Tareas

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En qué le ayuda

Las tareas mantienen el trabajo operativo avanzando desde la solicitud hasta su finalización. Úselas para limpieza, mantenimiento, inspecciones, trabajo de suministros, solicitudes de propietarios, problemas de huéspedes y cualquier cosa que su equipo necesite rastrear.

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Antes de empezar

• Agregue sus propiedades y miembros del equipo.
• Configure departamentos o proveedores si su equipo enruta el trabajo por grupo. Los departamentos comunes incluyen Limpieza, Mantenimiento, Inspección y Recepción.
• Cree plantillas de tareas para el trabajo recurrente, como rotaciones, inspecciones y reparaciones.
• Conecte el inventario si quiere que las tareas actualicen el uso de suministros.

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Crear una tarea

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Etapas de la tarea

La mayoría de las tareas siguen el mismo recorrido sencillo:

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Plantillas de tareas

Una plantilla de tarea es un modelo guardado para el trabajo que repite en varias propiedades, como una limpieza de rotación, una verificación pre-llegada o un cambio de filtro estacional. Cuando crea una tarea a partir de una plantilla, Trellis rellena previamente el título, la descripción, el departamento, la prioridad, la duración estimada, el número de personas requeridas, la lista de verificación, los suministros predeterminados y los costos predeterminados, de modo que una nueva tarea toma unos pocos clics en lugar de unos minutos. Las plantillas son reutilizables en todos los lugares donde se crean tareas: la creación manual de tareas, la aplicación móvil, las automatizaciones y los workflows pueden partir todos de la misma plantilla. Plantillas comunes que configuran los equipos:

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Dónde encontrar las plantillas

En la navegación de la izquierda, abra Tareas y luego elija Plantillas dentro del grupo Operaciones. Esto abre la pantalla de Plantillas de tareas, donde puede buscar plantillas, filtrar por departamento y crearlas, editarlas, duplicarlas o eliminarlas.

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Crear una plantilla

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Aplicar, cambiar o quitar una plantilla en una tarea existente

No tiene que elegir una plantilla cuando se crea la tarea. Abra cualquier tarea, busque el selector de Plantilla en el panel de Detalles y aplíquela, cámbiela o quítela en cualquier momento.

• Aplique una plantilla a una tarea que no tenía ninguna. Trellis genera la lista de verificación de la plantilla y completa sus suministros y costos predeterminados.
• Cambie a una plantilla diferente si eligió la equivocada o el trabajo cambió. La lista de verificación actual se borra y se reconstruye a partir de la nueva plantilla.
• Quite la plantilla (la X del selector) para eliminarla. La lista de verificación se borra y la tarea queda sin lista de verificación de plantilla.
• Volver a seleccionar la misma plantilla no hace nada, por lo que puede abrir el selector sin riesgo de borrar el trabajo.

Cambiar de plantilla no sobrescribe el título, la prioridad ni el departamento de la tarea. Si la nueva plantilla tiene una descripción diferente, Trellis pregunta antes de reemplazar la descripción de la tarea.

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Plantillas de integraciones conectadas

Si conecta una integración como Breezeway, el selector de plantillas las agrupa según su procedencia para que pueda distinguirlas:

• De Breezeway (u otro proveedor conectado) - plantillas importadas desde esa cuenta. Elegir una mantiene alineadas la lista de verificación y los requisitos para que se trasladen cuando la tarea se sincroniza de vuelta a ese sistema.
• De Trellis - plantillas que creó en Trellis. Estas funcionan para tareas gestionadas por completo en Trellis, pero sus listas de verificación no aparecen del lado del proveedor conectado.
• También pueden aparecer los encabezados Plantillas de PMS y Plantillas personalizadas, según sus conexiones.

Solo las plantillas activas aparecen en el selector.

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Listas de verificación

Una lista de verificación divide una tarea en pasos claros para que la persona que hace el trabajo sepa exactamente qué hacer y cómo se ve “hecho”. Puede agregar una lista de verificación a una sola tarea o incorporarla a una plantilla para que cada tarea de ese tipo empiece con los mismos pasos. Cada elemento de la lista de verificación puede incluir:

• Un título y una descripción opcional con instrucciones
• Un tipo de paso que controla cómo responde el trabajador. Los tipos comunes son una marca simple de finalizado, sí/no, un número o recuento, una calificación, una respuesta de texto corto y un paso de foto.
• Una foto de referencia que muestra cómo debería verse un paso terminado
• Fotos requeridas (por ejemplo, antes, después, una foto de problema o una foto general) que el trabajador debe capturar
• Verificación de fotos con IA, que señala las fotos que se ven incorrectas, faltantes, demasiado oscuras o difíciles de verificar para que un gerente pueda revisarlas antes de que se cierre la tarea

