Tarefas

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O que isto ajuda você a fazer

As tarefas mantêm o trabalho operacional avançando da solicitação até a conclusão. Use-as para limpeza, manutenção, inspeções, trabalho com suprimentos, solicitações de proprietários, problemas de hóspedes e qualquer coisa que a sua equipe precise acompanhar.

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Antes de começar

• Adicione suas propriedades e membros da equipe.
• Configure departamentos ou fornecedores se sua equipe encaminha o trabalho por grupo. Departamentos comuns incluem Limpeza, Manutenção, Inspeção e Recepção.
• Crie modelos de tarefas para trabalhos recorrentes, como rotações, inspeções e reparos.
• Conecte o inventário se quiser que as tarefas atualizem o uso de suprimentos.

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Criar uma tarefa

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Etapas da tarefa

A maioria das tarefas segue o mesmo caminho simples:

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Modelos de tarefas

Um modelo de tarefa é um esquema salvo para o trabalho que você repete em várias propriedades, como uma limpeza de rotação, uma verificação pré-chegada ou uma troca sazonal de filtro. Quando você cria uma tarefa a partir de um modelo, o Trellis preenche previamente o título, a descrição, o departamento, a prioridade, a duração estimada, o número de pessoas necessárias, o checklist, os suprimentos padrão e os custos padrão, de modo que uma nova tarefa leva alguns cliques em vez de alguns minutos. Os modelos são reutilizáveis em todos os lugares onde tarefas são criadas: criação manual de tarefas, o aplicativo móvel, automações e workflows podem todos começar a partir do mesmo modelo. Modelos comuns que as equipes configuram:

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Onde encontrar os modelos

Na navegação à esquerda, abra Tarefas e escolha Modelos no grupo Operações. Isso abre a tela de Modelos de tarefas, onde você pode pesquisar modelos, filtrar por departamento e criar, editar, duplicar ou excluir modelos.

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Criar um modelo

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Aplicar, trocar ou remover um modelo em uma tarefa existente

Você não precisa escolher um modelo quando a tarefa é criada. Abra qualquer tarefa, encontre o seletor de Modelo no painel de Detalhes e aplique, troque ou remova-o a qualquer momento.

• Aplique um modelo a uma tarefa que não tinha nenhum. O Trellis gera o checklist do modelo e preenche seus suprimentos e custos padrão.
• Troque para um modelo diferente se escolheu o errado ou se o trabalho mudou. O checklist atual é removido e reconstruído a partir do novo modelo.
• Remova o modelo (o X no seletor) para retirá-lo. O checklist é removido e a tarefa fica sem o checklist de modelo.
• Selecionar novamente o mesmo modelo não faz nada, então você pode abrir o seletor sem risco de apagar o trabalho.

Trocar um modelo não substitui o título, a prioridade ou o departamento da tarefa. Se o novo modelo tiver uma descrição diferente, o Trellis pergunta antes de substituir a descrição da tarefa.

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Modelos de integrações conectadas

Se você conectar uma integração como o Breezeway, o seletor de modelos agrupa os modelos por origem para que você possa diferenciá-los:

• Do Breezeway (ou outro provedor conectado) - modelos importados dessa conta. Escolher um mantém o checklist e os requisitos alinhados para que sejam transferidos quando a tarefa for sincronizada de volta para esse sistema.
• Do Trellis - modelos que você criou no Trellis. Eles funcionam para tarefas gerenciadas inteiramente no Trellis, mas seus checklists não aparecem no lado do provedor conectado.
• Cabeçalhos de Modelos do PMS e Modelos personalizados também podem aparecer, dependendo das suas conexões.

Apenas modelos ativos aparecem no seletor.

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Checklists

Um checklist divide uma tarefa em etapas claras para que a pessoa que faz o trabalho saiba exatamente o que fazer e como é o “concluído”. Você pode adicionar um checklist a uma única tarefa ou incorporá-lo a um modelo para que toda tarefa desse tipo comece com as mesmas etapas. Cada item de checklist pode incluir:

• Um título e uma descrição opcional com instruções
• Um tipo de etapa que controla como o trabalhador responde. Tipos comuns são uma simples marcação de concluído, sim/não, um número ou contagem, uma avaliação, uma resposta de texto curta e uma etapa de foto.
• Uma foto de referência que mostra como uma etapa concluída deve ficar
• Fotos obrigatórias (por exemplo, antes, depois, uma foto de problema ou uma foto geral) que o trabalhador deve capturar
• Verificação de fotos com IA, que sinaliza fotos que parecem erradas, ausentes, muito escuras ou difíceis de verificar para que um gerente possa revisar antes de a tarefa ser encerrada

