Documentation Index
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Conheça seu companheiro de equipe IA
O agente de IA do Trellis é como ter um membro experiente da equipe que nunca dorme. Ele lê cada mensagem de hóspede, entende o contexto - qual propriedade, qual reserva, que hora do dia - e responde com respostas precisas e úteis. Mas ele também conhece seus limites. Quando algo está fora do seu escopo - uma reclamação, uma solicitação de reembolso, um problema de segurança - ele escala para sua equipe em vez de adivinhar.O que o agente de IA pode fazer
Responder perguntas de hóspedes
Instruções de check-in, senhas de Wi-Fi, informações de estacionamento, regras da casa, recomendações locais - a IA lida com perguntas rotineiras instantaneamente, no idioma do hóspede.
Redigir respostas para sua revisão
Para mensagens que precisam de um toque pessoal, a IA redige uma resposta e espera você aprovar, editar ou rejeitar.
Lidar com múltiplos idiomas
Hóspedes escrevem em seu idioma; a IA responde no mesmo nos canais conectados compatíveis.
Buscar disponibilidade
Hóspedes perguntam “vocês têm algo disponível no próximo fim de semana?” e a IA verifica propriedades ativas por datas abertas, capacidade de hóspedes e detalhes da propriedade. Preços dependem de integrações compatíveis de preço ou cotação.
Navegar em sites externos
A IA pode fazer login no Airbnb, Booking.com e outras plataformas para verificar anúncios, obter relatórios ou confirmar informações - usando suas contas conectadas salvas.
Criar e atualizar tarefas
Se um hóspede reporta um problema de manutenção, a IA pode criar uma tarefa e atribuí-la à pessoa certa. Ela também pode postar comentários diretamente nos feeds de atividade de tarefas - mantendo sua equipe informada sem você mover um dedo.
Construir modelos de tarefas
Descreva o modelo que precisa - “criar um checklist de limpeza profunda de banheiro com requisitos de foto” - e a IA constrói para você, completo com seções, etapas e configurações de verificação de fotos.
Gerenciar departamentos
Crie, renomeie ou remova departamentos de tarefas para adequar às suas operações. A IA também pode reatribuir tarefas de um departamento para outro - por exemplo, mover uma tarefa de limpeza para manutenção quando o escopo muda.
Atualizar horários de turnos
Registre quando os membros da equipe fizeram entrada e saída de um turno. A IA calcula automaticamente as horas efetivamente trabalhadas quando ambos os horários são fornecidos.
Escalar quando necessário
Reclamações, solicitações de reembolso, preocupações de segurança ou qualquer coisa fora das instruções da IA são escaladas para sua equipe imediatamente.
Aprender e melhorar
A IA lembra detalhes importantes de interações passadas e melhora com o tempo conforme você refina suas instruções.
Como a IA responde aos hóspedes
Um hóspede envia uma mensagem
Uma mensagem chega na sua caixa de entrada unificada por qualquer canal - Airbnb, Booking.com, WhatsApp, e-mail ou SMS.
A IA reúne contexto
Ela examina:
- A reserva do hóspede (datas, propriedade, número de hóspedes, dados financeiros e todos os campos personalizados sincronizados do seu PMS)
- Os detalhes da propriedade (comodidades, regras da casa, procedimentos de check-in)
- As instruções do seu agente (tom, políticas, o que escalar)
- O histórico da conversa (o que já foi discutido)
- A base de conhecimento (documentos que você adicionou)
- Disponibilidade em tempo real de todo o seu portfólio (quando um hóspede pergunta sobre datas disponíveis)
A IA elabora uma resposta
Usando todo esse contexto, ela escreve uma resposta que é precisa, alinhada com sua marca e útil. Sem respostas genéricas - cada resposta é adaptada ao hóspede e propriedade específicos.
Buscas de reservas
Quando o agente de IA busca reservas - para relatórios, perguntas de hóspedes ou consultas operacionais como “os checkouts de amanhã” - ele automaticamente filtra apenas reservas ativas. Isso significa que os resultados incluem estadias confirmadas, com check-in realizado e com checkout realizado, enquanto consultas, reservas canceladas e no-shows são excluídos por padrão. Isso evita que reservas não confirmadas ou canceladas apareçam em relatórios operacionais e respostas direcionadas a hóspedes, para que sua equipe só veja as reservas que importam.Se você perguntar especificamente à IA sobre uma reserva pelo código de confirmação ou referência de reserva, ela busca em todos os status - incluindo cancelados e consultas - para que você sempre possa buscar qualquer reserva independentemente do seu estado.
