任务能帮您做什么
任务让运营工作从请求一路推进到完成。可用于清洁、维护、检查、物资工作、业主请求、客人问题，以及团队需要追踪的任何事项。创建清晰的工作
添加团队所需的物业、截止日期、优先级、说明、检查清单和照片。
分配给合适的人
将工作分配给团队成员、供应商、部门或某次已安排的访问。
追踪进度
使用列表、日历、移动端访问和状态视图，查看哪些已完成、哪些被卡住。
让成本一目了然
追踪时间、物资、免计费工作和任务历史，保持记录清晰。
开始之前
- 添加您的物业和团队成员。
- 如果团队按组别分派工作，请设置部门或供应商。常见部门包括清洁、维护、检查和前台。
- 为重复性工作创建任务模板，例如周转、检查和维修。
- 如果您希望任务能更新物资用量，请连接库存。
创建任务
任务阶段
大多数任务都沿着同一条简单的路径推进：任务模板
任务模板是您在各物业之间重复执行的工作的已保存蓝图，例如周转清洁、到达前检查或季节性滤网更换。当您从模板创建任务时，Trellis 会预填标题、描述、部门、优先级、预估时长、所需人数、检查清单、默认物资和默认成本，这样新建一个任务只需几次点击，而不是几分钟。 模板在所有创建任务的地方都可重复使用：手动创建任务、移动应用、自动化和工作流都可以从同一个模板开始。各部分如何组合在一起。 在构建之前，先理解这个模型会很有帮助：
- 一个模板包含任务默认值以及一份检查清单。
- 检查清单划分为若干分区。分区要么是房间类型分区（卧室、浴室、厨房等），要么是自定义分区（设施、室外、最终巡检）。
- 每个分区包含检查清单项目，即各个具体步骤。一个项目可以关联到物业的某个元素（泳池、烧烤架、按摩浴缸），这样它只会在存在该元素的地方出现。
- 每个物业都有自己的房间和元素。创建任务时，Trellis 会读取该物业的房间和元素，并将模板的检查清单调整为与之匹配（参见模板如何适配每个物业）。
- 您还可以为模板的时长、人数、物资和成本设置按物业的覆盖项。
| 模板 | 部门 | 典型用途 |
|---|---|---|
| 标准周转 | 清洁 | 带标准检查清单的客人退房清洁 |
| 深度清洁 | 清洁 | 季度或季节性深度清洁 |
| 到达前检查 | 检查 | 客人到达前的快速巡检 |
| HVAC 滤网更换 | 维护 | 定期季节性维护 |
| 住后检查 | 检查 | 客人退房后的详细审查 |
在哪里找到模板
在左侧导航中打开任务，然后在运营分组下选择模板。这会打开任务模板界面，您可以在其中搜索模板、按部门筛选，以及创建、编辑、复制或删除模板。您也可以从设置进入此界面。设置中的快捷入口会跳转到任务 > 模板，因此两条路径都会到达同一个地方。
创建模板
设置预估时长
输入任务通常需要的时间。保持所有物业统一可在所有地方使用相同的时间，或切换为各物业单独设置，让每个物业自行设定时间（参见按物业的模板设置）。
构建检查清单
添加分区和检查清单项目。每个项目可以有标题、描述、步骤类型、参考照片和照片要求。完整说明请参见检查清单。
在已有任务上应用、切换或清除模板
创建任务时不一定要选择模板。打开任何任务，在详情面板中找到模板选择器，随时应用、切换或清除模板。- 对原本没有模板的任务应用模板。Trellis 会生成该模板的检查清单并填入其默认物资和成本。
- 如果选错了模板或工作内容发生变化，可切换到其他模板。当前检查清单会被清除，并根据新模板重建。
- 清除模板（选择器中的 X）以将其移除。检查清单会被清除，任务将不再带有模板检查清单。
- 重新选择同一个模板不会有任何变化，因此您可以放心打开选择器，不会有清除已有工作的风险。
来自已连接集成的模板
如果您连接了 Breezeway 这样的集成，模板选择器会按来源对模板进行分组，方便您区分：- 来自 Breezeway（或其他已连接的提供商）- 从该账户导入的模板。选择此类模板可使检查清单和要求保持一致，以便任务同步回该系统时能够带过去。
- 来自 Trellis - 您在 Trellis 中创建的模板。它们适用于完全在 Trellis 中管理的任务，但其检查清单不会显示在已连接提供商一侧。
- 根据您的连接情况，还可能出现 PMS 模板和自定义模板的标题。
检查清单
