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Documentation Index

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Una bandeja de entrada para todas sus conversaciones

Deje de alternar entre Airbnb, Booking.com, WhatsApp y correo electrónico para mantenerse al día con los mensajes. Trellis reúne cada conversación en una bandeja de entrada única y organizada para que nunca pierda un mensaje - sin importar de dónde provino.

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Cómo está organizada la bandeja de entrada

La bandeja de entrada ordena automáticamente sus conversaciones para que pueda enfocarse en lo que necesita atención ahora mismo.
Conversaciones que necesitan su atención - mensajes no leídos, elementos asignados a usted y cualquier cosa marcada como urgente. Comience aquí cada día.

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Canales soportados

Trellis reúne mensajes de todos los lugares donde sus huéspedes, propietarios y proveedores lo contactan:

Airbnb

Mensajes de huéspedes de Airbnb, sincronizados a través de su PMS.

Booking.com

Mensajes de huéspedes de Booking.com, importados automáticamente.

VRBO / Expedia

Conversaciones de huéspedes de VRBO y Expedia.

WhatsApp

Conversaciones directas de WhatsApp con huéspedes, propietarios y proveedores.

Correo electrónico

Hilos de correo electrónico organizados junto a sus otras conversaciones.

SMS

Conversaciones de mensajes de texto con huéspedes y miembros del equipo.
Cada mensaje muestra de qué canal provino, para que siempre sepa cómo un huésped se comunicó. Las respuestas se envían de vuelta por el mismo canal automáticamente.

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Conexión de cuentas de correo electrónico

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Gmail

Conecte sus cuentas de Gmail para que las conversaciones por correo electrónico aparezcan en la bandeja de entrada junto con mensajes de otros canales. Trellis soporta múltiples cuentas de Gmail por espacio de trabajo - útil cuando diferentes miembros del equipo o departamentos usan direcciones de correo electrónico separadas.
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Ir a configuración de correo electrónico

Navegue a Configuración → Correo electrónico y encuentre la sección de Gmail.
2

Conectar una cuenta

Haga clic en Conectar Gmail e inicie sesión con la cuenta de Google que desea usar. Trellis solicita permiso para leer y enviar correos electrónicos en su nombre.
3

Agregar más cuentas (opcional)

Repita para cada dirección de Gmail que use su equipo. Cada cuenta conectada aparece en la lista con su dirección de correo electrónico y estado de conexión.
Una vez conectadas, los correos electrónicos entrantes llegan a su bandeja de entrada automáticamente. Puede desconectar cualquier cuenta en cualquier momento desde la misma página de configuración.
Cada cuenta de Gmail se lista por separado para que pueda ver de un vistazo qué direcciones están activas. Desconectar una cuenta no afecta a las demás.

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Configurar una bandeja de entrada predeterminada por dirección de correo electrónico

Si utiliza diferentes direcciones de correo electrónico para diferentes propósitos - por ejemplo, una para consultas de huéspedes y otra para comunicaciones con propietarios - puede asignar un tipo de contacto predeterminado a cada dirección. Cuando llega un correo electrónico entrante, Trellis etiqueta automáticamente al remitente con el tipo de contacto que eligió, para que la conversación aparezca en el filtro de bandeja de entrada correcto.
1

Abrir configuración de correo electrónico

Navegue a Configuración → Correo electrónico y encuentre la dirección de correo electrónico que desea configurar.
2

Elegir un tipo de contacto predeterminado

Seleccione un tipo de contacto del menú desplegable - Huésped, Propietario, Proveedor o Prospecto. Esto le indica a Trellis cómo categorizar los nuevos contactos que envían correo electrónico a esta dirección.
3

Guardar los cambios

Haga clic en Guardar. A partir de ahora, cada nuevo correo electrónico entrante a esta dirección asigna automáticamente el tipo de contacto seleccionado al remitente.
Esto es especialmente útil cuando tiene una dirección dedicada para comunicaciones con propietarios (por ejemplo, [email protected]). Configure su tipo de contacto predeterminado como Propietario y cada nuevo remitente se categoriza automáticamente - sin necesidad de etiquetado manual.
El tipo de contacto predeterminado solo se aplica a contactos nuevos. Si el remitente ya existe en su lista de contactos, se conserva su tipo de contacto existente.

