Documentation Index
Fetch the complete documentation index at: https://docs.trellistech.com/llms.txt
Use this file to discover all available pages before exploring further.
Поддерживайте бесперебойную работу
Каждый объект краткосрочной аренды требует уборки между гостями, регулярного техобслуживания и периодических инспекций. Trellis помогает планировать все это, назначать работу нужным людям и отслеживать выполнение — чтобы ничего не было упущено.Типы задач
Trellis организует вашу работу по отделам, упрощая обзор того, что нужно сделать и кто ответственный. Каждое рабочее пространство начинается с четырех отделов по умолчанию:Уборка
Ротации между гостями, генеральная уборка и текущее обслуживание. Самый распространенный тип задач для большинства управляющих.
Техобслуживание
Ремонт, замена и устранение неполадок. От подтекающего крана до сломанного кондиционера.
Инспекция
Проверки качества до и после пребывания гостей, периодические аудиты и проверки соответствия.
Приём
Связь с гостями, коммуникация с владельцами, удаленная координация и административная операционная работа.
Жизненный цикл задачи
Каждая задача проходит через четкий рабочий процесс, чтобы вы всегда знали, на каком этапе она находится:Открыта
Новая задача создана — вручную, ИИ или автоматизацией. Она еще не запланирована и не назначена.
Запланирована
У задачи есть дата и назначенный член команды или подрядчик. Она в календаре и готова к выполнению.
В работе
Ваш сотрудник приступил к работе. Он может обновлять прогресс, отмечать элементы чек-листа и загружать фотографии.
Для задач, требующих утверждения руководителя (например, дорогостоящий ремонт), Trellis добавляет этап проверки. Назначенный сотрудник отправляет свою работу, а руководитель утверждает или запрашивает изменения до финализации.
Умная группировка в визиты
Когда у сотрудника несколько задач на одном объекте в один день, Trellis автоматически группирует их в визит — одну поездку к объекту. Это означает:- Ваш уборщик видит “Визит: Вилла Океанвью — 3 задачи” вместо трех отдельных записей
- Время в пути и логистика минимизируются
- Вы получаете четкую картину объема работ по каждому объекту
Мои визиты в мобильном приложении
Страница Мои визиты в мобильном приложении предоставляет полевым работникам отдельное представление всех их визитов — прошлых и предстоящих — в одном месте. Доступна через меню Ещё. Визиты организованы в две вкладки:- Предстоящие — визиты, запланированные на сегодня и далее, сгруппированные по датам. На каждой карточке отображается название объекта, адрес и прогресс задач (например, “2 из 4 задач выполнено”)
- Прошедшие — ранее выполненные визиты, также сгруппированные по датам, чтобы вы могли просмотреть историю работы
Создание задачи в мобильном приложении
Когда полевая команда создает задачу в мобильном приложении, она может выбрать активный шаблон задачи до заполнения остальных полей. При выборе шаблона Trellis заполняет название, описание, отдел и приоритет, а также сохраняет ID шаблона, чтобы задача получила чеклист, материалы и операционное сопоставление из этого шаблона. Мобильная форма оставляет быстрый выездной сценарий на основных полях: название, описание, объект, отдел, дата, приоритет, шаблон и исполнители. Время, контакт, родительская задача, pending-until и другие расширенные поля можно при необходимости настроить в полной карточке задачи.Назначение работы
Членам команды
Назначайте задачи любому в вашем рабочем пространстве. Члены команды видят назначенные им задачи в своем личном представлении, что облегчает планирование дня.Подрядчикам и внешним исполнителям
Работаете с внешними бригадами уборки или компаниями по техобслуживанию? Добавьте их как организации-подрядчики в Trellis и назначайте задачи напрямую. Они могут обновлять статус задач и загружать фотографии выполнения.Управление ответственными в мобильном приложении
Администраторы могут управлять ответственными за задачи прямо из мобильного приложения. Откройте любую задачу, чтобы увидеть текущих ответственных — каждый отображается со своим аватаром, а для подрядчиков — с названием организации. Оттуда вы можете:- Добавить ответственных — нажмите, чтобы назначить дополнительных членов команды или подрядчиков на задачу
- Удалить ответственных — удалите того, кто больше не нужен на задаче
- Перенести — измените дату задачи с помощью встроенного выбора даты, не покидая мобильное приложение
Чек-листы
Прикрепляйте чек-листы к задачам, чтобы ничего не было упущено. Чек-листы особенно ценны для ротаций уборки и инспекций.Создать чек-лист
Добавьте элементы чек-листа к любой задаче — или создайте многоразовые шаблоны для типовых задач, таких как “Стандартная Ротация” или “Генеральная Уборка.”
Работники выполняют пункты на месте
По мере выполнения задачи ваша команда отмечает каждый пункт. Они также могут загружать фотографии как доказательство выполнения.