Busca de disponibilidade
Quando um hóspede pergunta sobre datas disponíveis - “vocês têm um lugar perto da praia para o próximo fim de semana?” - o agente de IA busca disponibilidade em propriedades ativas para as datas solicitadas. Ele retorna opções com detalhes como localização, quartos, banheiros e capacidade de hóspedes. Para portfólios grandes, o agente avalia as propriedades candidatas antes de aplicar o limite de resposta. Se mais propriedades correspondem do que podem ser mostradas em uma única resposta, o agente informa ao hóspede quantos resultados totais foram encontrados para que ele possa refinar sua busca.Campos personalizados
O agente de IA tem acesso a todos os campos personalizados em nível de reserva sincronizados do seu sistema de gestão de propriedades. Isso significa que o agente pode referenciar qualquer dado personalizado - como códigos de acesso, solicitações especiais ou notas específicas da reserva - ao responder perguntas de hóspedes. Você não precisa configurar nada extra. Enquanto sua integração de PMS sincronizar campos personalizados no Trellis, o agente de IA automaticamente os inclui no seu contexto ao responder a hóspedes.Para respostas a hóspedes, campos personalizados são tratados como contexto. Algumas atualizações internas de campos personalizados de reserva só ficam disponíveis quando o PMS conectado e os mapeamentos de campo permitem escrita.
Leitura de arquivos do Slack
Quando sua equipe compartilha arquivos em um canal do Slack conectado - documentos, planilhas ou imagens - o agente de IA pode lê-los e compreendê-los. Em vez de apenas ver um nome de arquivo, o agente baixa o arquivo, lê seu conteúdo e usa essa informação para responder perguntas ou tomar ação.- Arquivos de texto - o agente lê o conteúdo completo de arquivos baseados em texto (documentos, CSVs, logs) e pode referenciar detalhes específicos nas suas respostas.
- Imagens - o agente descreve o que vê nas imagens enviadas, o que é útil para fotos de manutenção, documentos de identidade de hóspedes ou capturas de tela de propriedades.
A leitura de arquivos do Slack só funciona com canais conectados ao seu espaço de trabalho do Trellis. A IA processa arquivos de texto e de imagem - outros tipos de arquivo como vídeos ou executáveis não são suportados.
Configuração do seu agente de IA
Escrevendo ótimas instruções para o agente
As instruções do seu agente dizem à IA como representar seu negócio. Quanto melhores forem suas instruções, melhor será o desempenho da IA. Inclua nas suas instruções:Voz e tom da marca
Voz e tom da marca
Você é casual e amigável? Profissional e formal? Acolhedor mas conciso? Dê à IA um senso claro de como você se comunica com os hóspedes. Inclua frases de exemplo se ajudar.
Procedimentos de check-in e checkout
Procedimentos de check-in e checkout
Instruções passo a passo para chegar à propriedade - códigos de porta, caixas de chaves, estacionamento, acesso ao prédio e quaisquer peculiaridades que o hóspede deve saber.
Regras da casa e políticas
Regras da casa e políticas
Horários de silêncio, política de fumo, política de animais, ocupação máxima, horários de piscina, horário de coleta de lixo e qualquer outra coisa que os hóspedes precisem seguir.
Perguntas frequentes comuns
Perguntas frequentes comuns
As perguntas que você recebe com mais frequência: senha do Wi-Fi, instruções de estacionamento, supermercado mais próximo, política de checkout tardio, como usar a banheira de hidromassagem.
Regras de escalação
Regras de escalação
Seja específico sobre o que a IA NÃO deve lidar: solicitações de reembolso, reivindicações de danos, reclamações de barulho, problemas de segurança ou qualquer coisa que precise de aprovação do gerente. A IA as escalará para sua equipe.