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Respuestas impulsadas por IA

Aquí es donde Trellis realmente brilla. Cuando un huésped envía un mensaje, su agente de IA puede redactar una respuesta en segundos - usando los detalles de su propiedad, reglas de la casa, instrucciones de check-in y contexto de conversaciones anteriores.

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Cómo funciona

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El huésped envía un mensaje

Un nuevo mensaje llega a su bandeja de entrada desde cualquier canal - Airbnb, WhatsApp, correo electrónico o SMS.
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La IA analiza el contexto

La IA revisa la reservación del huésped, la propiedad donde se hospeda, sus reglas de la casa y el historial de la conversación para entender lo que necesita.
3

La IA redacta una respuesta

Se genera una respuesta usando las instrucciones de su agente, base de conocimientos y detalles de la propiedad. El borrador aparece en el hilo de conversación.
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Usted decide qué pasa después

Dependiendo de la configuración de piloto automático, la respuesta se envía automáticamente o se retiene para su revisión.

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Revisión de respuestas de IA

Cuando la IA redacta una respuesta, usted tiene control total:
AcciónQué hace
AprobarEnviar el borrador de la IA exactamente como está escrito
EditarModificar el borrador antes de enviar - corregir un detalle, ajustar el tono, agregar un toque personal
RechazarDescartar el borrador por completo y escribir su propia respuesta
EscalarMarcar la conversación para que un gerente o miembro senior del equipo la maneje
Le recomendamos comenzar en modo de revisión - donde aprueba cada respuesta de IA antes de que se envíe. Una vez que confíe en las respuestas de la IA, cambie al modo de piloto automático para mensajes rutinarios y mantenga el modo de revisión para conversaciones sensibles.

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Escalaciones

Algunas conversaciones necesitan un toque humano. Trellis se asegura de que los problemas correctos lleguen a las personas correctas.

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¿Qué activa una escalación?

La IA reconoce situaciones que no debería manejar sola - quejas, solicitudes de reembolso, preocupaciones de seguridad, preguntas legales o cualquier cosa fuera de sus instrucciones. Automáticamente las marca para revisión humana.
Cualquier miembro del equipo puede escalar una conversación haciendo clic en el botón Escalar. Esto es útil cuando una conversación toma un giro inesperado.
Puede configurar automatizaciones que escalen conversaciones basándose en condiciones específicas - por ejemplo, escalar cualquier mensaje que contenga la palabra “reembolso” o cualquier conversación que haya estado esperando más de 2 horas.

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¿Qué pasa cuando se escala una conversación?

Cuando se escala una conversación:
  1. Aparece en la vista de Escalaciones para que los gerentes puedan encontrarla rápidamente
  2. El gerente o miembro del equipo asignado recibe una notificación
  3. Opcionalmente, se puede crear una tarea para rastrear la resolución
  4. La escalación se registra para que pueda revisar patrones a lo largo del tiempo

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Bloqueo de remitentes no deseados

Mantenga su bandeja de entrada limpia bloqueando direcciones de correo electrónico o patrones específicos. Los remitentes bloqueados se filtran silenciosamente - sus mensajes nunca llegan a su bandeja de entrada ni activan respuestas de IA.

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Cómo bloquear un remitente

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Abrir configuración de correo electrónico

Vaya a Configuración → Correo electrónico y desplácese hasta la sección de Remitentes bloqueados.
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Agregar un patrón bloqueado

Haga clic en Agregar e ingrese la dirección de correo electrónico que desea bloquear - por ejemplo, [email protected].
3

Elegir coincidencia exacta o por patrón

Por defecto, la dirección se coincide exactamente. Active Regex si desea bloquear un patrón - por ejemplo, .*@spam\.com bloquea cada dirección que termina en @spam.com.

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¿Qué pasa con los mensajes bloqueados?

Los correos bloqueados se descartan antes de entrar a su bandeja de entrada. No:
  • Aparecerán en ningún hilo de conversación
  • Activarán respuestas de IA ni automatizaciones
  • Crearán notificaciones para su equipo
Use la coincidencia por patrón para bloquear dominios completos de una sola vez. Por ejemplo, agregar .*@marketing\.example\.com como patrón regex bloquea cada remitente de ese dominio.
Los patrones regex son poderosos - verifique su patrón antes de guardar para evitar bloquear accidentalmente remitentes legítimos. Un simple error tipográfico podría filtrar mensajes importantes.

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Barra lateral de conversación

Cuando abre una conversación, la barra lateral a la derecha muestra todo lo que necesita saber sobre el huésped y su estancia - sin cambiar de pantalla.

