Задачи

​

Чем это помогает

Задачи поддерживают движение операционной работы от запроса до завершения. Используйте их для уборки, техобслуживания, инспекций, работы с расходными материалами, запросов владельцев, проблем гостей и всего, что нужно отслеживать вашей команде.

​

Перед началом

• Добавьте свои объекты и членов команды.
• Настройте отделы или подрядчиков, если ваша команда распределяет работу по группам. Распространённые отделы - это Уборка, Техобслуживание, Инспекция и Приём.
• Создайте шаблоны задач для повторяющейся работы, например для ротаций, инспекций и ремонтов.
• Подключите инвентарь, если хотите, чтобы задачи обновляли расход материалов.

​

Создание задачи

​

Этапы задачи

Большинство задач проходит один и тот же простой путь:

​

Шаблоны задач

Шаблон задачи - это сохранённая заготовка для работы, которую вы повторяете на разных объектах, например ротационная уборка, проверка перед заездом или сезонная замена фильтра. Когда вы создаёте задачу из шаблона, Trellis заранее заполняет название, описание, отдел, приоритет, оценочную продолжительность, необходимое число людей, чек-лист, расходные материалы по умолчанию и затраты по умолчанию - так новая задача создаётся за несколько кликов вместо нескольких минут. Шаблоны можно использовать везде, где создаются задачи: ручное создание задачи, мобильное приложение, автоматизации и рабочие процессы могут начинаться с одного и того же шаблона. Распространённые шаблоны, которые настраивают команды:

​

Где найти шаблоны

В левом меню откройте Задачи, затем выберите Шаблоны в группе Операции. Откроется экран шаблонов задач, где можно искать шаблоны, фильтровать по отделу, а также создавать, редактировать, дублировать и удалять их.

​

Создание шаблона

​

Применение, смена или удаление шаблона у существующей задачи

Необязательно выбирать шаблон при создании задачи. Откройте любую задачу, найдите выбор Шаблона в панели «Детали» и примените, смените или удалите его в любой момент.

• Примените шаблон к задаче, у которой его не было. Trellis сгенерирует чек-лист шаблона и заполнит его расходные материалы и затраты по умолчанию.
• Смените шаблон, если выбрали неверный или работа изменилась. Текущий чек-лист очищается и пересобирается из нового шаблона.
• Удалите шаблон (значок X в выборе), чтобы убрать его. Чек-лист очищается, и у задачи не остаётся чек-листа из шаблона.
• Повторный выбор того же шаблона ничего не меняет, поэтому можно открыть выбор без риска стереть работу.

Смена шаблона не перезаписывает название, приоритет или отдел задачи. Если у нового шаблона другое описание, Trellis спрашивает перед заменой описания задачи.

​

Шаблоны из подключённых интеграций

Если вы подключаете интеграцию, например Breezeway, выбор шаблонов группирует шаблоны по источнику, чтобы их можно было различать:

• Из Breezeway (или другого подключённого провайдера) - шаблоны, импортированные из этого аккаунта. Выбор такого шаблона сохраняет согласованность чек-листа и требований, чтобы они переносились, когда задача синхронизируется обратно в эту систему.
• Из Trellis - шаблоны, которые вы создали в Trellis. Они подходят для задач, которыми вы управляете полностью в Trellis, но их чек-листы не отображаются на стороне подключённого провайдера.
• В зависимости от ваших подключений также могут появляться заголовки Шаблоны PMS и Пользовательские шаблоны.

В выборе отображаются только активные шаблоны.

​

Чек-листы

Чек-лист разбивает задачу на понятные шаги, чтобы исполнитель точно знал, что делать и как выглядит «готово». Чек-лист можно добавить к отдельной задаче или встроить в шаблон, чтобы каждая задача этого типа начиналась с одних и тех же шагов. Каждый пункт чек-листа может включать:

• Название и необязательное описание с инструкциями
• Тип шага, который определяет, как отвечает сотрудник. Распространённые типы: простая отметка о выполнении, да/нет, число или подсчёт, оценка, короткий текстовый ответ и фотошаг.
• Эталонную фотографию, которая показывает, как должен выглядеть завершённый шаг
• Обязательные фотографии (например, «до», «после», фото проблемы или общее фото), которые сотрудник должен сделать
• Верификацию фотографий ИИ, которая отмечает фотографии, выглядящие неправильно, отсутствующие, слишком тёмные или трудные для проверки, чтобы руководитель мог их просмотреть до закрытия задачи

​

Разделы чек-листа

Пункты чек-листа сгруппированы в разделы, чтобы команда проходила их в логичном порядке. Есть два вида разделов:

• Разделы по типу комнаты привязаны к виду комнаты, например спальня, ванная, кухня или гостиная. Они адаптируются под каждый объект (см. Размножение по комнатам ниже).
• Пользовательские разделы - это произвольные группировки, например «Удобства», «Территория» или «Финальный осмотр». Они всегда отображаются как написаны.

Внутри раздела пункт также может быть привязан к элементу (например, к грилю или джакузи), чтобы он появлялся только на объектах, где этот элемент есть. Когда сотрудник открывает задачу, чек-лист сгруппирован по разделам, чтобы он мог проходить его комната за комнатой.

​

Как шаблоны адаптируются под каждый объект

Именно это позволяет одному шаблону работать для всего портфеля. Вместо создания отдельного шаблона для каждого объекта вы создаёте один шаблон, а Trellis адаптирует его чек-лист под каждый объект, используя комнаты и элементы этого объекта (настраиваются на странице деталей объекта).

​

Размножение по комнатам

Когда пункт чек-листа находится в разделе по типу комнаты (например, «Спальня» или «Ванная»), Trellis создаёт по одной копии этого шага для каждой подходящей комнаты на объекте. Так один шаблон «Генеральная уборка» с разделом «Спальня» работает везде:

• Студия не получает шагов для спален
• Квартира с 2 спальнями получает «Спальня 1» и «Спальня 2»
• Вилла с 5 спальнями получает от «Спальня 1» до «Спальня 5»

Откуда берётся количество комнат:

• Если на объекте настроены детализированные комнаты на его вкладке «Комнаты» (часто импортированные из подключённой системы), Trellis использует эти комнаты, включая их названия и фотографии.
• Если детализированных комнат нет, Trellis опирается на количество комнат объекта (спальни, ванные и подобные) из записи объекта.

​

Шаги с учётом элементов

Пункт чек-листа можно привязать к конкретному элементу объекта, например к грилю, джакузи, бассейну или стиральной машине. При создании задачи Trellis проверяет объект:

• Элемент есть и активен - шаг появляется в задаче.
• Элемент отсутствует или отмечен неактивным - шаг пропускается.

Вы поддерживаете один шаблон, и каждый объект автоматически получает только те шаги, которые к нему применимы.

​

Сначала настройте комнаты и элементы

Размножение по комнатам и шаги с учётом элементов работают только если у каждого объекта настроены комнаты и элементы. Это делается на объекте, а не в шаблоне: Полные шаги настройки см. в разделе Комнаты и элементы.

​

Настройки шаблона для отдельного объекта

Даже при автоматической адаптации комнат и элементов некоторым объектам нужны другие значения по умолчанию. Раздел Шаблоны на каждом объекте позволяет переопределить общий шаблон только для этого объекта, не создавая отдельный шаблон. Чтобы переопределить шаблон на объекте: Что можно переопределить для каждого объекта:

​

Планирование и назначение работы

• Представление списка лучше всего подходит для просмотра работы по статусу, исполнителю, объекту, приоритету или сроку.
• Представление календаря лучше всего подходит для дневных расписаний, планирования визитов и переноса работы между днями.
• Мобильные визиты помогают полевым командам видеть работу, сгруппированную по объекту и дате.
• Неназначенную работу стоит просматривать часто, чтобы ничего не оставалось без ответственного.

​

Визиты

Когда у одного человека несколько задач на одном объекте в один день, Trellis может сгруппировать эти задачи в визит. Так у полевого сотрудника одна поездка вместо нескольких отдельных карточек. В мобильном приложении полевые сотрудники могут открыть Мои визиты, чтобы видеть предстоящие и прошедшие визиты, прогресс задач, данные объекта и назначенную работу. Если визит нужно перенести, используйте Перенести на визите, чтобы все задачи этого визита переместились вместе.