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Secciones de la lista de verificación

Los elementos de la lista de verificación se agrupan en secciones para que el equipo pueda recorrerlos en un orden lógico. Hay dos tipos de sección:

• Las secciones por tipo de habitación están vinculadas a una clase de habitación, como Dormitorio, Baño, Cocina o Sala de estar. Estas se adaptan a cada propiedad (consulte Expansión por habitación más abajo).
• Las secciones personalizadas son agrupaciones de formato libre como Amenidades, Exterior o Recorrido final. Estas siempre aparecen tal como están escritas.

Dentro de una sección, un elemento también se puede vincular a un elemento (como una parrilla o un jacuzzi) para que solo aparezca en las propiedades que tienen ese elemento. Cuando un trabajador abre la tarea, la lista de verificación se agrupa por sección para que pueda recorrerla habitación por habitación.

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Cómo se adaptan las plantillas a cada propiedad

Esto es lo que hace que una sola plantilla funcione para todo un portafolio. En lugar de construir una plantilla separada por propiedad, construye una plantilla y Trellis adapta su lista de verificación a cada propiedad usando las habitaciones y los elementos de esa propiedad (configurados en la página de detalle de la propiedad).

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Expansión por habitación

Cuando un elemento de la lista de verificación está en una sección por tipo de habitación (como Dormitorio o Baño), Trellis crea una copia de ese paso por cada habitación correspondiente en la propiedad. Así, una sola plantilla de “Limpieza profunda” con una sección de Dormitorio funciona en todas partes:

• Un estudio no recibe pasos de dormitorio
• Un condominio de 2 dormitorios recibe “Dormitorio 1” y “Dormitorio 2”
• Una villa de 5 dormitorios recibe de “Dormitorio 1” a “Dormitorio 5”

De dónde proviene el recuento de habitaciones:

• Si la propiedad tiene habitaciones detalladas configuradas en su pestaña Habitaciones (a menudo importadas de un sistema conectado), Trellis usa esas habitaciones, incluidos sus nombres y fotos.
• Si no tiene habitaciones detalladas, Trellis recurre a los recuentos de habitaciones de la propiedad (dormitorios, baños y similares) del registro de la propiedad.

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Pasos según los elementos

Un elemento de la lista de verificación se puede vincular a un elemento específico de la propiedad, como una parrilla, un jacuzzi, una piscina o una lavadora. Cuando se crea una tarea, Trellis comprueba la propiedad:

• El elemento está presente y activo - el paso aparece en la tarea.
• El elemento falta o está marcado como inactivo - el paso se omite.

Usted mantiene una sola plantilla, y cada propiedad recibe automáticamente solo los pasos que le corresponden.

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Configure primero las habitaciones y los elementos

La expansión por habitación y los pasos según los elementos solo funcionan si las habitaciones y los elementos de cada propiedad están configurados. Esto se hace en la propiedad, no en la plantilla: Consulte Habitaciones y elementos para ver los pasos de configuración completos.

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Ajustes de plantilla por propiedad

Incluso con la adaptación automática de habitaciones y elementos, algunas propiedades necesitan valores predeterminados distintos de otras. La sección Plantillas de cada propiedad le permite personalizar una plantilla compartida solo para esa propiedad, sin crear una plantilla separada. Para personalizar una plantilla en una propiedad: Lo que puede personalizar por propiedad:

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Programar y asignar el trabajo

• La vista de lista es ideal para revisar el trabajo por estado, asignado, propiedad, prioridad o fecha de vencimiento.
• La vista de calendario es ideal para los horarios diarios, la planificación de visitas y mover el trabajo entre días.
• Las visitas móviles ayudan a los equipos de campo a ver el trabajo agrupado por propiedad y fecha.
• El trabajo sin asignar debe revisarse con frecuencia para que nada quede sin responsable.

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Visitas

Cuando la misma persona tiene más de una tarea en la misma propiedad el mismo día, Trellis puede agrupar esas tareas en una visita. Esto le da al trabajador de campo un solo viaje que seguir en lugar de varias tarjetas separadas. En el móvil, los trabajadores de campo pueden abrir Mis visitas para ver las visitas próximas y pasadas, el progreso de las tareas, los detalles de la propiedad y el trabajo asignado. Si una visita necesita moverse, use Reprogramar en la visita para que todas las tareas de esa visita se muevan juntas.

