Documentation Index
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Mantenha suas operações funcionando sem problemas
Todo aluguel de temporada precisa de limpeza entre hóspedes, manutenção regular e inspeções ocasionais. O Trellis ajuda você a agendar tudo isso, atribuir o trabalho às pessoas certas e acompanhar a conclusão - para que nada passe despercebido.Tipos de tarefas
O Trellis organiza seu trabalho em departamentos, facilitando ver o que precisa ser feito e quem é responsável. Cada espaço de trabalho começa com quatro departamentos padrão:Limpeza
Rotações entre hóspedes, limpezas profundas e limpeza de rotina. O tipo de tarefa mais comum para a maioria dos administradores de propriedades.
Manutenção
Reparos, substituições e consertos. De uma torneira pingando a um ar-condicionado quebrado.
Inspeção
Verificações de qualidade antes e depois das estadias, auditorias periódicas de propriedades e revisões de conformidade.
Recepção
Acompanhamento com hóspedes, comunicação com proprietários, coordenação remota e trabalho operacional administrativo.
Ciclo de vida da tarefa
Cada tarefa segue um fluxo de trabalho claro para que você sempre saiba onde as coisas estão:Aberta
Uma nova tarefa foi criada - seja manualmente, pela IA ou por uma automação. Ainda não foi agendada ou atribuída.
Agendada
A tarefa tem uma data e um membro da equipe ou fornecedor atribuído. Está no calendário e pronta para execução.
Em progresso
Seu membro da equipe começou a trabalhar na tarefa. Ele pode atualizar o progresso, completar itens do checklist e enviar fotos.
Para tarefas que requerem aprovação do gerente (como reparos caros), o Trellis adiciona uma etapa de revisão. O membro da equipe atribuído envia seu trabalho, e um gerente aprova ou solicita alterações antes de ser finalizado.
Agrupamento inteligente de visitas
Quando um membro da equipe tem múltiplas tarefas na mesma propriedade no mesmo dia, o Trellis automaticamente as agrupa em uma visita - uma única ida à propriedade. Isso significa:- Sua equipe de limpeza vê “Visita: Villa Oceanview - 3 tarefas” em vez de três entradas separadas
- Tempo de deslocamento e logística são minimizados
- Você tem uma visão clara de quanto trabalho cada propriedade requer
Minhas visitas no celular
A página Minhas visitas no aplicativo móvel oferece aos trabalhadores de campo uma visualização dedicada de todas as suas visitas - passadas e futuras - em um só lugar. Acesse pelo menu Mais. As visitas são organizadas em duas abas:- Próximas - visitas agendadas para hoje e adiante, agrupadas por data. Cada cartão mostra o nome da propriedade, endereço e progresso das tarefas (por exemplo, “2 de 4 tarefas concluídas”)
- Passadas - visitas concluídas anteriormente, também agrupadas por data, para que você possa revisar seu histórico de trabalho
Criar uma tarefa no mobile
Quando sua equipe de campo cria uma tarefa pelo app mobile, ela pode selecionar um template ativo antes de preencher o restante do formulário. Ao selecionar um template, o Trellis preenche título, descrição, departamento e prioridade, e salva o ID do template para que a tarefa herde a checklist, os suprimentos e o mapeamento operacional desse template. O formulário mobile mantém o fluxo em campo focado nos campos principais: título, descrição, propriedade, departamento, data, prioridade, template e responsáveis. Horário, contato, tarefa pai, pending-until e outros campos avançados ainda podem ser ajustados na visualização completa de detalhes da tarefa quando necessário.Atribuição de trabalho
Para membros da equipe
Atribua tarefas a qualquer pessoa no seu espaço de trabalho. Os membros da equipe veem suas tarefas atribuídas na sua visualização pessoal de tarefas, facilitando o planejamento do dia.Para fornecedores e contratados
Trabalha com equipes de limpeza externas ou empresas de manutenção? Adicione-os como organizações de fornecedores no Trellis e atribua tarefas diretamente a eles. Eles podem atualizar o status da tarefa e enviar fotos de conclusão.Gerenciamento de responsáveis no celular
Administradores podem gerenciar os responsáveis das tarefas diretamente pelo aplicativo móvel. Abra qualquer tarefa para ver seus responsáveis atuais - cada um exibido com seu avatar e, para fornecedores, o nome da organização fornecedora. De lá, você pode:- Adicionar responsáveis - toque para atribuir membros da equipe ou fornecedores adicionais à tarefa
- Remover responsáveis - remova alguém que não é mais necessário no trabalho
- Reagendar - altere a data da tarefa usando o seletor de data integrado sem sair do aplicativo móvel
Checklists
Anexe checklists às suas tarefas para garantir que nada passe despercebido. Checklists são especialmente valiosos para rotações de limpeza e inspeções.Criar um checklist
Adicione itens de checklist a qualquer tarefa - ou crie modelos reutilizáveis para tipos de tarefas comuns como “Rotação padrão” ou “Limpeza profunda”.