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Seções do checklist

Os itens de checklist são agrupados em seções para que a equipe possa percorrê-los em uma ordem lógica. Há dois tipos de seção:

• Seções por tipo de cômodo estão vinculadas a um tipo de cômodo, como Quarto, Banheiro, Cozinha ou Sala de estar. Estas se adaptam a cada propriedade (consulte Expansão por cômodo abaixo).
• Seções personalizadas são agrupamentos livres, como Comodidades, Área externa ou Vistoria final. Estas sempre aparecem como foram escritas.

Dentro de uma seção, um item também pode ser vinculado a um elemento (como uma churrasqueira ou jacuzzi) para que apareça apenas em propriedades que têm esse elemento. Quando um trabalhador abre a tarefa, o checklist é agrupado por seção para que ele possa percorrê-lo cômodo por cômodo.

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Como os modelos se adaptam a cada propriedade

É isso que faz um único modelo funcionar para todo um portfólio. Em vez de criar um modelo separado por propriedade, você cria um modelo e o Trellis adapta seu checklist a cada propriedade usando os cômodos e elementos dessa propriedade (configurados na página de detalhes da propriedade).

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Expansão por cômodo

Quando um item de checklist está em uma seção por tipo de cômodo (como Quarto ou Banheiro), o Trellis cria uma cópia dessa etapa para cada cômodo correspondente na propriedade. Então um único modelo de “Limpeza profunda” com uma seção de Quarto funciona em todos os lugares:

• Um estúdio não recebe etapas de quarto
• Um apartamento de 2 quartos recebe “Quarto 1” e “Quarto 2”
• Uma villa de 5 quartos recebe de “Quarto 1” a “Quarto 5”

De onde vem a contagem de cômodos:

• Se a propriedade tiver cômodos detalhados configurados na aba Cômodos (geralmente importados de um sistema conectado), o Trellis usa esses cômodos, incluindo seus nomes e fotos.
• Se não tiver cômodos detalhados, o Trellis recorre às contagens de cômodos da propriedade (quartos, banheiros e similares) do registro da propriedade.

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Etapas que reconhecem elementos

Um item de checklist pode ser vinculado a um elemento específico da propriedade, como uma churrasqueira, jacuzzi, piscina ou lavadora. Quando uma tarefa é criada, o Trellis verifica a propriedade:

• O elemento está presente e ativo - a etapa aparece na tarefa.
• O elemento está ausente ou marcado como inativo - a etapa é ignorada.

Você mantém um único modelo, e cada propriedade recebe automaticamente apenas as etapas que se aplicam a ela.

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Configure cômodos e elementos primeiro

A expansão por cômodo e as etapas que reconhecem elementos só funcionam se os cômodos e elementos de cada propriedade estiverem configurados. Você faz isso na propriedade, não no modelo: Consulte Cômodos e elementos para as etapas completas de configuração.

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Configurações de modelo por propriedade

Mesmo com a adaptação automática de cômodos e elementos, algumas propriedades precisam de padrões diferentes de outras. A seção Modelos em cada propriedade permite que você substitua um modelo compartilhado apenas para aquela propriedade, sem criar um modelo separado. Para substituir um modelo em uma propriedade: O que você pode substituir por propriedade:

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Agende e atribua o trabalho

• A visualização em lista é a melhor para examinar o trabalho por status, responsável, propriedade, prioridade ou data de vencimento.
• A visualização em calendário é a melhor para programações diárias, planejamento de visitas e movimentação de trabalho entre dias.
• As visitas no celular ajudam as equipes de campo a ver o trabalho agrupado por propriedade e data.
• O trabalho não atribuído deve ser revisado com frequência para que nada fique sem um responsável.

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Visitas

Quando a mesma pessoa tem mais de uma tarefa na mesma propriedade no mesmo dia, o Trellis pode agrupar essas tarefas em uma visita. Isso dá ao trabalhador de campo uma única ida a seguir em vez de vários cartões separados. No celular, os trabalhadores de campo podem abrir Minhas visitas para ver visitas futuras e passadas, o progresso das tarefas, os detalhes da propriedade e o trabalho atribuído. Se uma visita precisar ser remarcada, use Reagendar na visita para que todas as tarefas dessa visita sejam movidas juntas.