检查清单将任务拆分为清晰的步骤，让执行工作的人确切知道该做什么以及”完成”是什么样子。您可以为单个任务添加检查清单，也可以将其内置到模板中，让该类型的每个任务都以相同的步骤开始。 每个检查清单项目可以包含：- 一个标题和一个可选的带说明的描述
- 一个控制工作人员如何响应的步骤类型。常见类型有简单的完成勾选、是/否、数字或计数、评分、简短文本回答和照片步骤。
- 一张展示完成后步骤应是什么样子的参考照片
- 工作人员必须拍摄的必拍照片（例如之前、之后、问题照片或通用照片）
- AI 照片验证，它会标记看起来不对、缺失、太暗或难以核实的照片，以便经理在任务关闭前进行审核
检查清单分区
检查清单项目按分区分组，以便团队按合理的顺序逐项完成。分区有两种：- 房间类型分区与某一类房间相关联，例如卧室、浴室、厨房或客厅。这些分区会适配每个物业（参见下文的房间展开）。
- 自定义分区是自由形式的分组，例如设施、室外或最终巡检。这些分区始终按所写内容显示。
模板如何适配每个物业
这正是让一个模板适用于整个投资组合的关键。您无需为每个物业构建单独的模板，只需构建一个模板，Trellis 就会使用该物业的房间和元素（在物业详情页上设置）将其检查清单适配到每个物业。房间展开
当某个检查清单项目位于房间类型分区（例如卧室或浴室）时，Trellis 会为该物业中每个匹配的房间各创建一份该步骤的副本。在 3 居室物业中，单个”清洁卧室”步骤会变成”卧室 1""卧室 2”和”卧室 3”，而在 1 居室中则只是”卧室”。如果物业没有该类型的房间，该步骤会被完全跳过。
- 单间公寓不会有卧室步骤
- 2 居室公寓会有”卧室 1”和”卧室 2”
- 5 居室别墅会有”卧室 1”到”卧室 5”
- 如果物业在其房间标签页中设置了详细房间（通常从已连接的系统导入），Trellis 会使用这些房间，包括它们的名称和照片。
- 如果没有详细房间，Trellis 会回退到物业记录中的房间数量（卧室、浴室等）。
元素感知步骤
检查清单项目可以关联到特定的物业元素，例如烧烤架、按摩浴缸、泳池或洗衣机。创建任务时，Trellis 会检查物业：- 元素存在且处于启用状态 - 该步骤会出现在任务上。
- 元素缺失或被标记为停用 - 该步骤会被跳过。
“清洁烧烤架”步骤只会出现在确实有烧烤架的物业上。没有烧烤架的物业永远不会看到它，您也无需为每个物业单独编辑模板。
先设置房间和元素
只有在设置好每个物业的房间和元素后，房间展开和元素感知步骤才能生效。这些设置是在物业上完成的，而不是在模板上：
完整的设置步骤请参见房间和元素。
按物业的模板设置
即使有了自动的房间和元素适配，有些物业仍需要与其他物业不同的默认值。每个物业上的模板板块让您可以仅针对该物业覆盖一个共享模板，而无需创建单独的模板。 要在某个物业上覆盖模板：
您可以按物业覆盖的内容：
| 设置项 | 作用 |
|---|---|
| 预估时长 | 任务在该物业应花费的时间。较大的住宅周转可能需要 4 小时，而不是模板的 2 小时。 |
| 所需负责人数 | 分配多少人。大型物业可能需要 2 名清洁人员而不是 1 名。 |
| 默认物资 | 该物业使用不同的物资项目、数量或仓库，例如为带泳池的物业准备额外的氯。 |
| 默认成本 | 不同的成本项或金额，例如更高的清洁费，以及向谁计费（物业或您的公司）。 |
如果模板创建者将时长或所需人数设置为所有物业统一，则该字段在物业上会被锁定并显示锁定图标。在模板编辑器中将模板切换为各物业单独设置，即可允许按物业设置值。
按物业的覆盖项仅适用于在该物业从该模板创建的新任务。已存在的任务会保留创建时的值。
安排和分配工作
- 列表视图最适合按状态、负责人、物业、优先级或截止日期浏览工作。
- 日历视图最适合每日排程、访问规划以及在日期之间移动工作。
- 移动端访问帮助现场团队按物业和日期分组查看工作。
- 应经常查看未分配的工作，确保不会有工作长期无人负责。
访问
当同一个人在同一天、同一物业有多个任务时，Trellis 可将这些任务归组为一次访问。这样现场工作人员只需跟进一次行程，而不是多张独立的卡片。 在移动端，现场工作人员可以打开我的访问，查看即将到来和过去的访问、任务进度、物业详情和分配的工作。如果某次访问需要改期，请对该访问使用重新安排，这样访问中的每个任务都会一起移动。日历规划