Trabalhadores completam itens no local
Enquanto sua equipe trabalha na tarefa, eles marcam cada item. Também podem enviar fotos como prova de conclusão.
Verificação de fotos com IA
Para etapas do checklist que exigem envio de fotos, você pode habilitar a verificação de fotos com IA. Quando habilitada, o Trellis verifica automaticamente se a foto enviada corresponde ao que a etapa requer - para que você possa detectar problemas sem revisar manualmente cada imagem. Como funciona:- Quando um membro da equipe envia uma foto para uma etapa do checklist, a IA a compara com a descrição da etapa e qualquer foto de referência que você tenha fornecido
- Se a foto passa, o item é marcado como verificado
- Se a foto não corresponde - cômodo errado, tarefa não concluída, foto muito escura - o item é sinalizado com um motivo para que sua equipe possa refazê-la
Atividade e comentários de tarefas
Cada tarefa tem um feed de atividade onde sua equipe pode deixar comentários, compartilhar atualizações e acompanhar o que aconteceu. Os comentários mantêm toda a comunicação sobre uma tarefa em um só lugar - chega de mensagens espalhadas ou contexto perdido. Seu agente de IA também pode postar comentários diretamente nos feeds de atividade de tarefas. Por exemplo, se um hóspede envia uma mensagem de acompanhamento sobre um problema de manutenção, a IA pode adicionar esse contexto à tarefa relevante para que sua equipe tenha as informações mais recentes sem verificar a caixa de entrada.Tradução automática
Se sua equipe fala diferentes idiomas, o Trellis pode traduzir automaticamente os títulos e descrições das tarefas para que todos vejam as tarefas no idioma que entendem. Quando uma tarefa é criada ou atualizada, o Trellis detecta o idioma original e traduz o conteúdo para os membros da equipe que usam um idioma diferente.Ativando a tradução automática
A tradução automática é uma configuração no nível do espaço de trabalho que você ativa nas configurações do seu espaço de trabalho:A tradução automática está desativada por padrão. Uma vez ativada, ela se aplica a todas as tarefas novas e atualizadas em todo o seu espaço de trabalho.
Como funciona
- Quando uma tarefa é criada ou seu título ou descrição é atualizado, o Trellis traduz automaticamente o conteúdo para os idiomas usados pela sua equipe
- As traduções aparecem ao lado do texto original para que nada se perca
- O idioma original é sempre preservado - traduções são adicionadas, nunca substituídas
Rastreamento de suprimentos
Acompanhe os suprimentos e materiais que sua equipe usa para cada tarefa. Sejam produtos de limpeza para uma rotação ou peças de reposição para um trabalho de manutenção, você pode anexar itens de suprimento diretamente a uma tarefa e deixar o Trellis cuidar das atualizações de inventário automaticamente.Adicionando suprimentos a uma tarefa
Você pode adicionar suprimentos ao criar uma nova tarefa ou a qualquer momento na visualização de detalhes da tarefa:Abra a seção de suprimentos
Ao criar ou editar uma tarefa, procure a seção Suprimentos no formulário da tarefa.