Верификация фотографий ИИ
Для шагов чек-листа, требующих загрузки фотографий, вы можете включить верификацию фотографий ИИ. При активации Trellis автоматически проверяет, соответствует ли загруженная фотография требованиям шага — чтобы вы могли обнаружить проблемы без ручной проверки каждого изображения. Как это работает:- Когда сотрудник загружает фотографию для шага чек-листа, ИИ сравнивает ее с описанием шага и любой эталонной фотографией, которую вы предоставили
- Если фотография соответствует, элемент отмечается как подтвержденный
- Если фотография не соответствует — неправильная комната, задача не выполнена, фото слишком темное — элемент отмечается с указанием причины, чтобы ваша команда могла переснять
Активность и комментарии задач
Каждая задача имеет ленту активности, где ваша команда может оставлять комментарии, делиться обновлениями и отслеживать произошедшее. Комментарии держат всю коммуникацию по задаче в одном месте — больше никаких разрозненных сообщений или потерянного контекста. Ваш ИИ-агент также может публиковать комментарии непосредственно в лентах активности задач. Например, если гость отправляет дополнительное сообщение о проблеме с обслуживанием, ИИ может добавить этот контекст к соответствующей задаче, чтобы ваша команда имела актуальную информацию без проверки почтового ящика.Автоматический перевод
Если ваша команда говорит на разных языках, Trellis может автоматически переводить заголовки и описания задач, чтобы каждый видел задачи на понятном ему языке. Когда задача создается или обновляется, Trellis определяет исходный язык и переводит содержимое для членов команды, использующих другой язык.Включение автоматического перевода
Автоматический перевод — это настройка на уровне рабочего пространства, которая включается в настройках вашего рабочего пространства:Автоматический перевод выключен по умолчанию. После включения он применяется ко всем новым и обновленным задачам в вашем рабочем пространстве.
Как это работает
- Когда задача создается или ее заголовок или описание обновляется, Trellis автоматически переводит содержимое на языки, используемые вашей командой
- Переводы отображаются рядом с оригинальным текстом, чтобы ничего не было потеряно
- Исходный язык всегда сохраняется — переводы добавляются, а не заменяются
Учет расходных материалов
Отслеживайте расходные материалы, которые ваша команда использует для каждой задачи. Будь то чистящие средства для ротации или запасные части для ремонта, вы можете привязать расходные материалы непосредственно к задаче, и Trellis автоматически обновит данные инвентаря.Добавление расходных материалов к задаче
Вы можете добавить расходные материалы при создании новой задачи или в любой момент из представления деталей задачи:Откройте раздел расходных материалов
При создании или редактировании задачи найдите раздел Расходные материалы в форме задачи.
Найдите и выберите позиции
Используйте выбор расходных материалов с поиском для нахождения позиций из вашего инвентаря. Введите название для поиска — удобно, когда каталог расходных материалов большой.
Подтверждение расхода материалов
При завершении задачи с привязанными расходными материалами Trellis показывает диалог Подтверждение расхода материалов. Это позволяет зафиксировать, сколько каждой позиции ваша команда фактически использовала — что может отличаться от первоначально запланированного количества. Для каждой позиции расходных материалов вы увидите:- Запланировано — количество, первоначально назначенное задаче (только для чтения)
- Использовано — количество, фактически использованное вашей командой (редактируемое)
Автоматическое обновление инвентаря
Когда задача отмечается как Завершена и расход материалов подтверждён, Trellis списывает подтверждённые количества со склада. Никаких дополнительных действий не требуется — завершение задачи и подтверждение расхода запускает обновление складских остатков. Это означает:- Данные инвентаря остаются точными без ручных корректировок
- Неиспользованные материалы автоматически возвращаются на склад
- Вы можете обнаружить позиции с низким остатком до того, как они закончатся
- Расход материалов привязан к конкретным задачам, обеспечивая четкий аудиторский след
Списываются только позиции расходных материалов, привязанные к складу. Если вы добавляете позицию как общую справочную информацию (без склада), она не повлияет на складские остатки.
Складские перемещения
Если вы храните расходные материалы в нескольких местах, вы можете перемещать инвентарь между складами, не покидая Trellis. Это полезно, когда на одном складе заканчивается запас, а на другом есть излишки.Откройте вкладку Перемещения
Перейдите в Задачи > Расходные материалы и выберите вкладку Перемещения, чтобы увидеть все складские перемещения.
Создайте новое перемещение
Нажмите Новое перемещение. Выберите склад-источник (откуда отправляются позиции) и склад-получатель (куда направляются позиции).
Добавьте позиции и количества
Добавьте одну или несколько позиций расходных материалов в перемещение и укажите количество для каждой. В одно перемещение можно добавить несколько позиций.
Добавьте примечания (по желанию)
Укажите примечания о перемещении — например, причину переноса или особые инструкции по обращению.
Статусы перемещения
Каждое перемещение проходит через четкий жизненный цикл:| Статус | Значение |
|---|---|
| Ожидает | Перемещение создано, но позиции ещё не перемещены |
| В пути | Позиции перемещаются между складами |
| Завершено | Позиции прибыли на склад-получатель, инвентарь обновлён |
| Отменено | Перемещение было отменено до завершения |
Каждому перемещению присваивается уникальный номер (например, WT-001), чтобы вы могли легко ссылаться на него в своих записях.