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Detalles de la reservación

Cada tarjeta de reservación en la barra lateral muestra las fechas de la reserva, propiedad, número de huéspedes y resumen financiero. Debajo, verá:
  • Notas de la reservación - información recopilada durante la reserva como detalles de vuelo, horarios de llegada y solicitudes especiales. Si su PMS o herramienta de check-in captura datos del huésped (como Charge Automation), esos detalles aparecen aquí automáticamente.
  • Campos personalizados - cualquier campo personalizado a nivel de reservación sincronizado desde su PMS, como información de mascotas, preferencias de calefacción de piscina o detalles de vehículos. Los campos booleanos se muestran como “Sí” o “No” para facilitar la lectura.
La barra lateral se actualiza en tiempo real. Cuando nuevos datos de reservación se sincronizan desde su PMS, aparecen en la barra lateral inmediatamente - sin necesidad de actualizar.

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Respuesta rápida

Puede enviar un mensaje directamente desde la barra lateral de conversación sin volver al hilo principal. Un campo de entrada de mensaje aparece en la parte inferior de la barra lateral - escriba su respuesta y presione Enter para enviar. Use Shift + Enter para agregar una nueva línea.
La respuesta rápida es útil cuando está revisando los detalles de la reservación en la barra lateral y quiere responder al huésped inmediatamente - sin necesidad de volver al hilo de conversación.

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Trabajo con conversaciones

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Asignación de conversaciones

Asigne conversaciones a miembros específicos del equipo para que todos sepan quién es responsable. Haga clic en el campo de asignado en cualquier conversación para asignar o reasignar.

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Lectura de correos electrónicos completos

Al ver una conversación de correo electrónico, pase el cursor sobre cualquier mensaje de correo electrónico y haga clic en el botón de expandir para abrirlo en vista de pantalla completa. La vista expandida muestra los encabezados completos del correo electrónico - asunto, de, para, cc y fecha - junto con el cuerpo completo del mensaje. Puede Responder, Responder a todos o Reenviar directamente desde la vista expandida sin volver al hilo de conversación.

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Cambio de tamaño de la vista previa del correo electrónico

Los mensajes de correo electrónico en un hilo de conversación muestran una vista previa del cuerpo del mensaje. Si la altura predeterminada de la vista previa es muy corta o muy alta para su preferencia, puede cambiarla:
  1. Pase el cursor sobre el borde superior o inferior de cualquier tarjeta de correo electrónico - verá aparecer un controlador de arrastre.
  2. Haga clic y arrastre hacia arriba o hacia abajo para ajustar la altura de la vista previa.
  3. Suelte para establecer la nueva altura.
Trellis recuerda su altura preferida, así que se mantiene igual cuando cambia entre conversaciones o vuelve más tarde.
Arrastre la vista previa más alta cuando trabaje con hilos de correo electrónico largos para leer más contenido sin expandir cada mensaje individualmente.

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Seguimiento posterior

¿No está listo para responder? Haga clic en Seguimiento para mover la conversación a su vista de Seguimiento. Configure un recordatorio para que vuelva a su lista de Por hacer en el momento adecuado.

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Búsqueda de conversaciones pasadas

Use la barra de búsqueda en la parte superior de la bandeja de entrada para encontrar cualquier conversación por nombre del huésped, propiedad, referencia de reserva o contenido del mensaje. Los filtros le permiten reducir los resultados por canal, rango de fechas, estado o asignado.

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Consejos para el éxito con la bandeja de entrada

Comience con modo de revisión

Deje que la IA redacte las respuestas, pero apruébelas usted mismo durante la primera o segunda semana. Esto le ayuda a ajustar las instrucciones de su agente y construir confianza en la IA.

Use reglas de escalación

Configure automatizaciones para detectar problemas de alta prioridad temprano - las solicitudes de reembolso, quejas y preocupaciones de seguridad nunca deben quedarse sin respuesta.

Mantenga actualizada su base de conocimientos

Cuanto mejores sean las instrucciones de su agente y los detalles de sus propiedades, más precisas serán las respuestas de la IA. Actualice los procedimientos de check-in y las reglas de la casa cada vez que cambien.

Revise las Escalaciones diariamente

Hágase el hábito de revisar la vista de Escalaciones al menos una vez al día. Estas son las conversaciones que necesitan su atención personal.