Pesquise e selecione itens
Use o seletor de suprimentos com busca para encontrar itens do seu inventário. Digite para pesquisar por nome - útil quando seu catálogo de suprimentos é grande.
Confirmação do uso de suprimentos
Quando você conclui uma tarefa que tem suprimentos anexados, o Trellis exibe um diálogo de Confirmar uso de suprimentos. Isso permite registrar quantos de cada item sua equipe realmente usou - que pode diferir das quantidades originalmente planejadas. Para cada item de suprimento, você verá:- Planejado - a quantidade originalmente atribuída à tarefa (somente leitura)
- Usado - a quantidade que sua equipe realmente usou (editável)
Atualizações automáticas de inventário
Quando uma tarefa é marcada como Concluída e o uso de suprimentos é confirmado, o Trellis deduz as quantidades confirmadas do seu estoque. Não há nada extra a fazer - concluir a tarefa e confirmar o uso aciona a atualização do estoque. Isso significa:- Suas contagens de inventário permanecem precisas sem ajustes manuais
- Suprimentos não utilizados são devolvidos ao estoque automaticamente
- Você pode identificar itens com estoque baixo antes que sua equipe fique sem eles
- O uso de suprimentos está vinculado a tarefas específicas, proporcionando uma trilha de auditoria clara
Apenas itens de suprimento vinculados a um armazém são decrementados. Se você adicionar um item de suprimento como referência geral (sem armazém), ele não afetará os níveis de estoque.
Transferências de armazém
Se você armazena suprimentos em múltiplas localizações, pode transferir inventário entre armazéns sem sair do Trellis. Isso é útil quando um armazém está com estoque baixo e outro tem excedente.Abra a aba Transferências
Navegue até Tarefas > Suprimentos e selecione a aba Transferências para ver todas as transferências de armazém.
Crie uma nova transferência
Clique em Nova transferência. Selecione o armazém de origem (de onde saem os itens) e o armazém de destino (para onde vão os itens).
Adicione itens e quantidades
Adicione um ou mais itens de suprimento à transferência e especifique a quantidade de cada um. Você pode adicionar múltiplos itens a uma única transferência.
Adicione notas (opcional)
Inclua notas sobre a transferência - por exemplo, o motivo da movimentação ou instruções especiais de manuseio.
Status de transferência
Cada transferência passa por um ciclo de vida claro:| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | A transferência foi criada mas os itens ainda não foram movidos |
| Em trânsito | Os itens estão sendo movidos entre armazéns |
| Concluída | Os itens chegaram ao armazém de destino e o inventário foi atualizado |
| Cancelada | A transferência foi cancelada antes da conclusão |
Cada transferência recebe um número único (por exemplo, WT-001) para que você possa referenciá-lo facilmente em seus registros.
Criação de tarefas
Existem várias formas de criar tarefas no Trellis:Manualmente
Manualmente
Clique em Nova tarefa na página de Tarefas ou em qualquer visualização de detalhes da propriedade. Preencha os detalhes, atribua e defina uma data de vencimento.
Automaticamente via automações
Automaticamente via automações
Configure automações que criem tarefas com base em eventos - por exemplo, criar automaticamente uma tarefa de limpeza quando um hóspede faz checkout, ou uma tarefa de manutenção quando um hóspede reporta um problema.
Do agente de IA
Do agente de IA
Quando um hóspede reporta um problema em uma mensagem, o agente de IA pode criar uma tarefa de manutenção automaticamente e atribuí-la ao membro da equipe correto. A IA também pode postar comentários diretamente no feed de atividade de uma tarefa - por exemplo, adicionando contexto de uma conversa com o hóspede ou anotando uma atualização de status.
Do seu PMS
Do seu PMS
Se você usa uma plataforma de operações de campo como Breezeway, as tarefas são sincronizadas bidirecionalmente. Crie uma tarefa em qualquer sistema e ela aparece em ambos.