Configuração do piloto automático
Você controla quanta autonomia a IA tem para cada tipo de contato:| Tipo de contato | Configuração inicial recomendada |
|---|---|
| Hóspedes | Comece com modo de revisão. Mude para piloto automático quando confiar nas respostas da IA. |
| Proprietários | Mantenha em modo de revisão. Comunicações com proprietários geralmente precisam de um toque pessoal. |
| Fornecedores | Modo de revisão para a maioria das equipes. Piloto automático se as interações com fornecedores forem rotineiras. |
Base de conhecimento
A base de conhecimento dá ao seu agente de IA acesso a documentos e informações além do que está nas instruções do seu agente. O que adicionar à base de conhecimento:- Guias específicas de propriedade (procedimentos detalhados de check-in por propriedade)
- Guias da área local e recomendações
- Informações sazonais (datas de abertura de piscina, detalhes de passes de esqui)
- Procedimentos de limpeza e manutenção que sua equipe segue
- Procedimentos operacionais padrão para situações comuns
Criar ou enviar documentos
Escreva documentos diretamente no Trellis ou envie guias existentes. Organize-os em pastas por propriedade, tópico ou equipe.
Memórias do agente
Com o tempo, seu agente de IA aprende com as interações e constrói uma memória de detalhes importantes. As memórias ajudam a IA a dar respostas mais consistentes e personalizadas.- Memórias manuais
- Memórias aprendidas
Adicione memórias você mesmo para ensinar à IA coisas específicas que ela deve sempre lembrar. Por exemplo: “A família Johnson são hóspedes recorrentes que sempre pedem check-in antecipado” ou “A unidade 4B tem um termostato complicado - os hóspedes precisam pressionar e segurar por 3 segundos.”
Múltiplos agentes
Para operações maiores, você pode criar múltiplos agentes de IA - cada um com diferentes instruções, permissões e áreas de foco. Configurações comuns:| Agente | Propósito |
|---|---|
| Comunicação com hóspedes | Lida com todas as mensagens de hóspedes com um tom amigável e prestativo. Conhece os procedimentos de check-in, regras da casa e dicas locais. |
| Atualizações para proprietários | Comunica-se com proprietários em um tom profissional e orientado a negócios. Fornece dados de desempenho e atualizações de manutenção. |
| Operações internas | Ajuda sua equipe com perguntas operacionais - buscar detalhes de reservas, encontrar informações de propriedades ou gerar relatórios. |
Cada agente pode ter diferentes permissões de ferramentas. Seu agente voltado para hóspedes pode só conseguir ler detalhes de propriedades, enquanto seu agente de operações internas pode criar tarefas, postar comentários e atualizar registros.
Bot do Google Meet
Seu agente de IA pode entrar em chamadas do Google Meet e responder perguntas ao vivo - usando a mesma base de conhecimento, ferramentas e instruções do seu agente baseado em texto.Como funciona
O bot entra em uma chamada do Google Meet como participante e ouve sua palavra de ativação. Quando alguém diz a palavra de ativação, o bot processa o que foi dito e responde com fala natural.- Palavra de ativação - o bot ativa quando alguém diz o primeiro nome do seu agente (por exemplo, se seu agente se chama “Lucy - Property Manager”, a palavra de ativação é “Lucy”). Você também pode dizer “Trellis” como alternativa.
- Acesso completo a ferramentas - o bot pode buscar reservas, verificar detalhes de propriedades, pesquisar tarefas, navegar sua base de conhecimento e mais - igual ao agente baseado em texto.
- Ciente da reunião - o bot entende que múltiplas pessoas podem estar falando e responde a quem se dirigiu a ele.
- Memória da conversa - tudo discutido durante a chamada é salvo no histórico de sessão do agente para que você possa revisá-lo depois.
Configuração do bot do Google Meet
Ir para as integrações do seu agente
Navegue até Base de conhecimento > Agentes, selecione o agente que deseja usar e abra a aba de Integrações.
Conectar Google Meet
Encontre a seção do Google Meet e habilite-a. O bot usará automaticamente o nome e instruções do seu agente.
Escolher uma voz
Selecione uma voz para o bot entre as vozes disponíveis. Cada voz tem um tom e estilo distintos - experimente algumas para encontrar a que melhor combina com sua marca.
| Voz | Descrição |
|---|---|
| Aoede | Calorosa e clara - ótima para um tom amigável e acessível (padrão) |
| Charon | Calma e medida - adequada para chamadas profissionais e focadas em negócios |
| Fenrir | Confiante e direta - funciona bem para briefings operacionais |
| Kore | Suave e reconfortante - ideal para conversas com hóspedes |
| Leda | Brilhante e expressiva - boa para interações energéticas e positivas |
| Orus | Profunda e estável - adequada para reuniões formais com proprietários ou fornecedores |
| Puck | Conversacional e natural - versátil para uso geral |
| Zephyr | Leve e suave - funciona para reuniões casuais da equipe |
Convidar o bot para uma chamada
Quando iniciar uma chamada do Google Meet, use o Trellis para adicionar o bot como participante. Ele entra na chamada e espera pela palavra de ativação.