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Planejamento no calendário

Use o calendário quando precisar planejar um dia, uma semana ou um mês:

• Use o modo Visitas para planejar idas às propriedades.
• Use o modo Tarefas para ver cada tarefa individualmente.
• Veja o calendário por propriedade quando estiver verificando a cobertura em cada casa.
• Veja o calendário por membro da equipe quando estiver equilibrando cargas de trabalho.
• Arraste o trabalho para outro dia, propriedade ou membro da equipe quando os planos mudarem.

A linha Não atribuídos permanece fácil de encontrar no calendário por membro da equipe, para que os gerentes possam identificar rapidamente o trabalho que ainda precisa de um responsável.

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Trabalho com tarefas no celular

As equipes de campo podem criar e atualizar tarefas pelo celular. Ao criar uma tarefa no celular, elas podem escolher uma propriedade, data, departamento, prioridade, responsável e modelo. Se a propriedade tiver reservas exibidas no Trellis, o calendário ajuda a equipe a evitar agendar trabalho durante a estadia de um hóspede. Os administradores também podem atualizar responsáveis e datas pela página de detalhes da tarefa no celular.

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Comunique-se em uma tarefa

Cada tarefa tem um feed de atividade para comentários e atualizações. Use-o para manter notas, perguntas, fotos e decisões dos gerentes em um só lugar. Digite @ em um comentário para mencionar um colega de equipe. Os colegas mencionados recebem uma notificação direcionada, mesmo que não estejam atribuídos à tarefa. Os membros da equipe podem gerenciar como recebem notificações de comentários de tarefas em suas próprias configurações de notificação. Se a sua equipe trabalha em mais de um idioma, a tradução automática de tarefas pode mostrar títulos e descrições no idioma preferido de cada colega, mantendo o texto original.

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Acompanhe tempo, suprimentos e custo

Use o rastreamento de tempo quando precisar saber quanto tempo o trabalho levou. Um trabalhador de campo pode iniciar o rastreamento de tempo enquanto trabalha em uma tarefa, e os gerentes podem comparar depois o tempo planejado com o tempo real. Use o rastreamento de suprimentos quando faxineiros ou técnicos usam itens do inventário: Se a sua equipe armazena suprimentos em mais de um lugar, use as transferências de armazém em Suprimentos para mover itens de um armazém para outro e manter as contagens precisas. Marque o trabalho como sem cobrança quando o custo deve permanecer nos seus registros, mas não deve ser repassado na fatura. Você pode usar sem cobrança para uma tarefa ou para uma visita inteira, dependendo do que deve ser excluído.

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Exporte e gere relatórios de tarefas

Use filtros para restringir a lista de tarefas e, em seguida, exporte as tarefas quando precisar de uma planilha para proprietários, contabilidade ou revisão interna. Exportações grandes mostram o progresso enquanto o arquivo é preparado e, depois, são baixadas quando ficam prontas. Filtros comuns incluem status, data, propriedade, responsável, departamento, prioridade e fornecedor.

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Use o rastreamento ao vivo com responsabilidade

Se o rastreamento de localização estiver ativado para o seu espaço de trabalho e a sua equipe tiver dado permissão, os gerentes podem usar o mapa ao vivo para ver os trabalhadores ativos e organizar o trabalho com mais clareza. O compartilhamento de localização depende da permissão do trabalhador e das configurações do dispositivo. Se um trabalhador negar a permissão de localização ou encerrar o turno, o rastreamento para.

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Mantenha os sistemas conectados alinhados

Quando um sistema de propriedades conectado oferece suporte a atualizações de tarefas, o Trellis pode ajudar a manter alinhados o status do trabalho e as notas relacionadas. O que sincroniza depende da integração e das configurações do seu espaço de trabalho.

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Como verificar se funcionou

• A tarefa aparece na lista com a propriedade, o responsável, a data de vencimento e o status corretos.
• O calendário mostra o trabalho agendado no dia esperado.
• Itens de checklist, comentários, fotos, suprimentos e registros de tempo aparecem no histórico da tarefa.
• As visitas agrupam corretamente o trabalho do mesmo dia na propriedade.
• As exportações incluem as tarefas que correspondem aos seus filtros atuais.
• As tarefas encerradas mostram quem concluiu o trabalho e quando.

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Problemas comuns

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