Создание задач
Существует несколько способов создания задач в Trellis:Вручную
Вручную
Нажмите Новая задача на странице Задачи или из любого представления деталей объекта. Заполните данные, назначьте исполнителя и установите срок.
Автоматически через автоматизации
Автоматически через автоматизации
Настройте автоматизации, которые создают задачи на основе событий — например, автоматически создавать задачу уборки при выезде гостя или задачу техобслуживания при обращении гостя с проблемой.
Через ИИ-агента
Через ИИ-агента
Когда гость сообщает о проблеме в сообщении, ИИ-агент может автоматически создать задачу техобслуживания и назначить ее нужному сотруднику. ИИ также может публиковать комментарии непосредственно в ленте активности задачи — например, добавляя контекст из разговора с гостем или фиксируя обновление статуса.
Из вашей PMS
Из вашей PMS
Если вы используете платформу полевых операций, такую как Breezeway, задачи синхронизируются двусторонне. Создайте задачу в любой системе, и она появится в обеих.
Шаблоны задач
Экономьте время, создавая шаблоны для наиболее частых задач. Шаблон предварительно заполняет название, описание, отдел, оценочную продолжительность, чек-лист и ответственного по умолчанию — так что создание новой задачи занимает всего несколько кликов. Популярные шаблоны:| Шаблон | Отдел | Типичное использование |
|---|---|---|
| Стандартная Ротация | Уборка | Уборка после выезда со стандартным чек-листом |
| Генеральная Уборка | Уборка | Квартальная или сезонная генеральная уборка |
| Предзаездная Проверка | Инспекция | Быстрый осмотр перед приездом гостя |
| Замена Фильтра HVAC | Техобслуживание | Плановое сезонное обслуживание |
| Послезаездная Инспекция | Инспекция | Детальный осмотр после выезда гостя |
Фильтрация списка задач
Используйте фильтры в верхней части списка задач для уточнения отображения. Можно фильтровать по объекту, статусу, отделу, диапазону дат и ответственному.Фильтр по ответственному
Фильтр по ответственному группирует людей в два раздела — Сотрудники и Подрядчики — чтобы вы могли быстро найти нужного человека:- Сотрудники — люди в вашей команде рабочего пространства
- Подрядчики — внешние компании и исполнители
Фильтрация в мобильном приложении
Мобильное приложение Trellis предоставляет вашей команде те же мощные фильтры, что и в десктопной версии:- Вкладки статусов — переключайтесь между открытыми, ожидающими, запланированными и завершёнными задачами одним нажатием
- Поиск — находите задачи по названию через строку поиска в верхней части списка
- Быстрые фильтры по датам — сужайте результаты до конкретной даты или диапазона с помощью кнопок быстрого выбора, с нативным выбором даты для произвольных диапазонов
Представление календаря
Переключитесь на представление календаря, чтобы увидеть все задачи по датам. Это особенно полезно для:- Планирования недели вашей команды
- Обнаружения конфликтов расписания
- Проверки, что каждому выезду назначена задача уборки
- Балансировки нагрузки между сотрудниками
Учёт рабочего времени
Когда ваша команда начинает работать над задачей из мобильного приложения, они могут запустить сессию отслеживания для фиксации времени выполнения. Постоянный баннер появляется в верхней части экрана, показывая прошедшее время, и остаётся видимым при переходе между экранами — чтобы сотрудники всегда знали, что они выполняют. Учёт рабочего времени помогает:- Понять, сколько времени каждый тип задачи занимает на самом деле
- Сравнить оценочную и фактическую продолжительность
- Выявить задачи или объекты, которые стабильно занимают больше времени, чем ожидалось
Синхронизация с вашей PMS
Если вы используете платформу полевых операций, такую как Breezeway, ваши задачи синхронизируются автоматически:- Задачи, созданные в Trellis, появляются в вашей операционной платформе
- Задачи, обновленные в вашей операционной платформе, отражаются в Trellis
- Изменения статуса, назначения и завершения синхронизируются в обоих направлениях
Вам не нужно обновлять задачи в двух местах. Вносите изменения там, где удобнее — Trellis поддерживает синхронизацию.
Советы по эффективному управлению задачами
Автоматизируйте задачи ротации
Настройте автоматизацию для создания задачи уборки при каждом выезде гостя. Больше никаких пропущенных ротаций.
Используйте шаблоны чек-листов
Единообразные чек-листы означают единообразное качество. Создайте шаблоны для каждого типа задачи и применяйте их повсюду.
Еженедельно проверяйте календарь
Уделяйте несколько минут каждую неделю просмотру календаря. Обнаруживайте пробелы в расписании, перегруженные дни и неназначенные задачи до того, как они станут проблемами.
Включите обязательные фотографии
Требуйте от команды загрузки фотографий для ключевых элементов чек-листа. Визуальные доказательства экономят время на проверках качества и быстрее разрешают споры.
Учитывайте расход материалов
Привязывайте расходные материалы к задачам, чтобы складские остатки обновлялись автоматически при завершении работы. Больше никаких ручных инвентаризаций и неожиданной нехватки.