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Planificación con el calendario

Use el calendario cuando necesite planificar un día, una semana o un mes:

• Use el modo Visitas para planificar los viajes a las propiedades.
• Use el modo Tareas para ver cada tarea por separado.
• Vea el calendario por propiedad cuando esté comprobando la cobertura en cada vivienda.
• Vea el calendario por miembro del equipo cuando esté equilibrando las cargas de trabajo.
• Arrastre el trabajo a otro día, propiedad o miembro del equipo cuando cambien los planes.

La fila Sin asignar se mantiene fácil de encontrar en el calendario por miembro del equipo, para que los gerentes puedan detectar rápidamente el trabajo que aún necesita un responsable.

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Trabajo de tareas en el móvil

Los equipos de campo pueden crear y actualizar tareas desde el móvil. Al crear una tarea en el móvil, pueden elegir una propiedad, fecha, departamento, prioridad, asignado y plantilla. Si la propiedad tiene reservas mostradas en Trellis, el calendario ayuda al equipo a evitar programar trabajo durante una estancia de huéspedes. Los administradores también pueden actualizar los asignados y las fechas desde la página de detalle de la tarea en el móvil.

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Comunicarse en una tarea

Cada tarea tiene un feed de actividad para comentarios y actualizaciones. Úselo para mantener notas, preguntas, fotos y decisiones del gerente en un solo lugar. Escriba @ en un comentario para mencionar a un compañero. Los compañeros mencionados reciben una notificación específica, incluso si no están asignados a la tarea. Los miembros del equipo pueden gestionar cómo reciben las notificaciones de comentarios de tareas en su propia configuración de notificaciones. Si su equipo trabaja en más de un idioma, la traducción automática de tareas puede mostrar los títulos y las descripciones en el idioma preferido de cada compañero, manteniendo el texto original.

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Seguimiento de tiempo, suministros y costos

Use el seguimiento de tiempo cuando necesite saber cuánto duró el trabajo. Un trabajador de campo puede iniciar el seguimiento de tiempo mientras trabaja en una tarea, y los gerentes pueden comparar después el tiempo planificado con el tiempo real. Use el seguimiento de suministros cuando los limpiadores o técnicos usen artículos del inventario: Si su equipo almacena suministros en más de un lugar, use las transferencias de almacén en Suministros para mover artículos de un almacén a otro y mantener los recuentos precisos. Marque el trabajo como sin cargo cuando el costo deba permanecer en sus registros pero no deba facturarse a un tercero. Puede usar sin cargo para una sola tarea o para toda una visita, según lo que deba excluirse.

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Exportar y generar informes de tareas

Use los filtros para acotar la lista de tareas y luego exporte las tareas cuando necesite una hoja de cálculo para propietarios, contabilidad o revisión interna. Las exportaciones grandes muestran el progreso mientras se prepara el archivo y luego se descargan cuando están listas. Los filtros comunes incluyen estado, fecha, propiedad, asignado, departamento, prioridad y proveedor.

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Use el seguimiento en vivo de forma responsable

Si el seguimiento de ubicación está habilitado para su espacio de trabajo y su equipo ha dado permiso, los gerentes pueden usar el mapa en vivo para ver a los trabajadores activos y enrutar el trabajo con mayor claridad. El uso compartido de la ubicación depende del permiso del trabajador y de la configuración de su dispositivo. Si un trabajador deniega el permiso de ubicación o termina su turno, el seguimiento se detiene.

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Mantenga alineados los sistemas conectados

Cuando un sistema de propiedades conectado admite actualizaciones de tareas, Trellis puede ayudar a mantener alineados el estado del trabajo y las notas relacionadas. Lo que se sincroniza depende de la integración y de la configuración de su espacio de trabajo.

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Cómo verificar que funcionó

• La tarea aparece en la lista con la propiedad, el asignado, la fecha de vencimiento y el estado correctos.
• El calendario muestra el trabajo programado en el día esperado.
• Los elementos de la lista de verificación, los comentarios, las fotos, los suministros y los registros de tiempo aparecen en el historial de la tarea.
• Las visitas agrupan correctamente el trabajo del mismo día en una propiedad.
• Las exportaciones incluyen las tareas que coinciden con sus filtros actuales.
• Las tareas cerradas muestran quién completó el trabajo y cuándo.

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Problemas comunes

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