantilla activa antes de completar el resto del formulario. Al seleccionar una plantilla, Trellis rellena el título, la descripción, el departamento y la prioridad, y guarda el ID de la plantilla para que la tarea herede la lista de verificación, los suministros y el mapeo operativo de esa plantilla. El formulario móvil mantiene el flujo en sitio enfocado en los campos principales: título, descripción, propiedad, departamento, fecha, prioridad, plantilla y asignados. La hora, el contacto, la tarea padre, la fecha de espera y otros campos avanzados se pueden ajustar después desde la vista completa de detalle de la tarea.
Use este flujo para inspecciones, seguimientos de mantenimiento y trabajos que nacen cuando el equipo ya está en la propiedad. Por ejemplo, elija una plantilla de inspección mensual, confirme la propiedad y la fecha, asigne al trabajador y guarde la tarea completa desde el teléfono.

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Asignación de trabajo

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A miembros del equipo

Asigne tareas a cualquier persona en su espacio de trabajo. Los miembros del equipo ven sus tareas asignadas en su vista personal de tareas, facilitando la planificación de su día.

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A proveedores y contratistas

¿Trabaja con equipos de limpieza externos o empresas de mantenimiento? Agréguelos como organizaciones de proveedores en Trellis y asigne tareas directamente a ellos. Pueden actualizar el estado de la tarea y subir fotos de finalización.

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Gestión de asignados en el móvil

Los administradores pueden gestionar los asignados de tareas directamente desde la aplicación móvil. Abra cualquier tarea para ver sus asignados actuales - cada uno mostrado con su avatar y, para proveedores, el nombre de la organización proveedora. Desde ahí puede:
  • Agregar asignados - toque para asignar miembros del equipo o proveedores adicionales a la tarea
  • Eliminar asignados - elimine a alguien que ya no es necesario en el trabajo
  • Reprogramar - cambie la fecha de la tarea usando el selector de fecha integrado sin salir de la aplicación móvil

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Listas de verificación

Adjunte listas de verificación a sus tareas para asegurarse de que nada se pase por alto. Las listas de verificación son especialmente valiosas para rotaciones de limpieza e inspecciones.
1

Crear una lista de verificación

Agregue elementos de lista de verificación a cualquier tarea - o cree plantillas reutilizables para tipos de tareas comunes como “Rotación estándar” o “Limpieza profunda”.
2

Los trabajadores completan elementos en sitio

Mientras su equipo trabaja en la tarea, marcan cada elemento. También pueden subir fotos como prueba de finalización.
3

Revisar finalización

Vea exactamente qué se hizo, cuándo y por quién. Las fotos adjuntas a los elementos de la lista de verificación le dan confirmación visual sin visitar la propiedad usted mismo.
Cree una plantilla de lista de verificación para cada tipo de tarea (limpieza de rotación, limpieza profunda, inspección pre-llegada) y reutilícela en todas sus propiedades. Esto asegura calidad consistente en todo su portafolio.

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Verificación de fotos con IA

Para pasos de la lista de verificación que requieren subir fotos, puede habilitar la verificación de fotos con IA. Cuando está habilitada, Trellis verifica automáticamente si la foto subida coincide con lo que el paso requiere - para que pueda detectar problemas sin revisar manualmente cada imagen. Cómo funciona:
  • Cuando un miembro del equipo sube una foto para un paso de la lista de verificación, la IA la compara con la descripción del paso y cualquier foto de referencia que haya proporcionado
  • Si la foto pasa, el elemento se marca como verificado
  • Si la foto no coincide - habitación incorrecta, tarea no completada, foto muy oscura - el elemento se marca con una razón para que su equipo pueda volver a tomarla
Agregue una foto de referencia a cada paso de la lista de verificación para darle a la IA un punto de referencia claro. Por ejemplo, adjunte una foto de una cama perfectamente hecha para que la IA pueda comparar la foto del trabajador con ella.
Cuando cualquier elemento de la lista de verificación falla la verificación de fotos con IA, la tarea se marca con un indicador de problema de foto. Esto facilita filtrar y revisar tareas que necesitan atención antes de la aprobación.