当您需要规划一天、一周或一个月时，请使用日历：- 使用访问模式规划前往各物业的行程。
- 使用任务模式单独查看每个任务。
- 在检查每个住宅的工作覆盖情况时，按物业查看日历。
- 在平衡工作量时，按团队成员查看日历。
- 当计划变更时，将工作拖到另一天、另一个物业或另一位团队成员。
移动端任务操作
现场团队可以从移动端创建和更新任务。创建移动端任务时，他们可以选择物业、日期、部门、优先级、负责人和模板。如果该物业在 Trellis 中显示有预订，日历会帮助团队避免在客人入住期间安排工作。 管理员也可以从移动端任务详情页更新负责人和日期。在任务上沟通
每个任务都有一个活动流，用于评论和更新。用它把备注、问题、照片和经理的决定集中在一处。 在评论中输入 @ 即可提及某位团队成员。被提及的成员会收到一条专门的通知，即使他们没有被分配到该任务。 团队成员可以在自己的通知设置中管理如何接收任务评论通知。 如果您的团队使用多种语言，任务自动翻译可以在保留原文的同时，以每位成员偏好的语言显示标题和描述。追踪时间、物资和成本
当您需要了解工作花费了多长时间时，请使用时间追踪。现场工作人员可以在处理任务时启动时间追踪，经理之后可以将计划时间与实际时间进行比较。 当清洁人员或技术人员使用库存中的物品时，请使用物资追踪： 如果您的团队在多个地点存放物资，可使用物资中的仓库调拨功能，在仓库之间转移物品并保持数量准确。 当某项成本应保留在您的记录中但不应继续向外计费时，请将该工作标记为免计费。您可以对单个任务或整次访问使用免计费，具体取决于需要排除的内容。导出和报告任务
使用筛选器缩小任务列表范围，然后在需要为业主、财务或内部审查准备电子表格时导出任务。大型导出会在文件准备期间显示进度，准备好后即可下载。 常见筛选条件包括状态、日期、物业、负责人、部门、优先级和供应商。负责任地使用实时追踪
如果您的工作区启用了位置追踪且团队已授予权限，经理可以使用实时地图查看在岗的工作人员，并更清晰地调度工作。 位置共享取决于工作人员的权限和设备设置。如果工作人员拒绝位置权限或结束班次，追踪即会停止。实时追踪应用于调度和安全，而非突击监控。请确保您的团队清楚位置共享何时开启。
保持已连接系统同步
当已连接的物业系统支持任务更新时，Trellis 可帮助保持工作状态和相关备注同步。具体同步哪些内容取决于该集成和您的工作区设置。如何确认设置成功
- 任务出现在列表中，并显示正确的物业、负责人、截止日期和状态。
- 日历在预期的日期显示已安排的工作。
- 检查清单项目、评论、照片、物资和时间记录都出现在任务历史中。
- 访问能正确归组同一天同一物业的工作。
- 导出包含与当前筛选条件匹配的任务。
- 已关闭的任务显示由谁在何时完成工作。
常见问题
团队成员看不到某个任务
团队成员看不到某个任务
检查任务负责人、部门、物业访问权限，以及该成员在设置 > 权限中的角色。
任务出现在错误的日期
任务出现在错误的日期
打开任务或日历视图并更新安排的日期。如果它属于某次访问，也请检查该访问的日期。
某个物业缺少某条检查清单步骤
某个物业缺少某条检查清单步骤
该步骤可能引用了该物业没有的房间类型或元素。打开物业详情视图，检查房间和元素面板，确保相关的房间或元素存在并被标记为启用。
某条检查清单步骤出现了但本不应出现
某条检查清单步骤出现了但本不应出现
该物业可能有一个本应停用的元素。打开物业详情视图，在元素面板中找到该元素，并关闭启用开关。后续任务将跳过该步骤。
物资未更新
物资未更新
确保任务已附加物资项目，并在关闭任务前确认了用量。
某供应商不应被计费
某供应商不应被计费
打开任务或访问的成本部分，将该工作标记为免计费。
按物业设置的时长或人数未生效
按物业设置的时长或人数未生效
该模板字段可能被设置为所有物业统一。在任务 > 模板中打开该模板，将时长或所需人数切换为各物业单独设置，然后在该物业的模板板块中设置具体值。
切换模板清空了检查清单进度
切换模板清空了检查清单进度
这是预期行为。切换或清除任务的模板会重建检查清单，并移除之前的勾选、备注和照片。重新选择同一个模板不会有任何更改，因此请仅在需要全新检查清单时才切换。
相关文章
团队管理
管理排班、班次、审批和团队可用性。
物资
追踪库存、仓库、订单和交付。
工作流
根据重复发生的事件自动创建任务。
物业
为团队备好物业详情。