​

Планирование в календаре

Используйте календарь, когда нужно спланировать день, неделю или месяц:

• Используйте режим Визиты для планирования поездок на объекты.
• Используйте режим Задачи, чтобы видеть каждую задачу отдельно.
• Смотрите календарь по объектам, когда проверяете охват каждого дома.
• Смотрите календарь по членам команды, когда балансируете нагрузку.
• Перетаскивайте работу на другой день, объект или члена команды при изменении планов.

Строка Не назначено легко находится в календаре по членам команды, чтобы руководители могли быстро заметить работу, которой ещё нужен ответственный.

​

Работа с задачами в мобильном приложении

Полевые команды могут создавать и обновлять задачи в мобильном приложении. При создании мобильной задачи можно выбрать объект, дату, отдел, приоритет, исполнителя и шаблон. Если у объекта есть бронирования, отображаемые в Trellis, календарь помогает команде не планировать работу во время пребывания гостя. Администраторы также могут обновлять исполнителей и даты со страницы деталей задачи в мобильном приложении.

​

Общение в задаче

У каждой задачи есть лента активности для комментариев и обновлений. Используйте её, чтобы хранить заметки, вопросы, фотографии и решения руководителя в одном месте. Введите @ в комментарии, чтобы упомянуть члена команды. Упомянутые коллеги получают целевое уведомление, даже если они не назначены на задачу. Члены команды могут управлять тем, как они получают уведомления о комментариях к задачам, в своих настройках уведомлений. Если ваша команда работает на нескольких языках, автоматический перевод задач может показывать названия и описания на предпочитаемом языке каждого коллеги, сохраняя оригинальный текст.

​

Учёт времени, расходных материалов и затрат

Используйте учёт времени, когда нужно знать, сколько заняла работа. Полевой сотрудник может запустить учёт времени во время работы над задачей, а руководители позже могут сравнить запланированное время с фактическим. Используйте учёт расходных материалов, когда уборщики или техники используют позиции из инвентаря: Если ваша команда хранит расходные материалы в нескольких местах, используйте складские перемещения в разделе Расходные материалы, чтобы перемещать позиции с одного склада на другой и поддерживать точность остатков. Отмечайте работу как без оплаты, когда затраты должны оставаться в ваших записях, но не выставляться к оплате дальше. Можно применить «без оплаты» к одной задаче или ко всему визиту, в зависимости от того, что нужно исключить.

​

Экспорт и отчёты по задачам

Используйте фильтры, чтобы сузить список задач, затем экспортируйте задачи, когда нужна таблица для владельцев, бухгалтерии или внутренней проверки. Большие экспорты показывают прогресс во время подготовки файла, а затем скачиваются, когда готовы. Распространённые фильтры включают статус, дату, объект, исполнителя, отдел, приоритет и подрядчика.

​

Используйте отслеживание в реальном времени ответственно

Если отслеживание местоположения включено для вашего рабочего пространства и ваша команда дала разрешение, руководители могут использовать карту в реальном времени, чтобы видеть активных сотрудников и понятнее распределять работу. Передача местоположения зависит от разрешения сотрудника и настроек устройства. Если сотрудник отклоняет разрешение на местоположение или завершает смену, отслеживание прекращается.

​

Поддерживайте согласованность подключённых систем

Когда подключённая система объекта поддерживает обновление задач, Trellis может помогать поддерживать согласованность статуса работы и связанных заметок. Что синхронизируется, зависит от интеграции и настроек вашего рабочего пространства.

​

Как проверить, что всё работает

• Задача появляется в списке с правильным объектом, исполнителем, сроком и статусом.
• Календарь показывает запланированную работу в ожидаемый день.
• Пункты чек-листа, комментарии, фотографии, расходные материалы и записи времени появляются в истории задачи.
• Визиты правильно группируют работу на объекте в один день.
• Экспорты включают задачи, соответствующие вашим текущим фильтрам.
• Закрытые задачи показывают, кто выполнил работу и когда.

​

Частые проблемы

​

Похожие статьи