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Actividad y comentarios de tareas

Cada tarea tiene un feed de actividad donde su equipo puede dejar comentarios, compartir actualizaciones y rastrear lo que ha sucedido. Los comentarios mantienen toda la comunicación sobre una tarea en un solo lugar - no más mensajes dispersos o contexto perdido. Su agente de IA también puede publicar comentarios directamente en los feeds de actividad de tareas. Por ejemplo, si un huésped envía un mensaje de seguimiento sobre un problema de mantenimiento, la IA puede agregar ese contexto a la tarea relevante para que su equipo tenga la información más reciente sin revisar la bandeja de entrada.

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Traducción automática

Si su equipo habla diferentes idiomas, Trellis puede traducir automáticamente los títulos y descripciones de las tareas para que todos vean las tareas en el idioma que entienden. Cuando se crea o actualiza una tarea, Trellis detecta el idioma original y traduce el contenido para los miembros del equipo que usan un idioma diferente.

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Activar la traducción automática

La traducción automática es una configuración a nivel de espacio de trabajo que se activa desde la configuración de su espacio de trabajo:
1

Vaya a Configuración

Abra Configuración desde la barra de navegación lateral.
2

Encuentre la sección Utilidades

Desplácese hasta la sección Utilidades en la página de configuración.
3

Active la traducción automática de tareas

Active Traducción automática de tareas para habilitar la traducción automática para todas las tareas en su espacio de trabajo.
La traducción automática está desactivada por defecto. Una vez activada, se aplica a todas las tareas nuevas y actualizadas en su espacio de trabajo.

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Cómo funciona

  • Cuando se crea una tarea o se actualiza su título o descripción, Trellis traduce automáticamente el contenido a los idiomas que usa su equipo
  • Las traducciones aparecen junto al texto original para que no se pierda nada
  • El idioma original siempre se conserva - las traducciones se agregan, nunca se reemplazan
La traducción automática es especialmente útil para equipos con personal de limpieza multilingüe o proveedores en diferentes regiones. Su gerente puede crear una tarea en español, y su equipo local la ve en su idioma preferido.

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Seguimiento de suministros

Haga seguimiento de los suministros y materiales que su equipo utiliza para cada tarea. Ya sean productos de limpieza para una rotación o piezas de repuesto para un trabajo de mantenimiento, puede adjuntar artículos de suministro directamente a una tarea y dejar que Trellis actualice el inventario automáticamente.

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Agregar suministros a una tarea

Puede agregar suministros al crear una nueva tarea o en cualquier momento desde la vista de detalle de la tarea:
1

Abra la sección de suministros

Al crear o editar una tarea, busque la sección Suministros en el formulario de la tarea.
2

Busque y seleccione artículos

Use el selector de suministros con búsqueda para encontrar artículos de su inventario. Escriba para buscar por nombre - útil cuando su catálogo de suministros es grande.
3

Establezca cantidades

Especifique cuántos de cada artículo requiere la tarea. Esto le indica a su equipo exactamente qué llevar y ayuda a Trellis a rastrear el uso con precisión.

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Confirmación del uso de suministros

Cuando completa una tarea que tiene suministros adjuntos, Trellis muestra un diálogo de Confirmar uso de suministros. Esto le permite registrar cuántos de cada artículo usó realmente su equipo - que puede diferir de las cantidades planificadas originalmente. Para cada artículo de suministro, verá:
  • Planificado - la cantidad originalmente asignada a la tarea (solo lectura)
  • Usado - la cantidad que su equipo realmente usó (editable)
Si la cantidad usada es menor que la planificada, la diferencia se devuelve automáticamente al inventario. Los artículos donde el uso real difiere del plan se resaltan para que pueda revisarlos de un vistazo.
La cantidad usada se establece por defecto en la cantidad planificada. Si su equipo usó exactamente lo planificado, solo confirme - no se necesitan ediciones.