Modelos de tarefas
Economize tempo criando modelos para suas tarefas mais comuns. Um modelo pré-preenche o título, descrição, departamento, duração estimada, checklist e responsável padrão - para que criar uma nova tarefa leve apenas alguns cliques. Modelos populares:| Modelo | Departamento | Uso típico |
|---|---|---|
| Rotação padrão | Limpeza | Limpeza de checkout com checklist padrão |
| Limpeza profunda | Limpeza | Limpeza profunda trimestral ou sazonal |
| Verificação pré-chegada | Inspeção | Vistoria rápida antes da chegada do hóspede |
| Troca de filtro HVAC | Manutenção | Manutenção sazonal programada |
| Inspeção pós-estadia | Inspeção | Revisão detalhada após o checkout |
Filtragem da sua lista de tarefas
Use os filtros no topo da lista de tarefas para restringir o que você vê. Você pode filtrar por propriedade, status, departamento, intervalo de datas e responsável.Filtro de responsável
O filtro de responsável agrupa as pessoas em duas seções - Membros e Fornecedores - para que você possa encontrar rapidamente quem procura:- Membros - pessoas na equipe do seu espaço de trabalho
- Fornecedores - empresas e contratados externos com quem você trabalha
Filtragem no celular
O aplicativo móvel do Trellis oferece à sua equipe a mesma filtragem poderosa disponível no desktop:- Abas de status - alterne entre tarefas Abertas, Pendentes, Agendadas e Concluídas com um único toque
- Pesquisa - encontre tarefas por nome na barra de pesquisa no topo da lista
- Chips de filtro de data - restrinja resultados a uma data ou intervalo específico usando chips de seleção rápida, com um seletor de data nativo para intervalos personalizados
Visualização de calendário
Mude para a visualização de calendário para ver todas as suas tarefas organizadas por data. Isso é especialmente útil para:- Planejar a semana da sua equipe
- Identificar conflitos de agendamento
- Garantir que cada checkout tenha uma tarefa de limpeza atribuída
- Equilibrar a carga de trabalho entre sua equipe
Rastreamento de tempo
Quando sua equipe começa a trabalhar em uma tarefa pelo aplicativo móvel, pode iniciar uma sessão de rastreamento para registrar quanto tempo o trabalho leva. Um banner persistente aparece no topo da tela mostrando o tempo decorrido, e permanece visível enquanto navegam entre telas - para que sempre saibam em que estão registrados. O rastreamento de tempo ajuda você a:- Entender quanto tempo cada tipo de tarefa realmente leva
- Comparar durações estimadas versus reais
- Identificar tarefas ou propriedades que consistentemente levam mais tempo do que o esperado
Mantendo seu PMS sincronizado
Se você usa uma plataforma de operações de campo como Breezeway, suas tarefas ficam sincronizadas automaticamente:- Tarefas criadas no Trellis aparecem na sua plataforma de operações
- Tarefas atualizadas na sua plataforma de operações são refletidas no Trellis
- Mudanças de status, atribuições e conclusões são sincronizadas em ambas as direções
Você não precisa atualizar tarefas em dois lugares. Faça alterações onde for mais conveniente - o Trellis mantém tudo sincronizado.
Dicas para gestão eficaz de tarefas
Automatize as tarefas de rotação
Configure uma automação para criar uma tarefa de limpeza toda vez que um hóspede fizer checkout. Nunca mais perca uma rotação.
Use modelos de checklist
Checklists consistentes significam qualidade consistente. Crie modelos para cada tipo de tarefa e aplique em todos os lugares.
Revise o calendário semanalmente
Dedique alguns minutos toda semana olhando a visualização do calendário. Identifique lacunas de agendamento, dias sobrecarregados e tarefas não atribuídas antes que se tornem problemas.
Habilite o envio de fotos
Exija que sua equipe envie fotos para itens-chave do checklist. Prova visual economiza tempo em verificações de qualidade e resolve disputas mais rápido.
Rastreie o uso de suprimentos
Anexe itens de suprimento às suas tarefas para que os níveis de inventário sejam atualizados automaticamente quando o trabalho for concluído. Sem mais contagens manuais de estoque ou escassez inesperada.