Identidade do bot em chamadas
Quando o bot entra em uma reunião, seu quadro de vídeo exibe o nome do agente e o status atual para que os participantes sempre saibam quem é e o que está fazendo:- Conectando - o bot está entrando na chamada
- Ouvindo - o bot está esperando pela palavra de ativação
- Falando - o bot está respondendo a uma pergunta
- Erro - algo deu errado (verifique a configuração do seu agente)
A barra lateral de chat com IA
Além de lidar com mensagens de hóspedes, você pode conversar diretamente com o agente de IA de qualquer lugar no Trellis. Use a barra lateral de IA para:- Fazer perguntas sobre suas propriedades, reservas ou hóspedes
- Obter resumos rápidos de conversas ou tarefas
- Criar tarefas, adicionar comentários a feeds de atividade de tarefas ou atualizar registros simplesmente perguntando
- Gerenciar departamentos - criar novos, renomear os existentes ou remover os que não são mais necessários
- Construir ou editar modelos de tarefas descrevendo o que precisa
- Redigir mensagens para revisão manual
- Obter insights e recomendações operacionais
Troca de modo de resposta durante a conversa
Você pode trocar o modo de resposta da IA a qualquer momento durante uma conversa, mesmo depois que mensagens já tenham sido enviadas. Abra o seletor de modo na área de entrada do chat e escolha outro modo. Uma confirmação aparece para que você saiba que a troca foi aplicada. Cada mensagem do assistente exibe um pequeno selo de modo ao lado dos botões de feedback, para que você sempre saiba qual modo de resposta foi usado.Detalhes de atividade
Enquanto a IA trabalha na sua solicitação, a barra lateral de chat mostra sua atividade em tempo real. Você pode ver os passos operacionais em andamento, como buscar uma reserva, pesquisar na base de conhecimento ou verificar disponibilidade de propriedades. Ações aparecem em ordem cronológica, para que você veja o que a IA fez e em que sequência. Clique em qualquer ação para abrir os detalhes de apoio.Gestão de abas de chat
As abas de chat mostram tanto um botão de Arquivar quanto um botão de fechar quando a conversa tem mensagens. Use Arquivar para salvar a conversa para revisão posterior, ou fechar para descartar a aba sem arquivar.Reuniões por voz
Seu agente de IA pode entrar em videochamadas e participar usando voz em tempo real - como ter um membro da equipe na chamada. Quando você convida o agente de IA para uma reunião, ele entra na videochamada e ouve a conversa em tempo real. Ele pode responder naturalmente com fala, responder perguntas e fornecer informações - tudo usando os mesmos conhecimentos de propriedades, contexto de reservas e instruções do agente que usa para conversas de texto.Respostas de voz em tempo real
A IA ouve e responde com fala natural durante a reunião - sem necessidade de troca de texto.
Mesmo conhecimento, canal diferente
O agente de reuniões usa as instruções do seu agente, base de conhecimento e detalhes de propriedades, fornecendo as mesmas respostas precisas que daria em uma conversa de texto.
Dicas para obter os melhores resultados
Seja específico nas suas instruções
Instruções vagas levam a respostas vagas. Em vez de “seja prestativo”, escreva “sempre inclua o endereço da propriedade e o código da porta nas respostas de check-in.”
Atualize as instruções regularmente
Conforme seu negócio evolui - novas propriedades, políticas alteradas, atualizações sazonais - atualize as instruções do seu agente para corresponder.
Revise as respostas da IA semanalmente
Mesmo com o piloto automático ativado, revise uma amostra das respostas da IA toda semana. Procure padrões onde a IA poderia melhorar e atualize suas instruções de acordo.
Use a base de conhecimento para detalhes
Mantenha as instruções do agente em alto nível (tom, políticas, regras de escalação) e coloque os guias detalhados de propriedades na base de conhecimento. Isso mantém tudo organizado e fácil de atualizar.