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Actualizaciones automáticas de inventario

Cuando una tarea se marca como Completada y se confirma el uso de suministros, Trellis deduce las cantidades confirmadas de su stock de inventario. No hay nada adicional que hacer - completar la tarea y confirmar el uso activa la actualización de stock. Esto significa:
  • Sus conteos de inventario se mantienen precisos sin ajustes manuales
  • Los suministros no utilizados se devuelven al stock automáticamente
  • Puede detectar artículos con bajo stock antes de que su equipo se quede sin ellos
  • El uso de suministros está vinculado a tareas específicas, proporcionando un registro de auditoría claro
Solo los artículos de suministro vinculados a un almacén se decrementan. Si agrega un artículo de suministro como referencia general (sin almacén), no afectará los niveles de stock.
Adjunte los suministros de uso común a sus plantillas de tareas para que cada nueva tarea de ese tipo venga precargada con los artículos y cantidades correctos.

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Transferencias de almacén

Si almacena suministros en múltiples ubicaciones, puede transferir inventario entre almacenes sin salir de Trellis. Esto es útil cuando un almacén se está quedando sin stock y otro tiene excedente.
1

Abra la pestaña Transferencias

Navegue a Tareas > Suministros y seleccione la pestaña Transferencias para ver todas las transferencias de almacén.
2

Cree una nueva transferencia

Haga clic en Nueva transferencia. Seleccione el almacén de origen (de donde salen los artículos) y el almacén de destino (a donde van los artículos).
3

Agregue artículos y cantidades

Agregue uno o más artículos de suministro a la transferencia y especifique la cantidad de cada uno. Puede agregar múltiples artículos a una sola transferencia.
4

Agregue notas (opcional)

Incluya notas sobre la transferencia - por ejemplo, el motivo del traslado o instrucciones especiales de manejo.
5

Envíe la transferencia

Haga clic en Crear transferencia para enviar. La transferencia comienza en estado Pendiente.

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Estados de transferencia

Cada transferencia pasa por un ciclo de vida claro:
EstadoSignificado
PendienteLa transferencia ha sido creada pero los artículos aún no se han movido
En tránsitoLos artículos están siendo trasladados entre almacenes
CompletadaLos artículos han llegado al almacén de destino y el inventario se ha actualizado
CanceladaLa transferencia fue cancelada antes de completarse
Desde la vista de detalle de la transferencia, puede completar o cancelar una transferencia pendiente. Una vez que se completa una transferencia, los conteos de inventario en ambos almacenes se actualizan automáticamente.
Cada transferencia se asigna un número único (por ejemplo, WT-001) para que pueda referenciarlo fácilmente en sus registros.

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Creación de tareas

Hay varias formas de crear tareas en Trellis:
Haga clic en Nueva tarea desde la página de Tareas o desde cualquier vista de detalle de propiedad. Complete los detalles, asígnela y establezca una fecha de vencimiento.
Configure automatizaciones que creen tareas basadas en eventos - por ejemplo, crear automáticamente una tarea de limpieza cuando un huésped hace checkout, o una tarea de mantenimiento cuando un huésped reporta un problema.
Cuando un huésped reporta un problema en un mensaje, el agente de IA puede crear una tarea de mantenimiento automáticamente y asignarla al miembro del equipo correcto. La IA también puede publicar comentarios directamente en el feed de actividad de una tarea - por ejemplo, agregando contexto de una conversación con un huésped o anotando una actualización de estado.
Si usa una plataforma de operaciones de campo como Breezeway, las tareas se sincronizan bidireccionalmente. Cree una tarea en cualquier sistema y aparece en ambos.

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Plantillas de tareas

Ahorre tiempo creando plantillas para sus tareas más comunes. Una plantilla pre-llena el título, descripción, departamento, duración estimada, lista de verificación y asignado predeterminado - para que crear una nueva tarea tome solo unos clics. Plantillas populares:
PlantillaDepartamentoUso típico
Rotación estándarLimpiezaLimpieza de checkout con lista de verificación estándar
Limpieza profundaLimpiezaLimpieza profunda trimestral o estacional
Verificación pre-llegadaInspecciónRecorrido rápido antes de que llegue el huésped
Cambio de filtro HVACMantenimientoMantenimiento estacional programado
Inspección post-estanciaInspecciónRevisión detallada después del checkout

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Filtrado de su lista de tareas

Use los filtros en la parte superior de la lista de tareas para reducir lo que ve. Puede filtrar por propiedad, estado, departamento, rango de fechas y asignado.

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Filtro de asignado

El filtro de asignado agrupa a las personas en dos secciones - Miembros y Proveedores - para que pueda encontrar rápidamente a quien busca:
  • Miembros - personas en su equipo del espacio de trabajo
  • Proveedores - empresas y contratistas externos con los que trabaja
Esto facilita ver, por ejemplo, todas las tareas asignadas a un proveedor de limpieza específico o todas las tareas que su equipo interno maneja esta semana.
Combine filtros para obtener exactamente la vista que necesita. Por ejemplo, filtre por un proveedor específico y el departamento de “Limpieza” para revisar todas sus próximas rotaciones.

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Filtrado en el móvil

La aplicación móvil de Trellis ofrece a su equipo el mismo potente filtrado disponible en el escritorio:
  • Pestañas de estado - cambie entre tareas Abiertas, Pendientes, Programadas y Completadas con un solo toque
  • Búsqueda - encuentre tareas por nombre desde la barra de búsqueda en la parte superior de la lista
  • Chips de filtro de fecha - reduzca resultados a una fecha o rango específico usando chips de selección rápida, con un selector de fecha nativo para rangos personalizados
Las tarjetas de tareas en el móvil muestran un diseño compacto en fila con el indicador de prioridad, nombre de propiedad, ícono de departamento, avatares de asignados, fecha y distintivo de estado - dando a su equipo de campo todo el contexto que necesitan de un vistazo.

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Vista de calendario

Cambie a la vista de calendario para ver todas sus tareas organizadas por fecha. Esto es especialmente útil para:
  • Planificar la semana de su equipo
  • Detectar conflictos de programación
  • Asegurarse de que cada checkout tenga una tarea de limpieza asignada
  • Equilibrar la carga de trabajo entre su equipo

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Seguimiento de tiempo

Cuando su equipo comienza a trabajar en una tarea desde la aplicación móvil, puede iniciar una sesión de seguimiento para registrar cuánto tiempo toma el trabajo. Un banner persistente aparece en la parte superior de la pantalla mostrando el tiempo transcurrido, y permanece visible mientras navegan entre pantallas - para que siempre sepan en qué están registrados. El seguimiento de tiempo le ayuda a:
  • Entender cuánto tiempo realmente toma cada tipo de tarea
  • Comparar duraciones estimadas versus reales
  • Identificar tareas o propiedades que constantemente tardan más de lo esperado

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Manteniendo su PMS sincronizado

Si usa una plataforma de operaciones de campo como Breezeway, sus tareas se mantienen sincronizadas automáticamente:
  • Las tareas creadas en Trellis aparecen en su plataforma de operaciones
  • Las tareas actualizadas en su plataforma de operaciones se reflejan en Trellis
  • Los cambios de estado, asignaciones y finalizaciones se sincronizan en ambas direcciones
No necesita actualizar tareas en dos lugares. Haga cambios donde sea más conveniente - Trellis mantiene todo sincronizado.

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Consejos para una gestión de tareas efectiva

Automatice las tareas de rotación

Configure una automatización para crear una tarea de limpieza cada vez que un huésped haga checkout. Nunca más pierda una rotación.

Use plantillas de listas de verificación

Listas de verificación consistentes significan calidad consistente. Cree plantillas para cada tipo de tarea y aplíquelas en todas partes.

Revise el calendario semanalmente

Dedique unos minutos cada semana a mirar la vista de calendario. Detecte brechas de programación, días sobrecargados y tareas sin asignar antes de que se conviertan en problemas.

Habilite la subida de fotos

Requiera que su equipo suba fotos para elementos clave de la lista de verificación. La prueba visual ahorra tiempo en controles de calidad y resuelve disputas más rápido.

Rastree el uso de suministros

Adjunte artículos de suministro a sus tareas para que los niveles de inventario se actualicen automáticamente cuando el trabajo se complete. No más conteos manuales de stock ni escasez sorpresiva.